秘书实务练习.docx

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秘书实务练习

秘书实务练习--

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案例3上司自己的工作出错

琳达是香港玛丽制衣（深圳）公司总经理的秘书。

这天上

午，琳达一边在前台值班，一边给总经理起草的发言稿润色。

当琳达正在给一位新来的客人沏茶时，行政部经理过来说总经理急着要看发言稿，琳达说还有一点儿没改完，如果总经理急着要，就请他帮忙把把关再送给总经理，他说没问题。

中午，行政部经理却对琳达大发脾气，说总经理对发言稿很不满意。

面对这种情况，琳达应该怎样对行政部经理说?

下面有五个选项:

a·由于当时太忙，没有仔细检查，我下次一定注意!

b·我当时就跟你说清楚了还没改完，你应改完之后再交给总经理

c·实在不好意思，我今后一定注意!

d·头儿，别太在意，就是总经理自己不也经常出点小差错吗?

e·总经理也是鸡蛋里面挑骨头，有点小毛病自己随手改改不就完了吗?

请从上面五个选项中挑选出一个你认为合适的，并说明理由。

案例4恋人的工作变动

琳达是普天制药（中国）公司副总经理的秘书，她的男朋友是公司市场部的李亮。

他们准备今年国庆节结婚。

由于公司不允许员工之间谈恋爱，他们的关系在公司内部至今无人知晓。

这天上午，公司开司务会讨论人事问题，琳达来到会议室为大家添茶。

"最近香港分公司的刘勇病得很厉害，那里的经理来电话让我们赶紧派人顶替他。

"人力资源部的胡经理说。

"派市场邯的李亮去如何?

他还没有结婚。

"公司一位副总这样提议。

"我看可以，"公司总经理说，"那就这样定了吧。

这个月底就发调令，让他过去。

"

人力资源邯的胡经理马上回答:

"行!

我们月底给他发调令。

"于是李亮去香港工作的事就这样定下来了。

这天下班后，琳达和李亮一起吃饭。

"我想蜜月旅行最好还是去新马泰……"李亮说着，递给琳达一本精致的新巧泰旅游小册子。

现在琳达感到十分苦恼。

不仅国庆节结婚的计划可能泡汤，而且结了婚也得忍受两地分居的煎熬。

面对这种情况，琳达应该怎么说?

下面有五个选项:

a·你下个月就要调到香港分公司去了，我们的婚期可能得推迟。

b·到时候再说吧!

C·默默无语。

d·李亮，听说你们部又新来了一名员工，是吗?

e·好，我们就去新马泰旅游。

请从上面五个选项中挑选出一个你认为合适的，并说明理由。

案例5秘书的日常工作

琳达是罗格精密仪器公司（北京）销售部经理的秘书，她是秘书新人。

下面是她平时做的工作：

a·由于不了解上司的一些工作习惯，她经常向自己的前任请教。

b·上司外出办事回到公司的时候，即使上司不说，也给他沏杯茶或泡杯咖啡。

C·计算好上司到办公室的时间，每天提前为他整理好办公室。

d·上司什么都不说准备外出的时候，问上司去什么地方。

e.因为上司容易忘事，所以经常根据日程表口头提醒上司。

请从上面五个选项中挑选出一个你认为不合适的，并说明理由。

案例6销售部送来的文件

琳达是格林路桥设备（上海）公司财务部经理的秘书。

这天上午10点左右，上司正在与部下奥尼尔商量工作，销售部的秘书艾丽拿一份文件过来了。

她说她的上司想请琳达的上司大致看一下这份文件，如果没什么大问题，就马上把文件带回去。

琳达估计上司商量工作要十多分钟。

面对这种情况，她应该怎么办?

下面有五个选项:

a·因为上司正在商量工作，对方又比较急，所以写个纸条递给上司，问他如何处理。

b·因为上司商量工作再有十多分钟就结束了，所以问艾丽能否稍等一会儿。

c·因为上司正在商量工作，所以让艾丽给自己的上司打电话，请示这事怎么处理。

d·如果可以的话，先把文件放在自己这里，待上司看过之后，就马上告诉艾丽。

e·因为商量工作还要十多分钟，所以请艾丽先回办公室去，上司商量完工作就马上通知她。

请从上面五个选项中挑选出一个你认为不合适的，并说明理由。

案例7上司打高尔夫球

琳达是红桥投资（中国）公司总经理的秘书。

今天是星期五。

上午10点，琳达去上司办公室送邮件时，听见总经理正在打电话:

"前一段太忙了，好久没打高尔夫球了。

你明天有空吗?

