应用文书基础知识4部分.docx
- 文档编号:25467863
- 上传时间:2023-06-09
- 格式:DOCX
- 页数:19
- 大小:26.29KB
应用文书基础知识4部分.docx
《应用文书基础知识4部分.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《应用文书基础知识4部分.docx(19页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
应用文书基础知识4部分
应用文书基础知识
一、应用文书的含义与分类
(一)含义
应用文书——各级机关、企事业单位、社会团体以及个人处理事务中经常应用的具有一定格式的文体总称。
(二)分类
主要分为三类:
行政公文——在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。
又称“通用公文”。
主要有13种公文:
命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要、
事务文书——处理日常事务所使用的文书。
主要包括:
传真稿、备忘录、请柬、邀请信、简报、会议纪要、计划、总结、述职报告、讲话稿等。
商务文书——处理商务业务所使用的文书。
主要包括:
意想书、定货单、商品说明书、市场调查报告、招标书、投标书、合同、可行性研究报告。
二、文书的制发过程
(一)通用公文的制发程序
草拟——审核——签发——复核——缮印——用印——发文登记——分发
(二)事务文书、商务文书的制度发程序
事务文书、商务文书各有多种下属文书,其内容、体式、功能各不相同,因此,没有行政文书那么严格的、缜密的制发程序。
但都具有草拟、审核、定稿、公布及操作的制发程序。
秘书文书基础知识:
第二节应用文书的格式
一、通用公文的格式
指公文的外观样式,即通用公文用纸、印装的规格和其需要标识的各要素所构成的外部形态。
(一)通用公文用纸和印装规格
(要求字目闪动)
1、采用国际标准A4型纸
2、公文页面与版心尺寸
3、文字符号从左至右横写、横排。
一般每面排22行,每行排28个字。
4、公文左侧骑马订或平订,不掉页;后背平整、不空。
(二)通用公文中各要素标识规则
1、眉首
1)公文份数序号
2)秘密等级和保密期限
3)紧急程度
4)发文机关标识
5)发文字号
6)签发人(会签人)
7)红色反线
①00001 ②机密★一年
③特急
④××××××××文件
⑤×××〔2006〕号
眉
首
分析:
“①”表示 公文份数序号
1、行政公文要求“绝密”“机密”公文应当标明份号,党的机关公文要求凡秘密公文都要标明份号。
每一份公文的份号都不一样,这在秘密公文的管理过程中有重要意义。
2、份号的位置在公文首页版心的左上角第1行。
用阿拉伯数字标注。
如001至999
“②”表示 秘密等级和保密期限
1、秘密公文的秘密等级共有三级:
“绝密”、“机密”、“秘密”。
如无保密内容,不得标注此项,以免给工作增添麻烦。
2、密级标注在公文首页版心右上角第一行。
两字间空一格。
如“机密”
“③”表示不是事关重大、需要紧急办理的公文,不得标注此项。
紧急程度的标注一般也在首页右上角第2行,跟秘密等级上下排列,居秘密等级下方。
“④”表示 发文机关标识
一般由发文机关名称加“文件”两字组成,也可以只有机关名称不加“文件”二字。
版头用套红大字居中印在公文首页上部。
版头这一格式项目需要特别注意的问题还有:
**发文机关名称必须使用全称或规范化简称,不得出现所指不明或容易误解的情况。
**几个机关联合发文,属于行政公文的,要把参与发文的机关都排上,主办机关排列在前,其它机关依次在下方整齐对应排列。
机关名称后的“文件”二字居纵向中央。
几个同级机关(如安徽省人事厅、安徽省科学技术委员会、安徽省财政厅)联合发文,
例:
安徽省人事厅
安徽省科委文件
安徽省财政厅
**在民族自治地方,发文机关名称可以并用自治民族的文字和汉字印刷。
“⑤”表示 发文字号有固定的模式:
由发文机关代字+年份(发文年度)+序号(发文顺序号)
