用电脑写文章的基本方法.docx

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用电脑写文章的基本方法

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用电脑写文章的基本方法

用电脑编写文章是日常生活或者办公中最常见的应用之一。

实际上，用电脑写文章就是先输入汉字，再根据需要输入、编排文章的过程。

用电脑写文章必须运行一个文字处理软件，比如在前面章节已经介绍的“windows写字板”和“windows记事本”，这些都是文字处理软件，但是这些软件在文字处理方面的功能都不是很完善。

目前，Word文字处理软件在国内被普遍使用，几乎大多数电脑中都会安装。

在本章中将就如何用Word编写文章展开讲解。

本章导读

本章将主要介绍如何在Word文档编辑器中建立与保存一篇文章，以及进行文章内容的输入与格式编排、打印输出的方法。

3.1输入与修改文章

使用Word编写文章首先需要输入一篇文章，然后才能对文章进行修改与格式编排。

3.1.1启动Word文字处理程序

使用Word编辑处理文字，首先需要启动Word文档编辑器，启动Word有两种方法。

1.通过桌面快捷方式启动

在Windows桌面上双击“MicrosoftWord”图标，就可以启动Word文档编辑器了，如图3.1所示。

图3.1双击Word图标启动Word

2.通过Windows开始菜单启动

如果Windows桌面上并没有Word图标，那么这时可以通过Windows开始菜单启动。

具体操作的方法如下：

在Windows桌面单击“开始”按钮，在弹出的菜单中选择“程序”选项，再从弹出的级联菜单中单击“MicrosoftWord”菜单选项，如图3.2所示。

后输入文章标题“海上日出”，如图3.4所示。

图3.4输入文章标题

步骤2输入完成后按下键盘“回车键”，将光标移动下一行最左侧，连续两次按下键盘上的“空格键”，然后输入第一段文字，输入完成后，光标将停留在第1段文字的末尾如图3.5所示。

图3.5完成文章的输入

文章输入完了，注意要检查一遍，此时将会发现在输入汉字的过程中，出现了一些错字、漏字和丢字的现象。

在开始对文章的格式进行编排之前，还需要将文章中错误的文字进行修改，下面来介绍修改文字的方法。

2.在文章中插入文字

如果发现在文章中出现了丢失字或者忘记输入文字的现象，此时可以在丢失字的位置插入新的文字。

在文章中插入文字可以采用如下方法。

步骤1按下键盘上的光标移动键，将光标移动到文章中文字“那里”前面；或者移动鼠标指针到待插入文字位置并单击一次，这样光标将停留在文章中文字“那里”前面。

步骤2打开汉字输入法，输入汉字“着”，完成文字的插入操作。

3.删除多余的字

删除输入文本中多余的字，可以执行以下两种操作。

【方法1】按下键盘上的光标移动键，光标移动到待删除文字左侧，然后按下键盘上的删除（Delete）键，这时光标右侧的文字将被删除。

【方法2】按下键盘上的光标移动键，将光标移动到待删除文字右侧，然后按下键盘上的退格（BackSpace）键，这时光标左侧的文字将被删除。

4.改写输入错误的文字

输入过程中有时候会输入错字这是在所难免的，更改一个错字的过程实际上就是先执行删除文字的操作，然后再执行插入文字操作的过程，改写错误文字有两种方法。

【方法1】按下键盘上的光标移动键，将光标移动到待删除文字“海”的左侧，按下键盘上的删除（Delete）键，然后再输入新的文字“还”，完成文字的修改。

【方法2】按下键盘上的插入键Insert，或者双击屏幕下方状态栏处于灰色状态的“改写”选项，使改写选项由灰色变成黑色显示，此时字符光标将处于改写状态，按下键盘上的光标移动键，将光标移动到待删除文字“海”的左侧，输入新的文字“还”，此时新输入的文字将自动覆盖光标右侧的原有文字，完成后再按下键盘上的Insert或者双击状态栏“改写”选项，恢得到插入字符状态。

3.1.3段落的划分与合并

在输入文字的时候，当输入文字到达页面的右侧边时，那么下一个新输入字符将自动移动到下一行最左侧位置，这是Word自动分段的功能，这种输入方法只能输入一个段落，而不能自动划分段落。

