《物资采购管理规定及办法最终版》.docx
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《物资采购管理规定及办法最终版》
《物资采购管理规定及办法[最终版]》
供应部管理规定
第一条为了规范儋州市龙光藤艺制品有限公司的物资采购行为,降低物资采购成本,确保公司各项物资供应,加强企业物资采购的监督管理,特制定本规定。
第二条本规定是公司物资供应采购管理行为的基本规范。
第三条公司的采购部门或采购人员应当根据市场信息做到比质、比价采购;大宗的物资采购,具体由董事长、总经理、副总经理、厂长共同议决签字同意。
第四条公司成立物资供应部,编制另行制定,供应部与生产部门,仓储部门紧密联系在一起,相关业务相互配合协作完成。
第五条物资供应部职责
(一)负责物资采购、保管、出入库管理制度和各岗位职责的制定;
(二)负责物资采购员、调拨员和保管员的监督与管理;
(三)负责物资采购计划的制定,采购合同的签订,协助物资仓储的管理;
(四)负责物资采购的询价、议价、比质、比价以及招标工作;
(五)负责本部门按时、按质、按量地采购本公司所需各种物资;
(六)负责管辖范围内的物资存放、卫生、安全工作。
第六条物资采购遵守的原则
(一)未经审核批准的请购物资一律不得采购;
(二)库内已有闲置物资应首先使用;
(三)凡本地区能解决的,不到外地采购;
(四)对长期订货和大款项的进货,应通过签订合同和实行银行结算的方式;
(五)按要求需通过政府采购管理机构组织的物资采购,必须按规定办理;
(六)在比价过程中,严格执行同类的企业比质量,同样的质量比价格,同样的价格比信誉,择优确定采购单位;
(七)对于先试用的物资,不得在试用鉴定前采购。
第七条采购部应采取有效措施,完成公司下达的降低采购成本的指标,或达到采购目标成本。
第八条采购员密切关注主要材料、物资市场供求、价格变动情况,趋势预测,提出最有利的采购时机。
第九条采购部分分析主要物料的采购成本及构成,掌握出厂价、运输费、采购费用、在途损耗、保险费等在采购成本的比重,对有关费用重监控。
第十条采购部选择运输方式,应考虑运输费用、快捷性、途中损耗、安全性、方便性等,多方案比较后选定方式。
第十一条会同财务部确定贷款分期付款和结算方式,协商使用赊购、商业票据,减少公司采购和库存资金的占用。
第十二条为节约采购成本,公司实行按月上报采购计划。
各单位编制采购计划时,要从实际工作出发,避免盲目提报物资采购计划。
第十三条各部门物资采购计划要按程序进行上报。
在每月月底向物资供应采购部门上报下个月的采购计划,由基层单位编报,负责人签字,领导签署意见,物资采购部汇总后,经分管领导签署意见后,统一上报总经理批准实施。
各单位如不按规定时间上报计划,造成物资缺口及发生的经济损失,由迟报单位承担经济责任。
第十四条计划外急需采购的物资,由基层单位填制《急需物资请购单》,负责人签字,分管领导签署意见,总经理批准。
第十五条小批量(5万元以内)的由物资采购部采取询价、比质、比价采购;大批量或固定资产采购必须由招标委员会进行招标,经董事长/总经理审批后,方可采购。
第十六条物资采购时必须严格按照采购原则、采购计划进行采购,保证做到不错订、不漏订,及时准确做好物资货源落实工作。
签订物资采购合同时,要严格执行合同法和公司合同管理制度,合同中要明确数量、规格、型号、价格、质量标准、交货期、交货地点、结算方式、运杂费承担者、包装、运输、验收方式、经办人经济责任以及其它需要明确的事项,一般按照先验收后付款的原则进行,特殊情况先款后货的需经总经理批准,质量、数量有误的全部由采购人员承担。
第十七条对短缺物资,采购员要征求使用公司意见,在使用单位同意后方能采购使用方愿意接受的代用品,否则,出现后果由采购员负直接责任。
第十八条采购人员必须按采购作业期限运作,对不按计划要求及质量要求采购,造成的超储积压,损失均由采购人员承担经济责任。
