需求规约OA办公自动化系统.docx
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需求规约OA办公自动化系统
东软秘密
需求规约
(OA办公自动化系统)
东软集团股份有限公司人才实训中心
版权所有,翻版必究
目录
1引言
1.1目的
本需求规约的编写是为了明确软件所要达到的功能,为后续开发人员的开发做前期准备,作为开发人员交流的参照和后续开发的基础。
1.2背景
随着计算机的普及和计算机技术的飞速发展,越来越多的企业利用计算机解决实际中遇到的问题。
伴随着数字商业的到来,企业的管理意识和环境都发生了巨大的变化,企业的管理结构由多层次结构向扁平化管理结构转化;数字时代企业的信息量和沟通数量巨大,为了提高企业的管理效率,必须提升沟通的质量,要求企业办公高效率、自动化,办公自动化系统应运而生。
办公自动化系统跨越系统管理、日程管理、考勤管理、消息管理、文档管理等五个领域。
1.3参考资料
日程管理模块的日程编辑器参考GoogleCalendar的设计;
1.4术语
文档:
包含文件类型的文档和文件夹类型的文档,是二者的统称;
用户:
本系统针对的用户分为普通员工、部门经理和管理员;
2任务概述
2.1目标
完成一个完全基于浏览器的操作模式,安装简单(B/S架构,不必安装或者只要安装很小的插件),操作方便,具有良好的系统扩充能力的办公自动化系统,提供:
1)文档管理平台
通过本平台,实现文档管理、回收站管理、文件搜索管理、日志管理等功能。
各部门在服务器有自己的共享文件夹,在浏览器中模拟实现操作系统中的文件夹树形结构,可以在文件夹下创建某个文档,可以查询、修改、删除文档;实现回收站管理,可还原、彻底删除文件;实现文件搜索功能;记录文档操作的日志。
2)消息管理平台
通过本平台,实现消息管理、邮箱管理、信息提示等功能。
用户可以对自己未发布的消息进行增删改查;可以指定消息接收者、消息的有效时间等;管理员可以查询所有已发布的消息;用户可以进行邮箱管理,主要有收件箱、发件箱、草稿箱、废件箱的管理;用户登录系统后,在首页显示新消息,可以点击链接直接查看。
3)考勤管理平台
通过本平台,实现签到/签退管理、考勤历史查询、考勤统计、工作日管理、工作时间管理等功能。
用户如果是当天第一次操作,只能签到;当天第一次以后操作,只可以签退;记录签卡备注、签卡时间;管理员可以通过平台按照时间段、部门、姓名等信息查询考勤信息;管理员可以通过平台统计一段时间内指定部门所有员工的迟到、早退、旷工次数等,可以导出Excel表格;管理员可以通过本平台设定当年的工作日,对周末、法定假日、公司休假等日期不做考勤;管理员可以通过平台设定某段日期内上班时间、下班时间;员工可以将出差时间等信息提交给领导审批,审批通过后管理员设定该员工在出差时间段内不做考勤;员工当天如果忘记签到,事后可以提交申请进行补签。
4)日程管理平台
通过本平台实现个人日程管理、部门日程管理、便签管理等功能。
用户可以浏览和编辑自己的日程;用户可以管理联系人名单;用户可以浏览联系人的日程;用户可以浏览和编辑部门日程;用户可以使用迷你日历,迷你日历是一个以图形方式简要显示当前日期、星期、月份的日历,为用户提供当前日期总览;用户可以记录便签。
5)系统管理平台
通过本平台实现部门管理、员工管理、权限管理、菜单定制、系统登录/注销管理等功能。
管理员可以对系统中的所有权限进行管理;可以管理部门信息;可以灵活定制不同角色人员登录系统后显示的菜单;管理员工信息、修改密码等,员工信息包含员工照片;实现只有登录用户才能使用本系统;提供系统注销功能;记录做关键操作的用户信息及操作时间,并提供管理及查询功能。
