会务工作计划doc.docx
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会务工作计划doc
20120523邮保战略合作现场推进会
会务工作安排表
"自邮一族人保车险"推进会邮政网点参观责任矩阵表篇二:
会务部工作计划
一、前言
二、工作定位
会务部是一个年轻且充满活力的部门,是红十字会的新生力量。
主要保障红会会员利益,组织会员的活动,管理会员的档案资料;负责红十字会会刊《红曦》的出版和发放,以及海报出版,向外展示本学院红会的人文风采以及发展动态,是学院红十字会的一大特色。
会务部的职能包括宣传、管理、策划这三大方面,是一个能够多方面锻炼自身能力的部门。
1、宣传:
1)负责每一次活动的宣传海报制作。
当确定好活动主题、
时间、地点后,我们即可制作活动海报。
2)负责红十字会会刊《红曦》的出版和发放,宣传红会的
最新动态。
3)负责活动的视频和ppt制作,以展示本学院红会的人文
风采以及发展动态。
2、管理:
1)管理会员的档案资料
2)会员q群等的管理,为会员提供一个沟通交流的平台
3)办公室内务的管理和整理
4)宣传板的管理,外借后要及时追踪,确保红会内部资源
安全。
3、策划:
参与活动策划,组织开展会员的招新和活动工作,保障红
会会员利益。
三、工作安排
a.内部建设
(一)干事招新
1.扫楼宣传
注意事项:
扫楼时要有礼貌,有亲和力;
谈话切忌直奔主题,可先从新生的入学感受,关心其生活,再慢慢走进主题;
谈话间发现人才,要抓住机会,尽力让其了解红会,并获取其联系方式;
充分利用扫楼获得的资料,紧紧跟进人才的动向(如果遇到感觉不错的新生,可多聊一下,增强他的决心)。
2.面试:
面试官由应届部长和师兄师姐组成,也可邀请往届老干事提供参考意见。
会务部招聘干事在10-12人范围内,具体视情况而定。
注意事项:
面试前准备好问题,问题要注意多元化,重点在于了解其人品,决心(有心是最重要的)和能力(包括绘画书法,网络知识,策划组织等三方面的能力);
面试时要尊重新生;
面试时要把握好时间,同时吸取往届会务部招人困难的局
面,与红会的其他兄弟部门做好沟通交流,请他们推荐一
些具有相应技能的人才来面试我们部门;
面试时,面试官和新生面对而坐,相距约1米;
面试要留意新生的言行和衣着细节,善于捕捉优缺点;面试时,面试官要注意做好笔记和善于和新生交流,这样是对新生的尊重,也有助于新生发挥出良好水平;
人才选择标准:
热情高责任心强有能力的优先,宁可选择一般人才也不选有才而无心之人;
决定人选时,部长切忌特别关照,遵循"能者上"的原则;部各长决定人选时互相协调好,切忌闹纷争(大家要彼此尊重,切忌因此闹矛盾)。
(二)部门干事培训
要以循序渐进,由简单到复杂,由主到次的原则,对干事进行培训。
培训过程中,要尊重干事,以平和的态度培训干事,并根据他们各自性格和能力的特点,因材施教,有重点的加以培训,让他们各自的能力和特长得到最大的发挥。
部长之间要分工合作,做到扬长避短,各自根据自己的强项对干事进行培训。
如果可以,部长也可尽量参与培训,这样既能够提高各部长的工作能力,又有利于部长和干事打成一片,促进部长和干事之间的沟通和交流。
培训工作主要是海报制作,视频ppt制作,活动策划和开展等三大方面的培训。
培训时间初定为1~4周。
届时会邀请一些具有较高水平
的往届干事来指导培训,同时与其他社团相应部门合作,借鉴一下他们的经验对干事进行培训。
(三)部门会议(会议主持由部长协议而定,开会时间灵活而定)注意事项:
每次开会,应当至少提前一天通知干事;
开会尽量在会议室内进行;
开会内容部长们必须都明确,而且都要有备而开,需要讨论问题的话要提前告知干事,让其提前思考(各位部长可讲不同的几个方面,比如有的负责讲工作,有的负责讲学习生活,有的负责讲礼貌礼仪问题);
