《湖北省机关档案工作目标管理考评办法》(修订)的通知.doc
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省档案局关于印发
《湖北省机关档案工作目标管理考评办法》(修订)的通知
各市、州、县档案局,各省直机关档案部门:
为适应新时期档案工作发展要求,进一步加强全省机关档案工作,提高机关档案工作管理和利用服务水平,省档案局在1999年制定的《湖北省机关档案工作目标管理考评办法》的基础上,经过广泛征求意见,重新修订了《湖北省机关档案工作目标管理考评办法》,现印发给你们,请认真贯彻执行。
二○○七年八月一日
湖北省机关档案工作目标管理考评办法(修订)
第一条为加强全省机关档案工作,提高整体管理水平,制定本办法。
第二条本办法适用于全省各级机关、团体、民主党派、具有行政管理职能的事业单位和其他组织。
第三条机关档案工作目标管理考评实行统一组织、坚持标准、逐级晋升的原则。
第四条机关档案工作目标管理等级由低到高依次为省二级、省一级、省特级,共三个等级。
省特级只限于县(市、区)直(简称县直)以上的机关。
第五条省二级、省一级采取实地考评打分的方法,根据分数确定等级。
考评采取百分制,省二级为80—89分;省一级为90—100分。
省特级在省一级的基础上,采取对本机关及其系统进行综合检查、专家评估的方式考评。
第六条考评内容主要包括组织管理、设施建设、基础业务、现代化管理、开发利用和系统管理六个方面。
省二级重点考评本单位档案工作的规范性;省一级重点考评本单位档案工作的先进性;省特级重点考评系统档案工作的规范性、先进性。
第七条被考评单位向具有考评权限的档案局提出考评申请、准备好相关材料。
省档案局每年对市、州、直管市、神农架林区(简称市、州)的目标管理省特级评定下达指标,实行计划管理。
第八条县直机关及其所属单位的省二级,委托县级档案局组织考评。
市、州直机关及其所属单位的省二级、省一级和所辖县的省一级,委托市、州档案局组织考评。
省直机关及其直属单位的省二级、省一级和全省的省特级由省档案局组织考评。
第九条市、州档案局对辖区内的省一级单位考评后报省档案局批准备案。
第十条考评工作由有关档案局组织,或会同有关主管部门组成评审组进行考评。
评审组由5至7人组成。
第十一条发生档案丢失、被盗、损毁案件的单位,当年和次年两年不予考评。
第十二条省二级、省一级采取听取汇报、审查材料、现场考察、逐项打分、形成结论等方式考评。
省特级采取对本机关及其系统随机抽样检查、综合评估的方式进行考评。
第十三条等级证书有效期为三年,由省档案局统一制作。
省二级、省一级为纸质证书,省特级为铜牌。
第十四条等级评定期满的单位,按照谁评定谁复查的原则,可向原组织评定的档案局申请复查。
县直机关的省特级,委托市、州档案局组织复查,报省档案局批准备案;市、州直机关的省特级,必要时可委托市、州档案局进行复查,报省档案局批准备案。
复查与晋升标准一致,复查合格,换发新证。
到期未申请复查的,报经省档案局批准注销其等级资格。
省档案局将每年对市、州档案局组织复查的省特级单位进行抽查,对抽查不合格的单位,省档案局将注销其省特级资格,并核减下年度对该市、州晋升特级的计划数。
第十五条各级档案行政主管部门对机关档案工作目标管理考评工作不得收取费用。
第十六条本办法由湖北省档案局负责解释。
第十七条本办法自发布之日起执行。
原《湖北省机关档案工作目标管理考评办法》同时废止。
附件:
1、湖北省机关档案工作目标管理省二级、省一级考评标准及自查、考评记录表
2、湖北省机关档案工作目标管理省特级考评标准及自查、考评记录表
3、湖北省机关档案工作目标管理考评(复查)申报审批表
8
附件1:
湖北省机关档案工作目标管理省二级、省一级考评标准及自查、考评记录表
自查总分:
分考评总分:
分
序
号
考核
项目
分数
评分细则
自查意见
考评意见
扣分
扣分原因
扣分
扣分原因
一
组织管理
(20)
1
领导重视
3
1、列入领导议事日程。
有研究和解决实际问题的相关文件或会议记录(1分)。
2、分管领导、办公室或文秘部门、业务部门工作职责中有档案工作内容(0.5分)。
3、本单位五年发展规划和年度工作计划中对档案工作有明确要求(0.5分)。
4、制定了年度档案工作计划(0.5分)。
5、档案员保持相对稳定,并解决了待遇等问题(0.5分)。
2
机构人员
4
1、档案机构工作职责明确(0.5分);形成了以综合档案室为中心的档案工作管理网络并经常开展活动(0.5分)。
2、档案员文化水平达到大专以上(0.5分);持档案专业岗位资格证书(2分);近三年年度考核称职(合格)以上(0.5分)。
3
法规建设
4
1、认真组织学习、宣传、贯彻《中华人民共和国档案法》、《湖北省档案管理条例》(1分)。
2、组织或积极参加档案法规及业务知识培训(0.5分)。
3、按规定办理了档案登记证(2.5分)。
4
制度建设
5
1、制发了本单位或系统档案管理办法(0.5分)。
2、制定了本单位档案保管、保密、利用、统计、移交和档案人员岗位责任制等制度并发文(各0.5分,共3分)。
3、制定了本单位文件材料分类方案、归档范围、保管期限表(“三合一”制度)并发文(1分)。
4、制定了本单位档案安全保管突发事件的应急预案(0.5分)。
5
管理措施
4
