应用文反线位置.docx
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应用文反线位置.docx
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应用文反线位置
本文根据2013年最新公文格式,涵盖了党政机关所用收发文格式。
《党政机关公文格式》
一、公文的构成要素
公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
二、公文的排版形式
排版形式指公文各组成要素在文件版面上的标印格式。
1.公文用纸幅面尺寸:
采用国际标准a4型纸,297mm×210mm。
公文页边与版心尺寸为:
公文用纸天头37mm,公文用纸订口28mm,版心尺寸225mm×156mm(不含页码)。
发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。
对于上报的公文,发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。
2.信函式公文
发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm,推荐用小标宋体字,字号由发文机关酌定;发文机关全称下4mm处为一条武文线(上粗下细),距下页边20mm处为一条文武线(上细下粗),两条线长均为170mm。
每行居中排28个字。
发文机关名称及双线均印红色。
3.字体字号
发文机关标识使用2号小标宋体字,红色标识;秘密等级、保密期限、紧急程度用3号黑体字;发文字号、签发人、主送机关、附注、抄送机关、印发机关、印发时间用3号仿宋体字;
签发人姓名用3号楷体字;正文以3号仿宋体字,一般每面排22行,每行排28字,正文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字。
三、公文各要素及排版形式
公文的各要素分为眉首、主体、版记三部分。
1.眉首
置于公文首页红色反线以上的各要素统称公文眉首。
眉首包括:
公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人。
(1)份号:
公文印制份数的顺序号,即将同一文稿印刷若干份时每份公文的顺序编号。
涉密公文应当标注份号。
置于版心左上角第一行,用阿拉伯数字。
(2)密级和保密期限:
密级分为绝密、机密和秘密;保密期限是对公文秘密等级时效规定的说明。
置于版心右上角第一行,两字之间空一字。
(3)紧急程度:
是对公文送达和办理的时限要求。
根据紧急程度,标注“特急”、“加急”;紧急电报分为“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
置于版心右上角第一行,两字之间空一字。
公文同时标识秘密等级与紧急程度,秘密等级顶格标识在版心右上角第一行,紧急程度顶格标识在版心右上角第二行。
(4)发文机关标识:
发文机关标识表明公文的作者,他是发文机关制作公文时使用的、规范板式的文件版头,通常称“文头”。
由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成,居中红色套印在文件首页上端。
联合行文时,发文机关标志可以并用联合发文机关名称,也可以单独用主办机关名称,“文件”二字置于发文机关名称右侧,上下居中排布。
(5)发文字号:
发文字号是发文机关按照发文顺序编排的顺序号。
由发文机关代字、年份和序号组成。
置于发文机关标识下
空两行,居中排布。
年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入;序号不编虚位(即1不编为001),不加“第”字。
联合行文使用主办机关的发文字号。
发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。
(6)签发人:
签发人是在上报的公文中批准签发的领导人姓名。
只用于上行文。
平行排列于发文字号右侧。
发文字号居左空1字,签发人姓名居右空1字;签发人用3号仿宋体字,签发人后标全角冒号,冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
如有多个签发人,主办单位签发人姓名置于第1行,其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排,下移红色反线,应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。
2.公文主体部分
置于公文首页红色反线(不含)以下至抄送机关(不含)之间的各要素统称主体。
包括:
标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件。
(1)标题:
即对公文主要内容准确、简要的概括。
由发文机关名称、事由和文种组成。
除法规名称加书名号外,一般不用标点符号。