如果要输入第二段文字，可以直接按下键盘上的回车键Enter，此时光标将自动移动到下一行的左侧位置，并可以继续输入下一个段落文字。

划分落以后，将在段落划分处出现一个段落标志“”，表示在此处进行了段落的划分，如图3.11所示。

同样道理，如果要划分已经输入完成的段落，可以将光标放置在需要划分段落的位置，然后按下键盘上的回车键Enter，这样就可以将一个段落划分段落。

合并两个段落，可以将光标移动到第1段尾部，然后按下键盘上的删除键Delete，此时第2段段首文字将自动上移一行，并紧邻第1段段尾文字，完成段落的合并。

3.1.4编辑文本块

当需要对一些连续的文字做相同的操作时，比如对整句文字或者整段文字进行删除修改或者移动等操作，这种操作方式就属于针对文本块的编辑。

1.选择文本块

步骤1将鼠标指针指向准备处理的广西块起始字符的左侧，然后按下鼠标左键，注意不要松开。

步骤2向右侧拖动鼠标使指针直至文本块最后一个文字字符的右侧，广西块将被选取，同时广西块的颜色将变为黑底白字状态，此时松开鼠标左键，完成文本块的选定操作。

如果要选择全部文章的广西内容，可以用鼠标左键单击“编辑”菜单，从弹出的下拉菜单中单击“全选”菜单项，此时文章全部内容将同时被选中，并显示黑底白字，如图3.13所示。

图3.13选择全部文章内容

在屏幕上任意位置单击鼠标左键，即可对已经选定的文本块取消选定，此时文本块将恢得正常的颜色显示。

2.编辑文本块内容

对于广西块的编辑，必须首先将其选定，然后才能进行相应的编辑，其有关编辑方法与对文字的编辑方法基本相同。

（1）删除文本块

如果要删除选定的文本块，可以按下键盘上的删除Delete键，此时被选定的文本块内容将被删除。

（2）复制文本块

选定文本块以后，单击工具栏“复制”按钮，然后再将光标移动到准备插入复制文本块的位置，单击工具“粘贴”按钮，这样即可在新的位置上显示刚才选定的文本块内容，同时，原文本块内容也同时存在。

（3）移动文本块

选定广西块以后，单击工具栏“剪切”按钮，然后再将光标移动到准备插入复制文本块的位置，单击工具“粘贴”按钮，这样即可在新的位置上显示刚才选定的文本块内容，同时，原广西块的内容将被删除。

3.2保存和打开文章

完成文章的编写以后，需要将写好的文章保存到磁盘文件中，这样便于日后修改和使用。

在将文章保存在磁盘文件的同时，还需要给文件取个容易记忆和区别的名字，以便对文章的查找。

3.2.1保存文章

步骤1完成文章的输入以后，单击“文件”菜单，从弹出的下拉菜单中单击“保存”菜单项，如图3.14所示。

图3.14选择保存文件

步骤2弹出一个名称为“另存为”的对自豪感框，单击“保存位置”下拉列表右侧按钮，从弹出的菜单中选择“我的文档”文件夹中。

步骤3在“文件名”栏右侧输入准备保存的文章名称，比如“散文海上日出”，单击“保存”按钮完成，如图3.15所示。

图3.15保存文章

3.2.2关闭文档与退出Word

完成一篇文章的编辑后，可以将其关闭。

关闭当前正在编写的文章，可以单击“文件”菜单，从弹出的下拉菜单中单击“关闭”菜单项，如果文件未被保存到磁盘，此时屏幕将给出一个提示对话框，提示是否需要保存正在编辑的文档，单击“是”按钮保存正在编辑的文章，单击“否”按钮将不保存当前正在编辑的文章，直接关闭Word文档编辑器，如图3.16所示。