第十九条对采购员未能及时完成采购任务时,应及早报告直接主管说明异常原因,提出相应意见方案,采购部应及时与请购部门沟通,拟定补救办法和处理对策,特别重大事项,应汇报总经理。
第二十条采购人员物资采购报账,需同时附有仓储的验收单,合格单,入库单方可进行财务报账。
第四章物资验收入库管理
第十五条物资入库时,保管员要与交货人、质检员办理验收手续,核对清点物资名称、规格、质量、数量是否与计划合同及购货凭证相符,检查包装封印是否完好,计量物资按净重验收,计件物资按清点验收,保管员、质检员、采购员应按验收单上的要求签字,开具入库单,以履行其职责。
第十六条在验收中发现的问题,要及时通知质量管理部和物资采购部,并同时做出记录备案,分清责任,责任不清时严禁验收入库。
第十七条验收中的不合格物资,严禁接收,如出现工作失误或故意验收,保管员负全部经济责任。
第十八条对托收到而货未到,或货到发票未到,应及时通知经办人,尽快查实情况。
第五章物资的发放管理
第十九条物资的领用、发放,须按“先进先出,计划供应,节约用料”的原则进行发料,发料时要坚持一核对、二签字、三记账、四盘点的程序,对违反发料原则造成物资失效、霉变、大料小用、优材劣用以及差错等损失,保管员承担全部经济责任。
第二十条各单位领用物资时,须填制“部门领料单”,单位负责人签字,凭调拨员开具的“内部调拨单”到仓库领取物资,领取物资时要有发料人、领用人的签字。
第二十一条保管人员应严格遵守先办理领料手续后出货的原则,严禁先出货后补办手续和白条发货。
第二十二条各单位领用材料时,应严格按照部门领料单规定的内容和要求填写,不准在部门领料单上作任何更改,如填写错误必须重写;对不符合规定的领料单,调拨员有权拒绝开具“内部调拨单”。
第二十三条各种物资材料的转让和外售时,需经公司领导审批,保管员凭财务部收款出库凭证,方可对外出售,属于赠送的物品需经总经理批准后,到调拨员办理手续,方可领取。
第二十四条办公用品的领用,由办公室主任审批,领取后作登记。
第二十五条生产用原料、劳动工具、维护材料(包括设备配件等)的领用由各单位负责人审批,领用后作登记管理,工具采用交旧领新制。
第二十六条属于劳保用品,一律按《劳动保护用品发放条例》执行,领用时由各单位申请,安全保卫部审核,分管领导审批。
超出条例范围领用的需经总经理审批。
第二十七条物资出库后要及时登记账簿,保管员按月与调拨员核对账目,调拨员按时填报材料购入、消耗日报表,保管员半年、年终必须各盘点一次,做到账账相符,账物相符,账卡相符,卡物相符。
第二十八条所有发料凭证、原始单据应由调拨员、保管员妥善保管,发料凭证、原始单据要按保管时间和销毁程序办理,不可丢失,否则,应承担全部经济责任。
第二十九条退库的材料范围包括生产任务完成或竣工多余物资;借领、借发物资;车间小库多余物资。
退库时,物资必须完好,物资退库单与原领料单内容要相同,物资退库时保管员要认真进行验收,因物资质量不合格退库,必须进行技术鉴定,出示有充分数据的检查证明方能退库,以便与生产厂家交涉退货。
第三十条对超储物资应积极调剂,正常存储物资一般不予调剂,紧俏物资严禁对外调剂,凡对外调剂的物资必须由物资采购部申请,领导审批,其它任何人无权处理。
第三十一条严禁将物资借给外单位(个人)使用,违者重罚和开除处理,同时追回外借物资,追回物资磨损、损坏的,由责任人按价赔偿。
物资采购管理办法
第一条目的
为了使中心物资采购制度化,科学化,根据国家有关法律法规的规定,结合本中心实际,制定本办法。
本办法和法律、法规及地方规章不相符合的地方,以法律法规及地方规章的规定为准。
第二条范围
本中心所有物资的采购,包括固定资产与非固定资产的采购均依本办法执行。
第三条管理部门
物资采购的管理部门为综合部,财务部及其他部门配合执行,综合部应指定专人负责有关物资的采购工作。
凡物资的采购、验收、保管及发放,不管资金来源和供应渠道,也不管使用部门,均应经综合部统一计划、统一订购(属政府采购范围的除外)、统一分配、统一调拨和统一管理。
