办公室S管理实施方法.docx

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办公室S管理实施方法

办公室是企业管理人员的工作活动场所，也是给客户、员工留下第一印象的地方，办公室的7S水平如何，直接影响到个人的工作效率与企业的形象。

开展办公室7S目的是为了提高工作效率

开展后的效果

·思路会变得很清晰

·想要的东西很快就能找到

·更容易产生创意

·工作更有实效

·工作之余有更多时间可以自由支配

实施时尝试引进“设计规则”理念

1、先把工作分类（操作类+思考类）

2、尽量提高操作类工作效率

3、确保有时间留给自己，利于思考。

实施的几个要点

1、制定原则，彻底执行

2、争取减少时间的浪费

3、不过分整理

具体实施技巧

1、办公室共用物品管理

目的

明确日常维护责任人、确保共用物品得到管理。

范围

适用于多人办公室，大家共用的物品或设施的管理。

如饮水机、打印机、复印机、空调、茶具、看板、资料柜等。

1、统一定位在都方便使用的位置；

2、定位方法参见（十二、物品定位“隐形定位法”）；

3、将共用物或设备日常维护责任划分到个人，并明确管理要求。

二、公私分明

目的

区分公司物品和私人物品。

1、清理不要物；

2、私人用品和办公用品分开放置；

3、私人用品不宜过多，原则上不超过一个抽屉；

4、私人用品应置于抽屉的下层；

5、标识明确：

办公用品、常用资料、私人物品；

6、不可出现“杂物”标识。

图例1

三、有名有家

目的

工作牌与物品定点定位，明确标识。

1、办公室物品（椅子、落地扇等），茶几台面物品（烟灰缸、茶具等）摆放定点定位；

2、明示标识岗位、职责，便于非本部门人员的工作联系或者外来拜访。

深圳市东升源电器设备有限公司

部门：

行政部

姓名：

张XX

职务：

人事

图例3

四、OA设备管理

1、清理不要物；

2、公用的工具（传真机、打印机、复印机等）应统一定位在各部门都方便使用的位置；

3、明确管理责任人。

五、柜架管理

目的

分类明确，便于取用。

1、清理不要物；

2、各文件、物品必须分层、分类管理

标准类、记录类、通知类、日常管理类、规定规范、参考资料、事务管理类、品质管理类、生产计划类、报告类、人事管理、档案类、工艺文件、空白表格等......

3、各文件柜、架内物品都必须按轻重决定置于哪层。

一般轻的物品、文件放上层，重的放下层；

4、各文件柜、架内物品都必须按使用的频率决定置于哪层。

一般为使用频率高的置于中间拿取方便的位置，使用频率低的置于偏高或偏低的层次；

5、标识明确；

6、定期清扫，保持干净无尘。

图例4

六、文件资料管理

目的

文件资料要分类放置，通过目视化管理，使文件移位或者被取用了能够马上发现。

1、清理过期的资料；

2、建立文件目录文档；

3、个人文件与公司文件区分放置，并标识清楚；

4、公司文件要进行文件分类并标识清楚；

5、公司文件保密与不保密的文件要用标识区分清楚并区分管理。

6、每册资料都需要有明确的标识：

①资料名称②定位标识③管理者标识；

7、每次使用过的资料都必须按指定的位置归回原处；

8、保持资料干净整齐。

图例5

七、电脑与文件7S

1、建立电脑文件目录文档，计算机内文件应存储有序、合理，易于检索查找；

2、个人文件与公司文件区分放置，并标识清楚，个人文件不做要求；

3、公司文件要进行文件分类并标识清楚（思路参见下图）；

4、公司文件加密与不加密的文件要用标识区分清楚；

5、常用文件的快捷方式（桌面禁止放文件，编辑完之后归类管理）

6、离开时锁住屏幕。

7、下班后请关闭电脑（除特殊情况外）。

电脑文件分类（例）：

八、空白表单\表格管理

目的

直观明了，取用快捷；库存数明确，不重复领用，不造成表单堆积。

1、部门内有多种表单时，需分类管理；

2、为了方便查找，建议用不同颜色分开；

3、为了防止急用时没有的现象，建议有复印或者领用提示；

4、定期清理不用、过期的表单、表格。

图例6

九、桌面整洁

目的

桌面干净整洁，不随意放置，养成良好习惯。

1、清理不要物；

2、可定置于桌面的物品为：

电脑、文件栏、电话、笔筒、台历、茶杯，并要求定位；

3、工作时可有需处理的文件资料等置于桌面，但人长时间离开时，文件、资料必须归位；

4、桌面文件状态可按“待处理”、“已处理”、“处理中”分类管理；

5、保持桌面清洁。

图例7

十、桌底状态

1、清理不要物（包括私人鞋物）；

2、文件资料/产品等不可直接置于桌底；

3、离开座位时，椅子要推近桌子；

4、保持地面干净。

图例8

十一、抽屉状态

目的

抽屉物品定位，清晰明了，减少寻找时间，提高效率。

1、不要物的清理；

2、办公用品、文件资料、私人用品必须按类别分抽屉放置；

3、一个抽屉内有几种物品时，建议想办法将物品固定，避免来回开关抽屉时物品乱动；

4、标识清楚；

5、定期清理，保持干净无尘。

图例9

十二、物品定位（隐形定位法）

图例10

说明：

需定位的地面物品：

碎纸机、衣架、书架、茶几\地面复印机\柜式空调\梯子等易移动物品；定位线宽2CM左右，两边长12CM,隐藏实物内边缘1CM贴附，以免磨损。

当物品靠墙时，只需定外侧；

目的：

提醒归位。

十三、线束整理

目的

避免给办公操作、其它动作造成障碍。

1、电源线不可直接拖在地上。

2、绕成大概15~20CM长，用扎带或套纽固定两端；

3、或将线束嵌入套管，露出部分用扎带固定（不可给其他操作、动作造成障碍）；

4、插头插线标识清楚；

5、电源排插应固定。

图例11

十四、开关标识

目的

明确电器件的控制。

1、保持干净；

2、功能完好；

3、控制区域/功能明确；

图例12

十五、张贴管理

目的

避免杂乱、随意或者过多的张贴。

1、清理过期的张贴物；

2、在墙上随意张贴的做法必须纠正；

3、公告尽量使用看板方式；

4、所有张贴物都需定位,墙上张贴物要明确区域；

5、公司通知、公告需统一贴附在看板中的规定位置上，不可随处有张贴现象；

6、工作台需要的张贴物（备忘录等）不可随意贴，要求规定位置。

规定数量贴附（不能超过2张A4纸位置）。

玻璃窗上不宜张贴通知/资料；

7、保持张贴物的清洁。

图例13

十六、看板管理

目的

彰显办公室文化、动态，形成目视化管理。

内容：

1、通告/公告栏；

2、工作计划；

3、人员去向管理；

4、轮值管理；

5、7S责任区域布局图；

6、7S日常点检表。

图例14

十七、会议室

1、“不要物”清理；

2、会议室标识；

3、使用状态标识；

4、预约管理；

5、会议要求

◇会议室悬挂物

如：

公司方针、环境方针、产品介绍、地图……

*要求:

大小、高度尽量一致。

◇会议室温馨提示

*会议后椅子必须归位、禁止吸烟等。

*请带走会议后多余物。

以上是给大家的一点参考和建议，希望大家举一反三，结合自己的实际情况灵活运用并推陈出新，在实践中发明创造出更好，更科学更实用的方法

我们相信群众的智慧是无穷的。

总之，我们的目标都是一致的，那就是要营造一个整洁优美、规范、高效的办公环境。

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