图3.16是否保存文件对话框

3.2.3打开已经保存的文章

在前面介绍了如何保存一篇文章的方法，下面来介绍打开已经保存在磁盘中的文章的两种方法。

【方法1】直接在我的文档中打开

步骤1在Windows桌面上双击“我的文档”文件夹图标，打开“我的文档”对话框。

步骤2在“我的文档”窗口中，用鼠标左键双击准备打开编辑的文章名称，比如“散文海上日出”，这时系统将自动启动Word并可以进行编辑了，如图3.17所示。

图3.17直接在我的文档中打开

【方法2】在Word中打开编辑文章

步骤1启动Word文档编辑，编辑在主窗口中单击“文件”菜单，从弹出的下拉菜单中单击“打开”菜单项，如图3.18所示。

图3.18运行Word文档编辑器

步骤2弹出一个名称为“打开”的对话框，单击“保存位置”下拉列表右侧按钮，从弹出的菜单中选择“我的文档”文件夹，这时在“保存位置”中将显示文件将被保存在“我的文档”文件夹中。

步骤3在文件列表区域单击文章名称、单击“打开”

按钮，如图3.19所示。

图3.19打开文章

文章将在Word中被打开，此时即可阅读或进行相应的编辑操作了。

3.2.4同时编辑多个文章

Word允许同时打开多扩展文章并进行编辑，而且每个文件都有自己的操作窗口，对于打开的多个窗口，只有在激活状态下才能进行相应的文章编辑。

激活一个文章窗口，可以直接用鼠标单击相应的窗口即可。

在同时打开多个文章后，可以将一篇文章中的文字或者广西块内容方便地复制到另外一篇文章中。

在两个文章编辑窗口中得制文本块的方法如下：

步骤1激活第1篇文章所在编辑窗口，在第1篇文章中选定一个文本块，然后按下工具栏“复制”按钮，即可将被选定的广西块内容复制到剪贴板上保存起来。

步骤2激活第2篇文章所在编辑窗口，在第2篇文章将光标移动到准备插入复制文本块的位置，单击工具“粘贴”按钮，这样即可在新的位置上显示第1篇文章被选定的文本块内容。

3.2.5新建文件

在完成一篇文章的操作后，如果打算继续编写另外一篇文章，此时需要执行Word中的新建文件命令，并在新的窗口进行编辑。

步骤1在Word文档编辑器主窗口中单击“文件”菜单，从弹出的下拉菜单中单击“新建”菜单项，如图3.21所示。

图3.21新建文件

步骤2打开“新建”对话框，单击“空白文档”选项，单击“确定”按钮，这样Word即可打开一个空白的工作区，在这里就可以输入新文章了，如图3.22所示。

图3.22“新建”对话框

3.3编辑文章排版格式

文章写好了，下面就可以对文章进行格式排版了，在Word中对文章排版主要分为两部分内容，一是对文字进行排版格式设置，二是对文章的段落进行格式编辑。

3.3.1编排文字格式

编排文字格式，就是对文字的字体、字号大小、文字颜色等进行定义和设置。

1.设置文字字体

步骤1在Word中打开一篇文章，单击主菜单“编辑”，从弹出的菜单中选择“全选”命令全选文章的正文文本块内容，准备用于文字格式的编排，如图3.23所示。

图3.23选择编排正文格式

步骤2在Word的格式工具栏中，有一个

下拉列表框，这是文字字体设置的下拉列表框，默认状态下，正文字体为“宋体”。

单击右侧按钮，弹出一个下拉列表，列表中给出了备选字体名称，单击选择其中一种字体名称，比如“楷体G2312”，如图3.24所示。

图3.24设置文字字体

步骤3正文文字将被设置为楷体显示，设置字体前后效果对比。

在大多数情况下，正文字体可以设置为宋体、仿宋体或者楷体，标题文字一般可以设置为黑体。

当然，这些并不是死规矩，在实际的文章排版过程中，可以视不同需求设置相应的字体，读者可以根据不同情况灵活运用。

2.设置文字字号大小

字的大小在Word中是用字号来表示的，在Word格式工具栏中，有一个字号下拉列表，在这里可以选择改变文字的大小。

在Word中，中文字号中最大的字号为“初号”，最小的字号为“八号”；另外，还可以用西文数字的形式表示字号的大小，字号数值越大，则文字就越大，反之则越小。

