EN15085焊接质量管理体系文件--文件控制程序.doc
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EN15085焊接质量管理体系文件--文件控制程序.doc
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哈尔滨*****公司
EN15085焊接质量管理体系
文件、记录控制程序
文件编号:
*****-HJTX-CW-2015-01共7页第1页
版本:
第A版第0次修改
文件修改记录
版次
修改内容
页次
日期
备注
哈尔滨*****公司
EN15085焊接质量管理体系
文件和记录控制程序
文件编号:
*****-HJTX-CW-2015-01共7页第2页
版本:
第A版第0次修改
1目的
为了对焊接质量管理体系相关文件和记录样式的制定、审批、发布、存档、修订及作废等管理进行规定,使相关文件和记录在各使用场合具有适宜性、充分性和有效性,以确保各部门能适时获得适当且有效的最新版本的文件和记录,特制定本程序。
2适用范围
适用于公司焊接质量管理体系相关文件和记录的管理。
3职责
3.1质保部负责文件和记录控制的归口管理;
3.2质保部负责组织焊接质量管理体系文件和记录的编制;
3.3事业部负责组织焊接技术文件的编制;
3.4档案室负责焊接质量体系文件和记录存档和归档的管理;
3.5事业部负责焊接技术文件存档和归档的管理。
4程序
4.1文件的分类
4.1.1焊接质量管理体系文件分管理性文件、技术性文件和外来文件。
4.1.1.1管理性文件
第一层:
焊接质量手册
第二层:
程序文件
第三层:
作业指导文件
第四层:
记录
4.1.1.2技术性文件
技术性文件包括产品焊接设计文件、焊接工艺文件、国内外标准等。
4.1.1.3外来文件
(1)来自外部的法律、法规、标准等;
(2)顾客或供方提供的图样、技术资料、合同、协议、业务往来文件、安全或质量保证文件等。
4.2文件的编号、版本、编制、审核、批准和发布
4.2.1文件的编号规则
序号
文件类别
编号规则
举例
1
焊接质量手册
*****-HJTX-SC-年份
*****-HJTX-SC-2015
2
程序
*****-HJTX-CW-年份-流水号
*****-HJTX-CW-2015-00
3
作业指导文件
*****-HJTX-ZZ-年份-流水号
*****-HJTX-ZZ-2015-00
4
记录
*****-HJTX-JL-年份-流水号
*****-HJTX-JL-2015-00
5
技术文件
执行《焊接技术文件管理规定》
6
外来文件
执行外来文件编号,需要转换公司文件时,按公司编号规则执行。
哈尔滨*****公司
EN15085焊接质量管理体系
文件控制程序
文件编号:
*****-HJTX-CW-2015-01共7页第3页
版本:
第A版第0次修改
4.2.2文件的版本
序号
文件类别
版本
说明
1
首次发布的首版文件
A/00
2
第一次修改—第5次修改
A/01—A/05
局部修改,文件主体内容变化不大
3
第一次换版
B/00
文件改动较大
4
第二次换版,以此类推
C/00……
4.2.3文件的编制、审核批准和发布
4.2.3.1文件编制总则
(1)焊接质量手册的编制
焊接质量手册是公司焊接质量管理体系宏观纲领性文件,根据ISO9001:
2008标准要求,结合公司实际情况,简要阐述每个焊接质量管理体系过程的管理内容和要求;公司的质量方针和中长期的质量目标;公司的组织结构及各部门的职责和权限;公司质量管理体系过程之间的相互作用的表述。
力求语言简明扼要、简练准确,必要时可以引用相应的程序文件。
(2)程序文件、作业指导文件的编制
应包括以下内容:
目的、适用范围、职责、程序/内容、相关文件、相关记录(必要时,增加定义和流程图)
l目的:
叙述该程序欲达成的目标;
l试用范围:
界定该程序所涵盖的人、事、时、地、物;
l职责:
说明程序中的权责部门和人员;
l程序/内容:
工作流程和工作主要内容;
l相关文件:
列出本程序所引用的文件名称和编号;
l相关记录:
列出本程序所引用的记录名称和编号。
(3)记录的编制,按《记录控制程序》执行。
(4)技术文件的编制,按《技术文件管理规定》执行。
4.2.3.2文件的编制、审核、批准和发布的权限
序号
文件类别
编制部门
审核
批准
发布令
1
焊接质量手册
质保部
管理者代表
总经理
总经理
2
程序文件
相关部门
管理者代表
总经理
总经理
3
作业指导文件
相关部门
相关部门部长
主管副总
管理者代表
4
焊接技术文件
事业部
事业部部长
焊接工程师
焊接工程师
5
记录样式
相关部门
质保部
主管副总
管理者代表
4.3文件的“受控”和“非受控”
4.3.1“受控”文件是指受控制并能对其实施更改的文件。
在文件发生更改时能追溯到全部使用者,确保文件现行有效。
哈尔滨*****公司
EN15085焊接质量管理体系
文件控制程序
文件编号:
*****-HJTX-CW-2015-01共7页第4页
版本:
第A版第0次修改
4.3.2凡“受控”文件,除具有编制、审核、批准、文件编号、版本,还必须具有分发号,所有受控文件均加盖红色“受控”章。
复印件的黑色“受控”章不受控。
4.3.3有版本标注的外来文件是特殊的“受控”文件,公司不能实施更改,但需跟踪其版本的变化。