位于红色反线下空两行,用2号小标宋体字,可分一行或多行居中排布;回行时,要做到词义完整,排列对称,间距恰当。
(2)主送机关:
是指要求公文予以办理或答复的主要受理机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
标识在标题下空一行,左侧顶格3号仿宋体字标识,回行时仍顶格。
最后一个主送机关名称后标全角冒号。
(3)正文:
公文正文表述公文的具体内容。
通常分导语、主体和结束语。
在主送机关下一行,每自然段左空2字,回行顶格,数字、年份不回行。
正文以3号仿宋体字,一般每面排22行,每
行排28字。
文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字。
(4)附件说明:
公文附件的顺序号和名称。
公文如有附件,在正文下空一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”,后标全角冒号和名称。
附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件:
1.×××××”);附件名称后不加标点符号。
(5)发文机关署名:
署发文机关全称或者规范化简称。
(6)成文时间:
指公文生效的时间。
署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。
联合行文时署最后签发机关负责人签发的日期。
标识在正文之下,空两行右空4字。
(7)印章:
公文中有发文机关署名的,应当加盖发文机关印章,并与署名机关相符。
有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。
联合上报的公文,由主办机关加盖印章,联合下发的公文,发文机关都应加盖印章。
单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称,只标识成文时间。
加盖印章应上距正文2mm~4mm,端正、居中、下压成文时间,印章用红色。
当印章下弧无文字时,采用下套方式,即仅以下弧压在成文时间上;当印章下弧有文字时,采用中套方式,即印章中心线压在成文时间上。
当联合行文需加盖两个印章时,应将成文时间拉开,左右各空7字;主办机关印章在前;两个印章均压成文时间,印章用红色。
只能采用同种加盖印章方式,以保证印章排列整齐。
两印章间互不相交或相切,相距不超过3mm。
当联合行文需加盖3个以上印章时,为防止出现空白印章,应将各发文机关名称(可用简称)排在发文时间和正文之间。
主办机关印章在前,每排最多排3个印章,两端不得超出版心;最后一排如余一个或两个印章,均居中排布;印章之间互不相交或相切;在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。
当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的措施加以解决,务使印章与正文同处一面,不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
(8)附注:
是需要说明的其他事项,如公文的发放范围、使用时注意的事项、联系人及联系方式等。
公文如有附注,用3号仿宋体字,居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。
(9)附件:
公文正文的说明、补充或者参考资料。
附件应与公文正文一起装订,并在附件左上角第1行顶格标识“附件”,有序号时标识序号;附件的序号和名称前后标识应一致。
如附件与公文正文不能一起装订,应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。
3.公文版记部分
置于抄送机关以下的各要素统称为版记。
包括:
抄送机关、印发机关和印发日期。
(1)抄送机关:
指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。
公文如有抄送,在主题词下一行;左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”,后标全角冒号;抄送机关间用逗号隔开,回行时与冒号后的抄送机关对齐;在最后一个抄送机关后标句号。
(2)印发机关和印发时间:
印发机关是印制公文主管部门,印发时间是公文的付印时间。
位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占1行位置;用3号仿宋体字。
印发机关左空1字,印发时间右空1字。
印发时间以公文付印的日期为准,用阿拉伯数码标识。
(3)版记中的反线。
版记中各要素之下均加一条反线,宽度同版心。
4.页码
用4号半角白体阿拉伯数码标识,置于版心下边缘之下一行,数码左右各放一条4号一字线,一字线距版心下边缘7mm。
单页篇二:
应用文写作公文排版标准
行政公文排版
一、公文格式排版
1进行页面设置—版心制作
选择“文件”——“页面设置”选择“页边距”附签,上:
3.7厘米下:
3.5厘米左:
2.8厘米右:
