公文管理制度.docx
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公文管理制度.docx
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公文管理制度
贵州宏德置业有限公司
文件管理制度
第一章总则
第一条为了规范集团文件管理,保障公司文件流传快捷高效,提高办事效率和提升决策执行力,同时便于资源信息共享和文档管理,特制定本制度。
第二条文件管理内容主要包括:
上级函,同级函,本公司上报下发的各种文件、
资料等。
第三条公文类型与形式
1、公文类型与形式
行文方向
公文类型
公文形式
流转方式
公文级别
内部行文
上行文
请示、报告、建议
备忘录
下级单位向上级单位以公司名义行文,或公司内部各部门想本公司行文;专业系统内下班部门向上级部门行文
公司级
下行文
通知(重要事项)、通告、决定、决议
红头文件
上级单位向下级单位以公司名义行文;各单位以公司名义向本公司各部门行文
公司级
批示、批复、通知(一般事项)
备忘录
上级单位对下级单位,或公司对内部部门行文,或专业系统内上级部门对下级部门的请示或报告可以直接批复、批示流转
公司级
平行文
工作联系函(对内)
工作联系函
公司内部部门之间行文
部门级
其他行文
会议纪要
会议记录
会议纪要
会议记录
上级单位或部门重要会议纪要想下级单位或部门传递;各公司重要会议向内部部门传递;下级单位或部门重要会议纪要向上级单位或部门传递;会议纪要不得越级或平行传递;会议记录根据需要发给相关人员
公司级
部门级
计划总结
计划总结
各公司/部门
公司级
部门级
外部行文
上行文
以公司名义向政府部门报告或请示
红头文件
本例工商登记注册的单位想政府机构提交请示或报告
公司级
公文
平行文
与外部合作单位之间的工作联系函
工作联系函(工作文函)
公司的相关部门应工作需要与相关协助或合作单位之间的工作联系
部门
2、部门名词定义与公文流程
(1)公文分为公司级公文、专业系统级公文、部门级公文,公司级公文流程放在公司的行政管理部门,专业系统和部门及公文放在各部门。
(2)公司级公文指以公司名义行文或需要公司批准的公文,包括对外使用的红头文件、联系函和对内使用的红头文件、会议纪要/记录、备忘录。
(3)部门级流程包括部门内部会议纪要/记录、部门间的工作联系函。
(4)专业系统级流程指专业系统内上下级部门之间的行文,包括系统会议纪要/记录和在系统内下行或上行的备忘录。
专业系统内上行文指系统内下级单位就专项制度正常和相关事宜,提请上级部门给予解释或帮助。
第四条各类宏文的使用规定
1、红头文件(格式见附件1)
用途
涉及重大、重要、全局性规章制度以及公司发布的部门经理级(含副职)及以上人事任免文件,采用公文类型“通知”,以红头文件发布
上级单位向下级单位或公司向内部部门下达的重要安排,或就重大事项作出决定或决议,采用公文类型“通告、决议或决定”
以公司名义就专门事项向政府部门正式行文、采用公文类型“请示或报告”
发布流程
对内
为便于使用和归档管理,红头文件依据公文内容,分为制度类、人事任免/组织架构类、重大活动类、其他类(预算考核等)。
具体发布程序如下:
1.制度类红头文件由责任部门拟稿—公司行政管理部门校稿—公司相关领导会签审核—公司负责人审批
2.人事任免/组织架构类红头文件由人力资源部拟稿—行政管理部门校稿—公司相关领导会签审核—公司负责人审批
3.重大活动类红头文件由行政管理部门拟稿与校稿—公司分管领导审核—公司负责人审批
4.其他(预算考核等)类红头文件由相应部门拟稿—行政管理部门校稿—公司相关领导会签审核—公司负责人审批
对外
对外向政府部门等社会机构的请示或报告的红头文件发布流程:
责任部门拟稿—公司行政管理部门校核稿—分管领导审核—公司负责人批准
使用规定
1.各单位内设机构不得对政府部门正式行文请示或报告
2.只有独立法人企业或办理工商注册的分公司,可以在授权范围内以本单位名义发布红头文件,其他单位须以上级有权发布红头文件的单位名义发布红头文件
2、备忘录(格式见附件2)
用途
下级单位向上级单位,或专业系统的下级部门向上级部门的请示、报告、建议等
上级单位向下级单位,或专业系统的上级部门向下级部门的通知、通告、要求、批复等
发布流程
1.部门职权范围内或上级批复授权范围内,以部门名义在系统内下级部门行文:
部门相关人员拟稿—部门负责人审批并经过流程发布