好，那就这么说定了，明天下午一起去打高尔夫球，放松放松。

"下午1点钟左右，高尔夫球俱乐部的客服人员给总经理打来电话，当时总经理外出应酬还没回来，琳达接的电话。

对方问总经理明天去不去打高尔夫球，如果去就给他预留位置。

面对这种情况，琳达应该怎么办?

下面有五个选项:

a.也许可以去，你们先留个位置吧!

b·明天肯定去!

C·我不太清楚。

d·我需要请示一下再答复你。

e.我们总经理太忙，说不准。

请从上面五个选项中挑选出--个你认为合适的，并说明理由。

案例8上司的日程“撞车”

琳达是琼斯环境（上海）公司市场总监的秘书。

中午12点，上司对琳达说:

"我中午跟朋友约了一起吃饭，下午上班可能要稍微晚一点回来。

"下午1点，苏州昆山天昌公司的刘总来找上司，他说是和上司约好的。

看来这事上司忘记跟琳述说了，琳达只知道上司下午1点半要听取市场部李伟的工作汇报。

面对这种情况，琳达应该怎么办?

下面有五个选项:

a·对刘总说:

"请稍等，既然您与上司约好了，那就在上司回来之后，听取市场部李伟工作汇报之前与您先谈。

"

b·对刘总说:

"请稍等，既然您与上司约好了，那就在上司回来之后请他立即与您面谈。

然后给李伟打电话，说汇报的时间可能要推迟。

c·告诉刘总，上司回来的时间比较晚，而他与上司商量的问题又比较花费时间，所以请他先回去再约时间。

对李伟说原定的时间不变。

d·因为上司回来之后马上就要听取李伟的工作汇报，所以向刘总承认她也不知道上司回来后会怎么处理这件事。

e·对刘总说，上司可能要晚一些回来，请他稍微等一会儿，上司回来之后怎么处理到时候再说。

对李伟说汇报要等上司回来后再说。

请从上面五个选项中挑选出一个你认为合适的，并说明理由。

案例I英文缩写

下面是五个时事用语的英文缩写，请从中挑选出一个你认为不正确的填到括号内。

（）

a.WTO=世界贸易组织

b.CPI=工业品出厂价格

c.GDP=国民生产总值

d.OPEC=石油输出国组织

e.IMF=国际货币基金组织

案例2戏剧

梅兰芳是我国优秀的（）表演艺术家。

请从以下五个选项中挑选出一个你认为正确的填到括号内。

a.黄梅戏

b.越剧

c.豫剧

d·京剧

e·川剧

案例3市场营销用语

以下是五个市场营销用语，请从其中挑选出一个你认为不正确的填到括号内。

（）

a·消费者=购买产品（或服务）的人

b·媒体=报纸、杂志、电视、广播和网络等

C·市场调查=通过一定手段找到消费者需求的行为

d·促销=通过降价方式来刺激消费者购买欲望的活动

e·市场占有率=在市场上的所有同类产品中自己的商品所占的比例

案例4我国古代哲学家

《道德经》是我国伟大的哲学家（）所著，请从以下五个选项中挑选出一个你认为正确的填到括号内。

a·孟子

b·孔子

c·庄子

d·孙子

e·老子

案例5金砖四国

当前国际上所谓的"金砖四国"是指哪几个国家?

