招标管理办法.docx

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招标管理办法

XXX公司

XXXX发〔2017〕76号

XXX公司关于印发《招标管理办法》的通知

公司各业务、片区中心，各职能中心：

2017年第3次董事长办公会审议通过了《XXX公司招标管理办法》（试行），现予以印发，请从6月30日开始遵照执行。

XXX公司

2017年9月7日

XXX公司招标管理办法

（试行）

第一章总则

第一条为规范公司招标行为，合理控制运营成本，加强内部监督管理，促进廉政建设，根据国家相关法律、法规，以及XX管委会、XX集团、XX公司规定，制定本招标管理办法（试行）（以下简称“本办法”）。

第二条本办法所指的招标工作，指物业公司支出的材设类、工程/管护类、技术服务类、劳务服务类、运营相关配套类等，由物业公司统一组织实施。

第三条招标工作应当遵循公开透明原则、公平竞争原则、公正原则、广泛性原则和诚实信用原则。

招标制度流程应当有助于提高招标效率，有效控制成本，积极服务和保障公司及项目需求。

第四条公司招标工作，自觉遵守国家相关法律、法规，并接受XX管委会、XX集团、XX公司有关部门的监督检查。

第二章机构设置及职责

第五条机构设置

（一）公司成立招标采购领导小组，是招标工作领导机构，负责领导、监督、指导、协调公司招标工作。

由公司招采分管领导任组长，由公司各职能中心负责人及监督小组成员为成员。

（2）招标采购领导小组下设招标采购办公室，是招标采购领导小组的办事机构，办公室设在综合服务中心，主要负责招标采购的日常管理工作，由综合服务中心负责人任办公室主任。

