合同管理要点试行.docx

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合同管理要点试行

第一章忌则

第T为规范公司合同管理特制定本要点.

第二象相关术语及规定

合同：

公司与平等主体的自然人、法人和其它组织之冋设立、变更、终止民事权利义务关系的协议（文书）.

合同主管部门：

公司法律事务工作机构或者法律顾问所在的综合管理部门（财务处法律事务室）.

归口管理部门：

以公司名义订立各种具有履约性质的协议、文书的部门（处）.

合同执行单位：

负责在合同执行地点监督合同正式履行的单位（厂、处、作业区）.

合同经办人：

隶属于归口管理部门并具有一定专业资质，经授权委托后可独立办理合同相关业务的我公司正式员工.

合同管理员：

隶属于归口管理部门或合同执行单位并承担合同资料保管及呈送工作的我公司正式员工.合同管理员必须唯一.

第三条合同管理原则

1.集中控制、归口管理的原则.

所有的合同业务由公司集中对外，并由相关业务管理部门（处）归口管理，其他任何単位以及个人不得私自签订合同.归口管理部门及分管合同业务（见附件一）.

2.回避原则.

公司各级主管及合同管理相关人员不得利用职权将合同业务交给自己的直系亲属以及与自己利苴相关的组织或个人办理.

3、统一性原则.

（1）公司的合同一律采用书面形式进行管理；

（2）公司所有合同统一编号，合同编号规则（见附件二）.

第四条本要点适用公司及其下属公司在工程建设、生产经营、技术改造等过程中与法人、自然人或其他经济组织之间签订的所有书面合同或协议的管理.

本要点不适用于劳动合同及融资合同.

笫二*职责

第五条合同主管部门（财务处法律事务室）职责

1.贯彻执行合同管理的法律、法规和規章制度，为合同归口管理部门提供法律服务.

2.建立健全公司合同管理体系，监督、检查考核各部门的合同管理情况.

3.应归口管理部门還请参与重大合同的论证、谈判、起草、审查、签订及合同纠纷的处理.

4.统一办理法人授权委托书，管理合同专用章.

5.负责组织制定公司的合同标准文本及备案合同的管理.

6.组织合同相关法律加识培训，負貴合同经办人员资格审查.

7.在合同审核或参与重大合同谈判过程中，负责审查合同主体、内容、形式的合法性、合規性.

8.其他相关管理工作.

第六条归口管理部门（处）职责

1.负责合同项目申请、可行性论证、意向接触、资信调查、合同标的額的测算评估等工作.

2、负责指定本部门需授权的合同经办人并指定合同管理员.

3.負责纽织合同的谈判、起草、审核、签订、履行、变更、解除及纠纷处理等事项，对合同变更或解除的经济性进行评估并出具书面意见.

4、负责制定本部门合同标准文本.

第七条合同执行单位职责

1.负责监管合同相对人切实履行合同条款.

2.負责合同相对人合同履行绩效的评价考核，并向归口管理部门提供相关考评资料.

3、负责填写本单位合同履行情况并向合同经办人反馈.

4、履行合同条款中规定的我方的权利与义务.

第八条其他相关部门职责

1.行政处负责合同的档案管理.

2.企划处负责组织合同管理相关制度的制定及实施效果的评价与改进.

3、审计处负责对合同办理的程序及相关当事人行为的合法性、合規性、真实性进行监督检查，对合同管理中出现的违规、违纪、违法问题提出审计建议，并可根据需要进行专项效能监察.

4、相关业务部门按本部门职责，负责对合同所涉及本部门业务范围的相关条款的合法性、可靠性、可行性、安全性进行审査，并出具书面意见.

第九条合同经办人职责

1、合同经办人应对合同自缔约时起至履行完毕止的全过程负责，对期间出现的任何与合同有关的问题，按国家有

关法律法规及公司制度的规定，须及时与本部门负责人、合同主管部门进行协商，并以经办人为主进行处理;

2.对于重大复杂合同，合同经办人负责编制合同履约跟踪报告（附件三）.

第十条合同管理员职责

1.归口管理部门合同管理员职责

（1）负责合同台帐录入、存档工作；

（2）每半年度向合同主管部门报告合同的履行情况；

（3）负责合同资料的送审、保管、保密工作；

（4）负责与合同主管部门的信息沟通.

2.合同执行单位合同管理员职责

（1）保管本单位相关合同资料并登记合同台帐；

（2）负责合同资料的保密、归档工作；

（3）负责与归口管理部门的信息沟通。

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第十f合同管理的流程

合同管理的流程为：

合同的意向接触与资信调查一一合同文本的拟定一一合同的审批一一合同的履行一一合同资料与档案管理.

