管理文秘理论与实务实训指导书.docx
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管理文秘理论与实务实训指导书
管理文秘理论与实务
实训指导书
一、课程实践教学总体目标与要求:
(一)教学目标:
1、提高社交与沟通、协调能力;
2、具有较强的语言表达、应用写作(以公文为主)能力;
3、强化秘书各项事务工作综合处理能力(办事、办会、活动策划等)。
4、掌握先进的秘书办公设备基本操作技能。
(二)教学要求:
通过案例教学、情景模拟教学、操作性训练、创新实验等形式训练,具备管理文秘的基本素质和要求。
综合实训的总体要求是:
参与、合作、创新。
二、课时分配及项目类型:
序号
实训项目
课时
实训项目类型
1
职业素养
6
讲授/案例讨论
2
接待工作
4
讲授/角色扮演
3
信息与调研
4
讲授/操作演练
4
协调工作
4
讲授/情景游戏、讨论
5
公文办理
6
讲授/操作性训练
6
会务工作
4
讲授/模拟演练
7
自我设计与发展
4
讲授/情景创设
合计
32
三、课程考核方法:
考核内容组成与所占比例:
(1)阶段性训练单项项目考核成绩占总成绩50%,参照各单项具体评分标准。
(2)期末综合性项目考核占总成绩50%,每一项目共分五部分评分,其中文档分40%,创新分20%,态度分10%,形象举止分10%,团体20%。
四、教学建议:
本课程按应用性能力形成规律,在教学中重新设计学习程序,采用模块式教学强化秘书各专项技能,将实践教学贯穿于整个培养过程,避免孤立、形式化地设置实践教学环节。
以学生为主体的实践教学过程,特别是创新实验和综合实训(虚拟案例和模拟项目),能活跃学生的思维,发挥学生的学习主动性,创新思想。
运用讨论、团队协作式的教学方法,采用案例分析与情景模拟等技能训练形式进行实训。
在实训教学中,可以借鉴现代企业的员工培训的方法,一定要改变以往的以教师为中心的教学方法,要求学生既掌握理论又会熟练操作。
实训1
一、内容:
认识秘书职业
二、训练目的:
提高对秘书素养及其职业道德的认识,对照秘书职业素质的基本内容,找出自身的差距与努力方向,设计秘书职业形象。
三、训练方式:
1、案例分析,讨论“秘书现象”,掌握合格秘书的职业基本素质
2、自测“我适合当秘书吗?
”,找差距,加强对后天学习实践重要性的认识
四、项目能力培养体现
提高对秘书素养→文化内涵→秘书职业道德等方面的认识。
五、训练环节与对应能力训练
(一)组织学生结合自己的观察与体会,讨论“秘书现象”,增强秘书职业认识。
对应能力训练:
秘书职业道德的认识、表达能力
(二)完成自测,对照秘书职业要求,找出自身差距,明确努力方向,加强实践锻炼学习。
(三)招聘会:
情景模拟秘书招聘现场
对应能力训练:
秘书职业要求、自我学习能力
六、学生结果性材料与成绩考核
1、招聘PPT/书面材料,60%;
2、讨论过程表现考核,40%。
八、实训课时
6课时。
实训2
一、内容
本章是对秘书礼仪训练的总结和提升运用,重点训练接拨电话、迎送客人、传递名片、行走姿势等内容。
二、训练目的
通过训练,了解秘书职业的基本礼仪规范,掌握秘书工作中常见礼仪的基本要求。
三、训练方式
情景创设,模拟角色扮演,分组进行。
四、项目能力培养体现
秘书礼仪素养→文化内涵→秘书职业形象设计等。
五、训练环节与对应能力训练
(一)秘书接听、拨打电话规范训练
接听电话姿势,用语,语气;
拨打电话用语,语气;
转叫电话用语,语气;
婉拒电话的接听。
对应能力训练:
秘书职业素养,处事应变能力,语言表达与沟通能力。
(二)迎、送客行为举止训练
引导客人进门礼仪,进电梯、汽车礼仪训练;
引导客人出门、上(下楼梯)、下车等礼仪训练。
对应能力训练:
秘书职业素养,公关交际能力。
(三)传递名片规范训练
分发名片基本规范;
接收名片规范;
传递名片介绍训练。
对应能力训练:
人际交往能力,人文素养内涵。
六、学生结果性材料与成绩考核
过程表现考核,100%。
八、实训课时
4课时。
实训3
一、内容
信息处理与调查研究
二、训练目的
通过训练,了解常见的信息收集途径与基本方法,熟悉并掌握调查研究的基本程序和方法。
重点掌握网络信息收集处理方法,学会做调研。
三、训练方式
教师指导网络信息收集与整理基本方法;
