RYSOP07009档案管理制度B0.docx
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RYSOP07009档案管理制度B0
档案管理制度
(第B版第0次修订)
文件编号:
RY/SOP-07-009
受控编号:
编制:
副总裁办公室
审核:
卢熙
批准:
王金鹏
辽宁辉山乳业集团生产运营中心
2013年12月10日发布2013年12月11日实施
版本变更
版本号
版本日期
变更人
变更内容概述
B/O
2013.12.10
卢熙
相关角色和职责、管理内容、权限指引变更
目录
1目的4
2适用范围4
3相关角色与职责4
4流程图5
5管理要求7
5.1归档范围7
5.2资料收集与整理7
5.3档案保管要求10
5.4档案借阅/借出流程11
5.5档案借阅/借出要求12
5.6档案销毁12
6权限指引14
7相关文件15
8相关记录15
1目的
生产运营中心各职能部门及下属加工厂各项档案资料是生产运营中心及各加工厂行政办公和经营活动中不可缺少的要素。
为规范生产运营中心及各加工厂的档案管理工作并保证档案的完整性及保密性,理顺工作程序,明确工作职责,杜绝资料流失,特制定本制度。
2适用范围
适用生产运营中心所属职能部门及下属加工厂。
3相关角色与职责
3.1生产运营中心档案管理实行目录式管理,分区域存放。
分为行政档案存放区、技术档案存放区、财务档案存放区、人力档案存放区、质量档案存放区、采购档案存放区、项目档案存放区、体系档案存放区、运营档案存放区、沼气档案存放区、法务档案存放区、工厂档案存放区。
《中心档案目录》覆盖生产运营中心所有区域存档的档案,明确指示档案的具体存放区域
3.2一级档案管理部门:
副总裁办作为档案管理的一级部门,负责建立、管理《中心档案目录》,负责生产运营中心职能部门及加工厂各项管理类的档案管理。
同时对档案管理进行监督。
3.3二级档案管理部门:
生产运营中心各职能部门负责各自存放区域内的档案目录提交,收集,与管理。
建立区域目录提交副总裁办/加工厂综合部形成《中心档案目录》
3.3.1生产运营中心副总裁办公室(简称副总裁办),负责管理行政档案存放区的档案包括:
会议纪要、报告、决议、总结、政府批文、集团下发文件等相关档案。
建
3.3.2生产运营中心技术设备部,负责管理技术档案存放区的档案包括:
各项目图纸、设备合同、安全生产和职业健康、国家法律、法规档案等相关档案。
3.3.3生产运营中心项目管理部,负责新建项目的档案管理工作。
建立区域目录提交副总裁办形成中心档案目录
3.3.4生产运营中心人力资源部,负责人力档案存放区的档案,包括:
劳工工资、人力档案等方面的档案管理工作。
3.3.5生产运营中心体系内控部,负责体系档案存放区的档案管理,包括各类体系文件及本部门职责范围内各类档案文件的管理工作。
3.3.6生产运营中心财务部,负责财务档案存放区的档案管理,包括:
财务、会计及其管理方面等文件、帐务材料的档案管理。
3.3.7生产运营中心采购部,负责采购档案存放区的档案管理,包括:
供应商资质相关文件,合同材料的档案管理。
3.3.8生产运营中心运营管理部,负责运营档案存放区的档案管理,包括:
生产计划、原奶资质、相关报表、合同、往来信息联络单等的档案管理。
3.3.9昊晟沼气,负责沼气档案存放区的档案管理,包括:
沼气合同、项目文件等。
3.3.11集团法务部,负责所管辖生产运营中心档案存放区的档案管理,包括:
生产运营中心各加工厂合同等。
3.3.11加工厂综合部负责工厂文件存放区的档案管理,包括:
技术部文件、人力部文件、财务部文件、生产部文件、仓储部文件、综合部文件的目录管理及存档检查。
3.4三级档案管理部门:
加工厂各部门在综合部的组织下完成各自部门的档案管理工作,建立部门档案目录,提交综合部,形成工厂区域目录。
