如何编写工程会议纪要.ppt
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如何编写工程会议纪要主讲:
陈驰目录一、工程会议纪要的性质二、二、会议纪要标题的确定三、如何编写会议纪要的正文内容四、会议纪要正文编写常见问题五、写好会议纪要的注意事项一、工程会议纪要的性质工程会议纪要按会议性质分,属于工作会议纪要。
工作会议纪要分综合性、专题性工作会议纪要。
(一)综合性工作会议纪要常见的形式有:
常见的形式有:
11、第一次工地会议纪要、第一次工地会议纪要22、工程监理例会纪要、工程监理例会纪要工程监理例会纪要工程监理例会纪要33、工程协调会纪要、工程协调会纪要全厂供电项目施工协调会纪要全厂供电项目施工协调会纪要聚乙烯装置反应器吊装协调会纪要聚乙烯装置反应器吊装协调会纪要
(二)专题性会议纪要常见的形式有:
常见的形式有:
常见的形式有:
常见的形式有:
11、审查会纪要、审查会纪要、审查会纪要、审查会纪要新建第四循环水场土建工程图纸审查会纪要新建第四循环水场土建工程图纸审查会纪要全厂工艺及供热外管改造工程工艺管道安装工程全厂工艺及供热外管改造工程工艺管道安装工程施工方案审查会纪要施工方案审查会纪要22、专题会纪要、专题会纪要、专题会纪要、专题会纪要北山岭原油商业储备基地施工安全专题会纪要北山岭原油商业储备基地施工安全专题会纪要XXXX工程西斯尔岩棉制品问题专题会纪要工程西斯尔岩棉制品问题专题会纪要二、会议纪要标题的确定
(一)标题的结构形式1、会议单位名称会议性质会议纪要如:
XX项目监理部工程监理例会纪要2、会议性质会议纪要如:
办公例会纪要质量管理体系管理评审会纪要3、项目名称会议性质会议纪要如:
CFB锅炉工程监理例会纪要高密度聚乙烯装置工艺配管图纸审查会纪要丁二烯抽提装置桩基施工方案审查会纪要二、会议纪要标题的确定
(二)纪要标题为何难以确定1、会议主持人对会议的议题明确不够。
2、会议讨论的内容较多,纪要编制人员对会议的主题掌握不准。
3、会议记录人员会前准备不够充分,不了解会议讨论的议题和项目的基本情况。
4、记录人员的公文写作水平不够,难以通过提炼确定会议纪要标题。
实例一某大型石化工程的一次全厂总图运输工程的协调某大型石化工程的一次全厂总图运输工程的协调会,会议既讨论了施工统筹,又提出了进度、质会,会议既讨论了施工统筹,又提出了进度、质量保证措施,还对施工交叉等进行协调,内容涵量保证措施,还对施工交叉等进行协调,内容涵盖面较广盖面较广。
当时的会议纪要标题是:
当时的会议纪要标题是:
全厂总图运输道路、全厂总图运输道路、围墙及厂外排洪沟工程施工进度统筹协调专题会围墙及厂外排洪沟工程施工进度统筹协调专题会议纪要议纪要。
该标题的存在问题:
该标题的存在问题:
11、不够精简;、不够精简;22、会议性质、会议性质重叠,既有协调又有专题,会议性质不明确。
重叠,既有协调又有专题,会议性质不明确。
可以改为:
可以改为:
全厂总图运输及厂外排洪沟改造工程全厂总图运输及厂外排洪沟改造工程施工协调会议纪要施工协调会议纪要。
实例二某大型石化工程,监理牵头召开的与全厂供电有关的施工协调会,会议内容涉及全厂供电外线及照明改造,厂外供电工程以及与k电缆通道相关的各主项变电所受电等7个主项的施工进度统筹,还有材料供应,施工交叉协调,施工人力和电缆接头施工方案等方面的问题。
如何确定标题较合适?
标题一全厂供电外线及照明改造、厂外供电工程及五循等项目受送电施工协调会纪要该标题把主要项目都列出来,内容比较明确,但过于累赘。
标题二全厂供电项目施工协调会纪要该标题对会议协调的项目及内容进行了高度概括,比较精炼。
选择标题二作为纪要标题。
实例三某大型石化工程,厂外供电工程榭烯乙、泥烯乙线到110kV升压站其中一段既有架空又有走电缆沟的电缆线路的施工图审查会,如何确定纪要标题?
