华润万家大超门店订货流程纲要.docx
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华润万家大超门店订货流程纲要.docx
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华润万家大超门店订货流程纲要
文档信息
*文件名称华润万家大超门店订货流程〔非生鲜〕〔华北〕
*文件编号
*文件属性运营、商品/供应链、引导、技术知识
*关系文件
文件密级机密
本版批复信息
负责人日期建议
*拟制樊春程2021-9
*签发
文件版本记录
*奏效日期
*作者
版本
更改说明
樊春程
(2021)
李晓丽、
(2021)
秦玥
文件说明
*目的
*合用范围
*流程构造
名词解说
标准门店订货操作,经过对商品订单的有效管理和控制,提升门店订货效率,保
证订货正确性,减少商品的积压、断货,保证充分的商品供应和合理的商品库存。
华润万家大超华北区门店的经销类非生鲜类商品的订货操作。
分“自动订货〞、“手工订货〞、“DM订货〞三个子流程,与华润万家大超门店收货流程〔非生鲜〕相连接。
商品部
由商品部向供应商订货,商品部续订的商品,系统限制门店不可以订货。
续订
由门店负责向供应商订货,门店续订的商品,商品部也可订货,两者
门店续订
同时订货时,门店申请的订货失败。
门店对门店续订商品订货时,在当天商品部已对同一商品进行下单,
订货矛盾
门店的订货数据失败,此订货失败的原由那么为“订货矛盾〞。
依据业务系统出具的订货建议进行订货,由门店商品部经理负责确认
自动订货
订货数据,达成订单审查。
自动订货之外的补充订货方式,需门店商品部填写手工?
订单申请手工订货表?
,合用于不参加自动订货的商品及因为各样原由需要补充订货和
紧迫订货的商品。
直送订单供应商将商品直接送到门店。
供应商将商品送到物流部,物流部立刻将商品散发到各门店,该商品
直通订单
不会逗留在物流部。
配送订单供应商依据订货单将商品先送到物流部储存,物流部依据各门店的订
货需求将商品送到各要货门店。
一般配送商品在物流部需要上架存
储。
集单
门店每天可频频订货,系统每天两次
(14:
00和21:
00〕对配送方式为
直送和直通订单汇总订货数据,形成订货通知单。
注:
*项为必填项
流程规那么
1商品订货分为商品部续订和门店续订两种形式:
“商品部续订〞的商品由商品部进行订货,范围一般为:
烟酒等高价值商品,结计帐期小于7天,
价钱颠簸较大且迅速周转的商品。
“门店续订〞的商品由门店进行订货,门店商品部经理每天依据系统供应的?
补货建议保护?
,
联合门店实质订货需求对系统建议的“拟补数〞进行改正并达成订单审查操作。
门店只好对“门店续订〞的商品进行订货,商品部能够对全部“门店续订〞及“商品部续订〞的
商品进行订货,但除新品订单、免费货〔零本钱〕订单、季节性商品首单、自采商品订单、一
次性商品订单,新店首批订单和DM首批订单、报纸刊商品首批订单商品部能够自行发放外,如
商品部需要对其余类商品有订货需求时,商品部需以协办单的形式与运营管理部交流。
2在商品部DM商品首单下发后,门店商品部依据DM订货时间要求能够在系统中进行订货,DM商品档期内续订可在商品出单日进行订货。
关于有特别陈设需求〔如堆端、展架〕商品可在开始履行特别陈设
前设定特别陈设量并进行商品订货。
3“配比订单〞〔如原品的零本钱搭赠〕在录入时需在相应商品备注栏注明“赠原品及数目〞,如“赠原品180袋〞。
4新品在进店一个工作往后,门店商品部经理保护自动补货参数,使此商品参加自动补货。
5自动补货系统将以“按期联合定量〞的方式产生建议订货量,在出单日期如商品库存小于安全库存,
即产生建议订货量。
建议订货数目商铺可随排场数目和最小陈设量的调整而改变;目标库存按促销商品和非促销商品分别计算。
6关于特别商品,系统不供应订货建议,包含:
日配商品、带货安装商品、冻结商品。
。
7商品状态为临时冻结、冻结、停止销售、清理中、已清理的商品,系统不一样意录入订货申请。
8商品的订货方式分为直送订货、直通订货、配送订货三种。
直送订货指门店直接向供应商下发订单,供应商接收到订单后直接将商品送至门店。
直通订货指门店直接向供应商下发订单,供应商将商品送至物流部,物流部依据各店订货进行分
配后将商品配送至门店。
配送订货指门店向物流手下发订单,物流部依据门店订货需求进行配货后将商品配送至门店。
9
直送订单及直通订单参加集单,集单时间为每天
14:
00及21:
00,配送订单参加物流部集单,集单后
直送及直通订单系统动生成?