比如字号为72的文字就要比字号为60的文字大。

下面来介绍一下在Word中设置字号的方法。

步骤1在Word中打开一篇文章，可以全选或者单独选择一个文本块，准备用于文字格式的编排，比如本例中选取了文字的正文内容。

步骤2在格式工具栏中单击字号选择列表右侧

按钮，弹出一个下拉列表，在列表中给出了备选字号大小，单击选择其中一种字号，比如“三号”，如图3.26所示。

图3.26设置文字字号大小

3.设置文字颜色

默认状态下，Word自动设置字体颜色为黑色，单击格式工具栏“字体颜色”按钮右侧的按钮，打开一个颜色选择菜单。

选中一段文本块，然后单击工具栏右侧

按钮，在弹出的彩色选择对话框中，选择蓝色，完成给这了体添加颜色的操作，如图3.28所示。

图3.28改变文字颜色

4.设置字体特殊显示效果

如果要改变文字显示效果，可以单击格式工具栏文字字号设置按钮右侧的3个按钮，分别给文字设置加粗、斜体或者添加下划线。

给文字设置加粗效果，可以单击

按钮；设置文字斜体显示效果，可以单击工具栏

按钮；给文字添加下划线效果，可以单击格式工具栏

按钮。

5.设置文字对齐效果

在编排文章版式过程中，经常需要涉及到将文字设置为左对齐、居中显示和右对齐几种方法。

选中需要设置对齐格式的文本，比如标题文字，单击格式工具栏

按钮使文字两端对齐；单击格式工具

栏按钮使文字居中对齐；单击格式工具栏

按钮使文字右对齐。

3.3.2编排文章段落格式

在前面已经基本学会了编排文章段落格式的方法，下面来介绍一些如何编排文章的段落格式。

1.设置行距

设置段落文本行距是指在一个段落中，上一行文字的底部与下一行文字的底部之间的距离，在默认状态下，Word将行距设置为“单倍行距”，即可容纳行中最高的文字再加上一个附加的距离，“单倍行距”又称为标准行距。

下面来介绍设置行距的方法。

步骤1在文章中选中一个需要设置行距的文本块。

步骤2单击“格式”菜单，在弹出的子菜单中单击“段落”菜单项，弹出“段落”对话框，如图3.31所示。

图3.31“段落”对话框

步骤3单击“行距”下拉列表右侧按钮，从弹出的下拉列表选项中，可以选择不同倍数的行距，比如“1.5倍行距”，单击“确定”按钮即可改变段落行距的位置。

不同倍数的行距显示效果不同。

2.设置段间距

段间距是指段落与段落之间的距离。

段间距又分为段前间距和段后间距，段前间距是本段与上一段落之间的距离，段后间距是指本段与下一个段落之间的距离。

设置段间距的操作方法如下：

步骤1单击鼠标指针，将光标定位在一个需要设置段间距的段落中。

步骤2单击“格式”菜单，在弹出的子菜单中单击“段落”菜单项，弹出“段落”对话框。

步骤3在“间距”选项组中，单击“段前”和“段后”右侧的微调按钮改变文本框中数值，从而改变段落间距。

步骤4完成设置后，单击“确定”按钮，这样以后所编辑的各段落中，各个段落之间的距离将以刚刚设置的数值作为标。

设置段间距后，效果不同。

3.段落分栏

如果文档中一行文字太长，阅读起来将很困难。

此时，可以将文档的版面分成若干个垂直的窄条，之间有一空隙，这样便很容易阅读。

这种垂直的窄条就是栏。

目前很多杂志大都采用分栏排版格式。

步骤1在Word中打开一篇文章，选择要进行分栏排版的段落，或者将光标定位在要进行分栏排版的段落中。

步骤2用鼠标单击“格式”菜单，从弹出的子菜单中单击“分栏”菜单项，如图3.33所示。

图3.33选择“分栏”菜单项

步骤3弹出“分栏”对话框，在“预设”区域内单击选择一种分栏的预设格式，比如“两栏”，如图3.34所示。

单击选取“栏宽相等”复选框则使所有栏与栏之间的间距相等，如果在“应用范围”中选取“插入点之后”，则是在当前光标位置之后都采用分栏效果，而在光标点之前不采用分栏效果，单击“确定”按钮完成。