开会过程中必须严明纪律(请假程序做笔记不能随便私下窃谈不能玩手机不能心不在焉等),注重效率(这点很重要,会议时间最好在40--60分钟,会议后可闲聊);
开会三个必讲内容"三讲教育":
礼仪思想引导工作会议前中后都要充分利用好部门秘书,会前通知(做好回复工作),会中记录,会后总结会议记录,发布到共享或邮箱;部长可分散坐在干事之间,多鼓励干事发言;
关于讨论性的会议,可由自荐的干事主持,但要提前准备充分;
当存在干事们的热情不高,状态不佳,纪律怠慢等情现象比较严重时,要在会上对其整顿(对事不对人,不要提及具体名字),以求及时改正。
(四)营造和谐温馨的部门
1)人尽其才。
在选取好干事后,部长要对每一位干事的个性、特长、工作热情都了解清楚,并因才施用,尽可能使每位干事都能在部门里发挥出最大的效用。
2)做好内部协调工作。
部长要有很强的察言观色的能力,能从干事们一个细微的动作或者表情推知其心理状态,然后妥善安排好他们的工作,避免给干事明显的偏向感觉,使整个部门一直保持高涨的热情,只对工作的顺利开展至关重要。
3)保持融洽的部门氛围。
在工作之余,要隔段时间组织干事们一起聚餐或是组织部门间的联谊的活动,为干事们更多地交流创造机会,部长要多跟干事们沟通和交流,让整个部门在一个融洽和谐的氛围中开展工作。
对于整个红会来说,更是如此,才能增加大家的归属感。
可在双休日期间,组织些文体活动,一起展示自己的运动细胞,如跑内环,打打球之类的。
平时也可建议本部门干事一起去图书馆或教室学习,一起互相帮助,共同进步。
4)情感交流。
部长不仅要尽自己的能力在生活和工作中给予干事帮助,还要在学习上给予支持。
尽量提供一些学习资料,让他们把学习搞好,这样干事才有更多的激情和热情来处理工作上的事情,让干事能够妥善处理学习和工作问题。
b.对外工作
(一)大会细则
1)大会前期:
篇三:
会务计划
会务计划
10月7日
一、主要工作内容:
课程内容选定主讲嘉宾选定
二、具体要求:
1、课程内容:
以市场营销、团队建设和企业执行力为主,企业高效管理为辅。
2、主讲嘉宾选定:
根据课程内容选出2--3位嘉宾候选人,所选嘉宾候选
人一定要有实力、有特色。
本项工作具体由王主任负责。
三、效果:
课程内容一定要实用,具有诱惑力和吸引力,主讲嘉宾讲课方式要独特,讲课气氛要好,掌控能力要强。
四、完成情况:
10月8日
一、主要工作内容:
制作工作人员招聘广告
二、具体要求:
以在校大学生为主,招聘7--10人,有意者先打电话联系登
记,具体面试时间为10月17日早上8:
30,并注明面试时携本人近期免冠照片两张备用。
招聘广告完成后直接在办公室打印,数量为30--50份,本项工作由余主任具体负责。
三、完成情况
10月9日
一、主要工作内容:
确定会场、联系老师
二、具体要求:
1、会场确定:
由王主任联系确定能够容纳300人左右的大会场,会场环境要好,设施设备要齐全(室内摆设、桌椅、话筒、音响、窗帘等),联系好后,王、余
二人亲自到现场把关,如若不行,重新联系确定。
2、联系主讲嘉宾:
王主任与嘉宾候选人电话联系,根据嘉宾候选人的时间安排确定一位为主讲嘉宾,了解清楚其人员安排,告知课程内容(以市场营销、团队建设和企业执行力为主,企业高效管理为辅。
)、张掖企业发展现状及主要存在的问题(营销战略不合理、团队建设上不去、执行力差、管理机制有问题)、费用(费用多少、付费方式)、行程(出发时间、到达时间、航班、车次),并正式与其签订合同,待一切事宜完毕后,余主任具体负责做好机、车票的预定和邮购工作。
三、完成情况
10月10日
一、主要工作内容:
宣传条幅
二、具体要求:
宣传条幅总共分为两类,欢迎条幅和祝贺条幅。
1、欢迎条幅:
数量:
2条,要求:
以红色彩条(长:
25米左右,宽1米左右)作为背景主色,文字为白色最大号宋体。
具体内容:
条幅1热烈欢迎***老师亲临张掖做精彩演讲!