请从以下五个选项中挑选出一个你认为正确的填到括号内。

（）

a·巴西、俄罗斯、南非和中国

b·墨西哥、俄罗斯、印度和中国

C·巴西、俄罗斯、印度和中国

d·巴西、日本、印度和中国

案例6科技词汇

人们对"不明飞行物"一般都用（）来表示。

请从以下五个选项中挑选出一个你认为正确的填到括号内。

a·克隆

b.DNA

c·纳米

d·干细胞

e.UFO

案例7企业财务报表

要了解一个企业资金的使用情况，主要是看（）。

请从以下五个选项中挑选出一个你认为正确的填到括号内。

a·进货台账

b·损益表

c·现金流量表

d·资产负债表

e·销售台账

案例8莎士比亚

莎士比亚是（）伟大的剧作家。

请从以下五个选项中挑选出一个你认为正确的填到括号内。

a·美国b·德国c·英国d·法国e·意大利

电话

案例1接受指示时来电话

琳达是冰川钢铁（中国）公司总经理的秘书。

下周就要召开全国经销商大会了，这天上午，琳达正在就会议的筹备工作接受上司的指示，办公桌上的外线电话响了。

琳达只好对上司说了声"对不起"，然后回办公室接电话。

电话是找上司的。

面对这种情况，她应该怎么办?

下面有五个选项:

a·问对方是什么事情，如果是急事就转给上司。

b·告诉对方上司现在很忙，问对方可不可以先找公司其他人。

C·像平时一样问对方是什么事情，告诉对方她会帮助转达。

d·告诉对方上司正在谈工作，谈完就马上打电话给他。

e·告诉对方上司现在正在谈工作，等上司谈完，就会向上司转达。

请从上面五个选项中挑选出一个你认为合适的，并说明理由。

案例2客人未能按时到达

琳达是伍兹餐饮（北京）公司公关部经理的秘书。

这天下午，上司要与北京天府餐饮公司的马总谈合作的事，约好从下午两点半开始，可是下午快3点了，马总还没到。

于是上司让琳达与对方的秘书确认一下。

琳达应该怎样说?

下面有五个选项:

a·马总出门了吗?

我们怎么还没看到他?

b·我们与马总约好是下午两点半见面，他没有改变计划吧?

C·我们在等马总，他什么时候能到?

d·我们还没有看到马总，他是什么时候出门的?

e·你能跟马总联系上吗?

我们联系不上他。

请从上面五个选项中挑选出一个你认为合适的，并说明理由。

案例3开会时原则上不接电话

琳达是东讯电子（广州）公司董事长兼总经理的秘书。

这天上午，上司正在主持召开公司的董事会。

公司有规定，开董事会时参加人员不能接电话。

l0点左右，朗日公司的总经理胡戈来电话找上司，朗日公司是本公司的大客户，胡总对琳达说他有急事要与上司商量。

面对这种情况，琳达应该怎么回答胡总?

下面有五个选项:

a·胡总，对不起!

我们总经理正在开会，不能接听电话。

b·胡总，实在不凑巧，我们总经理正在参加董事会，估计会议要到12点才结束。

回头让上司再给您打电话，您看这样可以吗?

C·胡总，请您稍等一下，我们总经理刚刚散会，我马上帮您去找找。

d·胡总，请您等一下，我马上叫我们总经理来接电话。

e·胡总，实在对不起，我们老总不在公司。

请从上面五个选项中挑选出一个你认为合适的，并说明理由。

案例4上司不想接广告公司的电话

琳达是全能食品（广州）公司总经理的秘书。

年底将至，公司马上就要开董事会了。

由于销售大幅度滑坡，总经理的心情非常烦躁。

这天上午10点左右，广告公司的总经理郑斌来电话，想就明年广告代理的问题与总经理交换一下看法。

正忙得晕头转向的总经理一听说谈问题，就对琳达说:

"不就是明年广告代理的事吗?

现在没时间!

"面对这种情况，琳达应该怎么回答郑总?

下面有五个选项:

a·郑总，我们总经理今天安排得实在太满，很难抽出时间，回头再给您打过去，可以吗?

b·郑总，您的事我们总经理知道了，下次再约时间吧。

C·郑总，我们总经理正急着赶份材料，不能接电话。

d·郑总，关于广告代理的问题，跟我们市场部梅经理谈谈可以吗?

e·郑总，我们总经理今天身体有些不舒服，您先跟我说说，我再转告他可以吗?