2.6厘米。
选择“版式”附签,将“页眉和页脚”设置成“奇偶页不同”,在该选项前打“√”。
选择“文档网格”附签,“字体设置”,“中文字体”设置为“仿宋”;“字号”设置成“三号”,单击“确定”按钮,选中“指定行网格和字符网格”;将“每行”设置成“28”个字符;“每页”设置成“22”行。
然后单击“确定”按钮,这样就将版心设置成了以三号字为标准、每页22行、每行28个汉字的国家标准。
2插入页号
选择“插入”——“页码”,“位置”设置为“页面底端(页脚)”,“对齐方式”设置为“外侧”。
然后单击“格式”按钮,“数字格式”设置为全角的显示格式,单击“确定”按钮,再次单击“确定”按钮完成页码设置。
双击页码,在页码两边各加上一条全角方式的短线;并将页码字号设置成“四号”;字体任意;奇数页的页码设置成右空一个汉字,偶数页的页码设置成左空一个汉字。
打开“页面设置”对话框,选定“版式”标签,“距边距﹨页脚”设定数1
值为3厘米,可实现一字线距版心下边缘7mm。
选定“版式”标签,“页眉和页脚”选“奇偶页不同”,可实现单、双页码分置左右。
“节的起始位置”选“新建页”,“垂直对齐方式”选“顶端”。
选择“插入”菜单中的“页码”命令,打开“页码”对话框,其中“位置”选“页面底端(页脚)”,“对齐方式”选“外侧”,若第一页需要显示页码则选“首页显示页码”,点击“确定”,则在页脚位置出现页码,其中单页页码居右,双页页码居左。
在文档第一页双击页码,页码数字所在文字框生效,选中页码数字,选定字号为“4号”,在汉字输入状态输入“-1-”,然后选择“格式”菜单中的“段落”命令,打开“段落”对话框,选定“缩进和间距”标签,“缩进右”设为“1字符”,点击“确定”,关闭“页眉和页脚”回到文本编辑状态,即完成单页页码设定。
在文档第二页双击页码,页码数字所在文字框生效,选中页码数字,选定字号为“4号”,在汉字输入状态输入“-2-”,然后选择“格式”菜单中的“段落”命令,打开“段落”对话框,选定“缩进和间距”标签,“缩进左”设为“1字符”,点击“确定”,关闭“页眉和页脚”回到文本编辑状态,即完成双页页码设定。
3发文机关标识制作
选择“插入”——“文本框”——“横排”菜单项,鼠标将会变成“┼”,在word2003版面上单击鼠标左键,出现一个文本框,在该文本框内输入2
发文机关标识,输入完成后,选中该文本框,单击鼠标右键——“设置文本框格式”,在这里设置红头的属性。
选择“颜色和线条”附签,“颜色”设置成“无填充颜色”。
选择“大小”附签,“高度”设置成“2cm”;宽度设置成“15.5cm”。
注:
用户可根据实际情况调节尺寸。
选择“版式”附签,单击“高级”按钮,水平对齐:
“对齐方式”设置成“居中”,“度量依据”设置成“页面”;垂直对齐:
“绝对位置”设置成“页边距”,“下侧”设置成“2.5cm”——平行文标准,“8.0cm”——上行文标准,注:
可根据实际情况调节尺寸。
然后单击“确定”。
选择“文本框”附签,左、右、上、下都设置成“0cm”,单击“确定”完成。
文本框属性全部设置完成,单击“确定”按钮。
选中文本框内的全部文字,将颜色设置成“红色”,字体设置成“小标宋简体”,字号根据文本框的大小设置成相应字号,但要尽量充满该文本框,这样,宽为155mm、高为20mm、距上25mm的红头制作完成。
4发文字号制作
平行文文号:
文号——三号仿宋、居中显示。
上行文文号:
文号——三号仿宋字体、左空一个字的距离;签发人——三号仿宋字体;签发人姓名——三号楷体、右空一个字的距离。
注:
文号一定要用六角符号。
六角符号插入方法:
选择“插入”——“符号”——“符号”附签,找到六角符号后,将光标置于准备插入的地方,单击“插入”按钮即可。
3
5红色反线制作
首先将“视图”——“工具栏”——“绘图”选中,单击“绘图”工具条的直线工具,鼠标会变成“十”字形,左手按住键盘上的shift键,右手拖动鼠标从左到右划一条水平线,然后选中直线单击鼠标右键,选择“设置自选图形格式”,红线的属性在这里进行设置。
选择“颜色和线条”附签,“颜色”设置为“红色”;“虚实”设置为“实线”;“粗线”设置为“2.25磅”。
选择“大小”附签,“宽度”设置为“15.5cm”。
选择“版式”附签,单击“高级”按钮,水平对齐:
“对齐方式”设置成“居中”,“度量依据”设置成“页面”,垂直对齐:
“绝对位置”设置成“页边距”,“下侧”设置成“7cm”——平行文标准,“13.5cm”——上行文标准,注:
用户可根据实际情况进行调节。
单击确定。
6版记制作
第一种方式:
选择“表格”——“插入”——“表格”,选中表格,单击鼠标右键——表格属性——“表格”附签,“对齐方式”设置为“居中”;然后单击“边框和底纹”按钮,在“预览”窗口中将每行的下线选中,其它线取消,在表格中填写具体内容:
主题词用三号黑体;主题词词目用三号小标宋;抄送、抄送单位、印发单位及印发日期用三号仿宋。
方法一:
选择“插入”菜单中的“日期和时间”命令,打开“日期和时间”对话框,对话框里有多种时间和日期的表达式,其中便有gb/t9704—1999所规定的日期表达式,选中后点击“确定”即可。
4
方法二:
使用“智能abc输入法”,如输入“i2001”,按空格键,则输入的即为“二○○一”。
若想输入“二○○一年十二月十一日”,可直接输入“i2001ns2ys1r”,再按空格键即可。
首先将“视图”——“工具栏”——“绘图”选中,单击“绘图”工具条的直线工具,鼠标会变成“十”字形,左手按住键盘上的shift键,右手拖动鼠标从左到右划一条水平线,然后选中直线单击鼠标右键,选择“设置自选图形格式”,反线的属性在这里进行设置。
选择“颜色和线条”附签,“颜色”设置为“黑色”;“虚实”设置为“实线”;“粗线”设置为“1.25磅”。
选择“大小”附签,“宽度”设置为“15.5cm”。
选择“版式”附签,单击“高级”按钮,水平对齐:
“对齐方式”设置成“居中”,“度量依据”设置成“页面”,垂直对齐:
“对齐方式”设置成“下对齐”“相对于”设置成“页边距”,“绝对位置”设置成“页边距”,“下侧”设置成“22.5cm”。
可实现版记最后一条黑色反线与版心的下边缘重叠。
7保存成模板文件
单击“文件”——“保存”,“保存类型”:
选择“文档模板(*.dot)”;“文件名”:
给模板命名;“保存位置”:
模板所在路径(一般不做,默认即可)。
至此,模板制作完成。
以后所有属于此种类型的公文都可以调用该模板,直接进行公文正文的排版。
要对该模板进行修改,可以调出相应模板,方法是:
选择“文件”——“打开”,找到相应的模板路径,若模板保存时按系统默认设置的,然后单击5篇三:
版记:
反线不能使用字体下划线
三十五、版记:
反线不能使用字体下划线
版记中各要素之下均加一条反线,宽度同版心。
《国家标准:
国家行政机关公文格式》规定版记中各要素之间加一条反线隔开,一是为显示各要素之间的区别,二是如此设计显得美观。
为了与眉首的红色反线相区别,行内人喜欢称它为“黑色反线”。
黑色反线一般有两条,上面一条,用于“分割”主题词栏和印发机关—印发日期栏;下面一条,用于表明整个公文的结束。
有的时候,在中间还会有第三条黑色反线,此时上面一条就用于“分割”主题词栏和抄送单位栏,中间这条就用于“分割”抄送单位栏和印发机关—印发日期栏。
印发机关和印发时间位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占1行位置,用3号仿宋体字。
印发机关左空1字,印发时间右空1字。
印发时间以公文付印的日期为准,用阿拉伯数码标识。
印发日期不是成文日期,大部分时候它和成文日期相同,有的时候又与成文日期不同,那么到底什么时候应该相同?
什么时候又应该不同呢?
《国家标准:
国家行政机关公文格式》说明了印发日期以公文付印的时间为准,是为了界定生效时间与印发时间的区别。
标识印发日期,是为了准确反映公文的生成时效。
公
文在领导签发之后,也就是生效时间之后,往往需要经过打字、校对、复核等环节。
通过了解生效时间与印发时间的时间差,既可以使发文机关掌握制发公文的效率,也可以使收文机关掌握公文的传递时间,均有利于公文的办理。
由此看来,公文生效时间与印发时间的时间差信息应该如实地反映出来。
根据敝人的经验,如果公文在领导签发后的较短的时间内制发出来,此时的印发日期和成文日期应该相同,没有必要不同。
如果公文在领导签发后,由于种种原因不能及时制发,在耽搁一个较长的时间后才印制出来,此时的印发日期和成文日期应该不同,此时的印发日期应该选择印发当日的日期。
我们这里说的较短、较长的时间,通常以5日为界限,当然这没有依据,所以只能仅供参考。
《国家标准:
国家行政机关公文格式》规定印发机关左空1字,印发时间右空l字,并且只能占一行位置。
因此,印发机关如果字数太多,可以自行简化。
《国家标准:
国家行政机关公文格式》规定印发日期用阿拉伯数码标识,也有尽量缩小位置的考虑,以保证一行位置能容下印发机关和印发日期。
黑色反线在实际运用中,有用“字体的下划线”代替的,这样做一来很不规范,二来会使文字不在两条反线中间,很不美观。
word的字体下划线功能,应该是用于给文字作特殊标记的,通常它们与选定文字挨得很近,和下一行文字又离得很远,不是恰好在两行文字中间,所以这不是正途。
标识黑色反线应该在word的〖绘图工具栏〗选中直线,直接在文档中插入即可。
黑色反线的线型粗细,通常选用的是0.75磅。
如果直线不能正好摆放正两行字的中间,上下移动时也只能间跳地移动,不能很理想地移动到想摆放的位置,此时应调整网格设置。
具体步骤:
①单击〖文件〗菜单-〖页面设置〗-〖文档网格〗标签。
②选中第一栏〖无网格〗。
③点击下方的〖默认〗,出现一对话框,点击〖是〗,最后按〖确定〗。
这样设置后,直线可以随心所欲地摆放在文档的如何位置,建新文档时也默认这样设置。
篇四:
27007应用文写作公文篇(2013版)
第一章公文概述
名词解释。
1、文种:
是指对具体的公文按其性质和用途的不同要求划分为若干种,并为每种公文规定固定的名称,即文种的名称,简称文种。
它概括表明公文的性质、用途与制发机关的职权范围。
它决定着公文的结构、格式与语言的运用。
2、批转:
是上级机关对下级机关公文批复、转发的一种特有的文书处理形式。
