干部人事档案整理审核工作讲义.docx
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干部人事档案整理审核工作讲义
干部人事档案整理审核工作讲义
第一部分干部人事档案整理审核工作概述
干部人事档案的审核整理工作,是档案建设的基础工作,是干部
人事工作的重要环节,是一项政策性、专业性、操作性很强的技术工
作。
我们要认真贯彻落实中央、省、市委组织部关于审核整理干部人
事档案工作有关文件精神,扎实开展审核复查整理工作,进一步提高
干部人事档案质量,确保我县干部人事档案数字化工作按期完成,更
好地为干部人事工作提供优质服务。
一、什么是干部人事档案
干部人事档案是党和国家机构、社会组织在组织人事管理活动中
以及个人形成并经组织审查认可的,记载和反映干部的经历和德才表
现情况,包括干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作
表现、工作实绩、廉政情况等内容文字材料的历史记录。
是历史地、
全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据,是国家档案的重要
组成部分。
二、什么是干部人事档案整理工作
干部人事档案整理工作是将收集起来的干部人事档案零散材料,
以每个干部为单位进行鉴别、归类、排序、编目等技术加工装订成卷
2
的工作过程。
三、干部人事档案审核整理的作用及意义
1.审核工作是为进一步解决部分干部人事档案材料不全、信息不
准、案卷不规范等问题,提高干部档案质量,确保干部信息来源的真
实性、准确性、完整性,为各级领导决策提供可靠依据;
2.整理工作是将杂乱零散的干部人事档案材料,转化为有条理,有
系统的干部人事档案的必要途径;
3.整理工作是保证干部人事档案完整与安全的重要手段;
4.整理工作是为实现干部人事档案目标管理达标升级,对档案材料
进行保密与保护的有效措施,使干部人事档案工作更好地为干部人事
工作服务,为各级领导决策当好参谋;
5.整理工作是为干部人事档案数字化工作打好基础,为组织人事工
作提供优质化服务和实现科学管理及利用的重要条件,有利于提高查
阅利用效率。
第二部分干部人事档案整理工作
一、干部人事档案材料的分类:
干部人事档案材料分十大类
第一类履历材料
凡是以反映个人自然情况、经历、家庭和社会关系等基本情况为
主要内容的材料均属本类。
具体包括:
1.1988年版、1999年版干部履历表;
2.各类人员的履历表(书)、简历表、登记表;
3.个人从事革命活动的简历材料;
3
4.本人填写的反映个人经历的材料。
注:
①1999年版《干部履历表》要严格按照填表说明填写,没有
内容的项目要填“无”,需要本人签名的、单位审核盖章的要签名、盖
章,必须有本人的近期二寸正面半身免冠彩色照片;
②各种登记表不包括毕业生登记表、招工登记表、入伍登记表、
退伍登记表、各种代表登记表;
③职工履历表中有招工意见的归第九类2小类。
第二类自传材料
1.本人历次所写自传(思想自传、历史自传、反省自传、小史、小
传)及带有自传内容的材料;
2.报告个人有关事项的材料。
第三类鉴定、考核、考察材料
1.考核登记表,民主评议和组织考核的综合材料、组织审定的考察
材料、定期考核材料等材料;
2.各类人员历年的鉴定(包括自我鉴定);
3.以鉴定为主要内容的各类人员登记表;
4.组织上正式出具的鉴定性的表现情况材料;
5.出国、出境、调动的鉴定;
6.经济责任审计结果报告。
7.后备干部登记表。
注:
①1994年以来的《年度考核登记表》应齐全,有本人签名和
组织盖章;
4
②历次民主评议党员材料应齐全。
③与干部任免审批表相应的考察材料或表现材料归第九类。
第四类学历和评聘专业技术职务材料
包括学历、学位、成绩表、授予学位的材料、学历证明书和评聘
专业技术职务、培训材料。
分四小类:
第1小类为学历学位材料:
1.高中毕业生登记表;
2.中专毕业生登记表;
3.普通高等教育、成人高等教育、自学考试、党校、军队院校报考
登记表,入学考试各科成绩表,研究生推免生登记表,专家推荐表;