3.5各部门的专职(兼职)档案管理员对档案管理的工作情况,全部纳入档案管理员绩效考核。
4流程图
编号
流程图名称
4.1
档案借阅/借出流程图
4.2
档案销毁流程图
5管理要求
5.1归档范围
5.1.1绝密档案:
财务绝密资料、产品配方、产品报价、涉及集团经营战略计划的文件等相关档案。
5.1.2机密档案:
财务机密资料、合同、工资方案、薪酬机制、贷款合同、招标文书、资格证书、营业执照、税务登记证、法人代码证、人力档案、劳动合同、市调报告、政策法规、会议纪要、报告、决议、总结、政府批文、等相关档案。
5.1.3非机密档案:
一般性文件、日常记录、通知等相关文件。
5.1.4电子资料档案:
大事记及反映本部门重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
5.2资料收集与整理
5.2.1档案资料的管理方式与要求
5.2.1.1生产运营中心档案实行统一目录式管理,分区域保存方式。
5.2.1.2副总裁办组织完成生产运营中心《中心档案目录》,该目录为生产运营中心统一的档案检索系统,覆盖生产运营中心所有部门及加工厂的各档案存放区域,通过该目录可明确得知生产运营中心系统内所有档案的存放地点并查阅。
5.2.1.3档案存放区域为:
财务区、人力区、技术区、项目区、行政区、质量区、运营区、沼气区、法务区、体系区、采购区、工厂区。
每一区域拥有本区域的区域目录
5.2.1.4生产运营中心档案目录建立
●副总裁办搜集各区域的区域目录,形成《中心档案目录》。
各档案存放部门形成《中心档案目录》中的区域目录提交到副总裁办
●财务部档案管理员按照目录规则,完成财务区的目录建立。
并按照目录存放财务部业务范围内的档案。
●人力资源部档案管理员按照目录规则,完成人力资源区的目录建立。
并按照目录存放人力资源部业务范围内的档案。
●技术设备部档案管理员按照目录规则,完成技术区的目录建立。
并按照目录存放技术设备部业务范围内的档案。
●副总裁办档案管理员按照目录规则,完成行政区的目录建立。
并按照目录存放副总裁办部业务范围内的档案。
●体系部档案管理员按照目录规则,完成体系区的目录建立。
并按照目录存放体系部业务范围内的档案。
●采购部档案管理员按照目录规则,完成采购区的目录建立。
并按照目录存放采购部业务范围内的档案。
●运营管理部档案管理员按照目录规则,完成运营区的目录建立。
并按照目录存放运营管理部业务范围内的档案。
●项目管理部档案管理员按照目录规则,完成项目区的目录建立。
并按照目录存放项目管理部业务范围内的档案。
●昊晟沼气档案管理员按照目录规则,完成沼气区的目录建立。
并按照目录存放沼气业务范围内的档案。
●集团法务档案管理员按照目录规则,完成法务区的目录建立。
并按照目录存放生产运营中心合同业务范围内的档案。
●工厂区文件存放地点分为:
人力部、财务部、技术部、行政部。
综合部按照以上方式组织形成工厂区目录,覆盖整个加工厂所有部门,形成在,《中心档案目录》的工厂区部分。
5.2.1.5生产运营中心档案更新与维护
●各区域目录负责部门,每月更新区域目录,并提交副总裁办/加工厂综合部,以保证总部档案目录的时效性
●副总裁办/加工厂综合部档案管理员负责核查目录的有效性,每月一次。
●各部门部长负责本部门负责的区域目录的充分及全面性,设立专职/兼职档案管理人员,负责更新本区域档案目录,保证本部门负责的区域目录与本部门收录的文件一致,保存本部门区域目录,行使日常查阅功能。
副总裁办行政专员负责汇总区域目录形成生产运营中心档案目录,并保存生产运营中心档案目录,行使查阅功能。
5.2.1.6在档案资料归档期间内,需由生产运营中心各档案管理部门的专兼职档案管理员负责(见5.1归档范围所包括的内容)本部门原始资料的收集和整理。
