人力资源内控手册.docx

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人力资源内控手册

一、人力资源管理内部控制手册说明

为规范某某公司人力资源管理的风险管理和内部控制，确保某某公司整体战略以及人力资源管理规划目标的实现，根据某某公司全面风险管理和内部控制体系相关要求，制定本手册。

本手册描述了某某公司人力资源管理主要工作流程、流程中存在的风险、控制环节、流程实施涉及到的部门和岗位等；针对性地适用于某某公司总部和二级公司的人力资源管理；是某某公司整体开展人力资源管理的标准型文件。

人力资源管理内部控制手册主要分为以下两个部分：

流程框架、流程文档。

其中，流程框架是业务运作的整体架构。

本手册涉及的人力资源管理一级流程包括一项：

人力资源管理，二级流程主要有组织机构管理、领导人员管理、招聘管理、培训管理、绩效考核管理、薪酬管理、员工关系管理、专业技术资格管理、社会保险管理等，三级流程共21个；流程文档是对各三级流程具体环节的详细叙述，主要包括流程目标、适用范围、相关制度和规定、流程图、流程描述和风险矩阵六个组成部分，其中流程描述和风险矩阵存在对应的关系。

一、流程框架

一级流程（1个）：

人力资源管理

二级流程（10个）：

组织机构管理、领导人员管理、招聘管理、培训管理、绩效考核管理、薪酬管理、员工关系管理、专业技术资格管理、社会保险管理、档案管理。

设定方法：

二级流程的划分主要根据为人力资源管理业务内容和实际情况。

三级流程（21个）：

提取业务主要节点，侧着业务关键环节，注重区分各种业务模式控制。

三级流程遵循加强事前控制的原则。

结合某某公司现有的风险防控体系的实际构架，以及人力资源管理的实际情况，人力资源管理风险控制三级流程加强了事前流程和相关环节的设置，规范业务前期的控制环节。

二、流程文档

本手册中，人力资源管理风险控制流程文档遵循统一、简洁、灵活的三个原则。

统一是指现有的基本管理框架、管理模式、工作流程、文档名称尽量统一固化；简洁和灵活是指精简人力资源管理工作实际操作过程，确保人力资源管理工作实施的灵活性。

现就相关流程描述进行说明：

1、流程文档共分为6个主要部分：

流程目标、适用范围、相关制度和规定、流程图、流程描述、风险矩阵

2、流程图说明：

流程图由流程说明、职能带、岗位、具体流程构成。

其中输出文档是指业务流程过程中输出的书面记录或者过程痕迹。

3、风险矩阵

风险矩阵与流程描述存在彼此对应关系。

风险矩阵主要由以下几个部分构成：

控制目标及编号、主要风险事件描述及编号、现有控制措施及编号（对应流程描述）、控制方式、控制实施依据（对应流程文档）、依据制度和规定、责任部门、责任岗位等。

控制目标主要是指通过控制环节及流程描述达到的基本目标，与流程目标一一对应。

主要风险事件是某某公司人力资源管理过程中存在的主要风险。

现有控制措施与流程描述中现有流程步骤描述存在对应关系。

控制实施证据与流程文档彼此对应。

目前，某某公司人力资源管理内部控制手册编制完成了现有的基本流程，初步搭建了人力资源管理的风险控制规范。

全面的风险管理和内部控制是一个滚动调整的过程，某某公司将根据今后人力资源管理运作的实际情况和管理构架变化，新增业务模式、业务流程、业务制度情况，风险事件库的更新情况等，进行及时滚动调整。