4.3.4“非受控”文件是指不受公司控制不能进行更改的文件,文件发放时其现行有效,不进行跟踪维护。
无版本标注的外来文件,是“非受控”文件。
4.3.4凡“非受控”文件只作发放登记,不注分发号。
当“受控”文件作为“非受控”文件发放(如投标、顾客非现场使用)时,应加盖红色“非受控”印章。
4.4文件的发放
4.4.1文件的发放原则
4.4.1.1焊接质量管理体系管理性文件由管理者代表确定发放范围。
4.4.1.2焊接技术性文件由事业部部长确定发放范围。
4.4.1.3外来文件的法律、法规和标准类文件,不发放,在档案室存档,使用者可以借阅。
外来顾客提供的文件,在事业部存档。
4.4.2部门分发号
部门
分发号
部门
分发号
部门
分发号
管代
01
质保部
04
人力资源部
03
生产部
02
业务部
05
事业部
06
技术部
07
4.4.3文件的标识:
序
号
文件类别
状态
文件标识(章)
受控
非受控
外来文件
分发号
作废
作废保留
1
受控
公司文件
在用文件(复印件)
○
○
2
存档文件(原件)
○
3
在用文件作废
○
○
○
4
存档文件作废保留
○
○
5
非受控
公司文件
在用和存档文件
○
6
存档文件作废保留
○
○
7
受控外来文件
在用文件
○
○
○
8
存档文件(原件)
○
○
9
在用文件作废
○
○
○
10
存档文件作废保留
○
○
○
11
非受控外来文件
在用和存档外来文件
○
○
12
存档原件作废保留
○
○
○
4.4.4档案室和事业部分别负责归口管理文件的发放,填写《文件发放/收回记录》。
4.5文件的更改
哈尔滨*****公司
EN15085焊接质量管理体系
文件控制程序
文件编号:
*****-HJTX-CW-2015-01共7页第5页
版本:
第A版第0次修改
4.5.1文件的更改审批执行本程序4.2.3.2.
4.5.2文件更改时,可采取“划改”、换页或换版的形式。
“划改”时,更改人须在更改旁边,做更改标记a、b、c……,签名和日期。
同时在更改栏内记入更改信息。
“划改”和换页由档案员按《文件更改通知单》实施。
换版更改时,按原文件发放范围进行发放。
发新版文件的同时,收回旧版文件。
4.5.3更改前的存档原文件,档案室和事业部各自归档。
4.6文件的使用与保管
4.6.1档案室和事业部负责确保发放文件的有效性。
使用部门和人员应将文件放在方便拿取的地方。
使用者应注意对文件的保护,保持清晰,不得泄密、误用和损坏。
4.6.2档案室和事业部负责文件存档文件和归档文件的保管,确保文件访问人员,能查阅适宜的文件。
4.7文件的评审
4.7.1为确保文件适宜性和充分性,文件归口部门负责组织文件的评审,填写评审记录,
评审审批执行本程序4.2.3.2。
4.7.2文件评审和更改时机
(1)新编制文件时;
(2)法律、法规、标准颁布或修订时;
(3)公司组织机构或产品结构发生重大变动时;
(4)在内、外审核中发现较大问题时;
(5)与顾客签订合同的要求和技术要求发生重大变更时;
(6)根据质量问题的原因判明质量体系文件有缺陷、矛盾时;
(6)公司质量方针和质量目标调整,或持续改进需要等。
4.8文件的存档和处置
4.8.1文件的归口部门负责文件的送存。
4.8.2送存的图样及文件应保持完整、清晰、审批手续完备。
4.8.3档案室档案员和事业部资料员,要向公司承诺,对公司技术等机密文件不得外借和私下拷贝。
4.8.4对于回收的旧文件,以及档案室存放的过期文件等,需对文件进行销毁处置,销毁
必须在2人以上监督下进行,销毁后共同签字确认。
可重复利用的文件,不进行销毁,要加盖“作废”章。
归档保留文件要加盖“作废保留”章。
4.9外来文件的控制
4.9.1评审后的外来文件的原件一律由归口部门,送存相应资料室。
哈尔滨*****公司
EN15085焊接质量管理体系
文件控制程序
文件编号:
*****-HJTX-CW-2015-01共7页第6页
版本:
第A版第0次修改
4.9.2外来文件的标识按本程序4.4.3标注。
4.9.3顾客提供的外来技术文件,如需要转换成公司文件,转换后的文件按公司要求执行。
4.9.4事业部应关注产品的有关标准(包括国际标准、国家标准、行业标准、地方标准)是否需更新版本,并对其适用性进行识别,及时更换已经失效的文件,防止失效文件的继续使用。
4.9.4各相关部门应关注国家各级政府所发布的、与企业相关的法律法规以及政策性文件的有效性,对已经过期失效的法律法规和政策性文件同样应及时更新。
4.10记录表格样式的编号
焊接专用记录表格的编号方法:
例:
*****-HJTX-JL-2015-01,表示:
哈通达-焊接体系-记录-2015年发布-第1个记录
4.11记录样式的编制和更改
4.11.1各部门的记录样式由各部门组织编制,质保部审核,管理者代表批准。
4.11.2记录的样式在质保部备案,给出统一编号。
4.11.3各部门的记录样式需要更改时,由部门提出,按新记录样式审批后,投入使用。
4.12记录的填写
4.12.1记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰、易
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- EN15085 焊接 质量管理 体系 文件 控制程序