综合服务中心负责组织成立评标小组，从公司职能中心、提出招标需求部门抽调业务相关人员5人及以上单数组成评标小组，负责参与开标会议的评标工作，并推荐中标候选人。

（3）公司成立纪检监督小组，负责招标监督工作。

第六条工作职责

（一）招标采购领导小组。

主要工作职责为：

1.全面负责领导、监督、指导、协调公司招标工作；

2.负责招标方式、限价、招标文件的评审；

3.负责各类供应商库入库的资格审查、供应商入库和退库的评审。

（二）招标采购办公室。

主要工作职责为：

1.贯彻执行招标采购领导小组的相关决议；

2.负责组织招标相关会议和组织编制招标文件；

3.负责各类自建供应商入库资格材料的初审以及公司自建年度供应商库的管理；

4.负责招标工作的实施和与中标单位签订合同；

5.负责各类招标资料的存档。

（招标资料主要包括：

公司领导相关的批示、会议纪要、招标文件、开标记录、确定供应商的招标报告、中标公示、中标通知书、合同等原件资料。

）

（三）各业务中心和职能中心。

主要工作职责为：

负责招标需求的提出、参与招标文件技术标准/考核标准的拟定、参与开标、合同拟稿、合同的支付结算。

第三章招标分类

第七条本办法所指的招标工作主要分为五类。

（1）材设类

1.直接服务于生产、经营过程的维修设备、消防设备或设施、安防设备或设施、车辆、机具等固定资产以及各类建材、苗木、软件等。

2.纳入公司年度供应商集中采购的办公用品、办公设备及耗材、维修材料及工具、保洁用品、员工工作服等物资；

（2）工程/管护类

零星土建、安装、装饰装修、景观/绿化、市政维护等零星工程。

（3）技术服务类

电梯、消防、弱电、节能等技术性服务外包。

（4）劳务服务类

化粪池清掏、生活与建筑垃圾清运、保安/保洁/绿化/维修/礼仪接待/前台客服等劳务派遣服务外包。

（5）运营相关配套类：

如咨询顾问服务、保险、停车位/

停车场保险、科技信息、通讯、定点维修服务等经营配套服务。

第四章招标计划的提出

第八条需求部门原则上提前30个工作日提出招标申请，申请应遵循以下原则：

（1）提交招标申请时应包括项目名称、招标品种名称、规格/型号、技术参数、数量、预估金额，用途、进（到）场时间等，有图纸等附件的需附上相关附件。

（2）招标申请审批

1.由需求部门提出申请，经项目负责人审签—中心（片区）负责人审签—分管领导定审签—职能中心（涉及）负责人审签—

—财务管理中心负责人审签——总经理审批后实施。

2.市政管护零星工程：

由需求部门提出，经项目负责人审签

—中心（片区）负责人审签—分管领导审签——总经理审批后实施。

第五章最高限价的确定

第九条综合服务中心根据限价方式提出最高限价建议。

金额在10万元（含）以下的，由业务分管领导、招采分管领导审批。

金额在10万元以上的，根据审批权限报总经理或董事长审批。

第十条限价方式。

具体的限价原则上应遵循以下几种方式的先后顺序进行（当项不适合时按下一项进行）：

（1）业主单位已明确提出具体限价的，应遵循该限价为最高限价。

（2）由专业咨询公司出具专业、科学的限价，确定最高限价。

（3）参照公司上一期同类型的限价或中标价格，再以当前市场较上一期合同签订时的相关物价、税率、政策等因素的变化综合考虑，确定最高限价。

（4）工程类招标限价由造价预算员按相关造价文件预算出的招标控制价作为最高限价。

（5）根据公司运营成本核算或提取一定管理费（利润）后，确定最高限价。

（6）由限价小组根据当前市场进行摸底或询价得出招标采购事项最高限价建议。

第十一条限价小组及限价小组限价。

（1）由综合服务中心从公司各职能中心随机抽选各1名组建三人限价小组（不含组长）。

组长由招采分管领导担任。

纪检监督小组对限价过程实行监督。

（2）由限价小组人员分别向不同的1家或以上供应商进行询价，根据限价小组人员的询价情况形成限价表。

限价表由组长（招采分管领导）签批。

第十二条限价审批

金额在10万以内（含）的招标采购事项由业务分管领导、招采分管领导审批；金额在10万-30万元（含）的招标采购事项由总经理审批；金额在30万元以上的招标采购事项由董事长审批。