1、本单位各门类、载体的档案实行集中统一管理(1.5分)。
2、对机关及直属单位、本系统档案工作进行有效监督、指导(1.5分)。
3、3、积极组织或参加档案工作协作组活动(1分)。
4、
二
设施建设
(15)
6
档案用房
5
1、档案库房与办公室、阅览室分开(1.5分。
单位小,没有专门的阅览室可不扣分)。
2、库容满足今后10年以上档案保管的需要(0.5分)。
3、库房楼层及方位有利于保护档案(0.5分);防护结构符合国家规定(0.5分)。
4、建立了实物(荣誉)档案陈列室(2分)
7
防护设施
4
有防火、防盗(配有铁门、铁窗、灭火器、报警器)、防高温、防潮、防霉、防尘、防光、防鼠、防虫设施(共4分)。
8
装具设备
6
1、档案盒(夹)符合国家和省档案行业标准规定(1分)。
2、配备了能满足今后10年以上需要的密集架或规范的铁柜(1.5分)。
3、配有空调机、除湿机、防磁柜、温湿度表、复印机、数码照相机、扫描仪等设备(各0.5分,共3.5分)。
三
基础业务
(35)
9
收集归档
10
1、归档文件的制成材料和书写材料符合要求(1分);归档文件无“三色笔”现象(1分);直接用计算机起草文件的单位保存领导签发的定稿(0.5分);电子文件有修改内容的记录留痕并记录软硬件环境(0.5分)。
2、各门类纸质文件材料归档及时,收集齐全(2分)。
3、声像、电子及实物档案齐全完整,其中照片档案500张以上(1分),录音、录像档案10小时以上(1分),电子档案有五年以上的自发文(1分),实物档案100件以上(1分)。
4、有发文汇编(0.5分)。
收集了与本单位工作有关的专业资料(0.5分)。
10
整理工作
12
1、1、各门类纸质归档文件分类(组卷)科学(3分),保管期限划分准确(1分),排列、编号有序(1分),目录和备考表填写完整(1分),装订、装盒规范,整齐美观(2分)。
2、2、声像、电子及实物档案整理规范(3分)
3、3、资料整理规范(1分)。
4、
11
档案保管
6
1、档案存放位置索引醒目、规范,库房较大的单位有档案存放示意图(1分)。
按《全宗卷规范》(DA/T12)建立了全宗卷(0.5分)。
库内清洁卫生,无虫、霉及杂物堆放现象(0.5分)。
2、库房内档案每年至少检查两次,并形成检查记录(1分),坚持温湿度记录(1分),温湿度控制达到省有关规定标准(1分)。
及时更换防虫霉药并定期对档案库房杀虫灭菌(1分)。
12
统计鉴定
3
1、对机关各类档案及其专用设备建立了台账(0.5分);有档案收进、移出登记簿及审批手续(0.5分)。
2、及时、准确向档案行政管理部门填报机关档案工作统计年报(0.5分);按时完成其它档案调查统计工作(0.5分)。
3、对所属系统档案工作进行统计调查、分析,指导和改进工作(0.5分)。
4、成立档案鉴定小组,定期开展鉴定工作(0.5分)。
13
移交销毁
4
1、及时向本单位综合档案室移交档案,交接手续齐全(1分)。
2、按规定向本级国家档案馆移交应进馆的各门类和载体的档案资料,并及时报送移交计划(2分)。
3、及时向本级国家档案馆报送已公开现行文件及其电子版(0.5分)。
4、销毁档案有清册,手续齐全(0.5分)。
四、
现代化管理
(10)
14
工作条件
3
1、配备了性能先进的档案管理专用计算机和应用软件(1分)。
2、档案人员会操作使用计算机及档案管理应用软件(1分)。
3、开始了电子档案与纸质档案的同步生成、管理与利用,并将文档一体化管理纳入机关办公自动化系统中(1分)。
15
数据管理
7
1、建立了全部文书档案文件级和其他档案案卷级目录数据库(3分)。
2、文书档案目录数据库的数据结构及类型符合《湖北省文书档案目录数据库结构与著录细则》的要求(0.5分)。
3、近5年重要和利用频繁的档案按规定格式要求进行了全文导入或扫描(3分)。
4、本单位档案目录能实行网络检索,符合保密规定(0.5分)。
五
开发利用
(20)
16
检索工具
6
1、编有纸质文书档案案卷目录或归档文件目录(1分)、科技档案分类案卷目录(1分)、会计档案案卷目录(0.5分)、本单位其它专业档案案卷目录(1分)、声像档案保管单位目录(0.5分)、电子档案目录(0.5分)、实物保管单位目录(0.5分)。
2、现场抽查机读或手工档案目录和全文的查全率、查准率,检索效果好(1分)。
17
日常利用
3
1、按规定开展机关内部档案查借阅(1分)及系统或有关单位的来函来电代查、出具档案证明等利用工作(0.5分)。
2、采用多种形式,积极、主动、及时提供档案资料为领导决策和机关各项工作服务(1分)。
3、档案利用及其效果登记全面、具体(0.5分)。
18
编研开发
7
1、编写了全宗介绍(0.5分)、组织沿革(1分)、大事记(1分)、年鉴(0.5分)、主要业务工作基础数字汇编(1分)、专题汇集(1分)、专题概要(1分)等参考资料。
2、各种资料编写规范,具有连续性,使用价值高(1分)。
19
利用效果
4
1、利用档案为本单位各项工作服务,产生了显著效果(2分)。
2、利用档案为本系统或其他有关部门服务,产生了明显效果(1分)。
3、编写了“档案利用效果选编”(0.5分)并向当地档案局及上级主管部门报送(0.5分)。
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