二、资金管理业务流程框架

部门名称：

人力资源部、党委干部部

一级流程

二级流程

三级流程

流程主导部门

流程主导岗位

人力资源管理

组织机构管理

1

机构设置流程

人力资源部、党委干部部

机构管理专员

2

岗位设置流程

人力资源部、党委干部部

招聘管理

3

外部招聘流程

人力资源部、党委干部部

招聘专员

4

内部选拔流程

人力资源部、党委干部部

培训管理

5

培训计划编制流程

人力资源部、党委干部部

培训专员

6

培训计划实施流程

人力资源部、党委干部部

绩效管理

7

员工绩效考核流程

人力资源部、党委干部部

薪酬专员

薪酬管理

8

工资总额管理流程

人力资源部、党委干部部

薪酬专员

9

企业负责人年薪管理流程

人力资源部、党委干部部

10

员工薪资管理流程

人力资源部、党委干部部

人力资源管理

干部管理

11

领导人员选拔任用流程

人力资源部、党委干部部

干部管理专员

12

领导人员综合考评流程

人力资源部、党委干部部

13

后备干部选拔流程

人力资源部、党委干部部

14

关键中层管理人员任免流程

人力资源部、党委干部部

员工关系管理

15

人事档案接收流程

人力资源部、党委干部部

劳动关系专员

16

人事档案转出流程

人力资源部、党委干部部

17

劳动合同签订流程

人力资源部、党委干部部

社会保险管理

18

社会保险增员（转入）流程

人力资源部、党委干部部

社保专员

19

社会保险减员（转出）流程

人力资源部、党委干部部

专业技术资格管理

20

专业技术资格评审流程

人力资源部、党委干部部

培训专员

21

专业技术资格聘任流程

人力资源部、党委干部部

三、人力资源管理内部控制手册流程文档

人力资源管理

1、组织机构管理

三级流程：

机构设置流程

1.流程目标

本流程阐述机构设置程序，旨在确保此项工作的规范性和有效性。

2.适用范围

某某公司

3.相关制度和规定

【AR01】：

《中国铁路物资某某公司组织机构管理制度》

项目

姓名

项目

姓名

编制

钱地地

审核

赵辛

流程责任岗位：

机构管理专员

流程参与部门：

机构设置部门、人力资源部、相关综合部门、公司领导、总经理办公会

流程责任部门：

人力资源部、党委干部部

4.流程图

5.流程描述

编号

流程步骤

责任岗位

现有制度

和规定

现有流程步骤描述

输出文档

01

提出机构设置意见

人力资源部机构管理专员

AR01

流程开始

人力资源部机构管理专员根据公司管理和业务发展需要，提出机构设置意见

【EF01】

《机构设置意见》

02

审核

人力资源部负责人

人力资源部负责人对机构设置意见进行审核，重点审核与工作需求、实际情况的一致性

03

提供背景资料和定编建议

机构设置部门

机构设置部门提供机构设置的相关背景资料，并对人员编制提出初步建议

04

修改完善形成初步方案

人力资源部机构管理专员

人力资源部机构管理专员综合考虑有关建议，修改完善后提出机构设置初步方案

05

审核

人力资源部负责人

人力资源部负责人对机构设置初步方案进行审核

06

会商、沟通提出意见

相关综合部门

由办公室、规划、投资、人力、法律、审计等部门进行会商，对机构设置方案进行充分讨论，提出意见

07

修改完善形成上会方案

人力资源部机构管理专员

人力资源部机构管理根据会商情况，进一步修改完善，形成上会方案，准备好上会材料

【EF02】

《上会报告及方案》

08

审核

人力资源部负责人

对上会方案和材料进行审核，确保准确无误

09

审核

公司分管领导

机构分管领导对上会方案和材料进行审核

10

审核

公司主要领导

公司主要领导对上会方案和材料进行审核，必要时与其他成员进行沟通

11

方案修改

人力资源部机构管理专员

根据公司领导沟通审核情况，对方案再做修改完善

12

审核

人力资源部负责人

对方案进行再次审核

13

研究决定

总经理办公会

召开会议，集体讨论研究决定机构设置方案

14

拟定文件

人力资源部机构管理专员

根据会议决定，拟定成立机构的文件，正式下发

【EF03】

《机构文件》

流程结束。

6、风险控制矩阵

控制目标编号

控制目标具体描述

风险事件编号

主要风险事件描述

控制

活动

编号

现有控制措施描述

控制方式

（手动控制