第六章招标方式

第十三条招标方式原则上采取公开招标、竞争性比选、询价、直接谈判、直接采购五种方式。

（一）公开招标。

符合下列情形之一的，经审批后，应进行公开招标：

1.金额在30万元（不含）以上的；

2.其它经招标采购领导小组研究确定需要公开招标的。

（二）竞争性比选。

符合下列情形之一的，经审批后，可进行竞争性比选：

1.金额在10万元-30万元（含）的，有自建供应商库的邀请供应商库内所有的供应商参与竞争性比选；无自建供应商库的，邀符合条件的不少于三家单位参与竞争性比选。

2.同一招标项目经两次公开招标流标的；

3.金额在30万元以上，在甲方要求的完成时限内无法进行公开招标的，经审批后可进行竞争性比选；

（3）询价。

符合下列条件的可采取询价采购：

金额在2万元-10万元（均含）以内的，经审批后，可采取询价采购。

（4）直接谈判。

符合下列情形之一的，经审批后，可采取直接谈判：

1.属单一来源且无相应档次的服务、材料（设备）替代，不能形成竞争的；

2.设计要求的效果、品质或服务，导致市场供方渠道单一，不能满足竞争性采购条件；

3.由于时间紧急，需要直接向特定供应商采购产品/服务的；

4.为有效控制成本，需要主产地购买的；

5.应急工程整改项目，在甲方要求的完成时限内无法进行招标的；

6.同一招标项目经两次公开招标流标的；

（五）直接采购

符合下列情形的，根据公司采购管理办法，经审批后，可采取直接采购：

单次金额在2万元（不含）以内的；第十四条招标方式的审批

金额在10万元（含）以下的，由招采分管领导审批；金额在10万元-30万元（含）内的，由招采领导小组会决后报总经理审批。

金额在30万元以上的，由招采领导小组会决后报总经理审核、董事长审批。

第十五条因涉及安全、指令部门限期完成等应急项目或其他特殊原因需要改变招标方式的，由综合服务中心提出建议按

“第十四条”相应审批流程办理。

第十六条公司根据业务需求自行建立相应板块的合格供应商库，作为招标活动中的优选合作供应商。

招标原则上优先邀请库内所有供应商参与。

具体建库流程按《供应商管理办法（试行）》中建库的相关流程执行。

第七章招标程序

第十七条采用公开招标的。

应当遵循以下程序：

（1）确定最高限价。

（2）编制招标文件。

招标文件应包括：

1.投标方的资格条件要求。

2.服务的地点/范围、服务内容、服务方式、服务人员要求

（如果有）、服务标准、服务时限或采购产品的品种、规格/型号、数量、质量要求等。

3.最高限价及投标报价要求；付款方式；交纳保证金的金额、退还的方式及时间要求等；

4.标书递交时间、地点、投标截止时间、开标时间、地点、评标办法等；

5.相关附件，包括但不限于：

报价单、投标承诺书、法定代表人身份证明及授权委托书、合同范本（合同相关条款须与招标文件的要求一致）等。

（3）招标文件的审批。

金额在10万元-30万元（含）的，由招采领导小组会决后报总经理审批；金额在30万元以上的，由招采领导小组会决后报总经理审核、董事长审批。

（4）发出招标文件。

招标文件由人力资源中心通过官方网站公开挂网发布。

原则上公开挂网时间不少于5个工作日。

在发出招标文件期间，若对招标文件内容提出质疑，经核实如确有必要的，发出补遗公告，视情况挂网时间可顺延2个工作日，开标时不再做解释。

如遇突发紧急等特殊情况需缩短挂网发布时间的，由综合服务中心提出申请，招标采购领导小组会议评审后报总经理或董事长批准后实施。

招标文件发布时间不得低于3个工作日。

（5）开标申请。

计划开标日期前2个工作日内由综合服务中心提出开标申请并填写《开标计划审核表》，经招标主办部门负责人、分管领导、纪检监督人员签字同意后实施。

（6）确定中标候选人。

按招标文件约定的时间、地点组织开标，审查投标人资格、投标保证金交纳情况及投标文件的完整性，按规定的评标办法，最终确定中标候选人。

（7）中标公示。

公示期不得少于3个工作日。

（8）确定供应商。

由综合服务中心拟定招标报告，提出中标建议报总经理或董事长审批后，向中标候选人发出中标通知书，作为明确供应资格、签订合同的依据。

金额在30万元（含）以下的由总经理审批。

金额在30万元以上的由董事长审批。

第十八条采用竞争性比选的。

应当遵循以下程序：

（1）确定最高限价。

（2）编制竞争性比选文件。

文件应包括：

1.服务的地点/范围、服务内容、服务方式、服务人员要求

（如果有）、服务标准、服务时限或采购产品的品种、规格/型号、数量、质量要求等。

2.最高限价及投标报价要求；付款方式；交纳保证金的金额、退还的方式及时间要求等；

3.标书递交时间、地点、投标截止时间、开标时间、地点、评标办法等；

4.相关附件，包括但不限于：

报价单、投标承诺书、法定代表人身份证明及授权委托书、合同范本（合同相关条款须与招标文件的要求一致）等。

（3）比选文件的审批。

金额在10万元-30万元（含）以下的，由招采领导小组会决后报总经理审批；金额在30万元以上的，由招采领导小组会决后报总经理审核、董事长审批。

（4）发出比选文件。

由综合服务中心向受邀所有单位发出，发放形式以公司的公用邮箱（XXX@）或受邀单位上门领取纸质文件的方式进行。

原则上发出比选文件时间不少于

3个工作日。

在发出比选文件期间，若对比选文件内容提出质疑，经核实如确有必要的，发出补遗公告，视情况开标时间可顺延1个工作日，开标时不再做解释。

如遇突发紧急等特殊情况需缩短比选文件发出时间的，由综合服务中心提出申请，招采领导小组评审后形成会议纪要报总经理或董事长审批后实施。

招标文件发出时间不得低于1个工作日。

（5）开标申请。

计划开标日期前2个工作日内由综合服务中心提出开标申请并填写《开标计划审核表》，经招标主办部门负责人、分管领导、纪检监督人员签字同意后实施。

（6）确定中标候选人。

按比选文件约定的时间、地点组织开标，审查投标人资格、投标保证金交纳情况及投标文件的完整性，按规定的评标办法，最终确定中标候选人。

（7）中标公示。

公示期不得少于3个工作日。

（8）确定供应商。

由综合服务中心拟定比选报告，提出中标建议报总经理或董事长审批后，向中标候选人发出中标通知书，作为明确供应资格、签订合同的依据。

金额在30万元（含）以下的由总经理审批。

金额在30万元以上的由董事长审批。

第十九条询价。

采取询价的应当遵循以下程序：

（1）确定最高限价。

（2）由综合服务中心从公司职能中心随机各抽选1名组建三人询价小组。

（3）询价小组在掌握市场行情的基础上，每人分别向1家或以上供应商询价。

（四）询价小组汇总第一次询价情况，交叉进行第二次询价，并将询价结果形成询价记录，纪检监督小组成员对询价过程进行监督。

询价记录需经参与询价人员及监督人员签字确认。

（五）综合服务中心根据询价记录形成询价报告，按最低价中标的原则，提出中标建议，由总经理审批后确定供应商。

第二十条直接谈判。

采取直接谈判应当遵循下列程序：

（1）由综合服务中心提出直接谈判建议，金额在10万元（含）以下的，由综合服务中心分管审批。

金额在10万元-30万元（含）的，经总经理办公会会议或专题会研究决定。

金额在30万元以上的，经总经理办公会或专题会会议研究决定并报董事长批准。

（2）组建谈判小组。

由综合服务中心牵头，从公司相关职能中心、需求业务中心（如需要）等部门各抽选1名以上人员组成，纪检监督小组派人参与监督，谈判小组成员不得少于3人（不含纪检监督人员）。