条幅2热烈欢迎张掖市****两县企业家莅临参会!
2、祝贺条幅:
数量:
3条,均以红色彩条(长:
25米左右,宽1米左右)作为背景主色,主办单位(或独家冠名赞助单位)1条,文字为金黄色最大号宋体,具体内容为:
*****公司恭祝张掖市第一届民营企业总裁培训会取得圆满成功!
合办单位2条,文字为白色最大号宋体,具体内容为:
条幅1*****公司热烈祝贺张掖市第一届民营企业总裁培训会成功举办!
条幅2*****公司恭祝张掖市第一届民营企业总裁培训会取得硕果!
由余主任具体联系制作单位并负责协商,并做好全程监督、敦促工作,告知交付时间和地点,制作过程当中如有问
题,制作单位及时与余主任取得联系,制作单位务必于10月24日前由制作单位派人送往工商联培训部办公室。
三、效果:
正规、正式、醒目,具有很强的吸引力和震撼力。
四、完成情况
10月11日
一、主要工作内容:
会前宣传资料制作
二、具体要求:
1、会议相关的内容体现:
会议时间(2010年10月28日)、地点(如七
一剧场)、规模(届时由鬼谷子营销策划公司专门聘请全国著名企业培训老师***亲临张掖做精彩演讲,****两县民营企业家**人参加培训)。
2、公司宣传:
鬼谷子营销策划公司宣传(公司简介:
本公司成立于*年,
公司发起人为全国著名演讲、培训、策划大师王建东老师,公司集企业策划、营销、培训、管理为一体,曾于2007年在张掖华辰国际大酒店成功举办张掖民营企业总裁培训大会,受到各界人士,尤其是企业总裁的高度赞赏,近几年来,先后为张掖多家大中型民营企业做过内训(如:
丝路春食品工业有限公司、蒙娜丽莎婚纱摄影、张掖新乐超市股份有限公司等),得到了受训学员和企业家的一致好评。
3、主、合、协办单位的挂名:
本次总裁培训大会由***企业独家冠名赞助,
****两家企业合办,**********五家企业协办。
三、版面安排:
宣传单正面为会议宣传内容,背面为公司宣传及赞助单位。
本项工作具体由余军负责,王主任把关。
完成后将样本交与打印公司,数量
为300--500份,打印公司务必于10月20日前派专将打印好的材料送至甘州区工商联培训部办公室。
四、效果:
重点突出、一目了然、印象深刻
五、完成情况
10月12--18日
一、主要工作内容:
发展一家主办单位、两家合办单位、五家协办单位
二、具体要求:
发展本市一家龙头企业作为主办单位(或独家冠名赞助单
位),交纳赞助费****元。
发展本市两家知名度较高的企业作为合办单位,各交纳赞助费****元。
发展本市五家有影响力的企业作为协办单位,各交纳赞助费****元。
(详细情况见赞助单位回馈资料)
10月12日
一、主要工作内容:
参会人员签到表册制作
二、具体要求:
拿到的企业花名册后,根据各县、区参会企业数量制作签
到表,如果是两地企业,则分别制作两个签到表,如多地企业,则根据各企业人数多少实行并册。
每册签到表应按人数由多到少进行排序。
每个签到表主要包括以下内容:
封皮为县区名称,里面内容分别为:
企业名称、参会人数、主要负责人签字、备注。
(注:
1、备注栏主要是企业参会人数与原始数据的对照,如相符,打勾,不相符,注明情况,如:
缺几人、多几人,未到等,如有其它特殊情况,均写入备注栏。
2、每个企业主要负责人必须签字。
)签到表册制定好后,由王主任交至打印公司亲自把关打印。
三、效果:
精致、全面、有特点。
四、完成情况
10月13日
一、主要工作内容:
会务资料制作
二、具体要求:
1、体现出主讲嘉宾的知名度和特色(***老师是全国著名企业管理大师、
培训大师,******大学特聘专业讲师,曾经服务于******等好多家全国知名企业,提出了******管理黄金条例,讲课风格独特,诙谐幽默,深入浅出。
)
2、突出主讲内容的吸引力和诱惑力(针对张掖民营企业的具体特点,**