学生网络教室上机,1人1机,按教师要求,进行收集、处理。
按专题进行调研并完成调查报告。
四、项目能力培养体现
Internet熟练使用训练→信息捕获能力→信息筛选与整理能力→信息应用能力→拟定调查问卷、写作调查报告能力
五、训练环节与对应能力训练
(一)网络信息收集
按要求进入中华秘书网、秘书在线等专业网站;
浏览并收集最新有价值的秘书相关信息;
收集5条以上重要信息,下载。
对应能力训练:
网络资源利用方法训练,快速收集信息能力,网络与计算机基本操作能力。
(二)信息整理与应用
1、用Word软件处理下载信息,每条信息文字组成50-100字;
2、题选黑体,正文选宋体,均为小四号,页边距均为2.5,行间距固定值18磅编排信息文稿;
3、书面打印,供教学资源用。
对应能力训练:
电脑文稿排版处理能力,信息应用能力,文字组织能力。
(三)调查研究
1、设计调查问卷;
2、进行实地调查,撰写调查报告。
对应能力训练:
思维策划能力,沟通能力,概括分析能力,写作能力。
七、结果性材料与成绩考核
调查问卷30%。
专题调查报告一份,70%。
八、实训课时
4课时
实训4
一、内容
协调工作
二、训练目的
通过案例分析与游戏训练,强化沟通协调技巧,提高交际与处理问题能力。
三、训练方式
1、案例分析讨论
2、分组游戏,共同探讨决定,小组展开竞争,完成任务。
四、项目能力培养体现
沟通能力→协调能力→组织能力
五、训练环节与对应能力训练
(一)教师提供若干案例,组织学生讨论。
对应能力训练:
思维能力、语言表达能力
(二)分组游戏,组内商议,竞争完成协调游戏,
对应能力训练:
协调能力、包容能力、动手能力、组织能力。
(三)讨论感悟游戏过程中职业秘书所必须具有的领导能力、影响能力、组织能力、沟通能力。
六、实训材料
仔细阅读所给材料,试从协调工作的原则、艺术角度评析船长的做法。
有一个十分有趣的故事:
一次,一艘载有不同国籍的游客的游船在海面上航行。
由于突然发生油箱泄漏情况,船很快就要沉没。
于是,船长想要发布命令,要大家穿上救生衣逃生。
但是船长很敏感地意识到,如果在甲板上宣布的话,一定会引起极大恐慌,而且可能没人愿意带头跳海。
于是船长灵机一动,将不同国别的游客分别召集至不同的船舱部位,然后,船长依次去发布命令。
在法国游客面前,船长说:
“要知道,能在无边的海上畅游一番是多么地浪漫啊!
”扑通扑通,法国游客纷纷跳下了海。
在德国游客面前,船长说:
“我现在以船长的名义命令你们,立即跳海逃生,否则以军法论处!
”德国游客也跳下了海。
在中国人面前,船长说:
“你们家里还有父母和妻儿在等着你们照顾,快点逃生吧!
”中国游客跳下了海。
在日本人面前,船长说:
“天皇病逝了,你们赶快游回去凭吊吧!
”日本人纷纷跳下了海。
在英国人面前,船长说:
你们看,那么多妇女儿童都落水啦,可爱的绅士们,快点去救救他们吧!
英国人立即也跳了下去。
七、结果性材料与成绩考核
讨论表现(表达、观点等)50%
情景中表现(合作、创新、应急)50%
八、实训课时
4课时
实训5
一、内容
公文办理。
二、训练目的
通过训练,熟悉公文与文书的基本联系与区别,掌握公文的基本类型及公文处理的基本程序和基本要求。
三、训练方式
教师准备8-10种文书(含公文);
学生分组,讨论、判断,进行专业分类;
以1-2种公文为例进行收发文处理训练。
四、项目能力培养体现
国家公文认识训练→公文处理能力(程序规范训练)→国家标准意识强化→公文撰写能力。
五、训练环节与对应能力训练
(一)公文材料分类(结合公文自动排版系统软件进行认识训练)
1、公文类型
公务文书:
通用公文、专用公文、公务常用文
行文规则分类:
行文规则:
1.行文关系:
上行文、平行文、下行文;2.行文方式:
逐级行文、多级行文、越级行文、直达行文
2、对提供的8-10种公文进行分析、分类。
对应能力训练:
公文基本认识,公文标准,秘书软件应用能力。
(二)公文处理程序操作训练
1、收文处理程序训练:
2、发文处理程序训练
对应能力训练:
公文处理基本技能(规范性训练),公文撰写能力。
七、结果性材料与成绩考核
撰写1-2种公文各一则,标准编排,书面成文,100%。
八、实训课时
6课时
实训6
一、内容
秘书的“办会”工作
(二):