图3.34“分栏”对话框

步骤4返回到Word文章编辑区，此时可以看到分栏后的效果，如图3.35所示。

图3.35给文章分栏后的效果

3.4美化文章的版面

一篇文章，如果只有文字信息，在视觉上难免会有些枯燥乏味，为了使版面更加丰富多彩，可以在文档中插入图片，这样会使文章版面变得更加美观。

3.4.1插入剪贴画

Word提供了一个剪贴画库，这里放置了大量的图片，用户可以任意使用剪贴画库中自带的图片并将其插入到文章中。

在文章中插入剪贴画的操作方法如下：

步骤1将光标放置在插入剪贴画的位置，单击主菜单“插入”，从弹出的子菜单中单击“图片”，在“图睛”的级联菜单中单击“剪贴画”菜单项，如图3.36所示。

图3.36选择“剪贴画”菜单项

步骤2打开“插入剪贴画”窗口，在“类别”列表中单击要插入的剪贴画的类型，比如“自然界”，如图3.37所示。

图3.37选择剪贴画类别

步骤3在窗口中会显示关于“自然界”的剪贴画，单击需要的剪贴画，比如单击窗口中的名为“树木”的图片，就会弹出一个下拉列表按钮，在该菜单中单击“插入剪辑”按钮，即可以将该剪贴画插入到文档中。

步骤4关闭“插入剪贴画”窗口，返回到Word文档编辑器，此时可以发现刚才选择的剪贴画已经被添加到文章中了。

3.4.2在文章中插入图片

再Word中，系统虽然自带了一些图片，但是有时并不能满足用户的需求，这时可以将电脑中自己已经保存的图片插入到文章中来。

不过插入文件中的图片有一个前提：

用户的文件夹中必须要有图片，也就是插入之前用户可以将某张图片保存到文件夹中，之后再从文件夹中选择图片。

步骤1将光标放到要插入图片的位置,单击“插入”菜单中的“图片”命令,从弹出的级联菜单中单击“来自文件”菜单项,如图3.40所示。

图3.40插入图片

步骤2打开“插入图片”对话框，在“查找范围”框中选择图片所保存的文件夹，比如“我的文档”，然后单击选定文件夹中的图片，在对话框中即可预览效果，如果感觉满意，单击“插入”

按钮，如图3.41所示。

图3.41插入图片

步骤3返回到word文档编辑器，此时发现图片已经被插入到文章中了，，如图3.42所示。

图3.42在文章中插入图片

3.4.3插入艺术字

在word中插入的艺术字其实是一种图片化了的文字。

艺术字可以产生一种特殊的视觉效果。

插入艺术字的操作步骤如下。

步骤1单击“插入”菜单，从中弹出的子菜单中单击“图片”菜单项，在打开的级联菜单中单击“艺术字”菜单项，如图3.43所示。

图3.43插入艺术字

步骤2打开“艺术字库”对话框，选择一种艺术字的样式，单击“确定”按钮，如图3.44所示。

图3.44“艺术字库”对话框

步骤3打开“编辑艺术文字”对话框，在“文字”框内输入想要创建的文字，比如此处输入“百万家庭上网工程”；在字体下拉列表中选择艺术字的字体，比如此处选择“隶书”；在“字号”下拉列表中选择艺术字的字号，此处选择36。

另外，还可以根据需要选择“加粗”或“斜体”，完成后单击“确定”按钮，如图3.45所示。

图3.45“编辑艺术字文字”对话框

步骤4返回到Word文档编辑器，此时即可在文章中看到添加的艺术字效果了，如图3.46所示。

西城区信息化互助行动

图3.46艺术字效果

3.4.4图文混排

在前面已经介绍了如何在文章中插入图片和艺术字的方法，通过在文章中插入这些元素，同时配合Word的图文混排功能，可以制作出漂亮的版面来，下面以编排一篇图文混排的文章为例，介绍进行图文混排的方法。