/自动控制）

控制频率

控制

实施

依据

依据的制度和规定

责任

部门

责任

岗位

T01

设置符合某某公司战略和业务发展需要的组织机构

R01

由于战略变化和业务发展的影响，导致组织机构不能及时、有效地符合需要

C01

人力资源部机构管理专员根据公司管理和业务发展需要，提出机构设置意见

手工控制

随时

【EF01】

【AR01】

人力资源部

机构管理专员

C02

人力资源部负责人对机构设置意见进行审核，重点审核与工作需求、实际情况的一致性

手工控制

随时

【AR01】

人力资源部

部门负责人

C03

机构设置部门提供机构设置的相关背景资料，并对人员编制提出初步建议

手工控制

随时

【AR01】

机构设置部门

机构设置部门

C04

人力资源部机构管理专员综合考虑有关建议，修改完善后提出机构设置初步方案

手工控制

随时

【AR01】

人力资源部

机构管理专员

C05

人力资源部负责人对机构设置初步方案进行审核

手工控制

随时

【AR01】

人力资源部

部门负责人

C06

由办公室、规划、投资、人力、法律、审计等部门进行会商，对机构设置方案进行充分讨论，提出意见

手工控制

随时

【AR01】

某某公司

相关部门

C07

人力资源部机构管理根据会商情况，进一步修改完善，形成上会方案，准备好上会材料

手工控制

随时

【EF02】

【AR01】

人力资源部

机构管理专员

C08

对上会方案和材料进行审核，确保准确无误

手工控制

随时

【AR01】

人力资源部

部门负责人

C09

机构分管领导对上会方案和材料进行审核

手工控制

随时

【AR01】

某某公司

分管领导

C10

公司主要领导对上会方案和材料进行审核，必要时与其他成员进行沟通

手工控制

随时

【AR01】

某某公司

主要领导

C11

根据公司领导沟通审核情况，对方案再做修改完善

手工控制

随时

【AR01】

人力资源部

机构管理专员

C12

对方案进行再次审核

手工控制

随时

【AR01】

人力资源部

部门负责人

召开会议，集体讨论研究决定机构设置方案

【AR01】

某某公司

总经理办公会

根据会议决定，拟定成立机构的文件，正式下发

【EF03】

【AR01】

人力资源部

机构管理专员

三级流程：

岗位设置流程

1.流程目标

本流程阐述岗位设置程序，合理设置符合组织职能需要的岗位，确保岗位设置工作的规范性和有效性。

2.适用范围

某某公司总部

3.相关制度和规定

【AR01】《某某公司岗位编制管理办法》（征求意见稿）

项目

姓名

项目

姓名

编制

钱地地

审核

赵辛

流程责任岗位：

机构管理专员

流程参与部门：

岗位设置部门、人力资源部、薪酬委员会、公司领导、总裁办公会

流程责任部门：

人力资源部、党委干部部

4.流程图

5.流程描述

编号

流程步骤

责任岗位

现有制度

和规定

现有流程步骤描述

输出文档

01

提出岗位设置意见

人力资源部机构管理专员

AR01

流程开始

人力资源部机构管理专员根据公司管理和业务发展需要，提出岗位设置意见。

【EF01】

《岗位设置意见》

02

审核

人力资源部负责人

人力资源部负责人对岗位设置意见进行审核，重点审核岗位设置与工作需求、实际情况的一致性。

03

拟定岗位设置初步意见和岗位说明书

岗位设置部门

岗位设置部门拟定岗位设置初步意见，根据日常工作内容，编制岗位说明书。

【EF02】

《岗位说明书》

04

汇总修改提出初步方案

人力资源部机构管理专员

人力资源部机构管理专员汇总各部门岗位设置建议，提出岗位总体设置初步方案。

05

审核

人力资源部负责人

人力资源部负责人对岗位设置初步方案进行审核。

06

审核方案测定岗位等级

薪酬委员会

薪酬委员会召开会议，根据岗位工作难易、复杂程度及对人员的要求等情况，对拟设置机构进行测评，确定岗位等级。

07

修改完善形成上会方案

人力资源部机构管理专员

人力资源部机构管理专员根据薪酬委员会研究情况，进一步修改完善，形成上会方案，准备好上会材料。

【EF03】

《岗位设置报告》

08

审核

人力资源部负责人

对上会方案和材料进行审核，确保准确无误。

09

审核

公司分管领导

机构分管领导对上会方案和材料进行审核。

10

审核

公司主要领导

