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信息资源管理在企业中的作用
信息资源管理在企业中的作用--浅析企业信息资源管理中应注意的几个问题
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【内容摘要】:
在全球经济趋向信息化的时代背景下,从我国企业信息化的意义、内容及目前发展状况,深入分析现阶段我国企业信息化建设中存在问题,进而提出解决问题的对策。
政府和企业合力,以达到加快我国企业信息化建设发展的步伐。
信息化革命正在打破并重组现存的国际经济秩序和结构,并促使其由物质型向信息型经济转变。
并且随着经济的全球化趋势,如果没有信息化,企业的改造、重构、工业化的进程就会怠慢,企业的生存和发展就会成为大问题。
从当前来讲,先行一步的企业常会成为赢家,而那些不能及时做出应对的企业,即使幸免被淘汰,也只能被挤到低增长的经营领域中分得残羹冷炙。
企业信息化包括销售、生产、服务等方面内容,而实质是企业管理的信息化,是企业将融合世界先进管理思想的信息技术进一步应用于管理,提高企业管理的效率和效益。
企业管理的信息化在某种意义上意味着企业的全面信息化。
它包括着企业内部管理信息化和企业的外部沟通信息化。
【关键词】:
企业信息资源资源管理信息管理信息化建设
21世纪以来,我国的经济高速平稳发展,融入到世界经济体系之中。
国际上的各种知名品牌的产品、各种带有外来文化的产品不断进入我国市场,随着信息技术的进步、消费者了解产品信息的手段与方式不断丰富,这些客观因素改变了消费者的消费习惯、消费特点。
同时,消费环境的变化也改变了企业的经营与竟争方式。
因此,对新消费环境下的企业信息的有效管理进行研究,具有重要的现实意义。
消费环境具有突变性与不可预测性,更需要企业加强信息管理,有时一个信息的获取或丢失,轻的可能导致工作效率低下,重的也许导致动辄上千万的经济损失,因而信息的顺畅沟通和有效利用尤为重要,而要减少信息沟通的失误和损失,运用现代信息技术,实现有效信息管理是企业发展的重要途径。
信息是客观事物状态和运动特征的一种普遍形式,客观世界中大量地存在、产生和传递着以声音、语言、文字、图像、动画、气味等方式表示出来的各种各样的信息。
信息的目的是用来“消除不确定的因素”。
信息管理是人类为了有效地开发和利用信息资源,以现代信息技术为手段,对信息资源进行计划、组织、领导和控制的社会活动。
简单地说,信息管理就是人对信息资源和信息活动的管理。
信息管理随着经济的迅速发展,因此它具有信息量猛增;信息处理和传播速度更快;信息处理的方法日趋复杂;信息管理所涉及的领域不断扩大的时代特征。
一、企业信息资源管理的特点 :
企业信息资源管理侧重的是提高信息资源整体的综合效益,以实现企业的发展目标,而不是设备、技术和方法的复杂性和某个生产要素的单一效益。
概括来说,企业信息资源管理的主要特点有:
1.企业对信息资源的管理已不再是单纯的技术性管理,而是为了实现企业的战略目标而对信息资源进行的综合管理。
2.信息资源管理所强调的是信息资源的战略管理和高层管理,而不仅仅局限于对执行层的管理,要从战略规划和决策的层次上确立信息资源管理的结构。
3.对信息资源的管理强调的是对全部信息资源集成一体、统一配置和系统的管理,追求资源配置的全局最优,而不是个别资源要素的局部最优。
4.信息资源已经渗透到企业的各层次、各管理职能,因此对信息资源的管理不仅仅是信息资源主管人员及其下属的职责,而是企业所有人员的工作。
5.在网络经济条件下,企业信息资源的管理应注重如何把信息资源尽快转化为生产力的研究,使整个企业信息系统的运行更加有效率。
