药品监督管理局公文处理办法.docx

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药品监督管理局公文处理办法

&&省药品监督管理局公文处理办法

第一章总则

    第一条为使**省药品监督管理局公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文质量和办文工作效率，依据《国家行政机关公文处理办法》（国发[2000]23号），按照领导机关的具体规定要求，结合公文处理过程中遇到的问题和实际工作需要，特制定本办法。

    第二条&&南省药品监督管理局公文（包括电报，下同）是在河南省药品监督管理局行政管理工作中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是河南省药品监督管理局依法行政和开展公务活动的重要工具。

    第三条公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

    第四条公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

    第五条公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。

    第六条河南省药品监督管理局各级领导应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法，并加强对本机关、本部门公文处理工作的领导和督促检查。

    第七条河南省药品监督管理局办公室是河南省药品监督管理局公文处理的管理部门，主管局机关的公文处理工作并指导河南省药品监督管理局直属单位和各省辖市药品监督管理部门公文处理工作。

    第八条河南省药品监督管理局办公室负责局机关来文的收办、分办、注办、传递、督办、发文审核及立卷、归档工作，河南省药品监督管理局机关各处、室应有专人负责本部门公文处理工作。

第二章公文种类

    第九条河南省药品监督管理局公文种类主要有：

（一）决定适用于对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

（二）公告适用于向社会（包括国际社会）宣布重要的药品监督管理事项或者法定事项。

    （三）通告适用于公布社会各方面应当遵守或者周知的药品监督管理事项。

    （四）通知适用于批转下级单位的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

    （五）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

    （六）报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

    （七）请示适用于向上级机关请求指示、批准。

    （八）批复适用于答复下级机关的请示事项。

    （九）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。

    （十）函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

    （十一）会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章公文格式

    第十条公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

（一）涉及国家秘密和工作秘密、商业秘密的公文，承办部门应当根据国家有关保密法律法规和河南省药品监督管理局的有关保密规定标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文应当标明份数序号。

（二）紧急公文应当由承办部门根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”，其中电报应当按照《河南省党政机关密码电报使用和管理的规定》（豫办[1996]23号）分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

    （三）发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。

    （四）发文字号应当包括机关代字、年份、序号。

联合行文，只标明主办机关发文字号。

    （五）河南省药品监督管理局上报省委、省政府、国家药品监督管理局等上行公文应当注明签发人、会签人姓名。

其中“请示”公文，应当在附注处注明联系人的姓名和电话号码。

    （六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应标明发文机关。

公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

    （七）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统

    （八）公文如有附件，应当注明附件名称（全称）和序号。

     （九）公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。

联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。

    （十）成文日期以负责人签发日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。

电报以发出日期为准。

    （十一）公文如有附注（需注说明的其他事项），应当加括号标注。

    （十二）公文应当标注主题词。

河南省药品监督管理局上报省政府的公文和向省政府的委、厅、局以及省辖市人民政府行文，使用国务院公文主题词表标注主题词；河南省药品监督管理局上报国家药品监督管理局的公文和向国家药品监督管理局直属单位行文，使用国家药品监督管理局公文主题词标注主题词；向本局直属单位和省辖市药品监督管理部门行文，使用河南省药品监督管理局公文主题词表标注主题词。

河南省药品监督管理局各直属单位及各省辖市药品监督管理部门向河南省药品监督管理局行文，使用河南省药品监督管理局公文主题词表标注主题词。

    （十三）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或规范化简称、统称。

需要省政府知晓的公文，应抄送省政府。

    （十四）公文文字从左至右横写、横排。

    第十一条公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准和《河南省药品监督管理局公文格式细则》执行。

    第十二条公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），每页22行，每行28字。

左侧装订。

张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

第四章行文规则

    第十三条行文应当确有必要，注重效用。

     第十四条行文关系根据隶属关系和职权范围确定：

河南省药品监督管理局对省政府、省政府办公厅、省政府的委、厅、局以及对省辖市人民政府行文，应以河南省药品监督管理局名义；对市一级药品监督管理部门行文，应以河南省药品监督管理局或办公室的名义；河南省药品监督管理局内设机构除办公室和稽查局外，不得对市一级药品监督管理部门或社会其他单位正式行文；可以函的形式向省政府委、厅、局中的业务对口部门以及市级药品监督管理部门和内设业务对口部门行文，进行业务联系或询问、答复业务工作中的一般性具体问题。

凡普发性文件，答复重大政策性、法规性问题，行批复性文件，一律以局或办公室的名义行文。

河南省药品监督管理局机关行文，应坚持逐级行文原则，下级单位不得越级请示或报告。

根据领导要求或工作需要确需越级下达的文件，应抄送受文单位的上级机关。

河南省药品监督管理局机关内部的呈批（阅）件，亦应逐级上报。

除非特殊情况或局领导专有交待外，原则上不得越级运行。

     第十五条河南省药品监督管理局根据职权可同省政府的委、厅、局相互行文；可向市级药品监督管理部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，不得向省辖市人民政府正式行文。