第四条物资采购计划的编制
各使用部门应根据现有物资的供应能力和次年的工作任务,提出次年的物资购置计划,并于当年××月上旬报综合部,由综合部汇总后编制出年度物资采购计划(初稿)报中心分管领导,由分管领导召集有
关人员开会进行审查,经审查后的物资购置计划报中心主任批准生效。
第五条物资采购合同的签订与履行
长期、批量订货实行招标采购,货比三家,使用部门(用户)应对所需物资提出详细技术要求,并参与同供货方进行的技术谈判。
综合部指定专人询价,并根据收集到的报价资料,由中心分管领导负责召集有关部门组成招投标小组,小组成员集体讨论,确定中标厂商。
物资采购合同统一由综合部签订,设备采购入库手续归口由综合部组织办理。
经济合同的执行应做到谁经办谁负责,设备到货后经办人应及时组织有关人员按合同内容进行验收,使用部门(用户)确认,综合部办理入库手续。
第六条物资的验收
物资的正常验收由综合部牵头、使用部门派员配合。
物资到货后,应按照合同及有关规定验收。
验收后发现有问题,涉及到违反合同或不满足合同要求时,需要进行合同的更改或索赔等有关事项,由综合部牵头,相关部门协助。
有关索赔事项,应在诉讼时效期间内处理质量和其他有关问题,避免经济上不应有的损失。
物资验收后应由记帐员填写“物资验收单”,综合部签字后归档。
物资仓库保管员验收后应及时填写“入仓单”,作为入帐依据。
第七条物资(设备及材料)发放及发放前的保管
物资仓库实行凭单发料,使用部门(用户)领用物资(设备及材料)时必须在“出仓单”上签字才能生效,记帐员据此销帐。
物资实行分类、分库保管。
物资摆放整齐,标识齐全。
物资保管员和记帐员坚持每季度对帐一次,年终进行清仓盘点,做到帐、物、资金三相符。
第八条固定资产的报废
固定资产报废按照国家规定的年限执行,综合部根据国家相关规定确认固定资产的报废。
报废后的固定资产统一由综合部负责处理。
第九条罚则
违反本办法规定,未给中心造成损失的,由综合部提出整改意见,限期整改;造成损失的,报中心办公会议作出纪律处分。
第十条附则
本制度自中心办公会议通过公布之日起实施,在实施过程中的问题由综合部负责解释。
采购管理办法
一、总则
为了规范公司采购行为,降低公司经营成本,特制定本办法。
二、管理体制
1.公司可设立专门的采购部门,具体负责公司采购业务。
2.公司所有原轼材料、物资、零部件、办公用品、机器设备的采购,均应符合本办法的原则精神和采购工作规程。
3.公司采购实行集中与分散相结合体制。
三、重要的、大宗的、贵重的或限额以上的采购,由采购部门统一办理;
1.低值、小额或限额以下的采购,由使用的部门各自办理。
2.公司实行成批和零星采购相结合体制。
四、根据年度经营计划,测算和制定年度原辅材料、物资需求计划,每年进行1~2次的成批采购;
五、年度物资计划难以概括,或市场供求变化导致物资需求计划改变的,可在年度中进行多交的零星采购。
六、贯彻“五适”方针,即以最适当的价位、在适当的时间、从最适合的地点,购进适当品质及适当数量的物料。
七、采购计划与申请
1.根据公司年度经营计划、材料消耗定额、各部门物资需求以及现有库存情况,可以制定年度采购计划预案。
2.根据年内生产进度安排、资金情况和库存变化,相应制定半年、季度或月度的具体采购计划,该计划按期滚动修订。
3.公司年度采购计划须经总经理办公会议批准实施,半年、季度采购计划须经总经理审批,月度采购计划变化不大的经总经理划主管副总核准。
4.根据采购计划制作的采购预算表,以一式多联方式提交,分别经采购部经理、主管副总、总经理按权限签批核准。
5.公司物料库存降低到安全库存量或控制标准时,可即进提出采购申请,并分为定量订购和定时订购两种方法实施采购。
八、采购实施
1.采购部收到请购单或采购计划被批复后,立刻开展多方询价、比价、议价,按照货比三家的原则,询价人员将三家以上候选供应商的品种、性能指标、报价、批量、运输和付款条件等情况报采购主管选择。