二、企业信息资源管理的问题分析 :
1.管理决策层次方面 :
(1)信息资源管理层次较低
我国企业信息资源管理的层次相对来说还只是处于集成阶段和数据管理阶段。
尽管在理论上提出将信息作为资源来管理,信息成为企业竞争力的核心要素,但是在具体实践环节上,还停留在信息系统的建设和日常数据的处理上。
信息还没有真正成为资源,还没有真正实现为企业的决策服务。
(2)企业信息资源管理组织缺位
许多企业尤其是中小企业的信息资源管理缺乏组织性,突出表现在“三无”,即无领导、无机构、无规划。
企业的信息资源管理是一系列庞杂的工作,几乎涉及企业内所有的人、财、物等有形的和无形的资源。
但目前许多企业很难有效地组织人员进行信息资源的开发与利用,因此不可能为企业提供充分的信息服务。
(3)企业信息资源管理能力差异
企业信息资源的管理能力主要包括信息搜集能力、信息开发能力、信息分析处理能力、信息利用能力等几个方面。
当前我国企业的信息资源管理中,存在着诸如信息搜集的范围较窄、信息开发的深度不够、信息分析能力不强、各种信息难以整合、信息利用率太低等方面的问题。
2.知识层次方面
企业在信息资源管理过程中存在许多错误倾向【1】。
比如:
(1)企业信息资源管理服务的需求主体单一
许多企业尤其是中小企业的信息资源管理服务主体主要定位在企业领导者、决策者,往往把企业员工排除在服务范围之外,造成企业内部的信息不均衡、不对称,进而也就会影响员工对企业决策的理解。
(2)企业信息资源管理重视对信息的搜集存储而忽视分析利用
企业对信息资源的搜集很多,因为搜集工作相对来说也比较简单,容易显示出成果。
而对所搜集的信息进行分析利用则不足,因为分析利用不但困难,而且难有成绩或成绩短期不易表现出来。
因此,许多信息工作人员自然而然的就倾向于对信息的搜集而忽视对信息的分析利用。
(3)企业信息资源管理重视内部而轻视外部
企业对其内部的生产经营管理信息比较熟悉,也就能够较清楚哪些信息是有价值的,哪些信息是没有价值的,这些有价值的信息的利用产生的效果往往比较明显、快速;而企业外部的信息十分庞杂,不但搜集困难,整理分析需要花费大量精力去分辨哪些信息是有价值的,而且对这些信息的利用也很难立竿见影。
3.信息层次方面
目前,我国企业对信息资源的利用率偏低。
在我国,企业对信息资源的利用处于粗放管理阶段。
大多数企业缺乏有效利用信息的手段、方法和机制,对信息资源无法有效地提取、集成,决策人员面对大量的未经过筛选的信息总会感到无从判断,久而久之信息资源就成了摆设。
另外,经验决策也严重影响了信息资源的利用。
目前,我国大多数企业正处于企业信息资源管理发展过程中的技术管理阶段,还没有建立起对信息资源进行统一协调管理的管理体制,对信息技术和信息资源的管理还处于无序状态,缺乏统一规划,这使得信息投资产生不了应有的效率和效益,造成信息资源很大程度上的浪费。
三、加快企业信息化建设的对策:
信息化应用应纳入整个组织的战略范畴,将管理学的研究方法、理论及其成果应用于信息系统,结合组织管理文化及思维方式,在组织管理信息化的应用中,从组织的战略管理、组织管理和资源应用方面来推进信息化的实施。
其中,经济、管理是企业信息化的基础,人才是企业信息化的关键。
当前以及长远的任务是普及企业信息化意识,提高企业信息化水平,培育企业信息人才。
企业信息化建设需要政府的支持和企业自身的努力。
政府是推动企业信息化建设的"助能器",企业则是加速企业信息化建设的动力源,只有二者合力才能更快、更好地推进企业信息化建设。
1、积极营造企业信息化建设良好的外部环境:
发达国家经验证明:
政府的支持、鼓励和引导在企业信息化建设中至关重要。
