智慧团建系统新发展团员电子数据库建设操作指引.docx
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智慧团建系统新发展团员电子数据库建设操作指引
“智慧团建”系统
新发展团员电子数据库建设操作指引
(第一版2020年)
0.【目的】
本《指引》用于指导各级团组织依托“智慧团建”系统规范开展新发展团员电子数据库建设工作,实现线上团员身份认证功能。
1.【内容】
自2020年起,各级团组织须上传新发展团员电子版《入团志愿书》至“智慧团建”系统,逐步建立全国团员电子数据库。
2.【时限】
自上级团委审批同意入团后30日内。
3.【操作步骤】
3.1录入新发展团员基本信息
按照“智慧团建”系统团员录入流程,填写团员姓名、发展团员编号、入团时间等基本信息。
录入完成后,进入“团员电子数据库”,对新发展团员进行信息确认。
3.2上传《入团志愿书》
3.2.1团支部/团总支管理员上传
进入“管理中心”,点击“团员管理一团员电子数据库/下级支部团员电子数据库”或“团干部管理一本级团干部电子数据库”菜单,查看所有已录入系统的新发展团员信息。
点击“上传档案”,上传1份PDF格式的团员电子版《入团志愿书》,文件大小不超过20M。
上传成功后,待上级团委审批。
点击“操作”栏的图标,可实时查看审批状态,此时团员身份为“尚未认证”。
团员可在“我的团员电子档案”界面查看已上传的电子档案。
上级团委审批通过后,即完成团员身份认证工作。
若审批不通过,“操作中心”将收到反馈,“档案是否上传”栏显示“替换档案”按钮。
重新修改后,点击“替换档案”按钮,重新上传电子档案。
3.2.2团的领导机关/团委/团工委管理员上传
进入“管理中心”,点击“团员管理一下级支部团员电子数据库”或“团干部管理一本级团干部电子数据库”菜单,查看本组织已录入系统的新发展团员信息。
点击“上传档案”,上传1份PDF格式的团员电子版《入团志愿书》,文件大小不超过20M。
上传成功后无需审批。
注:
团组织内所有2020年及以后新发展团员的《入团志愿书》须全部上传“智慧团建”系统。
如未上传,管理员登录系统后将出现“组织内有团员档案尚未上传”提示框,直至上传完成。
3.3上级团委审批
3.3.1“操作中心”界面审批
团的领导机关/团委/团工委管理员进入“操作中心”,点击“所有类型”下拉框,筛选查看“团员电子档案审批”类型。
点击“审批”按钮,查看团员的基本信息是否准确,《入团志愿书》是否内容真实、程序规范。
审核后,点击底部的“同意/不同意”按钮。
如不同意,须写明理由,反馈给下级团组织。
3.3.2“下级团员电子档案审批”界面审批
团的领导机关/团委/团工委管理员进入“管理中心”,点击“业务办理一下级团员电子档案审批”菜单,查看下级团员电子档案审批情况,开展线上团员电子档案核查。
3.4完成团员身份认证
上级团委审批同意后,系统将显示“团员身份已认证”,即完成团员身份认证流程。
4.【工作要求】
4.1格式规范:
电子版《入团志愿书》为1份PDF格式文档,文件大小不超过20M,须逐页扫描或通过图片形式汇总生成,不得出现缺页、错页、污损、模糊不清等情况。
4.2信息准确:
进入“团员电子数据库”界面后,逐项核对新发展团员姓名、发展团员编号、入团时间等基本信息,确认《入团志愿书》已加盖公章。
4.3流程完整:
各级团组织管理员作为第一责任主体,重点关注所属团员身份认证情况。
团组织管理员登录“智慧团建”系统后,如有“组织内有团员身份尚未认证”提示框,请及时查看标识为“尚未认证”的团员,并按要求完成电子档案上传。
完成电子档案上传后,纸质版《入团志愿书》应存入团员档案。
4.4对于毕业年级的新发展团员,须完成团员身份认证后再开展团组织关系转接工作。
4.5如需变更电子版《入团志愿书》或出现上传错误的情况,团员所在团组织管理员提出修改申请,经上级团委审批同意后,重新提交电子档案,否则无权更改。
4.6团员、团组织管理员在“智慧团建”系统中,可通过检索团员姓名、身份证号、发展团员编号等信息,查看并下载团员电子档案。
5.【常见问题Q&A】
5.1批量录入团员时,不同入团时间的团员可以同批次录入吗?