2.行政管理部门在职范围内或领导批复授权范围内,以公司名义向下级单位行文:
部门相关人员拟稿—部门负责人审批并经过流程发布
3.其他情况:
部门负责人拟稿—分管领导审核—公司负责人审批
使用规定
发文单位
1.备忘录必须经过有效审批,按规定由部门负责人或单位负责人签发,并由指定岗位发布。
公司总裁/总经理中的其他成员可以在第一负责人的授权范围内以公司名义签发
2.公司行政管理部门可以在职权范围内或领导批复授权范围内,以部门名义代表公司向下级单位签发备忘录
3.以备忘录形式发布的“请示”应当一文一事,一般只写一个主送单位,需要同时送其他单位的,应当用抄送形式,但不得抄送主送单位(部门)的下级单位(部门)
4.专业系统内上级部门可以在职权范围内或领导批复授权范围内,向下级部门签发备忘录,用于答复下级咨询、解释政策措施或给予工作指导的,同时抄送下级部门所在单位的分管领导或负责人,但是如涉及下属单位资源调度或经营策略与措施调整的,须经过本单位负责人按规定审批签发并公司名义发布
收文单位
5.下级单位向上级单位行文,属主管部门职权范围内的具体问题,应当直接主送主管部门处理,可以抄送主管部门的分管领导
6.行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告,上级单位(部门)有明确要求的,下级单位(部门)可以越级报告
7.受双重领导的单位(部门)向上级单位行文,应当写明主送单位和抄送单位,上级单位向受双重领导的下级单位行文,必要时应当抄送其另一上级单位
其他
8.其他有相应业务和管理流程的,一律使用专用审批流程,不得使用备忘录
9.收发文单位应当写全称或者规范化简称,联合发文的主办单位应当排列在前
3.会议纪要、会议记录(格式见附件3、4)
用途
会议纪要,适用于记载和传达会议决策和重要事项安排以及决策督办,格式见附件5
会议纪要用于摘要记录会议主要发言人的发言,重要事项详细记录,格式见附件6
发布流程
1.会议纪要:
会议记录人编写—(必要时部门负责人审核)—会议主持人签发—指定岗位发布
2.会议记录:
不签发会议纪要的:
会议记录人编写—会议主持人签发—发与会人员
签发会议纪要的:
会议记录人编写—发会议支持人作为签发会议纪要的参考
使用规定
1.会议纪要经过有效审批后可以作为下行文发布工作指令,下级重要会议纪要抄送上级单位或部门
2.部门或系统会议纪要不能平行传递,如需要相关平行部门支持,须另行提交内部《工作联系函》(一般事项)或以备忘录形式向上级领导提出请示(重要事项)
3.任何会议须先编写会议记录,如需要签发会议纪要,在须依据会议记录编写会议纪要,按规定流程审批发布
4.会议记录主要是重点记录会议主要发言人的发言,供查阅参考,不具备工作指令的行为约束力。
原则上,除了讨论交流性会议需采用会议记录外,一般都采用会议纪要形式审核签发,便于决策执行和跟踪
4、工作计划、总结(月度计划、总结格式见附件5、6)
用途
对下一周期的重点工作计划以及对上一周期的工作经营管理成果进行总结,按周期长短,可以分为月度、半年度和年度计划和总结
流程
1.部门工作计划/总结:
部门负责人拟稿—分管领导审批—提交公司总经办
2.公司工作计划/总结:
公司运营部门负责人拟稿—公司负责人审批—上级公司核准
使用规定
1.计划/总结的提报,采用专用流程形式,而不采用备忘录形式,部门计划和总结须经过分管领导审批后方可以生效发布
2.原则上,职能部门半年度计划应该包括“主要工作目标、规定报表和主要工作任务、完成标志、完成时间、资源需求或支持”等内容。
部门总结包括“上期未完成的主要工作及原因说明、工作业绩亮点、存在的主要问题与解决措施等”。
具体格式另行规定。
3.产业管理公司个各分(子)公司计划和总结,主要内容比职能部门计划的内容增加“环境分析,包括对公司经营管理产生影响的宏观政策、行业态势和区域竞争格局等内容”。
具体格式另行规定。
5、工作联系函和工作文函
工作联系函(对内):
用于平行部门之间工作协助申请,要求和信息通报,格式见附件7
工作文函(对外工作联系函):
对外工作联系函用于与合作伙伴、协作单位之间的工作联系和安排,具体名称为“工作文函”,格式见附件7
1.工作联系函:
申请部门相关岗位提出申请—申请部门负责人审核—被申请部门负责人明确答复—被申请部门具办人办理(如涉及数据等资料提供,在发出前须由本部门负责人审核)
2.工作文函:
一般事项,以部门名义发出并由部门负责人签发,抄送公司分管领导
重要事项,以公司名义发出并由公司分管领导签发,申请部门负责人拟稿—申请部门所在公司分管领导审批
1.原则上提倡部门间通过沟通解决问题,如需要保留依据等原因,在部门职权范围内的资源调动时可以使用工作联系函
2.对内工作联系函用于平行部门之间工作协助请求与协商、信息分享,部门负责人签发或签收即可,但如涉及调动对方部门重要资源的,须经过流程审批
6、公文使用管理的其他规定
原则上要求各单位统一采用本文规定的标准公文格式,但在上述公文标准格式或内容不足以表达时,可以根据职能和产业特点增补相应内容,但对于标准格式中要求的内容必须保留,并报集团办公室核准后执行。
7、制度发布采用的公文形式
公司基本管理制度(包括涉及政策、标准和基本管理原则的制度规范,如薪酬、招聘培训、绩效考核、品牌管理、财务管理等制度规范)一律采用红头文件的形式审批发布。
8、有关制度审批的其他规定
(1)制度报批前,须采用多种形式征求相关部门或负责人的意见,制度拟订部门修订后,按制度审批流程批准发布。
(2)对于集团管理制度规定需要向上级单位报批的制度,下级单位须按制度报批流程完成审批后,方可按规定发布。
第五条行文格式的一般规定
1、公文秘级管理:
红头文件、备忘录、会议纪要/记录公文应分别标注“机密”、“秘密”、“普通”,秘级由发文单位在发文时根据本规定认定。
需要制作纸质的“机密”、“秘密”公文应当标明份数序号并加盖秘级印章。
“机密”和“秘密”公文或其他文件都属于公司商业机密,应予以保护。
公文秘级或其他文件都属于公司商业机密,应予以保护。
公文秘级具体界定如下:
秘级
定义
公文类型
机密
指极为重要并且不得向无关人员泄露内容的文件
董事会决议或纪要:
薪酬标准和融投类规章;涉及投资决策财务与营运分析等重要信息的请示、报告或批复、会议纪要/记录等文件。
秘密
指所涉及内容不能向公司外无关人员透露的公文
其他规章制度、会议纪要/记录或其他重要事项的备忘录
普通
指非秘级文件
一般事项的备忘录、会谈记录
2、紧急文公管理:
为了加速对紧急事项的处理,紧急度分为“特急”、“急件”和“普通”,“特急”指应在2小时内完成所有审批程序并下达的公文,“急件”指应在发文24小时内完成审批程序并下达的公文。
“普通”指每道批准程序应在2天内完成审核审批的公文。
对于紧急公文,发文单位应另行通知并跟踪公文流程设计的责任人立即处理。
3、红头文件和备忘录标题:
应当准确简要的概括公文的主要内容,并准确标明公文种类,一般应当标明发文单位(亦可不标注,而在落款处体现出来),标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。
标题一般格式为:
关于+核心内容+公文类型,其中公文类型包括请示、报告、通告、通知、批复、决议、决定、要求、建议等,具体见“公文形式与用途”。
4、其他规定:
(1)主送单位、抄送单位、抄报单位应当使用全称或规范化简称、统称。
(2)上级单位向下级单位发文,仅发至下级单位行政管理部门,由下级单位行政管理部门转达流转。
(3)下级向上级单位行文须以单位名义行文。
(4)目前产业管理公司未登记注册,须以公司名义发布红头文件。
(5)公文如有附件,应当在正文之后注明附件顺序和名称。
(6)公文中的数字,除成文日期,部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、省略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。
(7)文字从左至右横写、横排,公文用纸采用国际标准A4型(长297mm,宽210mm),公文中正文的文字均为黑色。
(8)抄送/抄报指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位或负责人。
第六条发文流程与相关规范
(一)发文流程
发文是指行文单位或部门名义指定公文的过程,一般包括公文的草拟、核稿、审核、签发、发布、归档等程序。
一般文件流程为:
起草人→部门领导→主管领导→发布→归档;红头文件的流程为:
起草人→部门领导→主管领导→总裁/总经理→发布→归档。
(二)公文的审核或复核职责
1、以职能部门名义撰发的公文由本部门负责人审核。
2、红头文件等以公司名义行文的公文:
(1)红头文件由公司行政管理部门归口管理,行政管理部门对红头文件及其附件校稿,并交由相关领导会签。