同时如本部门部长与生产运营中心外部工作联系签字的往来函件、本部门的文件经主管副总裁签批过的一并收为档案材料。
5.2.1.7生产运营中心各档案管理部门在对档案收集的过程中,档案管理员应检查文件及附件是否完整,如有缺失应立即追查归档。
上交之前由本部门部长签字确认后,交到各档案管理部门进行归档。
5.2.1.8凡应该及时归档的资料,经各档案管理部门档案管理员根据归档范围进行审核后及时归档。
5.2.1.9档案的分类按生产运营中心及加工厂各部门、类别、经办单位三级分类。
加工厂无经办单位第三级分类。
先以部门区分,部门区分之后依档案性质分为合同、文件、批复和变更等类别,按性质区分之后按照经办单位分为辽宁辉山乳业集团(沈阳)有限公司、辽宁辉山乳业集团(抚顺)有限公司、辽宁辉山乳业集团(秀水)有限公司、辽宁辉山乳业集团(锦州)有限公司等类别。
然后将档案按照时间先后顺序以阿拉伯数字编号归档,每个档案单独装于一档案袋内,后装于档案盒内,每个档案盒内附目录。
档案盒外附有档案性质、所属部门、经办单位标签及所含档案编号。
如特殊部门装订不适用档案盒,可用现用装订方式(如财务部)。
(具体样式见附表《办公档案标签设计》)
5.2.1.10档案装订以左方装订为原则,文件及其附件均应对准左上角,理齐钉牢。
文件如有皱折、破损、参差不齐等情形,应先补整、裁切、折叠,使其整齐划一。
5.2.1.11集团档案管理部门,管理生产运营中心的相关档案,可按辉山乳业集团.《GOM001.集团档案管理制度》执行,需给副总裁办提供区域目录
5.2.2电子资料的收集与整理
5.2.2.1电子档案资料应在形成后一个月内归档。
如有特殊情况可以适当延长归档时间。
5.2.2.2在电子档案资料收集期间,各部门档案管理人员需要对录音、录像、摄像、影片,照片和文字说明(包括事由、时间、地点、人物、背景、作者等)收集齐全后归档案。
各档案管理部门接受电子档案原件,特殊情况下也可以接受复制文件。
5.2.2.3电子档案资料按照类别(声像、影像、照片等类别)、时间、主题进行三级分类。
与文本档案资料有联系标注其参照号。
按照类别进行分类存盘。
5.3档案保管要求
5.3.1保管期限的要求
5.3.1.1保存期限为永久保存。
包括:
组织规程及办事细则、会议记录、政府机关核准文件、不动产所有权及其他债权凭证、工程设计图、其他需要永久保存的文件。
5.3.1.2保存期限为10年保存。
包括:
预算、决算书类、会计凭证、事业计划资料、其他经核定需保存10年的文书。
5.3.1.3保存期限为5年保存。
包括:
期满或者解除的合约、主管副总裁签批的文件、其他经核定需保存5年的文书。
5.3.1.4保存期限为1年保存。
结案后无长期保存必要者。
包括:
部长签字的往来函件、已更新的文件、通知等。
5.3.2档案保管注意事项
5.3.2.1做好档案的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作。
5.3.2.2每半年对档案进行一次清理,清除不必要保存材料,对破损和褪色的材料进行修补和复制。
5.3.2.3电子档案资料需保证2份备份档案资料,存于电子档案管理硬盘进行备份保存。
5.3.2.4各部门负责档案管理的人员应对本部门档案的安全性和保密性负责。
5.4档案借阅/借出流程
5.4.1绝密档案借阅之前由各部门档案借阅人填写《档案借阅/借出申请单》,生产运营中心的绝密档案借阅由本部门部长复核,档案管理部门部长审核,提报主管副总裁批准签字。
加工厂的绝密档案借阅由本部门部长、档案管理部门部长复核,提报主管副总裁审批。
档案借阅人持经审批的《档案借阅/借出申请单》到各档案管理部门进行档案借阅登记签字后只能在档案室阅读,不准外借。