订货通知单?
,配送订单系统生成?
配送通知单?
。
10
手工订货需填写手工?
订单申请表?
,此中紧迫订货需在手工?
订货申请表?
上注明“急补〞〔急补
订单在制作订货通知单当天开始计算,有效期
3天〕。
手工订货商品参加集单,但紧迫订货商品不参
与集单,在手工订货前,如商品部已对此商品进行订货,那么门店订货失败。
11各种类手工订单使用范围
一般手工订单:
不参加自动补货商品、因系统问题未出单商品、堆端商品初次订单、总部自动补货门店“系统零建议〞商品
急补手工订单:
团购销售商品、其余因紧迫销售需订货商品
12自动补货时商品依据大类进行订货,不一样大类的商品需分开进行订货。
参加集单的大类集单后系统自
动生成?
订货通知单?
,不参加集单的大类订货审查达成后系统自动生成?
订货通知单?
。
13下订单时需考虑的要素:
节假日期间的订货量要相应增大。
季节性的商品,依据商品的淡季、旺季调整订货数目。
促销商品在促销期进货量要相应增大;促销期结束前,能否需要压货,特别是一些销售状况很好的商品。
易团购的商品或团购比较屡次的期间。
供应商起订量的限制。
单品最小订单量限制。
商品保质限期制。
该供应商的送货时间:
当地供应商一般应在2-3天内到货,外处供应商一般在7天内到货。
特
殊状况由供应商提早与商铺联系。
单品能否需要备注(残损、返厂、色号、型号等)。
14商品订单为一次性订单,对已收货订单及过有效期的订单系统自动进行封闭。
15门店如因特别原由需改正供应商出单日,门店商品部经理统计需改正出单日的供应商明细,直送订货以邮件形式传有关商品部经理,商品部经理填写有关票据交支持部进行系统改正,直通订货商铺应在每个月5日上报运营管理部,运营管理部在三个工作日内征采各门店建议后进行审查并发送物流续订部,物流续订部赞同后进行改正,配送订货商铺不可以改正出单日。
16订单达成时间:
自动补货订单:
总部自动补货门店商品部每天11:
00前达成“改正自动补货量信息〞上报工作,非
总部自动补货门店商品部每天订单制作时间为9:
00-11:
30。
非自动补货订单:
门店商品部需于每天第一次集单前达成?
订单申请表?
录入及系统审查;DM商品
门店订单制作须经门店东管店副总以上人员审查才能奏效,时间为开刊前第9日正午12:
00前;
急补单无时间限制。
流程波及部门及人员职责
1门店收货部票据组文员:
负责手工订单的录入、审查、打印、、存档。
2门店商品部经理:
负责自动补货订单及DM订单的制作、保留、审查及追踪;负责手工订单的申请;负
责订单封闭的申请;负责向商品部、物流部申请供应商出单日的改正申请;负责向商品部和物流部反响续订商品订货异样状况;关于订货建议数目异样的商品,进行参数的改正。
3运营管理部:
负责门店直送订单的封闭及门店对直通订货出单日改正审查工作。
4店副总经理:
负责门店商品部?
手工订单?
及?
紧迫配送申请单?