老师推出其精品课程《营销十大法宝》《员工钢铁执行力》,为各企业家解决企业实际困难献计献策)
3、突出策划主办方的作用和价值(本次总裁大会由鬼谷子营销策划公司
组织主办,鬼谷子营销策划公司主要从事企业策划、营销、培训、管理等,在张掖享有很高的知名度,并为很多家企业(如:
丝路春、新世纪、新乐超市等)出谋划策,解决了企业的很多困难,帮助多家企业走出了困境)
4、提高主、合、协办方的知名度(本次大会由***企业独家冠名赞助,**
**两家企业合办,*****等五家企业协办)该项工作由王主任、余主任共同负责。
会务资料制作完成后,联系打印公司并将资料样本交给打印公司
三、效果:
美观大方、内容精练、主题鲜明、吸引力强、诱惑力大。
四、完成情况篇四:
常规会务工作安排流程
常规会务工作安排流程
1.会务工作总体思路
(1)任务分解。
将会务工作分解为各专项任务,明确分工并保证质量。
(2)责任到人。
每项任务均有专人负责。
(3)周密计划。
每项任务均需制定周密的工作计划。
(4)逐项落实。
计划的每个环节、步骤均需严格落实。
2.会前准备
(1)成立会务组
①会务组组长:
总体负责
②萎靡材料小组:
负责组织、手机、整理、编印会议材料,会议记录(及录
音录像)、会议纪要与总结起草。
③后勤保障小组:
负责会议的后勤保障事宜。
④任务分解后,形成《会务工作分派表》,相关责任人签字。
(2)明确会议概况
全体会务人员应明确会议概况,了解以下基本内容:
①会议主题
②级别与规模
③参会人员(与会人员的单位、职务)
④会期余日程安排(会议日期、时间、议程、活动安排等)
⑤根据会议概况,按集团本部有关标准预算会议经费,签报集团本部分管领
导批准
(3)选定会议场所
①责任人:
后勤保障小组
②责任:
联系几家宾馆(先前做好有一些基本了解),实地考察、比较。
应调
查的项目包括:
价格(客房、会场及其他服务项目的价位);设施(客房、会议室、休闲设施、环境等);交通(便利与否);当期有无接待能力。
③综合比较后按优质低价原则选取一家,签报集团本部分管领导批准。
集团
本部分管领导批准后,立即完成以下工作:
与宾馆确认个主要服务项目的收费标准与折扣;根据会议预算领取支票。
(4)下发会议通知、登陆代表名单
①责任人:
文秘材料小组
②责任。
在落实以上各项工作后,起草会议通知、报集团本部分管领导批准
后下发各参会单位。
通知内容应包括:
会议主题、参会人员、会期安排、会议地点与联系电话、会务组联系人与联系电话、报到日期、有关事项(如要求自带有关资料、物品等)、会议回执、会址交通导引等。
③会议通知以传真、电子邮件、元件邮寄等方式传达给各参会人员。
会议通知下发后,会务组联系人负责按会议回执登录报名情况,形成《会议代表登记表》,制作会议名册。
登录内容应包括:
单位、姓名、职务、性别、民族、到达航班与到达时间、是否要求接站等。
登录工作应尽早完成,并在此基础上编制《接站安排表》。
(5)准备会议材料、用品
①责任人:
两组分工协作
②材料内容。
会议材料由材料文秘小组负责整理、印制。
除正式会议材料外,
还应包括:
会议代表名单(附房间号)、日程安排、各项活动地点及注意事
项等。
③会议用品。
会议用品由后勤保障小组负责,应准备的会议用品包括:
与会领导桌签(可由宾馆代为制作);参会代表证(可由宾馆代为制作);会场条幅(可由宾馆代为制作);文件袋、笔记本、笔;录音机、照相机、摄影机;打印机及纸张、投影仪(根据需要);花卉、水果及方便食品(可由宾馆准备,或自行购置、分发);药箱(备常用药品)等。
(6)餐饮安排
①责任人:
根据情况具体落实
②责任:
与宾馆紧密协调、现场核查,尽早落实以下工作:
就餐地点、就餐时间、席位安排。
(7)会场安排
①责任人:
根据情况具体安排
②责任:
与宾馆紧密协调、现场核查,尽早落实会议室、领导临时休息室。
