01订单合同评审管理制度课件.docx

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01订单合同评审管理制度课件

佛山市生美制衣有限公司规范化文件

文件编号：

2015年佛生（政）字A001号

修订次数：

A/0

生效日期:

年月日

页数:

第1页共10页

文件名称：

订单合同评审管理制度

审批：

日期：

审核：

日期：

编制：

日期：

分发日期：

受控状态：

佛山市生美制衣有限公司规范化管理委员会会签：

1.目的

为了满足公司发展需要，提高生产效率，保证生产订单及时交货，加强订单流程管理，特制订本管理制度，以保证向客户按期提供满意的合格产品。

2.适用范围

本制度适用于公司对顾客订单合同的受理、评审、变更及管理。

3.权责

3.1业务部负责受理订单，与顾客接洽。

组织订单评审及变更评审，对品名、规格、价格、付款方式进行评审。

签订服装订货、服装加工合同及合同（订单）资料整理、归档、移交工作。

3.2生产部负责数量、交货期、工艺、质量要求的评审，合同及订单变更通知单中的相关要求的执行。

3.3财务部负责订单合同的合法性、利润、单价进行审核，并负责订单合同的整理、归档，协助催收款项工作。

3.4行政部负责制度流程执行、修改、奖惩、监督工作。

3.5总经办负责订单合同的最终评审确认工作。

4.内容

4.1订单受理

4.1.1业务部针对顾客的服装订购或加工信息，依据公司的接单条件来衡量能否满足对方的要求，如满足即可同顾客接洽。

4.1.2服装加工类订单，由业务部相关业务员将顾客要求，如品名、规格、数量、价格、交货期，并要求顾客提供明确的工艺要求。

4.1.3自主设计的订单，由纸样板房部门依据目标顾客预期要求进行设计，绘制款式图样，确定布、辅料及工艺技术要求，交顾客确认。

4.2订单评审

4.2.1订单评审方式：

一般有会议评审、传递评审及授权评审三种方式。

4.2.2会议评审：

新产品的首次订单，应采用会议评审方式。

重大之订单或客户要求特殊订单应采用会议评审方式。

会议评审由业务部负责召集各评审部门负责人，一起讨论评审，各部门之评审权限不变，但可以互相检讨，提出合理化建议。

由总经理（或授权人）作出评审结论。

会议评审仍需填写《订单合同评审表》，可于会上当场填写。

4.2.3传递评审：

一般订单均采用传递评审方式。

业务部接获客户订单或订单意向后，填写相关的订单信息于《订单合同评审表》上。

业务部签署本部门评审意见后，将评审表依次转入相关部门。

4.2.4授权评审：

一般由总经理或部门负责人授权评审。

4.2.5价格、付款方式评审：

业务部相关人员依据服装的款式及工艺要求，制作《报价单》，由业务部负责人审核确定后，报价给客户。

4.2.6品名、规格评审：

业务部依据生产能力、生产产能审核。

4.2.7工艺、质量要求评审：

生产部、纸样、板房车间审核。

4.2.8数量、交货期评审：

生产部依据设备生产能力及生产计划情况审核。

4.2.9如有不能满足顾客要求的项目，由业务部与顾客协商，达成协议。

4.2.10评审通过或协议达成后，业务部与顾客签订订货合同。

4.3订单变更

4.3.1若顾客对已签订的合同内容提出变更，业务部应组织相关部门对其进行评审，评审通过后，业务部确定“变更内容”，填写“订单变更通知单”通知相关部门执行变更。

4.3.2合同确定后，各部门应按合同要求执行，如遇难以克服的困难，应告知业务部，由业务部与顾客协商解决。

4.4订单款项的收缴

4.4.1订单款项由业务部门催收，原则上订单合同约定首付30%-50%订金，订单完成交货后，三个工作日内完成本订单所有款项的收缴。

4.4.2订单款项由客户打入公司指定帐号或由财务部现金收缴，财务部备案并办理相关收款手续。

4.4.3订单款项到帐后，业务部与财务部相互告知，并确认登记备案。

4.4.4若特殊情况，可以跟客户约定以月结、季度结、年终结款方式。

但必须经总经理或授权人许可，签订合同协议书。

4.4.5订单款项由财务部门收缴，其他人员收缴或接触现金，属违规行为。

4.4.6若的确需要接触款项，则必须经总经理批准或授权人批准，返回公司及时上交财务部。

4.4.7订单款项的收缴由财务部监督、执行，并协助款项的催缴工作。

4.5订单合同管理

4.5.1公司所有订单必须签订书面合同协议书，双方约定的事宜必须清晰，如：

单位名称、订单号、款式、加工工序、单价、数量、交货日期、质量要求等等。

4.5.2订单合同协议书必须盖公司印章，授权人签名，且具有同等法律效力。

4.5.3若客户未有注册公司，则由客户负责人签名按手摸，必须注明其本人的身份证号码，户籍地址，联系电话。

4.5.4订单合同协议书属于公司商业保密信息，严禁将信息资料外泄。

4.5.5订单合同协议书一式两份，客户一份，公司一份，原件由财务部存档备案，业务部复印一份存档,以便备查。

4.5.6订单合同需按客户类别、合同（订单）号排序归档，原件统一保存在财务资料室，订单变更的资料视为订单保管。

4.5.7合同（订单）为机密资料，未经过总经理同意，不得带出财务室。

4.5.8合同期满且结案后，年底财务部将合同资料整理成册，并密封存档。

5.奖惩规定

5.1订单合同奖励条款

5.1.1公司鼓励非业务部门员工接订单，包括制衣成品加工，制衣半成品加工以及自主设计的制衣产品，公司将依据订单金额给予一定提成奖励。

5.1.2业务部门员工接订单，则按公司相关奖励制度执行。

5.1.3其他情况，需经总经理批准给予一定的奖励。

5.2订单合同的处罚条款

5.2.1公司所有的业务订单必须签订合同协议书，且具有同等法律效力。

若由于未签订合同协议书所产生的法律纠纷，由当事人承担。

5.2.1严格执行订单合同评审流程，违反规定的，处于警告、记过、记大过、开除等行政处罚，并根据造成情节严重给予扣除奖励。

5.2.2所有订单合同最终由总经理审核批准（或授权人批准）方可签订，并投产。

若由于未经审核批准，所造成的差额部分或损失，由当事人承担。

5.2.3订单合同评审可根据实际情况，经总经理批准（或授权人批准）,可取消走评审流程，否则给予扣除100元至500元的奖励。

5.2.4公司的重大业务订单必须组织相关部门进行会议评审，否则公司所产生的损失由当事人承担。

5.2.5其他因违反管理规定,导致公司造成重大损失的,公司追究其法律责任。

6．附则

6.1本制度由公司规范化管理委员会负责制订、修订和解释。

6.2本制度自批准之日起正式实施生效，原颁发的相关文件规定同时作废。

7．附件

7.1《订单合同评审流程图》

7.2《订单合同评审表》

7.3《订单合同变更表》

7.4《订单变更通知单》

附件1

订单合同评审流程图

附件2

订单合同评审表

附件3

订单合同变更评审表

附件4

订单合同变更通知单