谈判小组成员原则上为部门负责人或负责人委派人员。

（3）直接谈判由综合服务中心主持，谈判小组负责开展直接谈判议价，初步确定采购价格、支付方式等采购问题，并形成谈判记录。

谈判记录需经参与人员签字确认。

（4）综合服务中心将谈判结果形成谈判报告，经总经理或董事长审批后实施。

金额在30万元（含）以下的由总经理审批。

金额在30万元以上的由董事长审批。

第二十一条直接采购。

采取直接采购的应当遵循下列程序：

（1）由各中心提出需求申请。

（2）由综合服务中心参照原采购价格或根据市场价格提出建议采购价格，经审批后实施采购。

第二十二条招标过程中有下列情形之一的，应予废标：

（1）有效投标人不足2家的;

（2）投标人报价高于最高限价的；

（3）出现影响招标公正的违法违规行为的；

（4）因重大变故，取消招标任务的；

（5）未按规定缴纳投标保证金的。

第二十三条由于设计变更、甲方要求或提量不足等原因而使项目需追加采购数量或工程量的，按下列方式执行：

（1）小于等于合同金额0.5万元的，经专业中心分管领导审批同意后实施；

（2）大于合同金额0.5万元小于等于5万元的，经需求部门分管领导、常务副总经理审批同意后实施。

（3）大于合同金额5万元的，经需求部门分管领导、常务副总经理、总经理审批同意后实施。

第八章保证金及采购合同

第二十四条投标保证金及履约保证金

（1）投标保证金。

参与投标的单位原则上需缴纳招标限价总金额的5%作为投标保证金（根据招标项目情况公司另有要求的以要求金额为准），并于开标前在公司财务管理中心开具投标保证金收据，以保证金收据为准。

（2）履约保证金。

金额在10万元以上的，中标单位原则上在取得供货资格后需在5个工作日内缴纳合同总金额或中标总金额的10%作为履约保证金（根据招标项目的特殊性公司另有要求的以要求金额为准）。