的审查并署名。
5商品部:
负责商品部续订商品的订单制作及追踪;负责直送供应商出单日改正的审批上报;负责商品部
订单封闭的申请。
6商品支持部:
负责商品部续订商品订单的录入、审查、打印、、存档、封闭。
负责直送供应商出单
日的改正,每天跟进前一天因为默认供应商错误致使的订货失败明细。
7物流续订部:
每天将物流部订货失败明细和库存缺少原由及办理方法以邮件通知各门店;接收商铺?
紧
急送货申请单?
;对直通供应商出单日的审查及改正工作。
子流程1-自动订货流程
华润万家大超门店订货流程〔非生鲜〕〔华北〕
-子流程1:
自动订货流程
确认订货数据
系统订单审查
票据传达
门
1002
1003
1005A
经
店
商
确认订货明细
达成订单保留
理
跟进失败数据
品
及订货数目
及审查
部
商
1005B
品
结束
支
持
跟进失败数据
部
物
1004B
1006B
流
依据补货失败报
部部
表将失败原由传
接收配送通知
续
递门店
单
订
是
1004A
订货能否成功
否
能否配送商品
否
生成补货失败
报表
业1001
务
日结后自动生
是
系
成补货建议
统
能否配送
是
收货流程
供
1006A
应
否
接收订货通知
商
单
流程描绘
1确立订货明细
1001
日结后系统自动生成当天?
补货建议保护?
〔附表1-1〕报表;每天早
9:
00门店商品部经理登岸
系统界面查问?
补货建议保护?
报表。
1002
每天12:
00前门店商品部经理依据销售及库存状况确立商品订货数目,对系统建议的“拟补数〞
进行改正。
门店商品部经理依据需求进行单品备注〔门店商品部经理不需依据物流模式分开进行
订货,门店订货数据上传系统,系统自动判断物流模式〕。
1003
2系统订单审查
1003
门店商品部经理对确认订货数目的订单进行保留并达成订单审查。
3票据传达
1004A
每天14:
00、21:
00直送和直通物流模式中参加集单大类〔除冷藏、日配〕
,系统自动集单后,
系统自动生成门店?
补货失败报表?
〔附表1-2〕,门店商品部经理查问?
补货失败报表?
,认识补
货失败原由。
为门店续订进行商品货源追踪、库存控制、销售剖析等供应实时、有效的参照。
补货失败原由主要包含:
-订货矛盾:
门店对门店续订的商品订货时,商品部在当天对同一商品进行订货,商品部订单覆
盖门店订单,门店的订货数据失败,记入门店?
补货失败报表?
,原由为“订货矛盾〞。
-默认供应商冻结:
门店续订商品的订货数据在自动生成订单时,假定有关商品的默认供应商被冻
结,那么没法生成?
订货通知单?
〔附表1-4〕,订货数据失败,记入门店?
补货失败报表?
,失败
原由为“默认供应商被冻结〞。
-未足起订量:
订货量小于供应商最小起订量或小于供应商最小起订金额。
1004B
物流部库存不可以知足门店订货量时,物流部系统产生?
补货失败报表?
,物流续订部每天将此明
细和库存缺少原由及办理方法以邮件通知各门店。
1005A
门店商品部经理跟进缺少起订量致使的订货失败。
每天订单审查达成后
系统自动将订单改正情
况记入?
补货改正率查问报表?
〔附表1-3〕,门店商品部经理查问?
补货改正率查问报表?
,对
订货数目改正原由进行剖析,依据需要确立需改正的自动订货参数。
1005B
商品支持部每天跟进前一天因为默认供应商错误致使的订货失败,做出原由剖析并进行相应的
改正。
1006A
直送供应商集单后系统自动生成?
订货通知单?
,VSS供应商经过VSS网站接收?
订货通知单?
,
供应商依据系统自动生成的预定日期准备送货;非
VSS供应商由门店收货部文员每天早
9:
00
前在系统?
订货通知单查问?
模块中查问前一天下发的非
VSS供应商订单,并打印?
订货通知
单?
至供应商处,供应商依据系统自动生成的预定日期准备送货;直通供应商集单后系统
自动生成?