机关代字是发文机关名称的极度简缩,但还能识别出是哪一个机关。
如:
“国发”是国务院的机关代字;“中发”是中共中央的机关代字;“国办发”是国务院办公厅的机关代字。
陕西省人民政府的机关代字是“陕政字”,四川省人民政府的机关代字是“川府”,根据代字可以看出发文的是什么机关。
年份就是发文当年的年度,用阿拉伯数字写全,不得缩写,如把1999年减缩为“99”。
年份加六角括号,例如:
〔1999〕。
不得用圆括号或别的括号。
序号是机关发文的流水号,当年所发的第一份公文是1号,以后依次顺排即可。
除命令(令)外,其它公文的序号前不加“第”字,数字前面也不加“0”。
发文字号之下4MM处印一条与版心等宽的红色反线
①关于×××工作的通知
②××××××
③××××××××××××××××××××××××××××
×××××××××××××××××××××××××××××××××
××××××××
×××××××××××。
④附件:
1.××××××
2.××××××
⑤××××××
二○○六年一月十号
⑥(××××××)
分析:
“①”表示 标题
公文标题位于间隔横线下方,居中排列,字号大于正文。
公文标题由发文机关名称、公文主要内容、文种组成,简称标题三要素。
发文机关名称根据情况可以省略
公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。
如《**市人民政府关于开展财务大检查的通知》
“②”表示 主送机关
就是受理公文的机关。
主送机关名称应当用全称或者规范化简称或者同类型机关的统称,位于公文标题下方,正文上方,顶格排印。
下行文的主送机关可以有若干个,排列时,同类型、相并列的机关之间用顿号间隔,不同类型、非并列关系的机关之间用逗号间隔,最后用冒号。
如人事部《关于开展国家公务员普通话培训的通知》的主送机关:
各省、自治区、直辖市人事(人事劳动)厅(局),教委(教育厅),语委(语言文字工作机构),国务院各部委、各直属机构人事(干部)部门,新疆生产建设兵团人事局:
向上级机关行文,特别是上行文中的请示,一般只能写一个主送机关。
如需其他相关的上级机关阅知,可以抄送。
大多数公文都有主送机关,但有些向全社会普发的下行文(如通告、公告),没有明确的主送机关,可以没有这一项。
“③”表示 正文
正文位于主送机关名称的下一行,每自然段左空2字,回行顶格。
数字、年份不能回行。
一般公文要求一文一事。
“④”表示 附件
具体写法:
“附件”后标全角冒号和名称。
附件名称后不加标点符号。
附件如有序号使用阿拉伯数码.如(附件:
1.×××)
“⑤”表示 成文日期
要写明年、月、日,不得简写,用汉字书写
如,零要写作成“O”如“二OO一年一月一日”
书写的位置:
一是文尾标注 二是题下标注。
会议通过的重要公文,如决议、决定,以及条例、规定等法规性文体,成文日期不在文后,而是加括号标注于标题下方居中位置。
“⑥”表示 附注
公文如有附注(需要说明的其他事项),应当加括号标注。
一般是对公文的发放范围、使用时需要注意的事项加以说明,如“(此件传达群众)”
需要注意的是:
不要把附注理解为是对公文内容的解释或注释。
“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
①主题词:
×× ×× ×× 通知
②抄送:
××××××,××××××,×××××,××××××。
③
⑤××××(印发单位) ④××××年×月×日印发
(共印××份)
分析:
“①”表示 主题词
又称为“关键词”。
它是公文中代表其内容特征的、最能说明问题的、起关键作用的词。
所有的公文都要标注主题词,上报的公文要求更严格,要按上级机关的要求和公文主题词标标注。
主题词按规定应标注在公文末页下部,抄送范围上方。
其标引的顺序先标类别词,再标类属词。
主题词的数量一般三到五个,要求不超过5个。
原则是“谁办文,谁标引”
“②”表示 抄送机关
指主送机关之外的其他需要阅知公文内容的上级、下级和不相隶属机关。