3需求规定
3.1一般性需求
本系统针对企业内部人员使用,支持中英文两种语言(选做),由于操作人员的计算机水平不同,应该有良好的人机交互界面和帮助支持页面,只有登录验证后的用户才可以使用系统,有良好的安全性能。
3.2功能性需求
3.2.1角色说明
普通员工:
企业内部的员工;
部门经理:
企业内部的某个部门的负责人;
管理员:
负责系统维护的管理人员;
3.2.2整体业务流程描述
用户(包含普通员工、部门经理、管理员)登录后,根据提供的菜单选项,进行权限允许的操作。
以用户为中心,实现办公的自动化,实现考勤、日程、文档、消息的对应管理。
3.2.3操作流程描述
无。
4具体功能点需求
4.1文档管理模块
4.1.1文档管理子模块
4.1.1.1需求描述
用例图如下:
功能需求
功能名称
文档管理
优先级
高
参与者
普通员工、部门经理、管理员
业务背景
本系统中的文档对应操作系统中的一个文件夹,文档中的附件对应操作系统中的文件。
公司所有部门都有属于本部门的文件夹,每个部门的所有人共享本部门的文件夹,用户在浏览器中实现对本部门文档的管理。
功能说明
1、创建新文档:
用户进入本部门文件夹后,可以用鼠标右键或点击“创建新文档”按钮来创建新的文档,系统将自动生成文档的创建者、创建时间、文档位置、文档属性信息(文件夹类型的文档或文件类型的文档)。
权限:
普通员工、部门经理
2、修改文档:
用户选中某一文档后,可以使用鼠标右键或点击“编辑文档”按钮来编辑文档的信息。
权限:
普通员工、部门经理
3、删除文档:
用户选中某一文档后,可以使用鼠标右键或点击“删除文档”按钮将该文件夹及文件夹中的内容放到本系统的文档回收站中。
权限:
普通员工、部门经理
4、查询文档:
用户根据预定的条件(创建时间、创建者、文档属性)查询相应信息,系统以列表的方式将结果返回给用户。
用户可以选择点击查看结果中的任何一个。
权限:
普通员工、部门经理
5、添加新附件:
用户选择某一个文档后,可以使用鼠标右键或点击“添加附件”按钮,系统将自动生成附件的创建者、创建时间、附件所属文档、附件属性信息。
权限:
普通员工、部门经理
6、删除附件:
用户选中某一附件后、可以使用鼠标右键或点击“删除附件”按钮,将附件放到回收站中。
权限:
普通员工、部门经理
7、下载附件:
用户选中某一附件后、可以使用鼠标右键或点击“下载附件”按钮对附件进行下载。
权限:
普通员工、部门经理
8、设置权限:
管理员通过复选框的方式选中一个或多个员工,对其进行权限设置。
权限:
普通员工、部门经理
约束条件
1、普通员工和部门经理只对自己部门的文档拥有权限
2、对于删除操作:
如果其他操作者正在使用该文档,则该文档不可删除
3、对于修改操作:
如果其他操作者正在使用该文档,则该文档不可修改
4、删除文档只能将文档放入回收站中,不可一次性彻底删除
相关查询
无
其他需求
无
4.1.1.2业务流程描述
4.1.1.3数据描述
文档基本信息
名称
描述
是否必添
文档编号
用来唯一描述文档
是
文档属性说明
用来描述文档属性
是
文档位置
描述文档的相对位置,相对于本部门文档的位置
是
文档名称
文档的名字
是
文档创建者
用户编号
是
文档创建时间
是
备注
否
附件基本信息
名称
描述
是否必添
附件编号
用来唯一描述附件的
是
附件所属文档
所属文档编号
是
附件位置
是
附件名称
附件名称
是
附件属性说明
用来描述附件属性
是
附件创建者
用户编号
是
附件创建时间
是
备注
否
用户登录信息(参考系统子模块用户登录信息表)