    第十六条河南省药品监督管理局可同省政府的委、厅、局联合行文；可与省辖市人民政府联合行文；可与相应级别的党组织和军队机关联合行文；也可与同等级别的人民团体和具有行政职能的事业单位联合行文。

与同级或相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文，按照党政军群的顺序排列。

    第十七条河南省药品监督管理局职权范围内的事务，由河南省药品监督管理局自行行文，重要事项应请示省政府同意后再由河南省药品监督管理局行文，并在文中注明经省政府同意。

涉及省政府其他委、厅、局职权的事务，应协商有关部门联合行文，联合行文应明确主办部门。

    第十八条河南省药品监督管理局工作中凡涉及省政府的委、厅、局职权范围的具体问题，应当直接送有关主管部门处理；河南省药品监督管理局需要省政府主管部门批准的事务，应当直接向主管部门申请，经批准后办理。

    第十九条河南省药品监督管理局与省政府有关部门之间，对有关问题未经协商一致，不得向下行文；河南省药品监督管理局内设机构之间，对有关问题未经协商一致，不得向下行文。

    第二十条河南省药品监督管理局凡向直属单位或市级药品监督管理部门的重要行文，均应抄送省政府，同时抄送相关部门。

    第二十一条“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时送其他主管机关的，应当用抄送形式；“请示”公文不得抄送下级机关。

“报告”公文中不得夹带请示事项。

河南省药品监督管理局上报省委、省政府的“请示”公文应一式5份，向国家药品监督管理局行“请示”公文应一式3份；向省委的“报告”送20份，向省政府和国家药品监督管理局的“报告”各送10份，统一报送省委办公厅第一秘书处或省政府办公厅秘书处及国家药品监督管理局秘书处。

凡提请省委、省政府、国家药品监督管理局指示和批准、答复的事项、批转的文件，一律使用“请示”报送，一般不超过3000字。

提请批转的文件，在拟文时应根据内容代省委或省政府草拟出批转的代拟稿，如有附件应随文一并上报。

如涉及省直有关部门业务的，必须同有关部门商妥后，将意见随文上报；意见不一致的，应将不同意见如实报送省委、省政府。

正常情况下，需批转或批复的公文应提前至少10天报出。

会议请示应提前15天报出。

河南省药品监督管理局各直属单位，各省辖市药品监督管理部门向省药品监督管理局行“请示”公文应一式2份，“报告”公文应一式5份。

各部门、各单位向省药品监督管理局请示事项要给局领导留出研究、决策的时间，一般事项不少于7个工作日，紧急事项不少于3个工作日。

    第二十二条除省委、省政府领导人直接交办的事项外，所有公文不得直接以河南省药品监督管理局名义向省委、省政府领导同志个人或两个办公厅业务处报送“请示”、“意见”和“报告”。

局属单位不得直接向省委、省政府报送公文，确需报送的，应先报局办公室，按程序办理。

    第二十三条不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准，或者有关主管部门向来文机关答复请求批准的事项，应当使用“函”，不得使用“请示”或“批复”。

第二十四条发文要坚持少而精的原则，既要提高质量，又要控制数量。

（一）凡是可以用电话、协商等方式解决的问题，不发文件。

（二）凡是可以用局办公室文件解决的问题，不发局文件；可以用便函解决的问题，不发正式文件；可以用电子文件解决的问题，不发纸质文件。

    （三）上级的文件，如需各地贯彻执行的，一律将原件翻印下发；确需本部门发文的，必须结合实际提出切实可行的贯彻意见。

第五章发文办理

    第二十五条发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、校对、用印、登记、分发等程序。

    第二十六条草拟公文应当做到：

（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。

如提出新的政策、规定等，要切实可行，并加以说明。

（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

    （三）制发公文，应当根据行文目的、发文机关的职权和主送机关的行文关系正确选用文种。

    （四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

    （五）制发公文涉及人名、地名、数字、引文要准确。

引用公文应当先引标题，后引发文字号。

引用外文应当注明中文含义。

日期应当写明具体的年、月、日。

    （六）结构层次序数，第一层为“一”、，第二层为“

（一）”，第三层为“1”，第四层为“

（1）”。

不得跨层或颠倒排列。

    （七）公文中应当使用国家法定计量单位。

    （八）公文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。

使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时，注明准确的中文译名。

    （九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素使用的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

    （十）拟制公文时，首页应使用规范的发文格式用纸，草稿的续页用A4型双线横格稿纸。

字迹清晰，不得使用铅笔、圆珠笔拟制公文。

    第二十七条拟制公文，涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建议，并与有关部门会签，属于河南省药品监督管理局与省政府其他部门之间的问题，应报请省政府协调或裁定，属于局机关处室之间的问题，报请局领导协调或裁定。

    第二十八条以河南省药品监督管理局名义制发的公文，局领导签发前，应当由办公室进行审核，重点审核：

是否确需行文，行文方式是否妥当、是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法之规定等。

未经办公室审核的文稿，局领导不予签发。

    第二十九条河南省药品监督管理局制发的上报公文，由局长或主持工作的副局长签发；河南省药品监督管理局制发的下行文或平行文，由局长或局长授权的其他副局长签发。

局内设机构制发的公文由处长（主任）或处长（主任）委托副处长（副主任）签发。

涉及局机关各处、室职责范围内的事项，如需以豫药监办的文号或办公室名义行文，应由处室写出代拟稿，并交本部门处领导审核后，送局领导或办公室领导审核、签发；涉及局机关几个处室职责的事项，应由主办处室代拟文稿，送协办处室会稿后，报局领导或办公室领导审核、签发。