它位于主题词的下1行,左空1字,用3号仿宋体标识“抄送”,后标全角冒号,冒号后为抄送机关。
抄送机关用全称或是规范化的简称,抄送机关之间分隔采用逗号隔开,回行时与冒号后的抄送机关对齐,最后一个抄送机关后标句号。
“③”表示 版记中的反线
版记中各要素之下均加一条黑色反线,宽度同版心。
目的:
1、显示各要素之间的区别;2、显得美观好看
注意的是:
最后一个要素之下要有一条反线。
“④”表示 印发机关和印发日期
印发机关和印发日期位于抄送机关之下,占1行位置。
印发机关要具体到承办公文印制和发出的部门。
通常是机关的办公部门,或办公部门下属的秘书部门。
印发日期,指的是办公部门接到定稿后起印日期。
一般写成*年*月*日,使用阿拉伯数字。
“⑤”表示 版记的位置
版记置于最后一面,版记的最后一个要素置于最后一行
关于印章的认识:
(三)通用公文的特定格式
三种格式:
信函式格式
命令式格式
会议纪要格式
二、事务文书、商务文书的格式
除了简报等个别文种外,大多文书不具有版头、主体、版尾这样严格的三大板块的划分;
事务文书与公务文书包含多个文种,这些文书各有各的格式规范与要求,如请柬有其固定的格式;合同、标书也有约定束成的格式。
秘书文书基础知识:
第三节应用文书的要素
●材料——血肉
●主题——灵魂
●结构——骨骼
●语言——细胞
一、材料
(一)概念
材料是作者为了某一目的,收集、摄取以及写入文章中的一系列事实或依据。
(二)环节
●材料的占有
途径——一是亲身经历所获;二是调查阅读所获
●材料的鉴别
对材料进行分析、比较的研究过程。
●材料的选择
原则:
1、围绕主题
2、选择典型材料
3、选择真实准确的材料
4、选择生动新颖的材料
●材料的使用
注意事项:
一是恰当安排先后顺序
其原则只有一个:
便于读者接受
二是确定详略程度
原则有二:
一是根据主题需要;二是根据文体的特点
二、主题
(一)概念
通过文章内容所要表达出来的基本观点或中心思想。
(二)依据
1、以写作目的为立意依据
2、以材料本身的意义为立意依据
(三)对主题的要求
1、正确——符合党、国家的法律、法令、方针、政策。
否则,就不能发挥好积极的作用。
请看下面一篇公文:
华力五金厂关于加强安全保卫工作的通知
近来,我厂连续发生盗窃、斗殴和小型失火事故。
有数位职工被歹徒打伤,财务损失数万元,为保证工厂的正常生产秩序,特作如下通知:
一、凡是本厂职工进入厂门,均要佩带厂徽标志,否则作违反厂纪处理,扣发奖金。
二、外来人员进入工厂时,必须持所属单位介绍信或证件登记,出厂时,应接受行李物品,甚至搜身检查。
三、来客投宿、有关人员应报厂保卫科批准。
在此期间,如厂内发生盗窃、失火事故,来客不准离开工厂,并要集中接受审查。
通告自二零零五年二月八日生效就。
凡自觉执行本通告的给予表彰,拒不执行予以经济处罚或行政处分。
二零零五年二月一日
2、深刻
3、新颖
4、集中——一文一事
三、结构
(一)标题
两中模式:
1、公文式模式
其构成通常是:
“发文机关+事由+文种”
××卷烟厂关于生产销售“高档××”及其定价的请示
××市××研究所2005年度科研工作总结
2、一般文章标题
常用于简报、调查报告、总结、述职报告等事务文书。
两种:
单标题——如《为祥和公司的诚信宗旨而尽力》(简报)
双标题——正标题+副标题
如,艰苦的拼搏××,丰硕的成果
——××省邮政系统2006年工作总结
(二)开头
四种开头方式:
1、概述式
报告、会议纪要、总结、述职报告、调查报告等文种常常采用概述式。
2、目的式
通告、通知、计划、招标书等采用此方式。
如,
3、开门见山式
国务院关于修改《中华人民共和国个人所得税法实施条例》的决定
国务院决定对《中华人民共和国个人所得税法实施条例》作如下修改:
×××××;
××××××;
××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
4、引述来文式
多用于函、批复等回复性公文。
市人事局关于批准市卫生局录用高校硕士毕业生的函
你局《关于拟录用高校硕士毕业生的函》(×卫函〔2006〕15号)收悉。