政府对信息化建设环境的改进和完善包括网络基础设施建设、配套体系的建立和完善,网络安全以及制定法律法规等,从而为企业信息化建设营造一个良好的环境,并提供长期的优质服务。
2、推进网络基础设施建设:
计算机网络基础设施是推进企业信息化建设的前提。
网络基础设施建设主要包括各种信息传输网络建设、信息传输设备研制、信息技术开发等设施建设。
在充分利用现有资源的基础上,政府要加大资金投入,建设一个宽带、高速、大容量、高水平的国家信息主干网,逐步消除部门间、地区间的网络分割壁垒、资源垄断和体制性障碍。
3、加强和完善安全认证体系:
解决网上购物、交易和结算中的安全问题是企业信息化建设和开展电子商务的关键。
制定和完善安全认证体系,以确保网上交易合同的有效性,防止系统故障、计算机病毒和"黑客"攻击,确保交易内容、交易双方账号及密码的安全。
4、建立网上协同作业体系:
网上协同作业体系建设的快慢直接影响着企业信息化建设的进程,因此为保证电子商务的效率和效能充分发挥,信息流、资金流、物流的协调统一,应加快建立网上银行、网上税务、网上商检、网上认证、网上运输体系、配送系统等电子商务配套体系,实现物流现代化。
5、建立健全法律法规体系:
完备的法律法规是企业信息化和电子商务运行的保证。
政府应制定和颁布的内容包括:
电子合同的有效性、有效的电子文件的规范、电子签名的合法性和其他身份辨认程序、知识产权的保护、商标权、企业和个人隐私的保护等法律法规,以保证电子交易双方能按照共同的规则进行交易。
6、切实建设企业内部良好的信息化运作机制:
在企业信息化建设中,企业应当花大力气,针对面临的困难和存在的问题,制定相应的措施,来推动企业信息化建设。
7、提高认识,加强一把手工程:
企业领导者应先充分认识到:
企业信息化建设是对管理模式、组织结构、思维方式进行的一场"自上而下"的创新和变革。
经验和实践表明:
领导的主持和参与是信息化建设取得成功的首要条件,是企业信息化起步与成功的关键。
8、做好并建立企业信息化决策管理机构:
企业信息化建设是一个长期连续不断改进的过程,因此应建立一个由管理专家、规划专家、系统分析员、运筹专家、计算机专家等成员组成的决策管理机构。
在项目决策时,由该机构会同有关部门进行详细的调研、论证,分析需求,明确目标,细心听取多方意见,从而增加决策透明度,提高决策的科学性和民主性。
9、做好信息化建设准备工作,落实企业信息化建设资金:
80%的企业认为资金投入不足是制约企业信息化的首要因素,并且企业信息化是一项投资很大的综合性工程,因此,在进行企业信息化建设时,必须对其进行包括技术、经济、财务等诸多方面的可行性研究,做出详细的投资预算,设立企业信息化建设基金,实施多渠道、全方位的融资,使资金落实到位,这样才能保证企业信息化的顺利实施。
10、建立一支自己的高素质的信息技术队伍:
人才是关键,企业信息化需要一支既懂技术,又懂管理,知识结构合理、技术过硬的"复合型"信息技术人才队伍,这就要求企业通过加强人才培训,技术交流与合作等方式来造就一大批精通专业知识,具有强烈的创新精神和实践能力的高层专门人才,来推动企业内部信息化建设。
11、扎实认真做好信息资源的基础管理工作:
企业信息化的实施需要足够的基础支持,企业就必须强化基础管理工作,包括财务管理、仓库管理、质量管理、生产管理,计量管理等,做到数据准确、完备、客观、及时。
12、面对新形势,从实际出发,采用新技术和新服务:
利用ASP【2】服务公共供应商ASP的兴起为中小企业加强信息化,提升自身的管理和运营等素质提供了契机,被认为是中小企业在新经济时代低成本参与竞争的最佳途径。
