文件记录管理制度与相关规范表格.docx
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文件记录管理制度与相关规范表格
(A/0版)
文件记录管理制度与相关规范表格
[XXX-2019-XX]
控制状态:
编制:
郭冲、王超
审定:
余建中
批准:
李小平
2019-2-20发布2019-2-21实施
1.目的
为规范公司各种文件、记录管理,使各项管理工作有证可循,依据ISO9001:
2015标准、ISO14001:
2015标准及OHSAS18001:
2007标准的要求及《CX7.5文件记录控制程序》,特制定本制度。
2.适用范围
适用于本公司各部门涉及的各种文件、记录,红头文件,外部文件等。
3.职责
3.1各部门编制只适用于本部门的文件、记录;
3.2各职能部门编制多个(二个及以上)部门适用的文件、记录;
3.3职能部门负责审核相关表格、记录的规范性和适用性,制定归档周期;
3.4贯标办负责审核文件合规性义务、架构、编号、分放号和受控状态;
3.4总经理、分管领导负责对文件内容进行审核批准。
4.程序
4.1文件/记录的分类
4.1.1三级文件
适用于二个及二个以上部门的文件,同时在多个部门分发。
如:
考勤管理制度、印鉴管理制度、财务报账管理制度、物资管理制度等。
4.1.2四级文件
只适用于本部门的文件。
如操作规程(包括顾客提供的和本企业编制的工艺文件和图纸资料)、技术标准(含企业标准、检验标准或规范和采购标准等)、岗位职责、奖惩办法、现场管理制度、部门级绩效考核制度等。
4.1.3外来文件
由公司外部传递到本公司的文件,如法律、法规,标准规范及其他要求、集团公司发文、园区管委会发文等。
4.1.4记录
由文件衍生出来的可追溯性证据,含记录、表格及音像制品等。
4.1.5特殊记录
如企业内部的红头文件、通知、报告等未编入“4.1.1—4.1.4”中的文件。
行文部门应与外部机构积极沟通,如非必要减少以红头文件形式发放的制度、规定等,保持红头文件在公司内部的强制性、指令性和严肃性,发文部门(行政办)应加强审核、控制。
4.2文件的编码规则
4.2.1部门名称对应编号
部门编码表
部门名称
编号
部门名称
编号
部门名称
编号
部门名称
编号
总经理
A
行政办
XZ
管控部
GK
原料车间
YL
副总经理
B
贯标办
GB
安环部
AH
冶炼一车间
YY
总工程师
B
劳资科
LZ
设备科
SB
冶炼二车间
YE
财务总监
B
财务科
CW
检测中心
ZJ
冶炼三车间
YS
总经理助理(保障)
C
供销科
GX
动力车间
DL
冶炼四车间
YI
总经理助理(行政)
C
运输科
YS
机电车间
JD
精炼车间
JL
总经理助理(财务)
C
基建科
JJ
综合车间
ZH
总经理助理(经营)
C
总工办
ZG
净化车间
JH
4.2.2三级文件的编码
T-201-
4.2.3四级文件的编码
4.2.3.1四级文件中的生产作业指导书编码
SZY-
4.2.3.2四级文件中的技术标准编码
SBZ-
四级文件中的外来标准采用原编号,不再另行编码。
4.2.4.2.3四级文件中的管理制度编码
SGL-
4.2.5外来文件
每个部门的外来文件分企业内部其他部门和企业外部两类,文件夹上分别用“内”、“外”区别,其编码采用原编码。
公司档案编码按档案法律法规的相关规定执行。
4.2.6记录
4.2.6.1体系文件记录,其编码在文件类别后面加“J”.