4.学生(学员、学籍)登记表,学习成绩表、毕业生登记表,授予学
位的材料,毕业证书、学位证书复印件,党校学历证明;
5.选拔留学生审查登记表等参加出国(境)学习和中外合作办学学习
的有关材料;
6.国务院学位委员会、教育部授权单位出具的国内外学历学位认证
材料等。
第2小类为职业(任职)资格材料和评(聘)专业技术职务(职
称)材料:
职业资格考试合格人员登记表或职业(任职)资格证书复印件;
教师资格认定申请表等材料。
第3小类反映科研学术水平的材料:
当选为中国科学院院士、中
国工程院院士的通知;遴选博士生导师简况表;博士后工作期满登记
5
表;被县处级以上党政机关、人民团体等评选为专业拔尖人才的材料;
科研工作及个人表现评定材料,业务考绩材料;创造发明、科研成果
鉴定材料,著作、译著和有重大影响的论文目录。
第4小类培训材料:
为期两个月以上的学员培训(学习、进修)登记
表、考核登记表、结业登记(鉴定)表等材料。
注:
①除有重大影响的论文(如获奖或在全国性报刊上发表的)
外,一般论文不归档,只归考评老师的评语;
②报考大中专试卷一律不归档,只保留成绩。
③过去学生登记表归第一类,学习(培训)鉴定表、学习(培训)
考核表归第三类,此次统一调整到第四类。
第五类政治历史情况的审查材料
1.审查干部政治历史情况的调查报告、审查结论、上级批复、本人
对结论的意见、检查交代或情况说明材料,作为结论依据的调查证明、
证据材料,甄别、复查结论(意见、决定)、调查报告、批复及有关的
主要依据材料;
2.家庭出身、家庭成员、本人成份、主要社会关系等政历情况的调
查报告和证明材料。
3.入党、入团、参军、提干、出国的政审材料;
4.更改(认定)姓名、民族、籍贯、国籍、入党入团时间和参加革
命工作时间等过程中形成的个人申请、组织审查报告及主要依据与证
明材料、上级批复;计算连续工龄审批材料等。
注:
①更改(认定)姓名过去是归第一类,此次调整到第五类。
6
②三龄一历认定材料也归入第五类。
第六类参加中国共产党、共青团及民主党派的材料
1.批准转正的中国共产党入党志愿书、入党申请书、预备党员转正
申请书、入党考察材料(如:
申请入党积极分子考察登记表、发展党
员考察表等);
2.中国共产党党员登记表、党员暂缓登记表、不予登记的决定、组
织审批意见及所依据的材料;
3.被劝退或除名党员的主要事实依据材料;延长或取消预备党员的
组织意见(记载组织意见的入党志愿书可收集归档);退党材料;
4.中国共产主义青年团入团志愿书、申请书,团员登记表,优秀团
员事迹材料,退团材料;
5.加入或退出民主党派的材料。
第七类表彰奖励材料
1.县处级以上党政机关、人民团体等予以表彰、嘉奖、记功和授
予荣誉称号的审批(呈报)表、先进人物登记(推荐、审批)表、先进事迹
材料;撤销奖励的有关材料等。
2.创造发明和各种业务、技术奖励、通报表扬、立功授勋与嘉奖材
料;
3.有突出贡献和拔尖人员审批表。
第八类涉纪涉法材料
处分决定,免予处分的意见,上级批复,核实(调查、复查)报告及
主要依据与证明材料,本人对处分决定的意见、检查、交待及情况说
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明材料;解除(变更、撤销)处分的材料;检察院不起诉决定书;法院刑
事判决书、裁定书;公安机关作出行政拘留、限制人身自由、没收违
法所得、收缴非法财物、追缴违法所得等的行政处理决定等。
第九类录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退(离)
休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料
本类又分为四小类:
第1小类为工资材料,包括:
转正定级、调资、奖励晋级、各种
津贴、保险福利待遇材料。
(与个人报酬有关的材料)
第2小类包括:
1.干部调配、干部任免材料,录用和聘用审批表,聘用干部合同书,
续聘审批表,解聘、辞退材料;
2.公民应征入伍登记表,军队授衔、提高职级待遇的登记表、审批