2.对大宗、贵重、批量性的采购可采取公开竞价、招标、产品订货会等方式进行采购。
尽量提高每次采购批量,获得批量折扣,降低采购成本。
3.采购询价获准后,采购员即与供应商洽谈买卖合同及合同条款。
买卖合同采用国家标准合同和本公司拟订合同格式。
合同文本须经采购主管和主管副总经理批准。
4.重大采购合同须经公司律师审核和工商部门鉴证。
5.采购合同经双方签章生效后,采购员按合同付款进度,向财务部申请借款,及时向供应方支付定金和各期货物。
6.采购员按合同交货进度,及时催促供应方按时发货。
收到托运单据或提货凭单后,即前往提货点,按提货程序清点货物品种、质量、数量或重量,相符后签收。
7.如发现货物品种、数量或重量与合同不符,质量经检测与合同约定标准不符,采购员可拒绝接收或将货物退回供应方。
8.对货物品种、质量、数量与合同不符的,采购员及进告知供应方,并就退货、经济补偿、赔偿和罚款事宜进行谈判。
9.验收合格的货物及时运抵仓库,办理移交入库手续,并持有关发票和提货凭证到财务部销帐。
10.采购员负责对在签字货物和在签字货款明示于图表,分类监控、跟催。
11.采购员对缺货、不明供应商、供货延迟、验收不合格、货款诈骗等问题,应及时上报主管处置,寻找替代品或变更生产计划。
九、其他
1、采购部应采取有效措施,完成公司下达的降低采购成本的指标,或达到采购目标成本。
2、采购员密切关注主要材料、物资市场供求、价格变动情况,趋势预测,提出最有利的采购时机。
3、采购部分分析主要物料的采购成本及构成,掌握出厂价、运输费、采购费用、在途损耗、保险费等在采购成本的比重,对有关费用重监控。
4、采购部选择运输方式,应考虑运输费用、快捷性、途中损耗、安全性、方便性等,多方案比较后选定方式。
5、会同财务部确定贷款分期付款和结算方式,协商使用赊购、商业票据,减少公司采购和库存资金的占用。
十、采购部对采购员的如下工作行为进行考查、评价:
采购目标成本的完成情况;采购合同履约率和违约程度;采购成本节约额或损失额;采购物料质量合格率;价格波动情况;供应商稳定性和开拓供应商新情况;廉法或执着收回扣、受贿情况。
以上工作情况记入采购员业绩档案,作为考绩依据,并作出相应的奖励和处罚。
十
一、附则
本办法由采购部解释执行,经公司总经理办公会议批准生效
第二篇:
物资采购及合同管理办法[最终版]物资采购及合同管理办法
第一章总则
第一条.为规范公司采购行为,维护公司利益,保证生产顺利进行,依据公司实际及市场惯例,制定本办法。
第二条.公司所有对外采购适用本规定。
一、采购,是指以合同方式有偿取得货物和服务的行为,包括购买、租赁、委托、修理、加工制作、寄售等。
二、货物,是指原材料、辅助材料、设备、零配件、工具及办公用品等。
三、服务,是指除货物以外的其它采购对象。
第三条.公司所有采购由供应科负责实施,其它单位不得对外采购。
采购应当严格按照批准的计划实施,杜绝无计划审批采购。
第四条.矿成立采购评审组,负责采购的评估审核,提出意见,报公司领导审批。
评审组由经营副矿长、供应科长、财务总监、监察员及有关技术人员组成。
经营副矿长任组长,供应科长任副组长。
第五条.采购行为及合同内容必须遵守国家法律法规,
1遵循公开透明、公平竞争、诚实守信原则。
第二章采购计划
第六条.采购计划形成
一、生产用材料、配件、辅助材料、燃油、工具、办公劳保等由材料科按《物资计划管理办法》相关规定提出形成。
二、设备及新建和改扩建工程项目的采购计划由材料科按《物资计划管理办法》相关规定提出形成。
三、外委修理加工制作,由使用单位提出,经矿审批程序批准后形成。
四、服务类合同由相关部门提出,经矿审批程序批准后形成。
第七条.采购计划所列物资,必须写明名称、规格、型号、数量等标识。
设备应注明技术参数及要求附件。
服务合同应注明服务内容、价格等。