合同审批原则上应经过公文系统（L）实现.

合同管理流程图（见附件四）

第十二象合同的意向接触与资信调查

合同签订前原则上须履行合同的意向接触及对合同相对人的资信调查或复核.

1、归口管理部门应明确与合同相对人的主要合作条件及运作方式，进行价格等方面的咨询、标的額的测算评估；并在合同签订前与合同相对人进行意向接触，然后按公司招投标管理相关规定，组织招标或议比价.

公司可以与经过长期合作并建立相互信任的合同相对人建立战略合作伙伴关系.战略合作伙伴的评审每年9月份进行一次，由归口管理部门组织各相关部门共同成立评审小组，评审结果由分管领导把关并报公司总经理审批.合同相对人一旦与我公司建立故略合作伙伴关系，则其专业范围内合同的签订可不经过招投标程序.

2.在合同签订前，归口管理部门需对合同相对人进行资信调查取证工作.

第十三条合同文本的拟定

1、合同文本统一采取书面形式，合同内容涉及技术问题的，必须附技术协议.

2.合同中载明的我方经办人必须经公司法人的书面授权，经办人签订合同及从事业务活动必须在公司的授权范围内进行.

3、凡国家、行业、控股公司、公司有标准或示范固定格式文本的一律釆用固定格式文本签订合同；同一项业务一次续约或两次以上签约的合同，都必须由归口管理部门提请合同主管部门同意后制定标准文本.

4、合同必须包括的内容与要求：

（1）合同必备条款包括合同编号、主体、标的、数量、质量标准或技术协议、履行期限、地点、方式、价款与报酬、结算方式、合作条件、双方权利与义务、违约责任、争议解决方式等；

（2）合同纠纷时，原则上在我方公司所在地选择仲裁或诉讼机构.

5、重大、复杂的合同，原则上须经过谈判签订.具体参加谈判的人员范围由归口管理部门负责确定.

第十四条合同的审批

1、合同审批程序如下：

归口管理部门一级主管初审一一相关部门审核会签一一法律事务室审核一一分管领导复审一一总经理审批一一法律事务室加盖合同章

合同审批流程中归口管理部门需提交以下资程：

（1）合同文本及相关附件；

（2）变更或解除的合同所对应的原合同文本；

（3）合同审批单（见附件五）；

（4）外文合同必须有中文译本；

（5）其他要求提供的文件资料.

2、合同审批之前原则上须经由相关业务管理部门对合同相关内容进行审核会签.审核会签部门由归口管理部门根据合同涉及的相关业务内容确定.会签部门必须在合同审批单上签署具体意见.审核会签一律由部门一级主管签字；整个审査会签过程的期限不得超过三个工作日；对重大、复杂合同的审査，不得超过十个工作日.

3、审核会签意见的处理

（1）根据合同所涉及项目的具体情况，经办人必须与审査人沟通，由经办人按双方取得共识的最终意见，修改合同草案；

（2）出于项目本身需要及各种客观条件的限制，对于经办人认为无法采纳的意见，应向归口管理部门领导汇报，由本部门领导决定是否采纳.

4、合同的审批实行逐级送审的原则，任何人不得私自对合同标的进行分解，以掩盖合同的真实性或越权审批合同.

5、合同章的管理

（1）只允许使用一枚合同专用章，并由合同主管部门设专人保管.

合同专用章不准携带外出使用，必须携带外出使用的，应经总经理审批，由法律事务室专人携带外出使用；本要点未涉及到的印章管理其他事项，按公司《印章管理办法》执行；

（2）合同文本使用传真件的可以留存合同传真件，但应针对传真件签定年度确认书；

（3）除风水电气合同、外事合同、工伤工亡处理协议、劳务合同外，其它合同一律加蓋合同专用章（见附件一）.在对外签订合同时，产禁在空白文本上盖章；

（4）单份合同文本达两页以上的应加盖骚缝章.

6.合同备案

合同文本我方至少留存三份原件，合同主管部门留存一份，財务处留存一份，归口管理部门留存一份.

第十五条合同的履行

1.合同生效后方可全面实际履行.

2.经办人按合同约定，承担通知义务，组织合同的履行，办理相关事顼，并及时收集合同履约情况反馈信息.

3、合同执行单位负责合同履行过程中的监管职责，并填写合同履约记录.