校稿要点:
是否确需采用红头文件形式,行文格式是否符合公司规范,内容是否明显违背公司现行政策。
(2)公文会签
红头文件等公文实行会签制度,审批前须交相关负责人会签,会签人可以在系统中提出修改意见,但不可以驳回,会签人须在两日内完成会签,否则,流程自动进入下一程序;
公文会签人如提出修改意见,并经过审批人认定的,拟稿部门须先修改再按原流程重新提交审批。
(三)公文的签发
1、不得越权签发公文,只能签发权限范围内的公文,越权签发的公文无效,签发公文的领导对签发的公文结果负责。
2、设计公司重大决策事项的公文、人事任免公文、全局办公性公文以及跨越几个部门范围事项的公文,均由分管领导审核,报公司负责人批准并签发。
3、各单位红头文件只有单位负责人(包括总裁、总经理或董事长)有权签发以本单位名义行文的红头文件。
(四)公文的用印
对外红头文件以及涉及重要事项的对外“工作文函”须加盖发文公司公章外,其他公文无须加盖公章。
第七条收文流程与相关规范
1、收文流程指对受到公文的办理过程,一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办等程序。
2、外来公文
(1)指政府部门、行业协会、银行等外部机构或单位通过传真或邮递送达的公文。
由公司指定部门登记接收、分发,需领导审批的,由办公室统一汇总后于当日填写《公文流传单》(见附件8)交领导批阅。
对于紧急公文应立即传递,不得隔日,所有公文的传递都应办理交接手续。
(2)送主管领导批示或者交有关部门办理的外来公文,由行政管理部门负责催办。
第八条公文编码规则与归档
公文归档
一般公文按发文部门或单位自动分类存档,但红头文件须由公司行政管理部门另行纸质存档,并按公司相关规定定期移交公司档案管理机构。
公文编码
公文编码包括单位代码,部门编码、公文类型代码、序列代码、年月代码,联合行文,只标注主办单位(部门)公文代码。
第九条附件
本制度由贵州宏德置业有限公司起草并负责解释,本制度由贵州宏德置业有限公司制定并发布,自发布之日起实施。
附件一
贵州宏德置业有限公司
宏德发字【XXXX】XX号签发人:
孙永林
标题
主送单位:
正文XXXXXXXXXXXXXXXXX
二〇一一年XX月XX日
联系人:
XX电话:
XX
主题词:
XXXXXX
主送:
xxxxxxxxxxxxxxxxxx
抄报:
xxxxxx
抄送:
xxxxxx
贵州宏德置业有限公司联系人:
XX
电话:
XXXXXXXXXXXxxxx年xx月xx日
共印xx份
附件二
备忘录
致/呈:
由:
时:
事:
(内容)
签字
抄送:
抄报:
附件三
会议纪要
编号
会议名称
日期时间
会议地点
会议主持人
出席人员
缺席
会议记录者
签发人
主要内容和决议
附件
督办事项
工作任务
责任人
计划启动时间
计划完成时间
会议纪要报送
抄报
抄送
附件四
会议记录
编号
会议名称
日期时间
会议地点
会议主持人
出席人员
缺席
会议记录人
签发人
发言人
主要内容
附件
会议记录报送
抄报
抄送
附件五
贵州宏德置业有限公司
XX部门XX月工作计划
编号
月度程序工作(报告、报表)
职能
序号
名称
提交时间
主送领导
抄送部门及岗位
月度主要工作计划
职能
序号
工作计划
完成标志
完成时间
责任部门/人
附件六
贵州宏德置业有限公司
XX部门XX月工作总结
编号
概述
X月份工作计划共项,进行中项,未完成项,完成计划外重要项。
已完成工作(上月重点工作完成情况需重点说明,上月未完成工作应在总结中说明完成情况和未完成原因)
职能
序号
计划内容
责任部门/人
完成情况简述
进行中工作(若无进行中工作,则此栏可以去掉)
职能
序号
计划内容
责任部门/人
进展情况简述
计划外完成重要工作(若无进行中工作,则此栏可以去掉)
职能
序号
计划内容
责任部门/人
进展情况简述
未完成工作(若无进行中工作,则此栏可以去掉)
职能
序号
计划内容
责任部门/人
原因说明
附件七
工作联系函
编号
发函部门
发函日期
收件部门
期望工作完成时间
工作协助内容:
附件
发函人签字
收函部门负责人签字
发函部门负责人签字
收函部门执行人签字
收函部门处理意见
抄送
附件8
外来公文流转单
来文单位
拟办意见
来文时间
来文编号
批示意见
阅批人
阅批意见
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