企业如租用ASP提供的优质服务,既不需要投资基础设施,也不需要开发与维护应用软件,这样,同利用中介的专业化优势解决信息的非对称问题一样,企业结合价值链的外包,就可以大幅度削减中小企业在IT方面的工资支出及升级维护费用,而把精力集中在核心业务上,快速进入市场。
发展ERP【3】,计划系统ERP融合了现代化信息技术的先进管理思想和管理模式,能实现企业采购、制造、销售、核算、服务等各个环节的整合,用统一的标准和科学的统筹来促进企业内部的效率的提高,有效控制和降低企业的运作成本,准确地分析和制定企业发展方向。
13、注重知识和市场的指引作用:
我国企业,特别是中小企业在借鉴发达国家大量出现的基于共享成本与优势互补的虚拟企业、商业孵化器和战略联盟的网络组织的经验的同时,要发挥企业信息化的独特优势,以成本的相对收缩为基础形成企业无边界的扩张,而扩张的趋势应以知识和市场为指引,通过技术、知识或组织的变革,有效处理市场信息和充分利用市场知识,从而不断创新强化基于竞争的知识优势,最终企业的市场规模优势的体现就是国家知识优势的实现。
对于大型企业来说,成长到一定规模实现信息化是自然的需求,而对于多数的中小企业来说,他们会在解决具体难题的过程中感受到信息化给企业带来的改变,渐渐领悟到信息化可以帮助企业突破发展的瓶颈。
但是无论是中小企业领导信息化意识的提高,IT人才的充实,还是信息系统带来的企业效益的显露,往往需要一个过程。
在网络日益发达的环境下,信息资源也处于“爆炸”状态,只有对企业有用的、能够被企业利用的资源才能称得上是有用的资源,才可以转化为对企业有利的知识。
因此,在大量的网络信息中获取自己需要的信息然后将其转化为知识,这其中始终离不开有效地管理和决策。
因为企业信息化是一项长期的、综合的系统工程,所以在制定企业信息化规划时,就要从实际出发,既要全面系统,又要有所侧重,在加速推进企业信息化的同时,积极稳妥地引导电子商务的发展,通过对信息流、资金流和物质流的逐步整合,先建立起企业间信息交流的网络平台,再逐步建立起以行业为基础,以典型企业为示范,汇集产品的电子商务平台,最终达到实施电子商务的目标。
信息技术是增强企业综合实力和市场竞争能力的有效手段,它可以有效地提高决策水平,提高工作效率,提高产品及服务质量,提高企业的市场反应能力,提高创新能力,提高企业的生产自动化水平,降低产品及管理成本,促进市场销售,改善企业内部管理,优化企业供应链和产业链,进而大幅度提高经济效益。
【注释】:
【1】罗卫 王庆良 刘卫欣:
网络环境下企业信息资源创新管理策略研究[J].煤炭经济研究.2007(7):
59-60
【2】ASP--ActiveServerPages是一种后台支持的web系统,他提供了良好的编程环境.利用web服务器完成所有脚本的处理.实现了电子商务,可以使人们更加方便的交互
【3】ERP——EnterpriseResourcePlanning企业资源计划系统,是指建立在信息技术基础上,以系统化的管理思想,为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。
【参考文献】:
1、王伟:
网络经济条件下企业信息资源管理探讨[J].市场周刊(管理探索).2004(10)
2、卢泰宏:
国家信息政策[M].北京:
科学技术文献出版社.1993,7-27
3、王众托,企业信息化与管理变革[M],中国人民大学出版社,2001(8)
4、申林,走出信息化的陷阱[J],企业研究,2003
(1)
5、陈宏峰:
企业信息资源管理系统结构模式的研究[D].武汉:
华中科技大学.2004,(4):
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