请从上面五个选项中挑选出一个你认为合适的，并说明理由。

任务1作电话记录

目标：

通过本任务掌握作电话记录的一般方法。

引入：

这天上午，公司总经理刘明外出办事，忘了带手机。

集团公司董事长找不着他。

便给他的秘书琳达打电话:

"关于某工程招标的事，我要尽快听取刘明的汇报。

刘明回来后，让他给我来个电话。

"琳达说一定转达。

要求：

a·本任务可选择在模拟的办公室或教室进行，最好能配置真实电话机和电话记录表。

b·任务应分组进行，可以三人一组，其中一人扮演琳达，一人扮演集团公司董事长，一人进行监督和评价。

每个人都要轮流扮演琳达和集团公司董事长。

c·每个同学在演练过程中一定要严肃认真，言行符合规范。

d·每个同学最好都能按照任务内容设计演练的脚本（包括情节和台词），并给本小组成员分派角色。

e·在演练时，组织其他同学对表演进行评论。

实施：

按照任务要求作电话记录。

任务2处理上司正在开会时的来电

目标：

通过本任务掌握上司正在开会时处理来电的一般方法。

引入：

今天上午，公司召开临时董事会，李总主持会议。

按规定，会议期间所有参会人员原则上不得接听电话。

11点左右，公司的大客户也是老客户王总来电话，对李总的秘书琳达说有急事要找李总商量。

要求：

a·本任务可选择在模拟的办公室或教室进行，最好能配置真实的电话机、会议桌、茶水等会议用品。

b·任务应分组进行，可以四人一组，其中一人扮演琳达，一人扮演王总，一人扮演上司，一人进行监督和评价。

每个人都要轮流扮演琳达、上司和王总。

C·每个同学在演练过程中一定要严肃认真，言行符合规范。

d·每个同学最好部能按照任务内容设计演练的脚本（包括情节和台词），并给本小组成员分派角色。

e·老师可以临场发挥，比如增设模拟用色和任务。

在演练时，组织其他同学对表演进行评论。

实施：

根据实际情况练习处理上司正在开会时的来电

任务3处理上司不在办公室时的来电

目标：

通过本任务掌握上司不在办公室时处理来电的技巧

引入：

琳达是公司负责研发的孙总的专职秘书。

这天下午，孙总外出办事，公司的合作伙伴也是孙总的好朋友马总来电话:

"我是恒昌公司的，马涛，请问孙总在吗?

"

"孙总现在不在，估计下午3点钟左右回来，请您到时候再来个电话吧”琳达这样回答。

第二天，琳达在给孙总送材料时，孙总对她说今后接电话时要注意一点儿，态度别太冷淡。

要求：

a·本任务可选择在模拟的办公室或教室进行，最好能配置真实的电话机。

b·任务应分组进行，可以四人一组，其中一人扮演琳达，一人扮演上司，一人扮演马总，一人进行监督和评价。

每个人都要轮流扮演琳达、上司和马总。

C·每个同学在演练过程中一定要严肃认真，言行符合规范。

d·每个同学最好都能按照任务内容设计演练的脚本（包括情节和台词），并给本小组成员分派角色。

e·老师可以临场发挥，比如增设模拟角色和任务。

在演练时，组织其他同学对表演进行评论。

实施：

根据实际情况练习接听上司外出时的来电。

任务4处理各种陌生人打来的电话

目标：

通过本任务掌握处理各种陌生人打来的电话的方法。

引入：

琳达给王总当了一年多的专职秘书，对王总的社交范围基本熟悉。

这天上午，王总外出办事，有一个陌生人打电话找王总。

琳达问对方姓名，对方非常不耐烦，说他是王总二十多年前的好朋友。

如果王总不在，就把王总的手机号码告诉他。

要求：

a·本任务可选择在模拟的办公室或教室进行，最好能配置真实的电话机。

b·任务应分组进行，可以三人一组，其中一人扮演琳达，一人扮演陌生人，一人进行监督和评价。

每个人都要轮流扮演琳达和陌生人。

c·每个同学在演练过程中一定要严肃认真，言行符合规范。

，

d·每个同学最好部能按照任务内容设计演练的脚本（包括情节和台词），并给本小组成员分派角色。

e·老师组织其他同学对表演进行评论。

实施：

根据实际情况练习处理陌生人打来的电话。

接待

案例1上司在走廊上聊天

琳达是梅隆娱乐（上海）公司市场部经理的秘书。

上司与上海阳光文化公司徐总约好11日谈宣传活动的事情。

11日上午10点，徐总如约而至。

琳达把客人带到接待室后，去上司办公室通知上司，可上司没有在办公室。

琳达出来找上司，发现他站在走廊上和公司营销总监说话。

面对这种情况，琳达应该怎么办?