逾期未交纳履约保证金，公司有权取消其中标人供货资格，没收投标保证金。

第二十五条合同的签订应遵循以下原则：

（1）供货商原则上应当在取得供货资格后5个工作日内到公司签订采购合同。

按照公司的《合同管理办法执行会签程序》执行合同会签流程。

（2）采购合同的签订应按照公司《合同管理办法（试行）》执行。

（3）采购金额在2万元以下的，原则上可不签订采购合同。

第九章验收

第二十六条库房管理人员或需求部门现场人员应严格按招标文件、合同要求进行验收。

对达不到要求的，应上报综合服务中心经核实后作退货处理并留存相关证据。

第十章监督管理

第二十七条供应商未按采购合同的要求进行供应的，应按管理制度文件的相关约定，提出没收保证金、列入供应商黑名单等意见，提交总经理办公会研究决定。

第十一章罚则

第二十八条公司相关人员违反廉洁从业有关规定的，依法依纪严肃处理。

第十二章附则

第二十九条本办法自下发之日起开始实施。

附件：

1.招标需求计划表

2.限价表

3.招标方式及文件审批表

4.投标文件递交登记表

5.开标会议签到表

6.开标记录表

7.投标行为确认书

8.直接谈判记录表

9.关于确定xxxxx供应商的报告

10.中标通知书

11.合同会签单

招标需求计划表

申请部门

工程中心

申请人

XX

项目名称+内容

XX工程

采购事由

单位

数量

到位时间（年月日）

规格参数、服务标准

（可附件）

预算总金额（元）

¥50000元（大写：

伍万元）

申请部门意见

负责人：

日期：

综合服务中心意见

签字：

日期：

业务分管领导意见

签字：

日期：

总经理意见

签字：

日期：

附件2：

XXX公司限价表

项目名称：

序号

品种

规格/型号

单位

数量

历史采购价

（元）

限价小组询价

建议限价

（元）

备注

询价1（姓名）

询价2（姓名）

询价3（姓名）

价格（元）

联系方式

价格

（元）

联系方式

价格（元）

联系方式

1

2

询价人员（签名）：

组长（签名）：

附件3：

XXX公司招标采购限价审批表

招标采购事项：

招标采购方式：

□公开招标□邀请招标□竞争性比选□竞争性谈判

□直接谈判□询价采购□其它

限价主要内容

1.建议限价：

元（大写：

）

2.限价的依据及相关支撑材料：

经办人：

承办部门负责人：

日期：

协办部门意见（若有）：

签名：

日期：

监督小组意见：

签名：

日期：

业务分管领导意见：

签名：

日期：

招采分管领导意见：

签名：

日期：

总经理意见：

签名：

日期：

董事长意见：

签名：

日期：

备注：

10万以内（含）的招标采购事项由业务分管领导、招采分管领导审批；10万-30万元（含）的招标采购事项由总经理审批；30万元以上的招标采购事项由董事长审批。

-19-

附件4：

XXX公司

XXXXX招标方式及文件审批表项目名称:

招标事由

综合服务中心意见

限价：

招标方式：

网站：

挂网时间：

开标时间：

投标保证金：

履约保证金：

评标办法:

付款方式：

妥否，请领导审批。

经办人：

日期:

负责人：

日期：

招采分管领导意见

审核意见：

签名：

日期：

监督小组意见

审核意见：

签名：

日期：

总经理意见

审核意见：

签名：

日期：

董事长意见

审核意见：

签名：

日期：

备注：

10万-30万元（含）的招标采购事项由总经理审批；30万元以上的招标采购事项由董事长审批。

-

附件5：

投标文件递交登记表

附件6：

XXX公司开标会议签到表

会议时间

会议地点

主持人

会议主题

会议应到人数

会议实到人数

招标方部门

签名

签到时间

投标方

签名

签到时间

-22-

附件7：

XXX公司开标记录表

（一）

备注：

此开标记录表适用于低价中标法（可根据评标办法作相应调整）。

XXX公司开标记录表

（二）

备注：

此开标记录表适用于综合评标法（可根据评标办法作相应调整）。

XXX公司开标记录表（三）

备注：

此开标记录表适用于算术平均值法（可根据评标办法作相应调整）。

附件8：

XXX公司投标行为确认书

我单位对本次参与的XXX公司（招标项目名称）投标活动过程中的一切行为的公平、公正、公开性表示认可，无任何异议，特此确认。

xxxx年xx月xx日

附件9：

XXX公司直接谈判记录表

（一）

项目名称：

谈判时间：

参与人员：

谈判内容清单：

序号

产品名称

规格/型号

单位

数量

报价

（元）

谈判后最终价格（元）

备注

1

2

….

合计：

说明：

其它约定内容：

主持人：

供方或委托方：

参与谈判人员：

监督人员：

签字确认（盖章）

年月日备注：

此表适用于材设类谈判。

XXX公司直接谈判记录表

（二）

项目名称：

谈判时间：

参与人员：

谈判内容：

1.

2.

3.

……….

主持人：

供方或委托方：

参与谈判人员：

监督人员：

签字确认（盖章）

年月日

附件10：

关于确定XXXX（招标项目名称）供应商的报告

一、项目名称：

二、采购内容：

三、限价：

4、招标方式：

5、挂网征集时间（如适用）：

六、谈判时间：

七、谈判地点：

八、内容：

（1）参与的供应商：

（2）谈判小组：

主持人：

评标人员：

（3）监督小组成员：

（4）谈判结果

中标明细：

（5）确定供应商：

九、附件资料

综合服务中心意见

是否同意对XXXXXX发放XXXXX项目中标通知书，请领导审批。

经办人：

日期：

负责人：

日期：

分管领导意见

签字：

日期：

监督小组意见

签字：

日期：

总经理意见

签字：

日期：

董事长意见

签字：

日期：

备注：

此报告按招标方式及文件审批相应的权限进行审批。

附件11：

中标通知书

xxxxxxxxx：

xxxx年xx月xx日通过xxxxx的招标方式，确定贵司以XXX的价格获得我司xxxxxxx（招标名称）供应资格。

请贵单位于xxxx年xx月xx日xx时前将我司财务管理中心开具的履约保证金收据交至XXX公司并签订合同。

从即日起按采购文件及合同要求做好相关准备工作并自合同生效后严格按合同约定履行相关内容。

XXX公司xxxx年xx月xx日

附件12:

XXX公司合同会签单承办单位：

承办人：

电话：

合同名称

签约方

甲方

乙方

合同金额

主要内容

签约依据

经办部门意见

分管领导意见

财务管理中心意见

总经理意见

董事长意见

32