招标规定.docx

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招标规定

招标管理规定

文件编号:

ZCWI-12-A

版本版次：

A

编制：

审核：

批准：

生效日期：

文件发放部门（需要发放部门请把“□”涂黑）

董事办

□董事办

总裁办

营销中心

营销办公室1

营销办公室2

营销办公室3

制造中心

文件会签部门

NO

会签部门

会签栏

NO

会签部门

会签栏

部门

职位

部门

职位

1

11

2

12

3

13

4

14

5

15

6

16

7

17

8

18

9

19

10

20

文件修订记录

序号

修订日期

修订章号

修订内容描述

备注

1

2016-10-18

新版发行

1.0目的

为了规范公司的招标管理工作，贯彻公司采购管理政策和策略，规范采购行为，完善监督制约机制，促进供应商之间公平竞争。

2.0范围

本办法适用于公司以下项目的招标：

序号

项目

招标条件

1

生产物料

每年招标一次

2

非生产物料

每年招标一次

3

礼品

每年招标一次

4

直营店面装修工程

按省/每年一次

5

展会

30万（含）项目以上

6

物流

每年招标一次

7

快递

100万（含）项目以上

8

董事长、总裁指定的项目

按董事长、总裁特定要求

3.0定义

招标：

招标是一种有组织的市场交易行为，是贸易中的一种工程、货物、服务的买卖方式。

4.0职责

4.1招标员：

作为招标项目组牵头者，负责编制招标方案、成立招标小组、发布招标公告、投标资格评定结果反馈、发出招标邀请、收发标书、开标、拟制中标函、公布招标结果、整理招标文档。

4.2供应商开发员：

对投标方资格信息进行审查、生产物料“供应商资格认证”。

4.4监标员：

对开标活动进行监标，确保招标过程合规。

4.5供应商管理员：

维护合格供应商名单、定期审视配额的执行情况。

4.6招标小组：

落实招标方案、投标方资格评审、评标、定标、完成招标报告。

5.0流程

6.0内容

6.1制定招标方案

6.1.1提出招标需求

招标项目由各需求部门按照下表权责提前两个月提出招标需求,未按公司规定提出招标需求的，需求部门需要提交《内部联络函》说明原因并由采购、财务、审计等部门审核、总裁审批方可（凡是未按要求“提出招标需求的”或者“提交《内部联络函》并通过审批的”，所有涉及到的价格、合同、付款等各相关部门均不得执行）。

提出招标需求时，各需求部门必须严格按照已审批的相关计划（如物流计划、物料计划等）适时提出“招标需求”。

序号

项目

提出招标需求的部门

1

生产物料采购

采购部

2

非生产物料采购

采购部

3

礼品采购

客服部/订单管理部

4

直营店面装修工程

终端展示部

5

展会

终端展示部/营销中心

6

物流

物控部

7

快递

物控部/客服部/行政部/电子商务部

8

董事长、总裁指定的项目

按照董事长、总裁特定要求的部门

6.1.2制定招标方案

招标方案由招标员根据“招标需求”进行起草，起草完成后双方部门进行方案确认，其“方案”主要内容如下：

1招标项目清单

2技术要求（规格、图纸等）

3招标项目价格要求及计算方式

4评标的标准和方法

5项目采购交期

6投标人资格认证标准

7招标项目计划表（至少包含：

招标方案完成时间、招标公告起止时间、投标方资格认证申请截止时间、投标资格认证完成时间、标前沟通时间、投标文件接收截止时间、开/评标时间、招标结果公示时间、采购协议签订时间、保证金退还时间）

8主要合同条款

9投标保证金（保证金：

人民币2～5万元）

6.2投标资格认证

6.2.1成立招标小组

招标员负责牵头组建招标小组，组建招标小组具体要求如下：

6.2.1.1招标小组成员与投标人不得有利害关系（如发现存在有利害关系需要进行同岗位人员替换）；

6.2.1.2招标小组人数：

不低于5人；

6.2.1.3招标小组成员组成的岗位要求如下：

成员类别

成员岗位

招标组长

采购副总监

监标员

审计人员、总裁办核价组人员

招标小组其他成员

招标需求部门主管级（含）以上岗位、与招标对象相关联的部门主管级（含）以上岗位

6.2.2发出招标通知

招标员按照“招标计划”安排，通过E-mail等方式向具有投标意向的供应商发出招标通知（通知的投标方数量必须在3家以上）。

其中“通知”应包含以下主要内容：

1招标项目简介；

2招标项目数量；

3招标项目实施的时间、地点等；

4投标方资格要求；

5投标方资格申请起止时间；

6投标方资格申请表格式；

7招标方联系方式（包含投标方资格申请文件投递方式）。

6.2.3投标方资格认证

投标方是否需要进行资格认证，主要是看投标方是否已经是公司“招标项目”上的合格供应商（以“合格供应商名单”为准）。

例如：

A供应商只是我司①物料的合格供应商，那么再次对①物料进行采购招标时，A供应商就不要进行资格认证；如果我司对②物料进行采购招标时，A供应商就需要进行资格认证。

6.2.3.1投标方资格认证的依据主要内容如下：

招标类别

资格认证包含的内容

生产物料招标

按照生产物料“供应商资格认证”流程进行认证

其他招标

基本资格预审资料

注册信息（营业执照、税务登记证、组织机构代码证）、资质认证、无违法记录证明等。

专业资格预审资料

以往承担类似合同的业绩和信誉；

近期销售客户名称、联系人及联系电话；

为履行合同所配备硬软件（设备、人员等）情况；

公司财务情况；

售后维修服务情况；

供货保障措施；

打样情况；

实地验厂情况。

6.2.3.2投标资格信息审查

采购部供应商开发组对投标方提供的资格认证资料的真伪程度进行审查，审查的方式包含：

电话查证、网络查证、实地查证等。

6.2.3.3投标方资格认证的方法

招标小组根据采购部供应商开发组审查后的资格认证资料和“投标方资格认证标准”对投标方进行资格评定（以投票形式进行，按照“少数服从多数”的原则确定），评定完成后招标员向“申请方”反馈资格评定的结果。