【练习题】:
1、近年来,全市酒类生产发展过快,已登记发照的社办酒厂有37个,国营酒厂有12个。
去年生产白酒4200吨,酒类生产已处于饱和状态。
目前申办酒厂的单位还在增加,特别是乡镇、个体户要求办厂的较多。
个别的未经申请办理执照,擅自开业;部分酒厂在质量上也未达到要求。
为了使酒厂生产健康发展,根据国务院〔1982〕108号文发布的《工商企业登记管理条例施行细则》的有关规定,特提出如下请示。
(属____式开头)
2、根据省人民政府侨务办公室、省统计局、省财政厅《关于×省首次侨情普查的通知》精神,为进一步作好我市侨务工作和对台工作,把侨、台工作重点转移到……现确定在全市开展侨、台情况普查工作。
(属____式开头)
3.你厅《关于拟录用2005年大中专毕业生的函》(国政〔2005〕18号)收悉。
经研究,现复函如下。
(属____式开头)
答案:
1、目的式2、开门见山式3、引述来文式
(三)层次
1、总分式
2、并列式
3、递进式
如,《农村文化活动设施量少质差的现状亟待改变》的调查报告,按以下思考写成:
××县农村文化活动设施量少质差
↓
“文化饥饿症”带来农村精神文明滑坡
↓
文化活动量少质差的原因
↓
采取有力措施质量农村文化活动阵地建设
4、因果式
先因后果OR先果后因
如,某厂生产的传统产品出现销售疲软势头,厂方要求做出调查并写出市场销售情况的调查报告:
5、时序式
6、三段式
(四)段落
常用的段落方式:
1、提行式
2、条款式
3、篇段合一式
(五)过渡
常用的方式:
1、过渡词。
如,因此、综上所述、尽管、但是……
2、过渡段。
如,现将具体要求通知如下;
3、过渡段。
(六)照应
常用方式:
1、首尾照应
2、文题照应
3、行文前后照应
(七)结尾
常用方式:
1、强调式
2、期求式
3、希望式
4、说明式
5、秃尾
*****对结构的总体要求:
严谨、自然、完整、统一
56、文章的四要素是:
材料、主题、结构和( )。
2003/8
(A)照应 (B)段落
(C)过渡 (D)语言
27、公文中一般用作经办用语的词语有()。
2005/5
(A)印发(B)拟定
(C)收悉(D)兹经
28、公文结构的总体要求是()。
2005/5
(A)自然(B)统一
(C)严谨(D)完整
答案:
DDB(见书P26)
【训练题】:
下面是应用文书的几段结尾,试根据题后的选项提示判断它们属于哪类结尾方式。
1、以上意见如无不妥,请批转各地执行。
(属____式结尾)
2、希望各级人民政府加强领导,结合实际情况做出规划,切实办好职业技术教育,使这一工作出现新局面。
(属____式结尾)
3、到会同志一致表示,试点城市作为改革的先行者,必须加强当的领导,作好思想政治工作,统一和提高各方面的认识,……努力做到方向准、决心大、路子顺、效果好。
(属____式结尾)
答案:
1、期求式2、希望式3、强调式
四、语言
(一)运用语言的标准
1、准确
如,要统筹安排生产和生活用水,把城市所有用水户逐步纳入计划,按季分月下达用水指标,严格执行,认真考核。
(2001年第18号《国务院公报.二十五个城市用水会议纪要(摘要)》)
例中的“考核”应改为“考核”。
因为,对人可以“考核”,对“用水指标”是不能“考核”的。
2、简洁
3、平实
(二)应用文书专用语言
应用文具有独特的专用语言,常见的有以下8类:
1、开头用语
2、承启用语
3、引述用语
4、批转用语
5、称谓用语
6、经办用语
7、表态用语
8、结尾用语
56、文章的四要素是:
材料、主题、结构和( )。
2003/8
(A)照应 (B)段落
(C)过渡 (D)语言
27、公文中一般用作经办用语的词语有()。
2005/5
(A)印发(B)拟定
(C)收悉(D)兹经
【练习】:
下面是一位学生在实习后写的一篇调查报告,习作的开头文字通顺,交代了调查的时间、地点、任务、事件,但这样写行吗?
请从语体方面分析不对之处,并予以修正。
阳春三月。
风和日丽。
我们省××学院旅游管理专业班的45名同学从广州乘船,在15日天蒙蒙亮时就到了肇庆市。
啊,肇庆!
美丽的肇庆!