第八条.采购计划分为年度计划、季度计划、月度计划、应急计划,对上述计划的要求,详见公司《物资计划管理办法》的规定。
第三章采购方式
2第九条.供应科采购采用以下方式:
1.邀请招标;
2.询价采购;
3.单一长协采购;4市场现金采购。
第十条.邀请招标,是指邀请三家以上供应商发出招标文件进行招标采购。
它适用于大型设备,大宗物资。
第十一条.询价采购,是指向三家以上供应商发出询价单,供应商报价的采购。
它适用于一般设备材料。
第十二条.单一长协采购,是指向单一供应商进行的长期供货采购。
它适用于供应商少、常用材料及主要设备的主要零配件,如燃油、水泥等。
第十三条.市场现金采购,是指1000元以下小金额的急需品,在市场直接用现金采购。
第四章采购程序
第十四条.供应科接到采购计划后,根据采购的物资类型选择采购方式,发出邀约。
对收到的标书、报价单进行整理汇总。
第十五条.采购评审组对报价进行评审,也可约供应商进行谈判议价,商讨供货条件。
本着质量优先、性价比高优先、售后服务好优先的原则,提出书面评估意见,推荐供应商,上报后按有关规定审批。
3第十六条.供应科依据批准后的审批单,起草采购合同。
采购合同需按标准合同文本条款,明确双方的权益,不得有缺失和侵权条款。
合同应编号,以便于管理。
第十七条.采购合同形成后,报经营矿长审核。
对重大采购合同,必要时要向律师咨询,然后由公司授权的人员签字盖章生效。
第五章合同管理
第十八条.供应科负责合同生效至合同终结的全过程管理,包括督促验货、退货索赔、结算等事务。
第十九条.供应科应督促供应商按时交货。
物资到矿后由供应科出具验收通知单,由材料科牵头组织验货,供应科应派人参加。
验货细则按有关规定执行。
验收通知单一式两份,供应科留存一份。
第二十条.若验货时发现不符合质量技术要求,经研究决定需退货时,由供应科办理相关事宜。
第二十一条.物资验收合格,按合同需支付货款时,供应科凭合同、验收单,出具付款通知书,送财务科按付款程序支付货款。
第二十二条.若物资在使用过程中发现质量问题,依合同条款需进行索赔时由供应科负责索赔事宜
4第二十三条.合同资料的管理。
从采购的发起到采购执行终结的所有资料,包括采购计划、询价单、报价单、评审单、评审报告、采购审批单、合同、技术附件、验收通知单等全部文字资料,由供应科收集、整理、装订、存档。
每份合同的各项资料必须齐全不得有缺失。
第二十四条.供应科设专职的合同管理岗位,负责合同管理的具体事务。
第六章监督与奖罚
第二十五条.矿领导、公司监事有关科室单位对采购行为都有监督的责任。
如发现有违反采购规定的行为,可向矿领导公司监事进行举报,接到举报后应进行了解调查处理。
第二十六条.对以下人员应予以奖励。
一、降低采购成本贡献突出的采购人员;
二、举报违反本规定的采购行为经查证属实的人员。
第二十七条.对违反本规定,弄虚作假、收受回扣、在谈判中泄密的人员根据情节轻重,给通报至解除合同的处分。
给公司直接造成经济损失的,要依法赔偿。
构成犯罪的,依法追究刑事责任。
第七章附则
第二十八条.本规定要结合市场条件和公司发展的实际,不断完善健全。
第二十九条.本规定实施后,之前的相关规定废止,其它制度与本规定相抵触的,按本规定执行。
第三十条.本规定由供应科解释。
物资计划管理制度
第一章总则
第一条.为了保证公司各单位正常的生产经营,在保障供应的基础上合理控制库存,降低资金占用,提高采购效率,降低采购成本,增强物资采购计划性,结合公司的实际情况制定本办法。
第二条.物资采购计划,是指公司各单位对生产经营过程中所需的材料配件工具设备等及新建、改扩建工程所需的甲供材料、甲供设备等实施采购之前的正式申请。
第三条.物资采购计划是采购行为实施的唯一依据,其管理过程包括:
采购计划的发起、受理、审核、汇总、批准等移交采购部门前的一切活动。
第四条.物资采购计划由使用单位、设备科、材料科共同负责,采购计划的最终形成由材料科负责。
经审批后提交供应科实施采购。