表,军队转业、复员、退伍军人登记表、审批表;警察晋衔、晋级,
检察官、法官等级评定材料;
3.招工、以工代干人员转干审批表、登记表;
4.退(离)休审批表。
(简单的来说与身份、职务发生变化有关的材料归入九类二小
类。
)
第3小类包括出国、出境人员审批表、登记表;
第4小类包括党代会、人代会、政协代表会、工青妇代表会、民
主党派代表会等代表登记表、批件。
第十类其他可供组织上参考的材料
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1.体检表;
2.大、中、专学生通知报到、分配、调动介绍信;
3.工资转移单;
4.入学通知书、准考证;
5.部队配偶体检、结婚报告、申请;
6.住房情况;
7.加入工会有关手续;
8.个人需要保存入档的总结材料。
9.干部逝世后报纸报道的消息或讣告,悼词(生平),非正常死亡
的调查报告、善后处理情况、遗书等;
二、档案材料的排序
1.按档案材料形成时间排序的:
第一类、第二类、第三类、第七类、
第十材料。
其中:
第十类体检表排在最前,其它材料按时序排列。
2.按档案材料内容的主次关系进行排序的:
第五类、第六类、第八
类材料。
第五类、第八材料的排列顺序为:
上级批复,结论或处分决定,
本人对结论或处分决定的意见,调查报告,证明材料,本人检讨或交
待材料等,其证明材料应根据每份材料所证明的主要问题相应集中排
列。
其中第五类中政审材料先本人后家庭成员,再社会关系,社会关
系按血缘关系分。
例:
第五类审查材料放在批复材料之后,排列顺序为:
批复-审
查结论-证明、调查材料(本人-父母-妻子-兄弟姐妹-祖父母-
9
舅-姑-叔-姨)
第六类材料,入团志愿书应排在入团的其他材料之前;入党志愿
书应排在入党的其他材料之前,党员登记表等可按时间先后依次排序。
例:
入团志愿书-申请-退团-入党志愿书-入党申请-转正申
请-培养材料
3.第四类、第九类材料按材料性质相对集中分四小类排序,每小类
中每种材料再根据形成材料的时间顺序排列。
三、干部档案整理工作程序
组卷→编分类号→打印目录→技术加工→装订→检验
(一)、组卷:
干部档案以人为单位,一人一卷,档案材料以件为单位,一份完
整的材料为一件。
组卷就是经过鉴别把材料按类别组织起来。
这一过
程要做的工作有:
1、鉴别档案材料(注意同姓名人员材料鉴别),剔出不属归档范
围的材料。
不属归档范围的材料有:
①述职报告;②思想总结;③工作总结;④思想汇报;⑤重复的
入党申请书(留近期的);⑥两份以上的材料;⑦各种试卷(大中专招
生考试);⑧毕业证书(作学历证明的入档);⑨论文(除有重大影响
的论文);⑩工作转正申请。
红头文件原则上不归档,如果没有任免表可以归档利用。
有职务
(任免)审批表和职务任免文件的,正本装任免表,附本装文件。
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2、散页组件。
就是将属同一件的材料分散页用回形针别在一起在
一起。
档案材料上的订书钉、大头针等金属装订物应当拆除。
3、横式粘贴。
干部档案材料都必须横放,原竖着的材料要重新粘
贴在A4纸上,幅面过大的档案材料要先下后右折叠。
折叠后的档案材
料要保持平整,文字、照片不得损坏,便于展开阅读。
4、裁补三角标签,补残缺。
原先的三角标签一律裁切掉,并将卷
面残缺的部分尽量用相似的纸进行修补。
剪裁时不得损坏档案材料上
的文字、印章、图形等内容。
5、分类、排序。
分类排序后按类别层叠排放。
(二)、编分类号:
一律用铅笔,把号码编在右上角,距上边缘1厘米,右边缘1厘
米处。
原有编号能擦的擦掉,不能擦除的用铅笔划一横。
编号时注意
不要把顺序弄错。
第四类、第九类编3个号,其余类编2个号。
例:
9-1-1,9-1-2,„
1-1,1-2,1-3,„
(三)、打印目录:
目录登记要逐项认真填写,不得空缺,要做到登记与实际材料的
内容、时间、页数相符,准确无误,不得错登和漏登。
序号:
材料类号用汉字的“一”至“十”,二级类号用