你是南粤的旅游胜地,多少个日日夜夜啊,同学们梦寐以求,要来领略你的风采。
今天如愿以偿了。
但是,这次我们要到你的农村——大湾的食品站,作为期一个月的生猪收购成本调查。
因此,尽管大家都想借此机会痛快地玩它一玩,但想到这是实习调查,必须把学好专业放到首位。
这样,在实习老师的带领下,下午就分为两个小组奔赴实习调查点了。
下面一段话,是从某工业局干部写的工作总结中摘录的,句子不仅通顺,而且可以说还颇为生动,但是,该局的局长看过后说这样写不对。
请你说出理由。
我局所属××工厂去年借助外部东风,生产一度像穿云燕子,飞向百尺竿头。
曾几何时,今春以来,却又像冰山开花似的,一泻千里。
答案:
1、提示:
调查报告属于应用文的范畴,其语言要求准确、简洁、庄重、平实、朴素和自然。
文种的语言表达属于文学作品的表达方式,抒情、生动。
其所要表达的主要内容是:
广东省××学院旅游管理专业班的45名同学,于3月15日下午始,将分为两个小组对肇庆市的农村——大湾的食品站,作为期一个月的生猪收购成本调查。
3、我局所属××工厂去年借助外部环境的力量,生产大幅度增长;但是,今年入春以来,生产却直线下降。
秘书文书基础知识:
第四节应用文书的表达方式
一、叙述
(一)叙述的概念
把人物的经历、行为、或事物发展变化的过程表述出来的方式。
六要素:
时间、地点、人物、事件、原因、结果
(二)人称
两种:
第一人称和第三人称
报告、请示、函、计划、总结、邀请信、感谢信、述职报告等使用第一人称。
应用文中的第一人称,指的往往是发文机关,只有很少一部分是作者本人(如个人计划、个人总结)。
运用第三人称的文体主要有通报、会议纪要、会议记录、合同
(三)叙述的方式
1、顺叙
调查报告、总结、报告采用这种方式
2、倒叙
简报、通报等
二、议论
(一)概念
作者通过事实材料和逻辑推理,来阐明自己的观点,表达自己赞成什么或是反对什么的表达方式。
三要素:
论点、论据、论证
(二)类型
1、立论
2、反驳
(三)论证的方法
1、例证法
要注意典型性
2、分析法
3、引证法
4、对比法
5、因果法
三、说明
(一)概念
对事物的形状、性质、特征、成因、功能,或对人物的经历、特征、状况等进行客观解释、介绍的表达方式。
(二)说明方法
1、定义与表述
(1)定义:
对事物的本质特征加以揭示和概括。
商业——以买卖方式使商品流通的经济活动。
(2)表述:
具体说明、介绍某一事物或人物的文字。
2、分类和比较
分类说明法是按一定的标准划分成不同类别,并对各类别加以说明的方法。
如,《一九九八年国家留学基金资助出国留学人员选拔简章》就“申请条件”中的“基本条件”和“类别条件”进行了说明。
(1)高级访问学者
应是高等学校、科研院所及大中型骨干企业的重点学科、重点实验室、重点科研项目的学术带头人……
具有高级专业技术职称,年龄不超过55岁。
……
(2)访问学者\进修人员
应是在本人所从事的学科领域内有较深入的研究并取得一定成果、确有必要出国培养的教学、科研、技术、管理人员。
……
年龄在50岁以下,具有大学本科以上学历人员。
……
(3)研究生
根据双边文化教育使用交流项目或其他合作项目的形式选派,具体条件与选派办法另行通知项目单位,不受理个人申请。
比较说明——将相似的或不同的事物进行类比、对比来说明事物的特征的方法。
如,国家统计局××年国民经济和社会发展的统计公报,在介绍我国邮电通信行业发展时指出:
全年完成邮电业务总量1335亿元,比上年增长35.4%。
全国城乡电话交换机容量达到10864万门;其中局用交换机容量达到9318.5万门,比上年增加2107万门……
3、数字和图表
【本章作业】:
1、根据下面内容,拟写一份公文,要求具有眉首、主体、版记;公文内容可以略写。
2006难6月30日,海天电器集团就做好安全保卫工作释义,给各分公司下发了通知,发文字号是:
海电〔2006〕79号
2、以拟写工作总结为例,说说材料工作的4个环节。
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 应用 文书 基础知识 部分