订货通知单?
,VSS供应商经过VSS网站接收?
订货通知单?
,供应商准备送货,同
时物流部在系统中接收直通商品?
订货通知单?
。
1006B
配送模式的商品参加物流部的集单,系统生成?
配送通知单?
,物流部接收?
配送通知单?
后按
照?
配送通知单?
商品需求进行配货,依据配送到货时间将商品配送到门店。
4表单
1-1补货建议保护〔系统票据〕
补货建议保护
日期:
部门名称:
子部门名称:
大类:
商
当
前7天
在途
在途
拟
品
前
最小
补货
商品
拟补
昨日
库存
供应
入库
出库
补
日均DMS
名
库
陈设
规格
编码
件数
销量
天数
商号
量
量
数
销量
称
存
补货人:
门店商品部经理:
库存审计:
1-2
补货失败报表
〔系统表单〕
补货失败报表查问
打印日期:
补货
门店
门店
商品
商品
大类
小类
参照
申请
写入
申请
审查
物流
续订
编码
名称
编码
名称
编码
编码
单号
日期
日期
数目
数目
模式
失败
表记
原由
1-3补货改正率查问报表〔系统票据〕
补货改正率查问报表
打印日期:
日期大类编码大类名称门店编码门店名称出单SKU数改正SKU数改正率
1-4订货通知单〔系统票据〕
订货通知单
票据编号:
审批单号:
补货方式:
有效期:
门店编码:
供应商编码:
订货种类:
大类编码:
结算方式:
号码:
订货日期:
方案送货时间:
预定送货时间:
商品种类:
□急
物流模式:
备注:
商品
商品条
商品名
销售规
销售单
编码
码
称
格
数目
进价
订货金额
商品状态
试销?
备注
位
制单人:
业务员:
审查人:
子流程2-手工订货流程
华润万家大超门店订货流程〔非生鲜〕〔华北〕
-子流程2:
手工订货流程
确立订货数据
店
副
总
经
理
门
2001
店
经
填写手工“订
商
理
品
货申请单〞
部
门
店
收
货
部
文
员
物
流
续
订
部
数据确认
2002
审查手工申请
单
2003
接收并划分手
工订单种类
票据传达
2004A
是邮件向DC续订收货流程
申请分货
能否配送
否
能否急补
是
物流模式
否
直送
直通
2004B
2004C
录入订货数据
录入急补订单并
并审查票据
审查
供
应
收货流程
商
流程描绘
1确立订货数据
2001门店商品部经理查察系统库存,联合实物库存确立需订货明细,填写手工?
订单申请表?
〔附表
2-1〕。
-手工订货:
商品出单日因系统问题未出单的商品,如的确需要订货的,由各门店商品部经理查察库存,联合实物存货及销售状况,确立需要订货的商品数目,填写?
订单申请表?
并注明订货原由。
-紧迫订货:
团购或门店商品紧缺状况下,各门店商品部经理查察系统库存,联合实物库存,确立
需订货数目,填写?
订单申请表?
并注明订货原由记“急补〞字样。
2数据确认
2002门店商品部主管店副总经理对各门店商品部的手工?
订单申请表?
进行审批。
2003门店商品部经理将经店副总经理审批后的手工?
订单申请表?
交门店收货部文员处,门店收货部文员依据手工?
订单申请表?
达成订单录入及审查。
3票据传达
2004A配送商品订货:
门店收货部文员依据门店商品部经理供应的手工?
订单申请表?
制作?
紧迫送货
申请单?
〔表单2-2〕并发邮件至物流续订部申请分货,邮件主题为“XX店配送紧迫订货申请〞,
并以附件形式附带经店副总经理审查署名后的?
紧迫送货申请单?
,物流部接收?
紧迫送货申请
单?
后依据?
紧迫送货申请单?
商品需求进行配货,依据配送到货时间将商品配送到门店。
2004B直送及直通手工订货,门店收货部文员在系统?
补货申请单?
界面录入?
订单申请表?