代拟文稿部门负责缮印、校对、登记、分发等工作。

文稿一经领导人签发即为定稿，领导签发后的定稿一般不得改动，特殊情况需改动时，可按程序提出，经签发人批准后方可改动。

    第三十条公文正式印制前，办文单位的有关人员应当进行复核，重点是：

审批签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

其中上报省委、省政府和国家药品监督管理局的重要公文，公文印出分发前，应当由办公室复核。

经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序再行复审。

    第三十一条公文的印制由文印室严格按照《河南省药品监督管理局公文格式细则》中的规定办理。

急件1日内完成，普通件3日内完成，拟稿部门负责校对工作。

公文用印由机要、文书管理人员按照河南省药品监督管理局印章管理办法执行。

拟稿部门负责封发工作。

第六章收文办理

    第三十二条收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

     第三十三条河南省药品监督管理局收到下级机关和其他部门报来的需要办理的公文，办公室应当进行审核。

审核的重点是：

是否由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地方政府职权的事项，是否已协商、会稿；文种使用、公文格式是否规范。

对不符合本办法规定的公文，经办公室领导批准后，退回呈报单位并说明理由。

    第三十四条经审核，对符合本办法规定的公文，由办公室提出拟办意见，及时送办公室领导或有关局领导批示或交有关部门办理。

紧急公文，应紧急处理。

需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。

对需要办理的公文，应当根据公文的内容、紧急程度明确办理时限。

    第三十五条承办部门收到交办的公文后，应当按规定的时限要求，及时办理，不得延误、推诿。

确有困难的，应当及时予以说明。

对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回办公室并说明理由。

    第三十六条河南省药品监督管理局收到上级机关下发的公文或交办的事项，由办公室提出拟办意见，送办公室领导或有关局领导批示后交承办部门办理并明确办理时限。

    第三十七条公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，承办部门应当主动与有关部门协商，如有分歧，承办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致时，属于河南省药品监督管理局与省政府其他有关部门的事项，应报请省政府协调或裁定；属于河南省药品监督管理局机关处室之间的事项，可报请局领导协调或裁定。

    第三十八条河南省药品监督管理局局领导审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；无请示事项的，圈阅表示阅知。

    第三十九条送办公室领导或局领导批示或者交有关部门办理的公文，办公室要按照河南省药品监督管理局催办查办工作的有关规定负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

    第四十条查询公文办理情况的人员，由办公室负责接待。

答复内容仅限于结论性意见，不得泄露领导的具体指示和详细办理情况。

第七章公文归档

    第四十一条公文办理完毕，应当根据河南省药品监督管理局档案管理的有关规定，及时整理（立卷）、归档。

个人不得保存应当归档的公文。

    第四十二条归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。

    第四十三条联合办理的公文，原件由主办机关或部门整理（立卷）、归档，其他机关或部门保存复制件或其他形式的公文副本。

    第四十四条本局负责人兼任其他机关（单位）职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职机关整理（立卷）、归档。

    第四十五条局机关各处、室应在每年6月底前将上年度办理完毕需归档的文件材料整理、立卷、确定保管期限，并经本部门领导审核后，向局办公室移交；办公室应按照河南省档案局有关规定，定期向河南省档案馆移交。

    第四十六条拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

第八章公文管理

    第四十七条公文由办公室和局机关处、室指定专人统一收文、审核、用印、归档和销毁。

    第四十八条上级机关的公文，除绝密和注明不准翻印的以外，经局领导或办公室负责人批准，可以翻印。

翻印时，应当注明翻印机关、日期、份数和印发范围。

     第四十九条公文的复印件一般不得作为正式公文使用，特殊情况下必须作正式文件使用时，应当加盖复印机关证明章。

    第五十条公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

    第五十一条不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室领导批准，可以销毁。

    第五十二条销毁秘密公文，应当到指定场所，由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。

其中销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记。

    第五十三条机关（部门）合并时，全部公文应当随之合并管理。

机关（部门）撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后，按有关规定移交上级档案部门。

工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

    第五十四条密码电报的使用和管理，按照有关规定执行。

第九章附则

    第五十五条以中共河南省药品监督管理局党组、中共河南省药品监督管理局纪律检查组（监察专员办公室）、中共河南省药品监督管理局直属机关委员会名义印发的公文，也按本《办法》的有关规定办理。

    第五十六条公文处理中涉及电子文件的处理，按国家有关规定执行。

    第五十七条建立、完善和落实督查制度，办公室和局机关各处、室应当按照河南省药品监督管理局催办查办工作的有关规定加强政务督促检查工作，确保政令畅通。

第

    五十八条本办法由河南省药品监督管理局办公室负责解释。

本办法自2001年11月1日起施行。