③会场布局包括:
作词安排、花卉摆设、话筒音响、灯光、摄影、摄像负责人。
(8)文体活动安排
①根据实际情况和需要细化内容
(9)房间安排
①责任人:
后勤保障小组
②责任:
在确定了参会代表名单之后,即在宾馆订房、安排房间。
3.会中服务
(1)接站
(2)签到
①在正式报到前日,应完成以下工作:
将分装好的会议材料的文件袋运送至宾馆;统一领取代表餐劵并分装至文件袋;统一领取代表房间;在房门上粘贴印有代表姓名的纸张;花卉、水果等分发到各房间;准备好签到簿、订票登记单等待用。
③到工作包括以下环节:
在宾馆门厅悬挂欢迎条幅(或设置欢迎引领标牌);在宾馆门厅设置签到处、专人负责签到。
4.会后收尾
(1)退房、送站
(2)结账篇五:
会议接待的各项工作安排
会议接待的各项工作安排
【一】前期工作
1、会场预约
专人协助您的实地考察工作。
吃、住、行、游、购、娱。
根据要求预定酒店,会议(会展)场地。
车辆等。
我们将根据您的需要,为您具体分析各种情况做出最完美的策划;我们将根据会议的级别,为您选择会议举办地;我们将根据会议对周边环境的要求,为您确定具体举办地点,我们将根据会议的具体情况,确定是否将会议划分为几个分会场,选择分会场的地点,并提前为您预约。
2、负责会场的布局,设备安装调试
我们将根据会议的具体情况,为您设计并安排会场的布局,细致周到地设计好所有的细节;我们将根据您的需要,为你你提供会议所需要的所有设备,并提前安放在指定位置;我们将根据您的需要,提前为您调试好设备,确保会议的顺利进行。
3、印刷材料的设计制作
我们将为您的会议提供宣传册等印刷品设计、生产一条龙服务;我们将根据会议的具体需求,设计印刷品的样式、内容、选择图案;我们将会为您的印刷品指定专门的厂家生产以及印刷;我们将根据您的需要,提前把印刷品送到会场或指定位置。
4、准备会务用品:
代表证、会徽、纪念品等。
5、提供公关礼仪、文秘、翻译服务,代租会务所需设备。
6、及时准确提供机票、火车票、酒店信息。
7、代订会议所需的音响、灯光、摄影等设备。
8、提供平面立体、vi设计。
【二】会前准备
1、接站:
我们将根据参加会议者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆;我们的专车将会提前在指定位置等待参会人员,把参会人员迅速、安全地送到会场或下榻酒店。
我们为您准备的车辆每个座位都有保险。
a、提供优秀导游协助会务组举牌机场接站。
b、提供接、送机(站)时所需的各类型豪华空调车。
2、营造气氛
a、酒店大堂内欢迎水牌,门外或会场横幅等;会议(会展)场所的布置:
欢迎牌、横幅、指示牌、会议资料、纸、笔、饮料、设备测试等。
b、彩旗、氢气造型气球、歌舞表演等。
3、报道
a、酒店大堂内免费提供签到台(桌)及提示牌;
b、专职人员协助会务组负责签到、分房、等有关事宜;安客户需要安排接送与会宾客,协助会务组办理宾客签到等工作。
4、会场服务
a、根据会务组要求,策划、制作会场背景;
b、根据会务组要求,专职人员负责会场的桌、椅摆放,负责与酒店方协调会场茶水、纸、笔供应及灯光、音响设备调试情况等。
5、礼品制作
向会务组人员介绍黑龙江的特色纪念品,并陪同选购或根据会务组要求制作会议纪念品。
6、返程票务
a、会议报道期间提供专职票务人员负责返程票务登记;
b、代订哈尔滨飞往全国各地的最优惠折扣机票。
【三】会中服务
1、提供专业外语翻译,摄像、礼仪公关和文秘服务。
2、免费提供经验丰富的接待人员全天协助会务工作。
3、会议期间可为vip客人提供特殊照顾和服务。
4、向参会人员提供全市范围内机场、火车站接送服务。
5、提供会议期间以及后勤保障工作和外围的协调服务。
6、参会者的餐饮:
我们将根据参会人员的喜好,为您预定各种形式的参会:
西餐、中餐、自助餐、宴会等等;我们将根据参会人员的具体情况以及会场和下榻饭店的地点,为您推荐不同的用餐地点。
【四】会后旅游考察服务
一次成功的旅行考察在整个会议中的效果又岂止点睛之笔,除了跟您和您的朋友一个放松和调节的时间,而在这良好和热烈的氛围下,有怎能不再结识多一些朋友、给您的事业创造新的机遇和意想不到的惊喜呢。
只要您提出,我们就为您贴身打造合适的线路和报价。
景点景区、旅游空调用车、旅游保险、优秀会议导游服务,一应俱全。
【五】会后总结
1、对参会代表的会后旅游考察工作进行合理安排。
2、协助会议人员处理会后事宜,进行会议期间的工作总结。
【六】会议及会展的预算
1、交通费用
交通费用可以细分为:
(1)、出发地至会务地的交通费用--包括航班、铁路、公路、客轮,以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通
(2)、会议期间交通费用--主要是会务地交通费用,包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。
(3)、欢送交通及返程交通--包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。
2、会议室/厅费用
具体可细分为:
(1)、会议场地租金--通常而言,场地的租赁已经包含某些常用设施,譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等,但一些非常规设施并不涵盖在内--比如投影设备、临时性的装饰物、展架等,需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。
(2)、会议设施租赁费用--此部分费用主要是租赁一些特殊设备,如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等,租赁时通常需要支付一定的使用保证金,租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。
值得注意的是,在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求(通常可向专业的会议服务公司咨询,以便获得最适宜的性价比),否则可能影响会议的进行。
另外,这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同,租赁的价格可能相差很大。
(3)、会场布置费用--如果不是特殊要求,通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。
如果有特殊要求,可以与专业的会议服务商协商。
(4)、其他支持费用--这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。
基于这些支持均为临时性质,如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话,其成本费用可能比市场行价要高,如果让专业会议服务商代理,将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。
对于这些单项服务支持,主办方应尽可能细化各项要求,并单独签订服务协议。
3、住宿费用
住宿的费用应该非常好理解--值得注意的只是住宿费里面有些价格是完全价格,而有点是需要另外加收政府税金的。
对于会议而言,住宿费可能是主要的开支之一。
找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣。
正常的住宿费除与
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