并达成系
统审查。
审查达成后,直送和直通物流模式中需集单的大类订单审查达成后系统自动进行集单,
集单后系统立刻生成?
订货通知单?
;不需集单大类〔冷藏、日配〕订单审查达成后系统立刻生
成?
订货通知单?
。
A直送商品生成?
订货通知单?
后,VSS供应商经过VSS网站接收?
订货通知单?
并准备送货;
非VSS供应商由门店收货部文员每天早9:
00前在系统?
订货通知单查问?
界面查问前一天下发的非VSS供应商订单,文员打印?
订货通知单?
并至供应商处,供应商依据系统自动生成的预定日期准备送货。
B直通商品生成?
订货通知单?
后,VSS供应商经过VSS网站接收订单,供应商依据系统自动生
成的预定日期准备送货,同时物流部在系统中接收直通商品的?
订货通知单?
。
2004C急补手工订货申请:
直送商品:
门店收货部文员依据?
订单申请表?
在系统?
补货申请单?
模块进行订单录入,并勾
选“急补〞审查后,系统不集单直接生成?
订货通知单?
。
VSS供应商经过VSS网站接收?
订货通知单?
,供应商准备送货;非VSS供应商由门店收货部文员在系统?
订货通知单查问?
模块中查
询供应商订单,并打印一联?
订货通知单?
至供应商处,供应商准备送货。
直通商品:
门店收货部文员依据?
订单申请表?
在系统?
补货申请单?
模块进行订单录入,并勾
选“急补〞审查后,系统不集单直接生成?
订货通知单?
。
VSS供应商经过VSS网站接收?
订货
通知单?
并准备送货;同时物流部在系统中接收直通商品?
订货通知单?
。
4表单
2-1订货申请表〔手工表单〕
店订单申请表
订货单号:
订货种类:
供应商名称:
供应商号:
订货日期:
大类:
能否:
商品部:
到货日期:
结算方式:
商品
商品
进价
可用
前八周周均匀销
订货数
编码
名称
规格
单位
售价〔元〕
量
备注
〔元〕
量
量
备注:
1、订单种类:
经销〔
C〕代销〔G〕2、单位栏填写销售单位
3、结算方式:
用中文填写付款
结算方式并注明票期代码
4
、可用量为实质库存量与已订货资猜中订单〔调拨、在途〕数目之和
申请人:
录入:
批准:
门店商品部经理:
门店店副总经理署名:
此票据保留年限为
6个月
2-2
紧迫送货申请单〔手工票据〕
紧迫送货申请单
订货原由:
商
订
1、DM订货;
备注
供应
大
品
商品
货
现有
订货数
2、团购;
〔联系
DMS
到货日期
3、CI订货;
商号
类
编
名称
规
库存
量
人及电
码
格
4、要点促销商品;
话〕
5、其余
申请人:
店副总经理:
此票据保留年限为6个月
子流程3-DM商品订货
门店订货流程〔非生鲜〕-子流程3:
DM商品订货
经
部
品理
商
店
门
/
总
副总
店店
管
主
查问订货审查
查问DM商品商品
确立需补充的商品
结束
部的首单订货数目
数目
系统审批
流程描绘
1查问订货明细
3001DM档期履行前第9天,门店商品部经理进入系统?
特别商品档期清单汇总?
〔表单3-1〕界面依据
档期编号查问DM商品明细。
2确立订货数目
3002门店商品部经理依据商品手下发的首单数目,预估销售、目前库存及DM陈设要求等状况确立DM商
品中需补充的订货数目,改正系统建议的订货量。
3订单保留及审查
3003门店商品部经理对确立订货数目的订单进行保留并上报主管店副总以上人员进行系统审查达成订
货。
4表单
3-1特别商品档期清单汇总〔系统票据〕
特别商品档期清单汇总
打印日期:
处特档区门开结商商商原原原促促现
件首小小商供供结物续
理殊期域店始束品品品进售毛销销毛
装次类类品应应算流订
状商编
编日日编条名价价利进售利
数订
名状商商方模标
态品码
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- 华润 万家大超门店 订货 流程 纲要