上级机关认为,下级机关所发的公文具有一定的参照、指导、借鉴作用,在表明自身态度的基础上,将下级机关的文件发送到其他下级机关单位,要求其他单位学习、效仿或借鉴;或通过自身的权威,将文件发送特定部门执行。
3、转发:
是对上级机关、平级机关和不相隶属机关单位文书的处理形式。
当一个机关认为上级的文件需要办理,并且表明自己的办文态度、办理方法,或认为平级机关、不相隶属的机关单位的文件值得本单位参照、学习、借鉴时,可以将该文件发送有关单位。
4、印发:
是机关单位对本单位文书的办理形式,是一种对内发文的特定形式。
当某个机关单位认为本单位的特定文书需要正式发言,或需要将某个特定部门制订的规章制度上升为机关单位共同执行的事项,或需要将机关单位负责人的讲话等变成机关单位的意志,通过印发来完成。
5、公文格式:
指的是公文外在的表现形式的各个组成部分及其在文本中的各自位置,包括公文的用纸、留白等。
6、版头(眉首):
是置于公文首页红色反线以上的各要素的统称。
7、主体:
是置于红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素的统称。
8、版记:
是置于主题词以下的各要素的统称。
9、公文份数序号:
是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。
10、秘密等级:
又称秘密级限,是指根据公文内容涉及国家秘密的程度所划的等级。
11、发文字号:
发文字号是为了便于公文区别、分类、登记、保管、查询、处理而制定的公文编号。
常见的有三种形式:
一是由机关代字、年份、序号组成。
这是最常见的、最普遍的发文字号。
二是流水号。
三是期号。
12、主送机关:
是指公文的主要受理机关,是需要周知、执行、答复公文内容,负有办文责任的机关名称。
13、公文附件:
即附属于公文正文的文件材料,一般是随文颁发的规章制度,或随文报送的报表资料等。
14、公文生效标识:
是证明公文效力的表现形式。
它包括发文机关印章或签署人姓名。
15、抄送机关:
是指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关,应当使用全称或规范化简称、统称。
16、公文的制发机关:
是指公文所发机关单位的具体秘书部门。
17、紧急程度:
是对公文送达和办理的时间要求。
18、签发人:
是从法律上确认公文生效的领导个人,一般为单位的主要领导。
(上行文中用到)
19、行文规则:
是指行文时必须遵守的规矩、制度。
它是维持正常的行文关系、保证机关工作正常开展的重要条件。
简答题。
1、下行文要遵循哪些行文规则?
答:
(1)行文应当确有必要,注重实效,坚持少而精。
(2)要选准文种。
(3)行文一般只发直属下级,有时也可以扩大到所属各级。
(4)公布性文件,包括经批准发布的行政法规和规章,凡通过报纸、电台、电视台等媒体直接和广大人民群众见面,具有正式公文的法定效力,应视为正式公文依照执行,不需要另外行文。
(5)主送受理机关,根据需要抄送相关机关。
重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。
(6)党委、政府的办公厅(室)根据本级党委、政府授权,可以向下级党委、政府行文,其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。
(7)党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门发文。
(8)涉及多个部门职权范围内的事务,部门之间未协商一致的,不得向下行文;擅自行文的,上级机关应当责令其纠正或者撤销。
(9)上级机关向受双重领导的下级机关行文,必要时应当抄送该下级机关的另一个上级机关。
(10)为了提高工作效率,减少不必要的环节,各级党政机关应当充分发挥职能作用,可以自行下达或与有关机关联合下达的公文,不要报请上级机关批转。
(11)部门内设机构除办公厅(室)外不得对外正式发文。
2、上行文要遵循哪些行文规则?
答:
(1)要选准文种。
(2)行文关系根据隶属关系和职权范围确定,机关单位之间一般不能越级请示和报告。
(3)原则上主送一个上级机关(不得多头请示);根据需要可以同时抄送相关上级机关和同级机关,不得抄送下级机关。
(4)党政机关不能交叉上行请示、意见、报告性公文。
(5)党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项,应当经本级党委、政府同意或者授权;属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。
(6)下级机关的请示事项,如需以本机关名义向上级机关请示,应当提出倾向性意见后上报,不得原文转报上级机关。
(7)请示应当一文一事。
(8)除上级机关负责人直接交办事项外,不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文,不得以本机关负
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