下面有五个选项:

a·对上海阳光文化公司的徐总说:

"我们经理现在不在座位上。

按理他应在座位上，我再去找一找，好吗?

"

b·上司正在与公司营销总监说话，看样子上司不知道预约的客人到了。

为了引起上司的注意，琳达走上前去对上司悄悄说预约的客人到了。

C·对正在与公司营销总监谈话的上司说:

"不好意思，打断你们的谈话。

您预约的客人已经到了。

是否还让他等一会儿?

"

d·对正在与上司谈话的营销总监说:

"不好意思，打断你们的谈话。

预约的客人己经到了。

你们的谈话是否可以等一会儿再继续?

"

e·对上海阳光文化公司的徐总说:

"实在不好意思，上司有急事不在座位上。

如果可以的话，我们另约时间见面好吗?

"

请从上面五个选项中挑选出一个你认为合适的，并说明理由。

案例2客人提前到达

琳达是斯迈尔机械（上海）公司总经理的秘书。

这天下午两点，江苏万马公司江总来访。

琳达看了看日程表，上司与江总约好是下午3点见面，现在对方提早1小时到了。

上司正在开会，估计下午3点左右结束。

于是琳达与江总进行了下面的一段对话:

a·琳达:

"可能我听错了，听总经理说你们约好的是下午3点?

"

江总:

"实在不好意思……我记得似乎是下午两点。

"

b·琳达:

"不知是谁弄错了，反正今后注意一些就可以了。

"

江总:

"那现在总经理正忙着吗?

"

C·琳达:

"实在不巧，总经理正在开会。

我去问一下他，请您稍等一会儿，可以吗?

"

江总:

"给你添麻烦了!

"

d·琳达:

"会议还有30分钟左右结束，您能再等一会儿吗?

"

江总:

"那我就再等一会儿吧。

"

e·琳达:

"那这边请，我带您去接待室。

"

江总:

"谢谢!

"

请从上面五个选项中挑选出一个你认为不合适的，并说明理由。

案例3上司在外面预约的客人

琳达是联合日化（北京）公司销售部经理的秘书。

这天上午，一个琳达不认识的客人来访。

对方自我介绍说，他是琳达的上司在拜访客户时认识并预约的客人。

面对这种情况，琳达应该怎么办?

下面有五个选项:

a·对客人说自己不知道上司外出时约了对方，所以表示道歉。

b对客人说自己没有听上司说过这事，问客人上司是在什么时候和在哪儿与他预约的。

C·对客人说等会儿上司会打电话回来，她会转告他，并问对方是否可以给自己一张名片。

d·上司回公司的时候，一边转交客人的名片，一边介绍来访客人的样子。

e·对上司说，如果在外面预约了客人，能否提前告诉自己。

请从上面五个选项中挑选出一个你认为不合适的，并说明理由。

案例4不作自我介绍的客人

琳达是斯泰电子（上海）公司总经理办公室的秘书。

这天上午，琳达正在前台值班，一个剃着光头、戴着大墨镜、显得很酷的中年客人推门而入。

琳达马上站起身迎接客人:

"您好!

请问您是……”“我找你们老总!

"客人说着就要往里面走。

面对这种情况，琳达应该如何处理?

下面有五个选项:

a·对不起，我们老总正在跟客人谈话，有什么事请跟我说吧。

b·对不起，先生，请您填写会客登记表。

c·先生，您不能进去，否则我叫保安了!

d·先生，您预约了吗?

e·对不起，先生，请问您贵姓?