公司主要领导对上会方案和材料进行审核，必要时与其他成员进行沟通。

11

方案修改

人力资源部机构管理专员

根据公司领导沟通审核情况，对方案再做修改完善。

12

审核

人力资源部负责人

对方案进行再次审核。

13

研究决定

总裁办公会

召开会议，集体讨论研究决定岗位设置方案。

14

拟定文件

人力资源部机构管理专员

根据会议决定，拟定岗位设置的文件，正式下发。

【EF04】

《岗位设置文件》

流程结束。

6、风险控制矩阵

控制目标编号

控制目标具体描述

风险事件编号

主要风险事件描述

控制

活动

编号

现有控制措施描述

控制方式

（手动控制

/自动控制）

控制频率

控制

实施

依据

依据的制度和规定

责任

部门

责任

岗位

T01

合理设置符合组织职能需要的岗位

R01

由于调研不完善等导致岗位设置不符合组织职能需要

C01

人力资源部机构管理专员根据公司管理和业务发展需要，提出岗位设置意见。

人力资源部负责人对岗位设置意见进行审核，重点审核岗位设置与工作需求、实际情况的一致性。

手工控制

随时

【EF01】

【AR01】

人力资源部

机构管理专员

C02

岗位设置部门拟定岗位设置初步意见，根据日常工作内容，编制岗位说明书。

【EF02】

【AR01】

岗位设置部门

部门负责人

C03

人力资源部机构管理专员汇总各部门岗位设置建议，提出岗位总体设置初步方案。

【AR01】

人力资源部

机构管理专员

C04

人力资源部负责人对岗位设置初步方案进行审核。

【AR01】

人力资源部

部门负责人

C05

薪酬委员会召开会议，根据岗位工作难易、复杂程度及对人员的要求等情况，对拟设置机构进行测评，确定岗位等级。

【AR01】

薪酬委员会

薪酬委员会

C06

人力资源部机构管理专员根据薪酬委员会研究情况，进一步修改完善，形成上会方案，准备好上会材料。

【EF03】

【AR01】

人力资源部

机构管理专员

C07

人力资源部负责人对上会方案和材料进行审核，确保准确无误。

【AR01】

人力资源部

部门负责人

C08

分管领导对上会方案和材料进行审核。

【AR01】

某某公司

分管领导

C09

公司主要领导对上会方案和材料进行审核，必要时与其他成员进行沟通。

【AR01】

某某公司

主要领导

C10

机构管理专员根据公司领导沟通审核情况，对方案再做修改完善。

【AR01】

人力资源部

机构管理专员

C11

人力资源部负责人对方案进行再次审核。

【AR01】

人力资源部

部门负责人

C12

召开总裁办公会，集体讨论研究决定岗位设置方案。

【AR01】

某某公司

总裁办公会

C13

机构管理专员根据总裁办公会会议决定，拟定岗位设置的文件，正式下发。

【EF04】

【AR01】

人力资源部

机构管理专员

2、招聘管理

三级流程：

内部选拔流程

1.流程目标

本流程阐述员工内部选拔程序，旨在确保此项工作的规范性和有效性，招聘到符合组织发展和岗位需要的人员。

2.适用范围

某某公司

3.相关制度和规定

AR01：

《某某公司员工招聘管理办法》

项目

姓名

项目

姓名

编制

王隋强

审核

赵辛

流程责任岗位：

招聘专员

流程参与部门：

用人部门、人力资源部、公司领导

流程责任部门：

人力资源部、党委干部部

4.流程图

5.流程描述

编号

流程步骤

责任岗位

现有制度

和规定

现有流程步骤描述

输出文档

01

提出空缺岗位

用人部门

流程开始。

用人部门根据部门实际需要，提出空缺岗位需求

【EF01】

《岗位需求申请表》

02

审核

公司分管领导

公司分管领导对用人部门提交的岗位空缺和人员配置申请进行审核，审核通过后签字确认

03

审核

公司主要领导

公司主要领导对用人部门提交的岗位空缺和人员配置申请进行审核，审核通过后签字确认

04

汇总、拟定内部选拔方案

人力资源部招聘专员

汇总各部门用人需求后，根据岗位要求，拟定内部选拔方案

05

审核

人力资源部负责人

对部门经办人拟定的内部选拔方案进行审核

06

公布空缺职位信息和任职要求

人力资源部招聘专员

根据确定的内部选拔方案，公布空缺职位信息和任职要求

07

投递应聘申请

公司员工

公司员工填写《职位申请表》，并按要求投递

【EF02】

职位申请表

08

收集、筛选简历

人力资源部招聘专员