5.4.2机密档案和非机密档案的借阅/借出,各部门部长借阅/借出机密级档案可直接通过档案管理部门的档案管理员办理借阅/借出手续。
所属生产运营中心的其他人员借阅/借出机密级档案时,需填写《档案借阅/借出申请单》由本部门部长审核签字,送档案管理部门部长审批;加工厂下属部门的其他人员借阅/借出机密级档案时,需填写《档案借阅/借出申请单》由本部门部长审核签字,送档案管理部门部长审批。
档案借阅/借出人持经审批的《档案借阅/借出申请单》到档案管理部门档案员处进行档案借阅/借出登记签字后在档案室阅读,不准外借。
5.4.3外来人员借阅/借出非机密档案,由相关负责部门部长签字审核后提报档案管理部门部长审批后方可借阅/借出。
5.4.4完成《档案借阅/借出申请单后》可到副总裁办查阅中心档案目录进行借阅/借出,也可直接到存放区域,查阅区域目录进行借阅/借出。
5.5档案借阅/借出要求
5.5.1借阅/借出时除应按要求进行登记,借阅时间不得超过4小时。
借出档案时间应当日返还,如不能及时返还,可以以复件的形式借出。
5.5.2爱护档案,保持整洁,严禁涂改。
5.5.3注意安全保密,未经允许严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。
5.6档案销毁
5.6.1生产运营中心任何个人或部门非经允许不得销毁生产运营中心档案资料。
5.6.2当某些档案到了销毁期时,由生产运营中心档案管理部门专职(兼职)档案管理员填写《档案销毁审批单》,交由档案管理部门部长复核后,报副总裁办主任审核,主管生产运营的副总裁审批后方可执行;加工厂各档案管理部门专职(兼职)档案管理员填写《档案销毁审批单》,交由档案管理部门部长复核后,经由加工厂厂长复核,提报主管副总裁审批后方可执行,将《档案销毁审批单》交加工厂综合部档案管理员处备案。
5.6.3凡属于密级的档案资料必须由主管副总裁批准方可销毁;一般的档案资料,由档案管理部门部长批准后方可销毁。
5.6.4经批准销毁的档案,档案管理人员须认真核对,将批准的《档案销毁审批单》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。
登记表永久保存。
5.6.5在销毁档案资料时,必须由主管副总裁或各部门部长指定专人监督销毁。
6权限指引
中心档案管理权限指引
序号
审批事项
对应表单
发起
部门/岗位
复核
部门/岗位
审核
部门/岗位
审批
部门/岗位
执行
部门/岗位
审阅或抄送
部门/岗位
1
绝密档案借阅
《档案借阅/借出申请表》
各职能部门/档案借阅/借出人
各部门/部长
档案管理部门/部长
生产运营中心/副总裁
档案管理部门/档案管理员
――
2
机密档案借阅/借出
《档案借阅/借出申请表》
各职能部门/档案借阅/借出人
各部门/部长
各职能部门/部长
档案管理部门/部长
档案管理部门/档案管理员
――
3
非机密档案借阅/借出
《档案借阅/借出登记表》
各职能部门/档案借阅/借出人
――
――
档案管理部门/部长
档案管理部门/档案管理员
――
4
档案销毁
《文件销毁审批单》
档案管理部门/档案管理员
档案管理部门/部长
副总裁办/主任
加工厂/厂长
生产运营中心/副总裁
档案管理部门/档案管理员
副总裁办/档案管理员
加工厂综合部/档案管理员
7相关文件
辉山乳业集团.GOM001.集团档案管理制度
8相关记录
RY/R-07-040
《中心档案目录》
RY/R-07-041
《档案借阅/借出申请单》
RY/R-07-042
《档案借阅/借出登记表》
RY/R-07-043
《档案销毁审批单》
RY/R-07-071
《办公档案标签设计》
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