请从上面五个选项中挑选出一个你认为不合适的，并说明理由。

任务1接待客人的一般方法

目标：

通过本任务掌握招待客人的一般方法。

引入：

程总是公司的重要客人，由于公司李总还在与另一个客人谈话，他让秘书琳达代自己到楼下大门口迎接程总一行三人。

琳达带领程总等人乘电梯到18楼的贵宾室后，给三位客人泡好茶。

要求：

a·本任务可选择在模拟的办公室或教室进行，最好能按真实的接待室布置。

b·任务应分组进行，可以六人一组，其中一人扮演琳达，一人演李总，三人扮演客人，一人进行监督和评价。

每个人都要论流扮演琳达、李总和程总。

c，每个同学在演练过程中一定要严肃认真，言行符合规范。

d·每个同学最好都能按照任务内容设计演练的脚本（包括情节台词），并给本小组成员分派角色。

e·老师可以临场发挥,如增设模拟角色和任务。

在演练时，组织其他同学对表演进行评论。

实施：

根据实际情况练习招待客人。

任务2相互介绍的礼仪

目标：

通过本任务掌握接待客人时相互介绍的礼仪。

引入：

琳达给程总等三位客人沏好茶之后，李总和公司副总张兰来到了接待室，于是琳达马上给双方作介绍。

要求：

a·本任务可选择在模拟的办公室或教室等场所进行，最好能按真实的接待室布置。

b·任务应分组进行，可以七人一组，其中一人扮演琳达，三人扮演客人，二人扮演本公司领导，一人进行监督和评价。

每个人都要轮流扮演琳达、李总、张副总和客人程总。

C·每个同学在演练过程中一定要严肃认真，言行符合规范。

d·每个同学最好都能按照任务肉容设计演练的脚本（包括情节和台词），并给本小组成员分派角色。

e·老师组织其他同学对表演进行评论。

实施：

根据双方实际情况联系介绍主宾双方。

任务3给上司"挡驾"的方法

目标：

通过本任务掌握给上司"挡驾"的一般方法。

引入：

公司马上就要开董事会了，最近业绩滑坡，公司上下由于即将面对董事们的"炮火，处于一种临战前的紧张状态。

今天总经理一上班就交代没什么重要的事，他今天什么人也不见。

这天下午，公司总经理秘书正在起草文件，前台值班秘书来电话，说公司一个老客户来访，没什么大事，只是很久没来了，想找总经理聊聊，人正在接待室。

要求：

a.本任务可选择在模拟的办公室或教室进行，最好能配置真实的电话，并按真实的接待室布置。

b·任务应分组进行，可以四人一组，其中一人扮演琳达，一人扮演客人，一人扮演前台值班秘书，一人进行监督和评价。

每个人都要轮流扮演琳达、值班秘书和客人。

C·每个同学在演练过程中一定要严肃认真，言行符合规范。

d·每个同学最好都能按照任务内容设计演练的脚本（包括情节和台词），并给本小组成员分派角色。

e·老师可以临场发挥，比如增设模拟角色和任务。

在演练时，组织其他同学对表演进行评论。

实施：

根据实际情况练习替上司"挡驾"。

任务4接待各种不速之容

目标：

通过本任务掌握接待各种不速之客的一般方法。

引入：

这天上午10点左右，公司秘书琳达正在前台值班，一位中年客人来到公司。

他掏出名片，自我介绍是西安某公司负责销售的副总经理，希望能见公司总经理，商谈做公司陕西业务总代理的事。

琳达知道公司上个星期就确定了陕西业务的总代理。

琳达正在想如何答复这位客人，工商银行信贷部经理也推门而人，说是路过，好久不见刘总，想跟刘总聊聊天。

要求：

a·本任务可选择在模拟的办公室或教室进行，最好能按真实的接待室布置。

b·任务应分组进行，可以四人一组，其中一人扮演琳达，二人扮演客人，一人进行监督和评价。

每个人都要轮流扮演琳达和两位客人。

c·每个同学在演练过程中一定要严肃认真，言行符合规范。

d·每个同学最好都能按照任务内容设计演练的脚本（包括情节和台词），并给木小组成员分派角色。

e·老师组织其他同学对表演进行评论。

实施：

根据实际情况练习接待各种不速之客。