4、合同的结算

（1）合同的结算实行逐级审批的原则.合同相对人必须持我方合同执行单位开具的相关证明材料，财务处方能给予结算；

（2）各归口管理部门与财务处分别建立合同结算台帐.

5、各归口管理部门每半年就合同履行情况向合同主管部门提交报告.

合同的变更、中止和解除

1.变更或解除合同，一律采用书面形式,合同变更后，合同编号不予改变.变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分，合同更新部分与原合同具有同样的法律效力.

2.变更或解除合同的审批原则、审批权限及流程应依据原合同进行.

3.变更或解除合同文本的，业务单位应单独登记流水号台账，以便于管理和查阅.

M-bt*合同纠纷的处理

1.业务単位对外签订合同，应当在合同中约定纠纷处理方式，原则上需在我方公司所在地选择仲裁或法院诉讼.

2.发生合同纠纷时，应在规定的时效期限内进行处理，以合同经办人为主、法律事务室专职人员配合来办理仲裁或诉讼事务，不准私自委托有关部门或个人处理纠纷.

3.通过协商或调解使合同纠纷得到解决的，必须形成书面协议，并由双方代表签字确认，同时必须将对方签字代表持有的投权委托书作为书面协议的组成部分进行存档.

4、通过仲裁或诉讼处理纠纷的，技公司《纠纷处理管理细则》规定办理.

5、合同纠纷处理程序（见附件六）.

第十八条合同担保

签订合同需要担保时，应当签订书面担保协议.担保人必须是能够承担经济责任、具备法人资格的经济实体.对方以财产进行抵押的，抵押物必须是抵押人的合法財产，并提供其产权证明，按《物权法》、《担保法》等法律法规的规定办理相关手续.

未按公司章程规定并经董事会或者股东会决议,公司不对外提供合同担保.

第十九象合同资料与档案管理

1.归口管理部门必须建立统计台账，合同台帐（见附件七）.

2.合同履行期间，备归口管理部门合同管理员负责保管本部门所有合同相关资料.

3.合同履行完毕或合同的权利义务终止后，由合同管理员整理、保管合同档案，并按公司档案管理相关规定及时归档，同时形成档案移交记录.具体范围包括：

（1）合同文本及相关附件；

（2）或有的标的額测算评估报告；

（3）合同审批单；

（4）与合同签署有关的基础、背景资料；

（5）或有的招投标过程记录与议比价记录；

（6）或有的谈判过程记录；

（7）合同履行中或有的电传、信函、电报、图表等；

（8）或有的有关变更或解除合同的协议及一切相关文字信息、音像资料等;

（9）或有的有关纠纷处理的协议书、调解书、栽决书、判决书等；

（10）其它应当存档的相关资料.

4、档案的使用，按公司档案及商业秘密管理的有关规定执行.

第二十条合同的监督管理

1.合同主管部门应着重从以下几个方面对合同进行监督检查：

（1）国家经济法规和本制度的执行情况；

（2）合同管理全过程的合规性、合法性；

（3）合同的履行及未能履行的原因、责任等情况；

（4）合同产生纠纷的原因和对纠纷的处理情况.

（5）其他与合同管理工作有关的情况.

合同主管部门每半年定期检查各归口管理部门的合同签订、执行情况，并向总经理提交一份《合同管理调研报告》.

2.审计监察部门

（1）申计部门对在专项审计、日常管理中发现的问题，及时向公司领导反馈，并负责組织有关部门开展调查工作;

（2）在合同管理过程中，如存在以下问题，由审计部门提出书面处理建议，报总经理审批后会同相关单位进行查

1给公司造成重大经济损失的：

2合同相对人存在转包行为的；

3未按法律或公司规定履行变更或解除合同职责的；

4应当追究相对人违约责任而擅自放弃的；

5提供虚假资料、资质与业务不符的；

6不履行内部管理程序、超越授权或滥用授权签约的；

7泄露合同意向、商业秘密或有关机密的；

8与对方或第三人蓄意串通、收受葯赂的；

9在合同管理、签订、审核、履行过程中有其他失职行为的.

第二十T凡未按照本要点规定签订、审核和管理合同给公司造成经济损失，公司将追究有关单位和人员的经济赔偿责任；构成犯罪的，依法迫究刑事责任.

第四章附則

第二十二蚯本要点的附件有：

附件一：

归口管理部门及分管合同业务明细表

附件二：

合同编号规则

附件三：

合同履约跟踪报告

附件四：

合同管理流程图

附件五：

合同审批单

附件六：

合同纠纷处理程序

附件七：

合同台能