(一)至(四),
顺序号用阿拉伯数字。
材料名称:
材料名称就是材料的标题,是目录登记的核心内容。
标题采取客观记实的原则,材料原标题是什么,就登记什么。
对于材
11
料标题过长的要采取缩写,注意概括全面并简明额要。
材料没有名称
的要自拟一个,语言规范,用铅笔写在原材料的正上方。
材料形成时间:
材料形成的时间,一般以最后的时间为准,也就
是以材料办理完毕、正式生效的时间为准。
复制件,以原材料的形成
时间为准。
材料最后未签署时间的,可根据材料内容和特征,考证出
时间并注明依据,如无可靠依据,一般不再注明。
作为证明材料的摘
抄件,以摘抄时间或单位签署意见的时间为准。
时间填写要尽量详细、
规范,有具体年月日的,必须填写齐全,如1988年11月1日,不能
填为88年11月,或者1988年等。
页数:
材料的每一面只要有文字的都算为一页,空白面不算页数,
文字无意义的(如:
某面仅有“×××印制”字样)也不算页数。
备注:
材料属文件的在备注栏内填上文号。
目录登记后,要检验核对做到准确无误。
目录做完后要填写整理注明、备考表、职务变动表。
整理注明上要写明所缺材料,材料整理前材料文字有无损失情况
等。
职务变动表放在目录后,填写时从任副科级填起,同一单位,连
任同级职务不再重填。
任免时间要填齐全,同一职务的免职在同一任
职的后边填上免职时间。
职务变动时间以最终审批时间为准,有注明
审批时间的按注明的时间。
部门填写要具体(如:
某同志任某乡书记,
部门就要写明是某县某乡)。
有任职文号的要填上任职文号。
有没有职
务任免的,干部的姓名、性别、出生年月和籍贯也要填上,籍贯填至
12
省县。
(四)、技术加工:
按照新的要求:
档案材料左边、下边对齐,卷内有不同幅面的材
料,右边、上边不能对齐是正常的,不再要求“四边齐”。
根据档案材料实际情况,适当的对材料进行技术加工,加工包括:
裁边、贴边、扎边、包边。
1、裁边:
针对原档案已装订过的装订孔,裁掉但不能伤字,注意
正反面。
2、贴边:
幅面过小的材料应进行托裱,装订边过窄或装订线内有
文字的材料应加边。
多页的用横式或竖式鱼鳞式粘贴法,单页的用掌
上明珠粘贴法。
对字到边的用透明胶带和贴纸增加边宽,右边超过A4
幅面的折叠。
材料有撕裂的要用透明胶带粘贴,材料中有孔又不能裁
的要将孔补起。
档案材料原已整理成16K的,材料幅面不再增大。
3、包边:
两页以上的材料都要包边。
4、扎边:
三页以上的散材料和原成册去掉金属装订物的材料都要
用缝纫机扎边,凡扎边的材料都要包边,对包边宽度不够装订的,要
填补平。
粘贴时要注意保持卷面整洁,多余的糨糊迅速用卫生纸擦掉。
技
术加工完成后将材料平铺晾开,上面压上重物以保平整。
(五)、装订:
材料晾干后,将材料整齐用重物压平,以使装订出的档案平整。
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装订好的档案,档案目录位于卷首,卷内材料排列顺序与目录相
符。
档案材料应左边、下边对齐,在左侧打孔装订,做到结实、齐整、
美观,不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件,方便阅读。
干部人事
档案如果太厚,应该分成两卷装订;分卷装订时,必须保证同一类材
料分放在同一卷中。
干部档案盒标签要书写干部的姓名、籍贯,书写姓名不得使用同
音字或不规范的简化字。
(六)、检验:
检验是干部人事档案装订成卷后,系统全面的查看档案是否合格
的一项工作。
它是干部人事档案整理工作中最后的把关,也是消灭差
错的必要环节。
1、检验卷内的档案材料是否都属于该干部的,有无张冠李戴现象,
撤出的材料是否符合规定。
2、检查材料分类是否准确,每类材料的排列是否准确无误。
3、检查目录登记与实际材料是否相符,材料名称、形成时间、页
数的填写是否准确。
4、检查材料上的金属物是否已全部拆除,裱糊、折叠是否合乎要
求。
5、检验装订是否整齐,有无压字、伤字现象,卷皮书写是否规范
整洁。
四、档案整理工作注意事项