步骤1在文章中插入一幅图片，单击选中图片，效果如图3.47所示。

图3.47插入一幅图片

步骤2单击“格式”菜单，选择“图片”菜单项，弹出“设置图片格式”对话框。

单击对话框中的“版式”选项卡，在这里设置图形的环绕方式，这里选择“四周型”，单击“确定”按钮完成。

步骤3返回到Word文档编辑器，此时将看到图片的环绕效果，单击图片四周的8个控制点，改变图片大小直到合适的大小。

步骤4将文章标题“海上日出”设置为艺术字，并插入文章中。

步骤5单击选中艺术字，单击“格式”菜单，选择“文本框”菜单项弹出的“设置文本格式”对话框。

单击对话框中的“版式”选项卡，选择“四周型”，单击“确定”按钮。

步骤6返回到Word文档编辑器，完成图文混排的操作。

3.5文章页面设置与打印

当编辑好一篇文章以后，接下来的任务就是将它打印出来。

在执行打印操作之前，首先确保计算机上安装了打印机，并使该打印机处于打开状态。

3.5.1页面设置

在准备打印之前,首先要准备好打印纸,并且根据自己的打印纸类型在Word中设置相应的纸张类型,这样才能保证打印之后的文章刚好可以适应打印纸的大小.下面来介绍在Word中进行打印页面设置的方法。

步骤1单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，如图3.52所示。

图3.52选择菜单命令

步骤2打开“页面设置”对话框，单击“纸型”选项卡，单击“纸型”列表框右端的向下小按钮，打开“纸型”列表，在列表中选择一种纸型，比如A4，单击“确定”按钮完成打印纸张类型的设置，如图3.53所示。

图3.53设置打印纸类型

3.5.2打印预览

在开始打印之前，还可以在Word中先预览一下打印的效果，这个过程为打印预览。

打印预览的方法如下：

单击“文件”菜单下的“打印预览”命令，或单击常用工具栏上的“打印预览”按钮都可以进入打印预览显示模式下，如图3.54所示。

图3.54打印预览

另外，还可以选择多页的显示方法来预览文档。

在预览模式下，单击工具栏上的“多页”按钮，在打开的下拉选择一次性的预览的页数，比如选择的是4页，那么系统将文档以4页显示在预览模式中。

3.5.3打印文档

在Word中，打印文档的方法很多，用户可以单独打印一页文档，也可以打印文件中间的几页文档，或是一起打印全部文档等。

1.打印整篇文档

如果要打印整篇文档，可以通过以下几种方法来实现：

[方法1]直接单击常用工具栏下的“打印”按钮即可将当前文档全部打印输出到打印机。

[方法2]单击“文件”菜单下的“打印”命令，弹出“打印”对话框，单击“确定”按钮，如图3.56所示。

图3.56打印全部文档

2.打印部分文档

如果要打印文档中某几页时，可以单击“文件”菜单下的“打印”命令，弹出“打印”对话框，如图3.57所示。

图3.57指定打印页码范围

单击选择“页面范围”组合框下的“页码范围”选项，在该文本框内输入要打印的页码。

如果打印一页，直接输入该页的页码即可，比如要打印第6页，可以直接输入数字6。

如果打印的是连续的几页，只需要起始页与尾页之间加一个连字符（-）即可，比如要打印第3页到第9页可以直接输入3-9。

如果打印的不是连续的页，则需要在两页之间加逗号分割，比如要打印第3页、第6页，第8页，可以直接输入3，6，8。

如果要打印多份文档，可以在“副本”组合框下的“份数”数字框中输入或选择打印的份数，然后单击“确定”按钮即可开始打印输出。

3.6上机练习

能过本章的学习，读者己经基本掌握了使用Word编辑文章的方法，下面来做几个练习，以实现对本章所学知识达到综合运用的目的。

练习1输入一篇短文

启动Word文档编辑器，建立一篇Word文档，输入著名作家朱自清的散文“荷塘月色”文章片断。

范例短文

荷塘月色

这几天心里颇不宁静。

今晚在院子里坐着乘凉，忽然想起日日走过的荷塘，在这满月的光里，总该另有一番样子吧。

月亮渐渐地升高了，墙外马路上孩子们的欢笑，己经听不见了；妻在屋里拍着闰儿，迷迷糊糊地哼着眠歌。

我悄悄地披了大衫，带上门出去。

沿着荷塘，是一条曲折的小煤屑路。

这是一条幽僻的路；白天也少人走，夜晚更加寂静。

荷塘四面，长着许多树，蓊蓊郁郁的。

路的一旁，是些杨柳，和一些不知道名字的树。

没有月光的晚上，这路上阴阴森森的，有些怕人。

今晚却很好，虽然月光也还是淡淡的。

路上只有我一个人，背着手踱着。

这