资格认定合格的，采购将其纳入公司“合格供应商名单”。

6.3投标/评标

6.3.1发出招标邀请

招标员按照“招标计划”的时间要求向对应的“合格供应商”发出《招标邀请函》及“招标文件”，并同时进行“招标邀请登记”。

其中招标文件应根据招标方案中所包含的信息进行编制，包含主要信息如下：

1招标人须知；

2招标项目清单；

3招标项目技术要求；

4招标项目报价要求及计算方式；

5评标标准与方法，主要是通过价格、付款条件、硬件（设施、设备）、专业水平、专职服务人员、交期、样品情况、质量管控等维度来进行权衡。

6招标项目交期；

7投标文件编制要求（投标文件格式）；

8投标文件接收的方式、地点、截止时间；

9开标、评标的日程安排；

10主要合同条款；

11投标保证金（金额）及缴纳方式/账号。

6.3.2招标问题解答

招标员应根据招标计划时间安排，邀请有疑问的投标方集中进行现场标前沟通或者收集完所有问题后进行统一书面解答（招标小组完成）及回复（招标员完成），解答过程需要做好相关记录。

6.3.3收标书

招标员对各投标方的投标文件进行收集并登记，对于出现以下情况的标书应进行废除。

1未提供缴纳投标保证金证明的；

2投标文件未进行相关封印的（纸质未进行封装、电子档的未进行加密）；

3投标文件有更新，原投标文件。

在投标文件接收截止时间内，如果“有效投标方数量”（“有效投标方数量”必须是“中标方数量”的3倍）未达到公司要求的，对于本次招标活动是否继续或者延长招标时间，招标员需要提交《内部联络函》经过招标小组/审计/财务评审、总裁批准后方可进行后续操作。

6.3.4开标

招标员根据招标计划安排，组织招标小组与投标方进行开/评标。

监标员与评标人员到场后由招标员进行现场开标，并做好开标记录（投标方名称、对应的投标文件编号和评标序号）

6.3.5评标/定标

6.3.5.1评标前准备

开标后招标小组首先需要对标书准确性、完备性进行检查。

对不符合招标文件要求、弄虚作假、投标文件未加盖公章、串通投标等情况的标书由招标小组进行确认后废除，对于非关键性内容的（不影响评分的）可要求投标方进行澄清，并由招标员对此进行书面记录。

6.3.5.2标书评分

评标小组按照评标标准对投标方标书进行评分（所有评标必须连续评完，不可抗力因数除外），并由招标员对评分结果进行汇总。

6.3.5.3定标

招标小组根据评分结果，通过投票的方式给出定标结果（按照“少数服从多数”原则）并完成《评标报告》。

其《评标报告》应包含以下主要内容：

1招标计划与招标实际进度；

2有资格的投标方名单（发出邀请函的投标方名单）；

3投标名单（废标的需说明情况）；

4投标价格明细；

5评标的标准和方法；

6中标建议（如果最终选出的供应商不是最优价格的供应商，招标小组需要说明原因）。

6.3.6中标

招标员将招标小组编制的《评标报告》提交总裁审批，并根据审批后的结果拟制《中标函》加盖“采购章”。

6.3.7招标结果公布

招标员按照“招标计划”对“招标结果”进行公布（对中标方发出《中标通知书》，对未中标的“投标方”发出《谢标函》）。

6.3.8签订采购协议

“招标结果”公布后，中标方需要在规定的时间内与我司签订采购协议。

逾期未签订的视为自动弃标，招标员按照“评分结果”顺序启用“中标候选方”为“中标方”并提交总裁批准，然后与相应的中标方签订采购协议。

采购协议签订后的五个工作日内，招标员需要向公司提请退回“中标方”和“未中标方”的“投标保证金”，违规被没收保证金的除外。

当出现以下情况时，公司将没收投标方“保证金”。

1中标后未在规定的时间内与公司签订采购协议的；

2在标书有效期内撤回标书的；

3投标人采用不正当的手段骗取中标的。

6.3.9供货比例分配

招标完成后，采购需要根据本次“招标结果”对“中标方”进行初始供货比例分配（后续按照《供货比例管理细则》中规定进行配额调整），初始供货比例分配主要按照以下原则进行：

1供应商供货比例根据评分高低顺序进行，评分高的供应商比例要高；

2中标方数量是两家的按5:

5～8:

2分配初始供货比例，中标方数量是三家的按5:

3:

2～6:

3:

1分配初始供货比例；

3初始供货比例分配的供货份额，不超过供应商供货能力的50%。

7.0本文件执行过程中所涉及到的其它流程文件（名单）

《供应商资格认证》、《供货比例管理细则》

8.0本文件的附件（含使用表单）

8.1《招标邀请函》

8.2《投标人须知》

8.3《投标文件》

8.4《招标方案》

8.5《中标通知书》

8.6《谢标函》

8.7《内部联络函》

8.8《评标报告》

9.0本“规定”生效日期：

2017年1月1日。