第二章采购计划管理方式
1第五条.物资采购计划按费用来源分为:
生产费用计划和专项投资费用计划;按类别分为:
设备计划、配件计划、材料计划、办公用具用品计划;按时间分为:
季/年度计划、月度计划、应急计划。
第六条.物资采购计划管理实行以季/年计划为主、月度计划为辅、应急计划补充的原则,并向主要物资签订长期战略协议的方向过渡和发展,逐步实现寄存库存为主、自有库存为辅的目标。
第七条.提报时间。
次年度采购计划,使用单位必须在当年十月底前提报;次季度采购计划必须在本季度末20天前提报;次月度采购计划,使用单位必须于当月15日前提报,由材料科进行汇总平衡,在当月22日前形成下月度采购计划即物资采购单,经审批后送供应科。
第八条.提报要求。
使用单位应按物资分类进行提报。
设备类、配件类、材料类必须分别提报;配件类物资必须按设备类型分别提报;材料类必须按金属和非金属类分别提报。
材料科形成的采购计划也是同样。
第九条.物资采购计划的发起必须使用公司统一的《物资使用计划申请单》,应急采购计划使用《应急物资计划申请单》,严格按申请单项目逐项填写,不得缺项。
设备类应附详细的技术附件电子版或书面资料。
第十条.各使用单位提出的采购物资,允许指定或推荐
2厂家品牌。
需做出书面说明,设备需经设备科审核,报分管矿长批准,并对此指定或推荐承担责任。
第十一条.计划审批。
一、生产费用采购的设备、材料、配件等由使用单位负责人,分管副矿长审批。
设备需经设备科审核。
二、新建、改扩建所需的甲方供应材料、设备,由使用单位或工程负责人、分管副矿长审批。
设备需经设备科审核。
三、办公具用品类由综合办负责人、分管副矿长审批。
四、材料科提起的采购计划由矿长审批。
第十二条.使用单位对所提报和确认后的采购计划准确性、合理性、完整性承担责任。
对生产用采购物资在到货后的仓储时间不得超过6个月(年度计划所到物资除外);对新建、改扩建工程甲供物资必须在工程完工后基本用完,如发生超储积压的,按本办法追究责任。
第三章生产费用采购计划的管理
第十三条.生产费用采购计划订货数量的主要依据和参考因素包括:
现库存量、现在途量、历史消耗量、采购周期、厂家生产周期等因素。
第十四条.为控制库存量、降低资金占用、防止积压超
3储,各使用单位一个年度内报出的使用计划及应急计划申请单的总额不得突破当年度核定的材料配件费用总额。
若超过不予审批,而产生的后果由使用单位负责人承担,追究相关人员责任。
第十五条.年度采购计划
一、对大宗材料,常用易耗件及大中修设备所需材料列入计划。
二、对消耗有规律、使用量比较大的物资尽可能列入年度采购计划范围。
三、使用单位应在规定时间内提出下年度采购计划,经与材料科研究审核后,确定采购计划报批。
四、年度计划采购的物资,尽量采用长协方式、寄售方式进行。
第十六条.季度采购计划
一、季度采购计划列入物资外的其它物资一般要列入季度计划内,综采搬家采购计划应列入。
二、季度采购计划作为使用单位在一个季度内控制材料配件消耗的一种方法,为月度采购计划提供基本依据。
材料科汇总后报供应科,供应科据此计划对采购工作作出安排。
三、季度采购计划的另一个作用为“市场调查”。
对提报的新型物资,供应科进行询价,完成询价后,将报价文件报送使用单位,供参考确定是否需要采购。
四、外委修理加工制造,应列入季度计划。
使用单位提出,经设备科审核,报副矿长批准,报供应科实施。
第十七条.月度物资采购计划
一、使用单位依据季度采购计划。
结合生产情况编制下月度的采购计划,经审批后报材料科。
二、使用单位在使用计划申请单中可对季度计划进行修改,撤消品种或增减数量,也可增加季度采购计划中未列的物品。
三、材料科经汇总,审核平衡后,形成月度采购计划报矿长审批,送供应科实施采购。
第十八条.应急采购计划
一、使用单位在生产经
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