非工程建设类采购管理制度.docx
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非工程建设类采购管理制度.docx
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非工程建设类采购管理制度
非工程建设类采购管理制度
1.目的
树立成本意识是企业生存的关键与基础观念,为了规范集团公司各部门、各产业公司的成本管理,提高各种经营活动的成本意识,逐步建立完善集团公司采购工作的管理体系,统一操作流程,保证非工程建设类采购工作的质量,提高效率,特制定本制度。
2.适用范围
本制度适用于集团及下属各产业公司(以下简称“本公司”)在业务开展过程中进行的所有相关的维修维保类、物料采购类、推广活动类、小型工程类、信息工程类采购工作。
其他采购(如福利采购、会场定制、办公用品及固定资产类等),暂不执行本制度,但采购部门应说明采购原因,依据相关采购管理制度执行,集团成本部定期进行巡检。
3.采购原则
(1)合法合规原则:
采购活动必须遵守国家和当地的有关法律、法规。
(2)透明公开原则:
采购过程都必须具有充分的透明度,杜绝暗箱操作。
(3)保密原则:
要做好采购内容的保密工作,保证整个采购过程的公平和采购效果。
(4)可追溯原则:
项目采购、投标资料须妥善保管,完整、有效,有据可查。
(5)廉洁奉公原则:
所有与采购工作相关的员工应保持廉洁,不得利用职务、之便谋求私利,任何个人不得影响采购工作小组进行客观公正的评价。
4.采购层级
4.1年度采购:
对于一个年度内同一事项需多次采购的(如维修类、物料采购类、
旺场推广活动类等),采购单位应根据年度预算梳理采购清单,在年度初进行采购采购,从中选定意向合作单位,签订年度合作协议。
4.2项目采购:
对于非上述类型的采购(如节点推广活动类、维保类、服务类、小型工程类、信息工程类等),须通过采购的形式选定供应单位,签订合作协议。
5.采购方式
5.1采购方式共分为竞争性谈判、直接委托两种形式。
5.2竞争性谈判:
5.2.1竞争性谈判:
由采购单位通过考察选择一定数目的供方,邀请他们参加投标,
甲方经过技术标与经济标评审,确定中标单位的过程。
5.2.2投标人数量:
最终投标人数量不得少于3个。
5.3直接委托:
指选定一家供方单位,与其进行合同洽谈后直接签订合同的过程。
只有满足下列条件之一的才能采取直接委托的方式进行采购:
(1)抢险、救灾等应急救援项目不适宜进行采购的;
(2)需要采用不可替代的专利或者专有技术的;
(3)虽不满足上述条件,但因特殊原因不能进行竞争性谈判的,经审批后也可使
用直接委托的方式。
5.4工作程序
5.4.1竞争性谈判工作流程
序号
工作流程
成果性文件
1
项目立项
《采购立项申请审批表》
2
确定入围单位
《入围单位审批表》
3
编制竞争性谈判文件
《竞争性谈判文件》
4
回标并开标
《开标记录一览表》《投标授权委托书》
5
组织技术及商务洽谈会
《洽谈记录表》
6
确定中标候选人
《定标审批表》
7
签订合作合同
《合同文件》
5.4.1.1《竞争性谈判文件》和《入围单位审批表》审批时,须附《采购立项申请审批表》
5.4.1.2《定标审批表》审批时,须附《采购立项申请审批表》、《入围单位审批表》、《开标记录一览表》和评标报告。
5.4.1.3《合作合同》审批时,须附《定标审批表》。
5.4.2直接委托工作流程
序号
工程流程
成果性文件
1
直接委托审批
《直接委托审批表》
2
组织技术及商务洽谈会(若需)
《洽谈记录表》
3
签订合作合同
《合同文件》
备注:
《合作合同》审批时,须附《直接委托审批表》。
5.5审批权限:
预算内与预算外采购审批权限,详见附件十。
5.6其他规定
5.6.1竞争性谈判文件由采购单位发放给报价单位,发放形式可以为现场领取、电
子邮件、传真、快递等方式,且发放必须有相关发放记录;
5.6.2投标文件须密封且加盖投标单位公章后,于约定的截止日期前递交给采购
部门,有样品的同时应将样品一并递交;
5.6.3在所有报价单位按照竞争性谈判文件规定时间回标后一个工作日内,由采购部门组织相关人员开标;
5.6.4商务谈判应采取分别约谈的方式进行,避免报价单位间的直接接触,在洽谈
过程中不允许透漏其它报价单位的信息及报价情况等;
5.6.5完成审批后,由采购部门通知中标单位签订合同,并在合同签订完成后三个工作日内告之其他未中标单位;
5.6.6采购过程完成后,由采购部门将采购过程中所有资料的原件根据公司档案资
料管理的规定存档。
6.本制度由集团运营管理中心成本控制部负责解释。
7.本制度于二0一六年六月日起公布实施。
8.附件
附件一采购立项申请审批表
附件二直接委托审批表
附件三入围单位审批表
附件四竞争性谈判文件格式要求
附件五投标授权委托书
附件六开标记录一览表
附件七洽谈记录表
附件八定标审批表
附件九评标报告格式要求
附件十采购审批权限
附件一
采购立项申请审批表
采购部门/产业公司:
编号:
项目名称:
事由:
是否已列入年度采购计划:
是□预算费用:
否□原因及费用:
需求时间:
询价情况:
我受本职能中心(部门)/本公司委托进行采购,采购过程中严格执行公司采购制度、流程,廉洁自律、勤勉尽责,保证采购质量合格、价格合理。