4.1.2回收站管理子模块
用例图如下:
4.1.2.1需求描述
功能需求
功能名称
回收站管理
优先级
高
参与者
普通员工、部门经理、管理员
业务背景
用户对文件的删除操作繁多、要求系统对删除的文件进行统一的管理
1、还原文档:
用户进入回收站后,选中某一文档,可以通过鼠标右键或点击“还原文档”按钮,系统将文档从回收站移动到原来的位置。
权限:
普通员工、部门经理
2、还原附件:
用户进入回收站后,选中某一附件,可以通过鼠标右键或点击“还原附件”按钮,系统将附件从回收站移动原来的位置。
权限:
普通员工、部门经理
3、彻底删除文档:
用户进入回收站后,选中某一文档,可以通过鼠标右键或点击“彻底删除文档”按钮,系统将文档从服务器中彻底删除。
权限:
普通员工、部门经理
4、彻底删除附件:
用户进入回收站后,选中某一附件,可以通过鼠标右键或点击“彻底删除附件”按钮,系统将附件从服务器中彻底删除。
权限:
普通员工、部门经理
5、清空回收站:
管理员通过鼠标右键或点击“清空回收站”按钮将回收站中的文件彻底删除。
权限:
管理员
约束条件
1、普通员工只能还原或彻底删除自己的文档或附件
2、普通员工只能看到自己的文档或附件
相关查询
无
其他需求
无
4.1.2.2业务流程描述
4.1.2.3数据描述
文档基本信息
名称
描述
是否必添
文档编号
用来唯一描述文档
是
文档位置
描述文档的相对位置,相对于本部门文档的位置
是
备注
否
附件基本信息
名称
描述
是否必添
附件编号
用来唯一描述附件的
是
附件所属文档
所属文档编号
是
附件位置
是
备注
否
用户登录信息(参考系统子模块用户登录信息表)
4.1.3文件搜索管理子模块
4.1.3.1需求描述
用例图如下:
功能需求
功能名称
文件搜索管理
优先级
高
参与者
普通员工、部门经理、管理员
业务背景
公司所有部门都有属于本部门的文档,每个部门的经理和所有普通员工共享本部门的文档。
用户在浏览器中实现对本部门文档的管理,由于文档数量较大,对于部分员工来说,如果知道文档名称,直接对文档进行搜索和定位将更加方便、快捷。
1、搜索文件:
用户进入本部门文档后,通过文档名称、附件名称、创建者、创建时间等条件进行查询,系统将以列表形式返回匹配的结果,员工可选择需要的结果进行操作。
权限:
普通员工、部门经理、管理员
2、下载附件:
用户进行搜索操作后,系统将以列表形式返回匹配的结果。
如果结果中有附件,用户可选择某一附件进行下载。
权限:
普通员工、部门经理
约束条件
普通员工和部门经理只能搜索到自己部门的文件。
相关查询
无
其他需求
无
4.1.3.2业务流程描述
4.1.3.3数据描述
文档基本信息
名称
描述
是否必添
文档编号
用来唯一描述文档
是
文档位置
描述文档的相对位置,相对于本部门文档的位置
是
文档名称
文档的名字
是
文档创建者
用户编号
是
文档创建时间
是
备注
否
附件基本信息
名称
描述
是否必添
附件编号
用来唯一描述附件的
是
附件所属文档
所属文档编号
是
附件位置
是
附件名称
附件名称
是
附件创建者
用户编号
是
附件创建时间
是
备注
否
4.1.4日志管理子模块
4.1.4.1需求描述
功能需求
功能名称
日志管理
优先级
高
参与者
普通员工、部门经理、管理员
业务背景
员工对文档的操作繁多,系统必须对重要的操作进行记录,包括删除文档(附件)、修改文档(附件)、创建文档(附件)和下载附件,还原文档(附件)、彻底删除文档(附件)。
1、记录日志:
当用户进行删除文档(附件)、修改文档(附件)、创建文档(附件)、下载附件、还原文档(附件)、彻底删除文档(附件)操作时,系统将自动记录日志,日志内容包括进行的操作、操作的文件(附件)、操作的时间、操作者等。
权限:
系统自动
2、查看日志:
系统将返回日志的记录,可对记录进行排序,排序的内容包括操作、操作时间、操作者、操作者部门等。
权限:
普通员工、部门经理(可查看本部门日志记录)、管理员可查看全部日志记录
约束条件
1、普通员工和部门经理只能查看本部门的日志记录
2、管理员可查看全部记录
相关查询
无
其他需求
无
4.1.4.2业务流程描述
4.1.4.3数据描述
文档基本信息
名称
描述
是否必添
文档编号
用来唯一描述文档
是
文档名称
文档的名字
是
文档创建时间
是
备注
否
附件基本信息
名称
描述
是否必添
附件编号
用来唯一描述附件的
是
附件所属文档
所属文档编号
是
附件名称
附件名称
是
备注
否
用户登录信息(参考系统子模块用户登录信息表)
4.2消息管理模块
1、消息管理:
对自己未发布的消息进行增加、修改、删除、查看操作。
可以指定消息接收者、消息的有效时间等。
2、消息发布:
可以发布消息。
所有人都可以对某个人单独发送;群发的权限不同,管理员可以给所有人群发,部门经理可以给本部门人员群发,普通员工无权群发。
3、信箱管理:
主要有收件箱(保存自己收到的消息,有已读、未读标记)、发件箱(保存自己已经发布的消息)、废件箱(保存删除的消息,可以还原或者彻底删除消息)、草稿箱(用于保存想稍后发布的消息,可以删除、查看、修改、发布消息)。
4、消息查询:
管理员可以查询所有已发布的消息(按发布时间、接收者、发送者等条件查询,支持多条件组合查询)。
5、信息提示:
用户登录系统后,在首页弹出未读消息提示窗口,可以点击链接直接查看。
6、邮件操作:
人员之间可以互相发送电子邮件,可以添加附件,并能对邮箱进行管理,同时定时刷新邮件显示页面。
4.2.1消息管理子模块
4.2.1.1需求描述
功能需求
功能名称
消息管理
优先级
高
参与者
管理员、部门经理、普通员工
业务背景
主要用来对未发布的消息进行管理设置
功能说明
1、新建消息:
新建消息;
2、删除消息:
删除草稿箱中的某些未发布消息;
3、修改消息:
对草稿箱中的未发布消息进行修改;
4、查看消息:
查看草稿箱中的未发布消息;
5、收件人设置:
可以指定消息接收者;
6、有效期设置:
设置消息的有效时间,即该未发布消息在草稿箱中保存的时限。
约束条件
1、要求消息的编号唯一;
2、指定的消息接收者要实际存在且编号唯一;
3、如果消息有有效时间,时间要在保存到草稿箱操作时的时间(精确到天)之后
相关查询
无
其他需求
无
4.2.1.2业务流程描述
4.2.1.3数据描述
消息信息
名称
描述
是否必添
消息编号
用来唯一区别一个消息的,系统可以自动生成。
是
主题
消息的主题
否
内容
消息的具体内容
是
发布者编号
发布者编号
是
接收者编号
接收者编号
是
发布时间
消息发布的时间
否
有效时间
消息保存在草稿箱里有效时间
否
是否保存到草稿箱
是/否
是
是否已读
是/否
是
是否被收件人删除
是/否
是
是否被发布人删除
是/否
是
是否被收件人永久删除
是/否
是
是否被发布人永久删除
是/否
是
用户登录信息(参考系统子模块用户登录信息表)
4.2.2消息发布子模块
4.2.2.1需求描述
功能需求
功能名称
发布消息
优先级
高
参与者
管理员、部门经理、普通员工
业务背景
主要用来处理消息的发布
功能说明
1、发送给个人:
所有人都可进行该操作;
2、发送给部门:
只有部门主管才能群发给部门所有人;