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1、严格遵守《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国
家秘密法》和干部人事档案工作相关规定,保密党和国家秘密,确保
档案安全,不得向任何人泄露档案内容;
2、档案出入库需严格登记程序,要有登记记录。
3、不得私自涂改、圈划、污损、撤换、抽取、添加档案材料或伪
造档案;
4、不得擅自处理或销毁档案材料;整理中因不属归档范围的材料,
须进行登记,经主管领导审批后方可分情况处理。
5、工作人员不得整理本人和亲属的档案;
6、严禁在工作室吸烟,保持室内整洁,防止污染档案;
第三部分干部人事档案审核工作
加强干部人事档案的内容建设,是干部人事工作对干部人事档案
工作提出的必然要求。
干部人事档案的内容是干部人事档案工作的重
要基础,也是干部人事档案工作的价值所在。
做好档案审核工作,对
提高干部人事档案工作的利用服务水平,切实发挥档案在干部人事工
作中的作用,体现组织部门坚持公道正派选好人用好人具有重要意义。
齐全、完整、真实、规范的档案材料能够比较全面、客观地反映干部
的政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、专业技能、工作实绩
等方面的情况。
干部档案审核是数字化工作流程中重要组成部分,材料齐全了才
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能更好的进行整理编码。
通过审核档案一是查漏补缺,按要求把材料
收集齐全;二是去伪存真,对档案的真实性进行审核,使干部档案信
息真实准确。
一、审核内容
①档案材料是否齐全完整。
审核中发现材料不齐全或不完整的,
要采取措施进行收集补充,力求做到1999年版干部履历表、任免考察
材料、年度考核表、学历学位材料、副高以上职称材料、干部教育培
训材料、入党志愿书、干部任免审批表、公务员登记表等关键材料齐
全完整。
②档案材料是否手续完备。
审核中发现干部人事档案材料没有办
理完毕的,如没有单位盖章、没有落款时间、没有审批意见、没有填
写完整的,均须补办有关手续或重新补填有关材料。
③档案案卷是否条理规范。
审核中发现档案整理不规范或档案零
散材料较多的,要进行规范整理。
审核登记要求:
一是认真填写《干部人事档案材料审核登记表》,
二是填好《干部人事档案缺少材料登记表》,便于索取催收补办完整。
二、审核责任
①坚持“谁审核、谁督办、谁落实”的原则。
②采取“边审核、边落实、边整理”的办法。
审核整档人员经管
档人员同意,直接与全县相关单位联系档案材料的补充收集、完备手
续和内容确认等事宜,做到既负责帮助完成档案整理任务,又负责帮
助管档单位解决落实审核出来的问题,并帮助逐项落实到位,对敷衍
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塞责者要追究责任。
三、审核项目
第一类履历材料
1、应有1988年版《干部履历表》,不补栏目内容和手续,缺少的,
不补填。
2、1999年版《干部履历表》,栏目要逐项填写,应有照片、本人
签名、填表时间、单位公章。
栏目空白的,应填“无”;档案中有材料,
栏目中未填写内容的,不补填。
3、1999年版《干部履历表》缺少的,由本人补填。
4、干部人事档案材料必须与1999年版《干部履历表》栏目中内
容相符,缺少的应补齐。
第三类考核、考察材料
1、1994年以来《年度考核登记表》应齐全。
《年度考核登记表》
要有等次、本人签名、填表时间、审批单位印章。
缺少材料的,要补
填。
2、任期经济责任审计结果报告。
对领导干部进行经济责任审计中
形成的审计材料是考察干部的一项重要参考依据。
对干部本人进行过
审计的,应有任期经济责任审计结果报告。
不管干部现任何职,只要
曾做过经济工作,在应该审计的岗位上工作过,就应有审计报告。
审
计材料是近几年新出现的档案材料,有时内容比较多,许多单位将这
类材料放在文书档案中,但是干部的审计情况在干部工作中的作用越