经办人:
经理:
部门/产业公司分管领导
中心/产业公司负责人
相关部门/中心总监
成本部/运营中心总监
财务核算部/财务中心总监
集团总裁
附件二
直接委托审批表
采购部门/产业公司:
编号:
项目名称:
事由:
是否已列入年度采购计划:
是□预算费用:
否□原因及费用:
需求时间:
直接委托原因:
我受本职能中心(部门)/本公司委托进行采购,采购过程中严格执行公司采购制度流程,廉洁自律、勤勉尽责,保证采购质量合格、价格合理。
经办人:
经理:
部门/产业公司分管领导
中心/产业公司负责人
相关部门/中心总监
成本部/运营中心总监
财务核算部/财务中心总监
集团总裁
附件三
入围单位审批表
采购部门/产业公司:
项目名称:
编号:
序号
单位名称
单位地址及
联系方式
资质等级
主要业绩
备注
1
2
3
4
需求部门
部门/产业公司分管领导
中心/产业公司负责人
成本部/运营中心总监
财务核算部/财务中心总监
集团总裁
附件四
竞争性谈判文件格式(供参考)
一、项目概况
二、采购工作内容及范围
三、投标时间、地点、联系人、联系方式
四、工期、质量及技术要求
五、品牌及样品要求
六、付款及结算方式
七、业绩及资质要求(营业执照、资质证书(若需)、组织机构代码证、税务登记证)
八、报价单及相关报价要求
九、根据项目实际情况需要的其它资料
附件五
授权委托书
本授权委托书声明,我(姓名)系(投标人名称)的法定代表人,现授权委托(单位名称)的(姓名)为我公司代理人,以本公司的名义参加(发包人)的全过程造价咨询的投标活动。
代理人在开标、评标、合同谈判过程中所签署的一切文件和处理与之有关的一切事务,我均予以承认。
代理人无转委权。
特此委托。
代理人:
性别:
年龄:
单位:
部门:
职务:
投标人:
(盖章)
法定代表人:
(签字、盖章)
日期:
年月日
附件六
开标记录一览表
采购部门/产业公司:
项目名称:
编号:
单位名称
投标报价(元)
是否按规定格式签订投标函
质量标准
工期(天)
保修期及售后服务
其他优惠
措施
备注
参加开标成员签字
监标人
记录人
附件七
洽谈记录表
采购部门/产业公司:
编号:
项目名称:
投标单位
投标单位参与人员签字
洽谈时间
洽谈地点
洽谈内容
洽谈人员
签字
附件八
评标报告格式(供参考)
一、项目概况
二、采购工作内容及范围
三、投标单位基本情况
四、投标报价对比表
五、采购情况说明及中标候选人建议
附件九
定标审批表
采购部门/产业公司:
5.1.1.1编号:
编号:
5.1.1.2编号:
项目名称:
目标成本(或预算)
¥ 元
采购内容提要
中标候选人
回标单位名称
最终报价(元)
技术及质量评定
综合排序
采购部门
建议选择为中标单位。
中标原因:
□最低价中标□合理低价中标。
中标价、中标单位与标的物符合情况分析:
经办人(签字):
部门经理(签字):
部门/产业公司分管领导
中心/产业公司负责人
相关部门/中心总监
成本部/运营中心总监
财务核算部/财务中心总监
集团总裁
附件十
审批流程及审批权限一览表
1、“○”表示事项发起部门或主责部门;
2、“①②③…”表示审核顺序,如审核不通过、不进入下一环节;
3、“●”表示对该事项的最终审批权;
关键事项
职能中心/产业公司
集团职能部门
集团职能中心
总裁
需求部门
财务部
分管领导
总经理/需求部门中心总监
成本部
法务部
财务核算部
总监
一、
竞争性谈判审批权限
立项审批
预算内
估算≤1万元
○
①
②
●
1万元<估算≤3万元
○
①
②
③
④
⑤
●
估算>3万元
○
①
②
③
④
⑤
⑥
●
预算外
估算≤3万元
○
①
②
③
④
⑤
●
估算>3万元
○
①
②
③
④
⑤
⑥
●
入围单位审批
估算≤10万元
○
①
②
●
估算>10万元
○
①
②
③
④
⑤
⑥
●
竞争性谈判文件审批
估算≤10万元
○
①
②
●
估算>10万元
○
①
②
③
④
⑤
⑥
⑦
●
定标审批
预算内
估算≤1万元
○
①
②
●
1万元<估算≤3万元
○
①
②
③
④
⑤
●
估算>3万元
○
①
②
③
④
⑤
⑥
●
预算外
估算≤3万元
○
①
②
③
④
⑤
●
估算>3万元
○
①
②
③
④
⑤
⑥
●
二、
直接委托审批权限
直接委托审批
预算内
估算≤1万元
○
①
②
●
1万元<估算≤3万元
○
①
②
③
④
⑤
●
估算>3万元
○
①
②
③
④
⑤
⑥
●
预算外
估算≤3万元
○
①
②
③
④
⑤
●
估算>3万元
○
①
②
③
④
⑤
⑥
●
特别说明:
1、须集团职能中心总监审批的,运营管理中心总监与财务中心总监均应审批,推广类采购采购应增加集团市场中心总监审批;
2、采购费用估算3万元以上的,须集团成本部、财务部、法务部参与开标、询标。
3、采购费用估算1万元以下的,需求部门应完善相关资料,集团成本部进行检查、监督。
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- 工程 建设 采购 管理制度
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