举行模拟会议。
二、训练目的
通过训练,掌握会议组织的全方位内容,掌握会议期间的组织、协调、服务工作的基本要求,学会合理控制与调节会议节奏与气氛,做好会议文书工作。
三、训练方式
以班级为单位,举行一次“学生专业技能与就业专题研讨会”。
设置情景:
标准会议室,设定上级领导或院方领导、来宾若干人。
成立会务组,礼仪服务人员若干人。
以小组为单位专题发言。
四、项目能力培养体现
会务组织协调能力→文字组织(应用写作)能力→语言表达能力
五、训练环节与对应能力训练
(一)会前布置、准备
议题、会议方案审核
会场布置:
座位牌制作与放置;会场环境布置音响准备等。
对应能力训练:
事物分析判断能力,会务处理能力,审美与效率意识培养等。
(二)会议组织控制
会议主持人确定与表演:
语言表达、应变协调等;
小组发言人角色扮演;
自由发言。
对应能力训练:
语言表达能力,临场应变能力,胆量强化意识,会务控制能力等。
(三)会务服务与材料整理
资料发放规范训练:
方位、顺序、姿势、用语等;
茶水服务,礼仪训练;
会议记录:
除会务服务组,主持人外,原则上每位学生均作记录;
摄影等。
对应能力训练:
会议控制能力,服务质量意识,文字速记能力,秘书常用技能等。
六、实训材料
请组织筹办以上会议,就上面的会议要准备的文件资料进行拟写,并作好会议纪录和纪要。
七、学生结果性材料与成绩考核
交会议记录一份,100%;、
八、实训课时
4课时
实训7
一、内容
模拟秘书应聘面试。
二、训练目的:
通过模拟练习,反思秘书工作应掌握的知识以及应具备的能力,使学生对秘书工作的基本要求及方法有全面的考虑,并熟悉秘书的应聘与面试方法与技巧。
三、训练方式:
设计场景,教师扮演第一主考人,临场提问,学生两人一组,扮演第二主考人与应聘者。
四、项目能力培养体现
信息搜集能力→创新能力→团队合作意识→语言表达能力→人际交往能力→沟通协调能力→处事应变能力等。
五、训练环节与对应能力训练
教师扮演第一主考人,临场提问,学生两人一组,其中一人为第二主考人,另一人为应聘者。
根据学号组队,1号和最末一号组成一组,2号和倒数第二号……,以此类推。
对应能力训练:
分工合作意识、信息搜集能力。
在秘书应聘这个大主题下,具体内容不限,可以发挥想象,创造新形式。
每组模拟8分钟。
对应能力训练:
创新能力,团队合作,语言表达能力,沟通协调能力,处事应变能力等。
3.模拟结束后将以上过程写成实训报告上交,同时要求整理好整个模拟方案设计以及模拟脚本,书面打印并上交,要求文字组织规范,排版合理美观。
对应能力训练:
文字组织整理能力,Word排版技术。
六、实训材料
仔细阅读所给材料,从秘书工作的特性及与领导关系的协调角度考虑,说一说如何与张厂长相处好?
张厂长三十有五,像茅盾笔下的白扬一般高大挺拔、质朴无华。
他的胡子又浓又硬,劳累过度的眼里总是布满血丝。
下级有个病痛,他忙到半夜也要亲自看望;谁要在工作上打马虎眼,他粗大的嗓门会叫人受不了。
他的三个秘书都先后被他气走。
第一位女秘书为了给他留下深刻美好的第一印象,着意修饰和包装了一番。
没想到他见面点个头就不再看人家一眼。
那漂亮的女秘书无话找话地跟他搭腔,请他多指导,多帮助,多关照,有什么不对的地方多提意见。
没想到他一开口就甩出了一颗炸弹:
“我的第一个意见是别这样花里胡哨的,你这样坐在那里,叫我是看文件还是看你?
职工看我这是谈工作还是看服装模特?
”气得那姑娘扭头就跑了出去,还带着哭腔骂他是“二百五”。
第二个秘书是男大学生,起草的第一份讲话稿就被他扔到一边。
他吼道:
“你让我上台去是朗诵诗歌还是去做工作报告?
光大话、空话、漂亮话能换来效益?
没吃过肉也看过猪走。
你读了几十年的书,就没听过报告?
你们校长的工作报告就像你这玩艺儿?
”那小伙子要不是看他人高马大,真要甩了饭碗跟他较量拳头上的功夫。
第三位是在机关干过多年的干部,那人圆滑老练,对厂长点头哈腰,送茶送烟,无微不至;对群众不冷不热,官味十足。
干了三天,张厂长给他开了一个月工资,让他走人。
七、学生结果性材料与项目考核
1.模拟现场的表现50%
2.PPT/书面,书面材料10%
八、实训课时
4课时
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