原纪要标题:
茂名100万吨年乙烯改扩建工程厂外供电工程榭烯乙、泥烯乙架空下地到110kV升压站电缆桥架部分图纸审查及设计交底会议纪要。
原标题显得比较累赘,也让人不好理解。
对原有标题可以这样修改:
对原有标题可以这样修改:
11、如果纪要统一采用印有茂名、如果纪要统一采用印有茂名100100万吨万吨/年乙烯改年乙烯改扩建工程名称题头的文件用纸,可以去掉扩建工程名称题头的文件用纸,可以去掉“茂名茂名100100万吨万吨/年乙烯改扩建工程年乙烯改扩建工程”这些字眼。
这些会这些字眼。
这些会议纪要都是乙烯改扩建工程的纪要,都要装订成议纪要都是乙烯改扩建工程的纪要,都要装订成册进档案,不必担心以后搞不清是什么工程的纪册进档案,不必担心以后搞不清是什么工程的纪要,所以不必每次纪要都加上要,所以不必每次纪要都加上“茂名茂名100100万吨万吨年乙烯改扩建工程年乙烯改扩建工程”的标题。
的标题。
22、把标题浓缩为、把标题浓缩为厂外供电工程榭烯乙、泥烯乙厂外供电工程榭烯乙、泥烯乙线至线至110kV110kV升压站电缆通道设计交底及图纸审查升压站电缆通道设计交底及图纸审查会议纪要会议纪要。
被审查的图纸内容可以在正文的总。
被审查的图纸内容可以在正文的总述部分中交待清楚。
述部分中交待清楚。
实例四某炼油改扩建工程东循环水场技术改造项目冷却塔、塔下池图纸审查会纪要的标题,应如何确定?
原纪要是以茂名石化催化重整东循环水场技术改造冷却塔、塔下池部分图纸会审会议纪要为题,有何不妥?
存在问题:
项目名称不准确,“催化重整东循环水场”这样的标题结构让人不好理解。
是催化重整至东循环水场,还是其它什么意思,从字面上无法理解,可能只有作者本人知道。
其实,东循环水场是催化重整装置的配套公用工程,但它是一个独主项工程,因此,在项目过程资料中,它是独立出现的。
原标题可以修改为:
茂名石化东循环水场技术改造工程冷却塔、塔下池部分图纸审查会纪要。
实例五炼油催化重整装置主要构筑物土建施工图的会审纪要,原标题是100104t/a催化重整装置工程项目构架-704、四合一炉、变配电间、1#管架基础工程图纸会审会议纪要。
该标题存在问题:
1、对图纸审查的内容“构架-704、四合一炉、变配电间、1#管架基础工程”加书名号不妥,构架-704、四合一炉、变配电间、1#管架基础工程是项目的组成内容,不是文件或书名。
2、“工程”与“项目”同时出现不妥,另外,最后还有基础工程,显得重复。
3、数字标注有误,“100104t/a”应该是“100104t/a”。
原标题可以修改为:
100104t/a催化重整装置构架-704及四合一炉等建构筑物基础工程图纸审查会纪要。
(三)确定纪要标题的要点1、对会议的精神要深刻领会,反复推敲领导和会议主持人的讲话含义。
2、要做好充分的会前准备,了解会议议题,工程类的会议还应充分了解工程的情况及开会的原因、背景。
3、紧紧围绕会议议题,高度概括会议议题,甚至会前就应该构思纪要的标题。
4、确定标题的形式,做到用词精炼。
5、标题确定了,才开始构思正文的内容。
三、如何编制会议纪要的正文内容
(一)正文的构成
(一)正文的构成11、总述部分、总述部分22、分述部分、分述部分33、结束语、结束语
(二)正文各部分的编制要点
(二)正文各部分的编制要点11、总述部分:
包括会议召开的时间、地点、会议、总述部分:
包括会议召开的时间、地点、会议名称、主持人、参加人、列席人、会议议题等。
名称、主持人、参加人、列席人、会议议题等。
22、分述部分:
会议议定事项、分述部分:
会议议定事项33、结束语:
重要的工作会议可写上对会议的评价,、结束语:
重要的工作会议可写上对会议的评价,对工作提出希望、号召、要求等。
一般会议纪要对工作提出希望、号召、要求等。
一般会议纪要不要求写结束语。
不要求写结束语。
(二)会议纪要的综述式写法1、把会议讨论的主要问题,与会成员的统一认识和看法,议定的事项进行综合归纳整理,用概述的方法加以整体阐述和说明。
2、适用情况:
一般用于办公会,问题较集中,篇幅也相对较小。
33、正文综述式写法实例、正文综述式写法实例实例一:
以公司办公会纪要为例实例一:
以公司办公会纪要为例总述部分总述部分XXXXXX年年XX月月XXXX日上午,陈驰总经理在公司第日上午,陈驰总经理在公司第一会议室主持召开了公司办公例会。
李文董事长、一会议室主持召开了公司办公例会。
李文董事长、许世平、符史桐、黎铧副总经理、覃桂初总工程许世平、符史桐、黎铧副总经理、覃桂初总工程师各部门的负责人参加了会议。
会议检查了上周师各部门的负责人参加了会议。
会议检查了上周各项工作的完成情况,协调解决了当前存在的问各项工作的完成情况,协调解决了当前存在的问题,布置了下周的主要工作。
现将会议纪要如下:
题,布置了下周的主要工作。
现将会议纪要如下:
分述部分分述部分一、会议强调事项一、会议强调事项
(一)会议提出,公司将在时机成熟时举办标准化
(一)会议提出,公司将在时机成熟时举办标准化管理论坛。
管理论坛。
(二)关于对
(二)关于对20082008年进行工作总结及规划年进行工作总结及规划20092009年公年公司奋斗目标的问题。
司奋斗目标的问题。
(三)会议要求,在春节期间,部门领导和总监要(三)会议要求,在春节期间,部门领导和总监要坚守岗位。
坚守岗位。
二、关于近期的工作安排二、关于近期的工作安排三、关于改扩建工程监理工作三、关于改扩建工程监理工作
(二)会议纪要分类式写法1、按内容性质进行分类。
每一类有一个小中心,以数字或小标题标明。
目前,我们常用的就是这种形式。
22、正文分类式写法实例、正文分类式写法实例实例一:
某工程实例一:
某工程四循四循BB系统单机试运条件协调会纪要系统单机试运条件协调会纪要总述部分总述部分20052005年年88月月2626日上午,日上午,XXXXXX在项目经理部十楼会在项目经理部十楼会议室主持召开了四循议室主持召开了四循BB系统单机试运条件协调会。
系统单机试运条件协调会。
项目经理部项目经理部XXXXXX总经理、项目经理部有关部门及总经理、项目经理部有关部门及有关设计、施工单位的人员参加了会议(人员名有关设计、施工单位的人员参加了会议(人员名单附后)。
现将会议内容纪要如下:
单附后)。
现将会议内容纪要如下:
分述部分一、目前四循B系统、区域变电所及CFB炉至区变电缆通道施工情况1、四循B系统:
。
2、区域变电所:
。
3、CFB炉至区变电缆通道:
。
二、主要控制点要求1、8月29日前,茂建要完成CFB炉7#、8#线与一级地管的碰头施工。
2、工程公司从9月5日起至9月25日止,完成B系统电缆桥架,槽盒安装及电缆敷设等施工任务。
3、区域变电所9月5日开始进行盘柜安装,9月25日前完成土建收尾。
三、存在问题及要求
(一)设计问题
(二)供应问题(三)关于区域变电所报警系统的施工委托结束语四、会议强调,四循B系统向CFB炉供循环水是CFB炉“9.28”点火的前提条件之一,项目经理部各部门及监理要为实现这一目标千方百计创造条件,施工单位要采取措施加班加点拼抢。
(三)发言记录式将每个发言人的主要意见归纳整理出来,(用于学术研讨会),工程监理会议纪要一般不用四、会议纪要正文编制常见问题
(一)内容归纳分类不恰当、有的纪要分别按参加会议的单位提出的意见来罗列。
以某监理例会纪要为例:
一、施工方面要求一、施工方面要求11、个别进场材料与设计不相符,要求物资供应部门提供、个别进场材料与设计不相符,要求物资供应部门提供的材料要与设计相符。
如不相符,要求相应的材料代用变的材料要与设计相符。
如不相符,要求相应的材料代用变更单。
更单。
22、罐体无损探伤多次要求尽快检验,目前仍没有明确日、罐体无损探伤多次要求尽快检验,目前仍没有明确日程和安排。
要求施工单位同第三方检测单位联系做出探伤程和安排。
要求施工单位同第三方检测单位联系做出探伤的日程安排。
的日程安排。
33、苯介质管材设计要求要做超声波检验,请委托方抓紧、苯介质管材设计要求要做超声波检验,请委托方抓紧联系。
联系。
44、要求施工单位抓紧材料报验工作,尽快上报监理审批。
、要求施工单位抓紧材料报验工作,尽快上报监理审批。
55、由于天气酷热,影响罐、由于天气酷热,影响罐内焊工施工进度和人身安全,内焊工施工进度和人身
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