3、发送给公司:
只有管理员才能群发给公司所有人。
约束条件
1、要求消息的编号唯一;
2、指定的个人消息接收者要实际存在且编号唯一。
相关查询
无
其他需求
群发的权限不同,管理员可以给所有人群发,部门经理可以给本部门人员群发,普通员工无权群发。
4.2.2.2业务流程描述
4.2.2.3数据描述
消息信息
名称
描述
是否必添
消息编号
用来唯一区别一个消息的,系统可以自动生成。
是
主题
消息的主题
否
内容
消息的具体内容
是
发布者编号
发布者编号
是
接收者编号
接收者编号
是
发布时间
消息发布的时间
否
有效时间
消息保存在草稿箱里有效时间
否
是否保存到草稿箱/
是/否
是
是否已读
是/否
是
是否被收件人删除
是/否
是
是否被发布人删除
是/否
是
是否被收件人永久删除
是/否
是
是否被发布人永久删除
是/否
是
用户登录信息(参考系统子模块用户登录信息表)
部门信息(参考系统子模块部门表)
4.2.3信箱管理子模块
4.2.3.1需求描述
功能需求
功能名称
信箱管理
优先级
高
参与者
管理员、部门经理、普通员工
业务背景
主要用来对人员间发送的消息进行管理
功能说明
1、收件箱管理:
保存自己收到的消息,有已读未读标记,可以删除、查看收件箱里的消息;
2、发件箱管理:
保存自己已经发布的消息,可以查看、删除发件箱里的消息;
3、废件箱管理:
保存删除的消息,可以还原或者彻底删除废件箱里的消息;
4、草稿箱管理:
保存想要以后发布的消息,可以删除、查看、修改、发布草稿箱里的消息;
5、对于草稿箱中设置了有效期的消息在过期后系统自动删除这些消息。
约束条件
1、要求消息的编号唯一;
2、指定的消息接收者要实际存在且编号唯一;
3、如果消息有有效时间,时间要在保存到草稿箱操作时的时间(精确到天)之后
相关查询
无
其他需求
无
4.2.3.2业务流程描述
4.2.3.3数据描述
消息信息
名称
描述
是否必添
消息编号
用来唯一区别一个消息的,系统可以自动生成。
是
主题
消息的主题
否
内容
消息的具体内容
是
发布者编号
发布者编号
是
接收者编号
接收者编号
是
发布时间
消息发布的时间
否
有效时间
消息保存在草稿箱里有效时间
否
是否保存到草稿箱/
是/否
是
是否已读
是/否
是
是否被收件人删除
是/否
是
是否被发布人删除
是/否
是
是否被收件人永久删除
是/否
是
是否被发布人永久删除
是/否
是
用户登录信息(参考系统子模块用户登录信息表)
4.2.4消息查询子模块
4.2.4.1需求描述
功能需求
功能名称
管理员查询消息
优先级
高
参与者
管理员
业务背景
管理员可以查询所有已发布的消息
功能说明
1、可以按照发布日期、接收者、发布者条件进行单条件或组合条件查询;
2、查询结果可以按不同的条件排序
约束条件
无
相关查询
管理员可以查询所有已发布的消息,按发布时间、接收者、发送者等条件查询,支持多条件组合查询。
其他需求
无
4.2.4.2业务流程描述
4.2.4.3数据描述
消息信息
名称
描述
是否必添
消息编号
用来唯一区别一个消息的,系统可以自动生成。
是
主题
消息的主题
否
内容
消息的具体内容
是
发布者编号
发布者编号
是
接收者编号
接收者编号
是
发布时间
消息发布的时间
否
有效时间
消息保存在草稿箱里有效时间
否
是否保存到草稿箱/
是/否
是
是否已读
是/否
是
是否被收件人删除
是/否
是
是否被发布人删除
是/否
是
是否被收件人永久删除
是/否
是
是否被发布人永久删除
是/否
是
用户登录信息(参考系统子模块用户登录信息表)