可以。
根据要求,2020年及以后的新发展团员须上传电子版《入团志愿书》。
如果批量录入10名团员,其中3名为新发展团员,录入成功后会弹出提示框并跳转至“团员电子数据库”界面,管理员需按要求上传新发展团员的电子档案。
如果批量录入的10名团员中没有新发展团员,则不会出现提示。
5.2如何将完整的纸质版《入团志愿书》生成1份电子版PDF文档,以及有什么要求?
建议有三种方式。
一是使用扫描设备,逐页扫描生成1份PDF文档。
二是在手机里安装一款扫描类APP,将纸质版《入团志愿书》逐页按顺序拍摄扫描,选择“多选”后,生成1份完整的PDF文档。
三是用手机相机功能将纸质版《入团志愿书》逐页拍成图片,并将图片按顺序依次插入至1份word文档中,选择另存为PDF格式。
要求生成的PDF文件必须清晰完整,文件大小不超过20M,
不能缺页、错页、模糊不清。
5.3新发展团员的“团员身份认证”栏显示“尚未认证”、“认证不通过”,具体是什么情况?
“尚未认证”说明该团员的《入团志愿书》没有上传至系统中,管理员需要尽快上传。
“认证不通过”说明上传的《入团志愿书》上级审核时未通过,管理员需要根据上级的审批意见尽快修改,重新上传。
如果未完成团员身份认证,系统统计新发展团员数量时,不计算在内。
5.4新发展团员的团员身份未完成认证,会有什么影响吗?
如果新发展团员的团员身份未完成认证,将无法对其发起团组织关系转接,并且统计新发展团员数量时,不计算在内。
5.5团支部团员的《入团志愿书》只能由团支部管理员上传吗?
不是,团支部及其直属上级管理员都可以上传。
5.6对于2020年以前入团的团员,电子版《入团志愿书》
是否需要上传?
2020年以前入团的团员目前不需要上传电子版《入团志愿
书》。
5.7《入团志愿书》经上级团委审批盖章后,应多久上传到系统?
根据《指引》要求,经上级团委审批同意并盖章后30日内,完成电子版上传。
5.8如果上传档案时,发现该团员系统内的发展团员编号与纸质版《入团志愿书》首页的编号不一致,如何处理?
系统内团员的发展团员编号必须与其《入团志愿书》首页的一致。
如果不一致需要尽快修改,团员本人、团员所在团组织及其直属上级团组织管理员都有权限修改。
“智慧团建”系统新发展团员录入操作步骤
一、登录“智慧团建”:
“智慧团建”系统网址:
https:
//.cn/zhtj。
二、如何单个或批量导入团支部?
点击“组织管理”进入“管理下级组织”,点击页面右侧的“创建下级组织”,进入创建团支部页面,进行单个或批量导入团支部。
三、如何批量或单个导入团员?
1.管理员点击“团员管理”--“添加团员”菜单(团委、团工委、团总支点击管理员首页“添加团员团干部”),进入“添加团员”页面,进行批量导入团员团干部;
2.点击“导入模板下载”,下载“智慧团建导入团员团干部导入模板.xls”,按照导入模板的格式要求填写表格,保存文件;
3.点击“选择文件”按钮,弹出系统文件选择框,选中需要上传的文件,点击“上传”按钮;
4.上传完成后系统会给出上传结果的提示:
“成功导入xx位团员,xx位团员导入失败”,以及失败的原因;
5.下载系统反馈的具有失败原因的Excel表格,管理员可以在失败表格中根据提示进行修改并且重新上传;
6.单个团员的导入同批量导入步骤,在填写团员导入模板时,只需要填写一位团员的信息。
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