4.2.6.2特殊记录如红头文件、通知、报告等其编码由部门内部决定或以年、月、日为编码。
4.3文件的控制
4.3.1受控范围
凡是在企业内部使用的管理体系文件均属受控范围,一旦管理体系文件换版或其中局部更改时,应及时变更,确保文件持有人始终使用文件的有效版本。
4.3.2非受控范围
凡是发给认证机构、用户、潜在用户或其它有相关方的管理体系文件,均为非受控范围。
在文件更改或换版时,不再通知这些相关方,但一旦与这些相关方相关时,应确保相关方能使用有效版本。
4.3.3受控方法
需要受控的文件、记录,按文件审批程序编制、审核、批准后交由贯标办加盖“受控文件”章,并编入受控文件、记录清单中。
未加盖“受控文件”章、未编入受控清单的,均为非受控文件。
4.4文件的编制、评审、审核、批准和发布
4.4.1公司各级文件(红头文件除外)统一文件编号、统一文件封面,统一编、审、批流程,统一分发等。
4.4.2三级文件由职能部门编制初稿,由编制部门发起文件评审,由文件涉及的部门共同参与评审,并填写《文件/记录评审记录表》,评审通过后电子版交贯标办审核文件封面及文件编号,交分管领导审核,总经理批准发布、实施,贯标办加盖红色“受控文件”章。
行政办将文件彩色复印后分发。
4.4.3四级文件由各职能部门编制初稿,由部门负责人审核内容,电子版交贯标办审核文件封面及文件编号,分管领导批准。
审批完成后纸质版交贯标办加盖红色“受控文件”章,同时贯标办存档。
4.4.4外来文件使用原文件的名称、编号系统。
行政办为公司与各级政府部门、集团公司唯一对接部门。
负责相关外来文件的接收、分发。
行政办收到外来文件后,按公司现有程序交总经理审批,确定分发范围,编制《文件/记录发放登记表》后进行发放。
4.4.5记录
制度后边列出对应的记录表格(包含表格编号),保证有据可依。
记录编号根据命名规则,必须保持严格的唯一性和明确的指向性,可随同文件一起发放或单独发放。
公司发放的红头文件按公司公文规范编制、发放,不遵循本制度。
4.5文件/记录的更新
4.5.1文件更新指文件的更改或更换。
需更新时,由发现问题的人员或部门通知归口部门,归口部门填写《文件/记录更新申请单》。
4.5.2相关部门在《文件/记录更新申请单》上签署意见同意修改,贯标办审核文件版本号及文件完整性,不再填写《文件/记录评审记录表》。
4.5.3归口部门填写《文件/记录更改记录表》作为版本变更的依据,附于封面和正文第一页之间,作为变更后文件的一部分。
4.5.4归口部门将《文件/记录更新申请单》及更新后的文件交贯标办备案,同时交行政办按文件发放程序发放并收回原文件相应内容或原文件。
注1:
更新的字数或页数占原文件的1/3及以下者,只需更换修改页、文件修订号、发布日期、实施日期,加盖“受控文件”章即可,无需全文发放;更新内容超过1/3时,需要更换文件版本号、文件全文,加盖“受控文件”章重新分发新文件。
注2:
文件变更涉及及记录变更时,应同时发放文件和记录,不涉及记录变更则无需重新发放记录。
4.6文件的失效处理
4.6.1文件的归口管理部门应填写《文件/记录失效通知单》,审批完成后交行政办,由行政办统一回收,统一处理。
4.6.2文件资料失效后,有参考和销毁两种处理方法,失效后的文件留作参考资料的话,应盖上“参考”章统一归档、保管。
4.7文件和资料的编目和归档
4.7.1编目
4.7.1.1各部门将接收的外来文件(非本部门编制)进行汇总装订,汇总目录命名为《法律法规、标准规范及其他要求清单》。
4.7.1.2各部门需填写的空白记录表格进行汇总装订,汇总目录命名为《受控空白记录清单》,每一页上加盖红色“受控文件”章,作为本部门的标准模板使用。
4.7.1.3已填写的记录根据内容分类汇总装订,汇总目录命名为《受控记录清单》。
4.7.1.4归口部门统一编制受控记录汇总,汇总目录命名为《XX年度受控记录清单》,在清单上加盖红色“受控文件”章。
4.7.1.5归口部门及时收集、整理和评审适合公司的活动、产品和服务过程的法律法规及其他要求,建立并保存《法律法规、标准规范及其他要求清单》,在清单上加盖红色“受控文件”。
4.7.2归档
4.7.2.1职能部门将本部门所有三级文件汇编为《三级文件》装订成册。
4.7.2.2各部门将本部门的所有四级文件汇编为本部门的《工作程序》装订成册。
4.7.2.3编制部门将所有文件、记录必须交一份彩色版本由贯标办存档,作为体系运行的证明;同时交一份到行政办存档。
4.8文件资料的妥善保护、储存和防护
4.8.1文件资料应由专人管理,无关人员不得随意拿取,并作好防盗措施,涉密文件、记录应防止泄密、不当使用或缺失。
4.8.2储存文件、记录的地方应保持通风、干燥,并具备防火、防潮、防蛀、防鼠等功能。
4.8.3电子载体上的文件信息,也应参照上述有关规定执行。
4.9文件和资料的访问(借阅)或使用
4.9.1文件和资料的借阅采用《文件/记录发放/回收/借阅登记表》。
4.9.2使用文件和资料时应尽量保持清洁、卫生,不乱涂乱画,不损伤其可读性。
5.记录
序号
记录名称
归口部门
保存期限
5.1
CXJ7.5-01《受控文件清单》
贯标办
五年
5.2
CXJ7.5-02《法律、法规、标准规范及其他要求清单》
贯标办
五年
5.3
CXJ7.5-0301《受控空白记录清单》
贯标办
五年
5.4
CXJ7.5-0302《受控记录清单》
贯标办
五年
5.5
CXJ7.5-0303《XX年度受控记录清单》
贯标办
五年
5.6
CXJ7.5-04《文件资料发放/回收/借阅登记表》
贯标办
五年
5.7
CXJ7.5-05《文件/记录更新申请单》
贯标办
五年
5.8
CXJ7.5-06《文件/记录评审记录表》
贯标办
五年
5.9
CXJ7.5-07《文件/记录更改记录表》
贯标办
五年
5.10
CXJ7.5-08《文件/记录失效通知单》
贯标办
五年
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