收集员工《职位申请表》，并根据学历、工作经验、技能水平等要求进行初步筛选

09

审核

人力资源部负责人

人力资源部负责人对通过初步筛选的员工材料进一步审核

10

组织笔试、面试

人力资源部招聘专员

人力资源部招聘专员组织初步笔试、面试，从人员的基本素质层面加以判断与筛选

【EF03】

面试评价表

11

参加面试

用人部门负责人

用人部门负责人对通过人力资源部初步笔试、面试的人员，在人力资源部的协同下，开展专业面试，重点考察应聘人员的专业素养和能力以及跟岗位的匹配度

12

提出录用建议

用人部门负责人

用人部门负责人根据专业面试情况，提出录用建议

13

拟定录用名单

人力资源部招聘专员

根据用人部门提出的录用建议，拟定录用名单

14

审核

人力资源部负责人

人力资源部负责人对拟录用名单进行审核，审核通过后签字确认

15

审核

公司分管领导

公司分管领导对拟录用名单进行审核，审核通过后签字确认

16

审核

公司主要领导

公司主要领导对拟录用名单进行审核，审核通过后签字确认

17

办理聘任手续

人力资源部招聘专员

对确定录用的人员办理聘任手续，发录用通知书

【EF04】

《录用通知书》

流程结束。

6、风险控制矩阵

控制目标编号

控制目标具体描述

风险事件编号

主要风险事件描述

控制

活动

编号

现有控制措施描述

控制方式

（手动控制

/自动控制）

控制频率

控制

实施

依据

依据的制度和规定

责任

部门

责任

岗位

T01

招聘符合公司发展和岗位需要的人员

R01

由于岗位要求不明，或与实际需求不一致导致招聘人员与岗位不匹配

C01

用人部门根据部门实际需要，提出空缺岗位需求

手工控制

随时

【EF01】

【AR01】

人力资源部

招聘专员

C02

用人部门分管领导对用人部门提交的岗位空缺和人员配置申请进行审核，审核通过后签字确认

手工控制

随时

【AR01】

某某公司

分管领导

C03

公司主要领导对用人部门提交的岗位空缺合人员配置申请进行审核，审核通过后签字确认

手工控制

随时

【AR01】

某某公司

主要领导

由于招聘方案设计不合理，导致未能招聘到与岗位相匹配的人员

C04

汇总各部门用人需求后，根据岗位要求，拟定内部选拔方案

手工控制

随时

【AR01】

人力资源部

招聘专员

C05

对招聘专员拟定的内部选拔方案进行审核

手工控制

随时

【AR01】

人力资源部

部门负责人

C06

根据确定的内部选拔方案，公布空缺职位信息和任职要求

手工控制

随时

【AR01】

人力资源部

招聘专员

由于招聘中未能做到及时、有效地沟通和了解，导致招聘人员与岗位需求不匹配

C07

公司员工填写《职位申请表》，并按要求投递

手工控制

随时

【EF02】

【AR01】

某某公司

应聘员工

C08

收集员工《职位申请表》，并根据学历、工作经验、技能水平等要求进行初步筛选

手工控制

随时

【AR01】

人力资源部

招聘专员

C09

人力资源部负责人对通过初步筛选的员工材料进一步审核

手工控制

随时

【AR01】

人力资源部

部门负责人

C10

人力资源部招聘专员组织初步笔试、面试，从人员的基本素质层面加以判断与筛选

手工控制

随时

【EF03】

【AR01】

人力资源部

招聘专员

C11

用人部门负责人对通过人力资源部初步笔试、面试的人员，在人力资源部的协同下，开展专业面试，重点考察应聘人员的专业素养和能力以及跟岗位的匹配度

手工控制

随时

【AR01】

人力资源部

部门负责人

C12

用人部门负责人根据专业面试情况，提出录用建议

手工控制

随时

【AR01】

各部门

部门负责人

C13

根据用人部门提出的录用建议，拟定录用名单

手工控制

随时

【AR01】

人力资源部

招聘专员

C14

人力资源部负责人对拟录用名单进行审核，审核通过后签字确认

手工控制

随时

【AR01】

人力资源部

部门负责人

C15

公司分管领导对拟录用名单进行审核，审核通过后签字确认

手工控制

随时

【AR01】

某某公司

分管领导

C16

公司主要领导对拟录用名单进行审核，审核通过后签字确认

手工控制

随时

【AR01】

某某公司

主要领导

C17

对确定录用的人员办理聘任手续，发录用通知书

手工控制

随时

【EF04】

【AR01】