4.2.5消息提示子模块
4.2.5.1需求描述
功能需求
功能名称
消息提示
优先级
高
参与者
管理员、部门经理、普通员工
业务背景
主要用来提示相关人员有未读消息
功能说明
1、未读消息提示:
相关人员登录后如果有未读消息,则弹出窗口进行提示;
2、未读消息链接:
可以点击未读消息的弹出窗口的链接,直接查看未读消息的内容
约束条件
无
相关查询
无
其他需求
无
4.2.5.2业务流程描述
4.2.5.3数据描述
消息信息
名称
描述
是否必添
消息编号
用来唯一区别一个消息的,系统可以自动生成。
是
主题
消息的主题
否
内容
消息的具体内容
是
发布者编号
发布者编号
是
接收者编号
接收者编号
是
发布时间
消息发布的时间
否
有效时间
消息保存在草稿箱里有效时间
否
是否保存到草稿箱/
是/否
是
是否已读
是/否
是
是否被收件人删除
是/否
是
是否被发布人删除
是/否
是
是否被收件人永久删除
是/否
是
是否被发布人永久删除
是/否
是
用户登录信息(参考系统子模块用户登录信息表)
4.2.6邮件操作子模块
4.2.6.1需求描述
功能需求
功能名称
收发邮件及邮箱管理
优先级
中
参与者
管理员、部门经理、普通员工
业务背景
主要用来完成相关人员与他人之间的邮件传递
功能说明
1、写邮件:
给指定的邮箱发送邮件;
2、添加附件:
发送的邮件里可以添加附件同时发送,附件大小不超过10M;
3、收件箱管理:
保存自己收到的邮件,有已读未读标记,可以删除、查看收件箱里的邮件;
4、发件箱管理:
保存自己已经发送的邮件,可以查看、删除发件箱里的邮件;
5、废件箱管理:
保存删除的邮件,可以还原或者彻底删除废件箱里的邮件;
6、草稿箱管理:
用于保存写了内容但是未发送的邮件,可以删除、查看、修改、发送草稿箱里的邮件
7、邮件刷新:
用户可单独登录邮件模块,登录后系统不会自动帮忙注销,每隔5分钟刷新邮件显示页面
约束条件
1、该功能由用户自己指定的邮箱实现;
2、用户登录系统后点击邮箱链接后输入邮箱名(可保存)和密码
相关查询
无
其他需求
无
4.2.6.2业务流程描述
4.2.6.3数据描述
用户登录信息(参考系统子模块用户登录信息表)
个人信息(参考系统子模块个人信息表)
4.3考勤管理子系统模块
包括签到/签退管理、考勤历史查询、考勤统计、工作日管理、工作时间管理、出差/请假管理、补签管理。
1、签到/签退管理:
如果是当天第一次操作,只能签到;当天第一次以后操作,只可以签退。
记录签卡备注、签卡时间。
2、考勤历史查询:
跟踪并定位数据库中的历史记录,按照时间段、部门、姓名等信息查询。
3、考勤统计:
管理员统计一段时间内指定部门所有员工的迟到、早退、旷工次数等,可以导出Excel表。
4、工作日管理:
管理员设定当年的工作日。
周末、法定假日、公司休假等日期不做考勤。
5、工作时间管理:
管理员设定某段日期内上班时间、下班时间。
6、出差/请假管理:
员工将出差/请假时间等信息提交给领导审批,审批通过后管理员设定该员工在出差/请假时间段内不做考勤。
7、补签管理:
员工当天如果忘记签到/签退,可以提交申请进行补签。
用例图如下:
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
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- 需求 规约 OA 办公自动化 系统
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