来越重要,因此正在修订中的《干部人事档案材料收集归档规定》将
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审计材料列入收集归档范围,如果干部档案中没有这类材料,可以通
过文书档案复制补充,实际操作中只要求存放结论性审计材料即可。
第四类学历、学位、培训、职称材料
1、学历、学位材料应齐全。
缺少学历、学位材料的,通知本人查
找或补办。
“文革”期间入学的,须有高校毕业生登记表或高校选拔学生登
记表;
恢复高考制度后入学的,大学本(专)科学历须有高校学生登记
表、高校学生学习成绩表、高校毕业生登记表。
硕士研究生学历须有报考攻读硕士学位研究生登记表、硕士研究
生登记表、硕士研究生学习成绩表、硕士毕业研究生登记表、授予硕
士学位决定,参加硕士研究生单独考试的,还应有专家推荐表。
同等学历申请硕士、博士学位的,须有学位课程进修成绩表和授
予硕士、博士学位的材料,其中授予硕士学位的还须有国家统考科目
成绩合格证书(通知单)复印件。
党校学历须学员登记表、学员成绩表和学员毕业鉴定表。
2、1999年版《干部履历表》栏目中,填写97年后参加2个月以
上理论、专业、技能培训的,材料应齐全。
缺少的,由培训单位补充
培训情况证明。
《干部任用条例》将干部参加党校培训等作为选拔任用干部的一
个条件,作了明确要求,因此,档案中应该有能够体现干部参加各种
理论、专业、技能等方面培训情况的材料。
1997年以来参加两个月(含
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两个月)以上理论、专业、技能等方面培训相关材料是审核重点。
这
些材料可结合1999年版《干部履历表》和《干部任免审批表》所填写
的情况进行审核。
对缺少的材料要认真查找、补充。
3、有专业技术职务或任职资格的,应有《专业技术职务任职资格
评审表》、《专业技术职务任职资格通知》或《资格考试合格人员登记
表》,缺少的,由有关单位补充证明材料。
4、专业技术人员档案材料,评聘不一致的,聘书材料不补。
第五类政审材料
更改参加工作时间或连续工龄的,应有组织人事部门的批复。
凡
没有组织批复的视为擅自更改,不予承认。
第六类入团、入党材料
1、中共党员应有《入党志愿书》、1985年《党员登记表》和1990
年《党员民主评议表》。
2、缺少《入党志愿书》的,要认真查找;确实找不到的,要由其
原单位党组织出具证明(需由县级或县级以上党委组织部门审核),证
实其党员身份,现所在单位党组织要在其重新填写的《入党志愿书》
有关栏目里注明情况和原因,提出承认其党员资格的意见,报上级组
织审查同意后,连同原单位党组织的有关证明材料,一并存入本人档
案。
如果原单位现在已不存在,干部现所在单位党组织在能够确认干
部党员身份的前提下,出具书面证明,在其重新填写的《入党志愿书》
有关栏目里注明情况和原因,提出承认其党员资格的意见,报上级党
组织审查同意后,将补填材料存入本人档案。
19
3、1985年是正式党员的,应有《党员登记表》,审批单位印章。
缺少的,由干部当时所在单位党组织写出情况说明。
4、1990年是正式党员的,要填写《党员民主评议表》,手续齐全,
缺少的,由干部当时所在单位党组织写出情况说明。
5、部队转业干部缺少《党员登记表》、《党员民主评议表》的,不
另补材料。
6、干部加入、退出民主党派的,材料应齐全。
第七类奖励材料
1、1999年《干部履历表》或《干部任免审批表》栏目填写的,获
得县以上的奖励,材料应齐全,缺少的,要收集,收集不全的,可用
奖状、证书复印件替代,归入人事档案,档案中有获奖材料,《干部履
历表》栏目中未填写奖励内容的,不需补填。
第八类涉纪、涉法材料
1、干部受行政处分的,应有处分批复(通知)、决定、报告、本
人检查。
如解除处分,还必须有解除处分的决定材料
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- 关 键 词:
- 干部人事 档案 整理 审核 工作 讲义