超市供应商管理办法.docx
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超市供应商管理办法.docx
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超市供应商管理办法
天天超市供应商管理
如何开发最适合综合超市发展的供应商,并与他们发展互利互惠的商业关系,是每一个公司的重大战略任务。
俗话说:
“水能载舟,亦能覆舟”。
超市好比是舟,而众多的供应商则是水。
如果选择好的供应商,则他们可成为超市的战略合作伙伴,双方可以齐步发展,共创未来;反之则超市的前途就不堪设想。
超市的供应商政策如下:
供应商政策
项目
政策说明
供货来源
本公司广求货源,供应商包括:
提供农产品的农民、生产基地、制造商、代理商、总经销、及进出口商。
避免向二级批发商、皮包公司及亲友所开的公司等供应商进货,除非事先以书面申请,并获得上级的同意。
供货家数
同价位没有品牌性的商品,应避免两家以上的供应商采购,否则客户会有所混淆,除非该品牌有较大的市场规模与季节性的需求。
每一个门店总供货家数应限制家数。
“独家供货”的情况应尽量避免,除非有很好的理由。
客户有强烈的品牌选择需求时,此一政策可按市场规模与季节性的需求酌量调整。
供应商每月进货或销售金额不足1000者,应予淘汰。
选择要求
本公司不可能向所有的供应商采购,故供应商的选择应谨慎为之,基本上符合下列条件的供应商才可加以考虑:
(1)价格:
愿意以本地最低供货价格供货给超市。
(2)诚信:
不可有贿赂及违背诚信的行为。
(3)质量:
质量良好,能对其商品质量有所保证。
(4)包装:
其商品品种、包装方式及规格是本公司目标顾客
群所需要的。
(5)服务:
能在订货、配送、售后服务与本公司密切配合。
(6)批发:
愿意经由本公司的销售渠道批发给零售商,餐饮
业或公司行号及企事业单位,拓展其市场占有率。
(7)货源:
财务稳健,公司或组织管理完善,货源可靠。
(8)远见:
不贪图近利与暴利,愿与本公司一齐成长茁壮。
(9)促销:
愿意在促销活动给予大力支持。
(10)赞助:
愿意对各种赞助费用给予大力支持。
购销
本公司绝大部分的商品是以购销的方式买断经营,降低成本,对售价有绝对的自主权。
代销
本公司虽以买断经营,但仍需与供应商对某些风险较大的品类,或采购人员较无把握的品类,可考虑以代销的方式经营,采取实销实结(但供货价格及售价可能会较高)。
代销商品的供应商可派促销员驻场销售,存货的损耗分担双方应事先约定。
联营
对于较高单价,销量小,易失窃、产品生命周期短、市场变化快、或须要专业解说服务的业种,例如:
精品、化妆品、音像制品等,可以考虑联营,采取实销实结,存货损耗风险由供应商承担。
供应商管理的目的在于
(1)培养有实力且愿与超市齐步成长的合作伙伴。
(2)淘汰没有潜力或商业道德,且对超市无益的供应商。
(3)尽量减少中间环节的不合理加价,以降低进货成本。
(4)争取最好的商业交易条件。
(5)将营业额与利润额最大化。
所以“筛师供应商”成为供应商管理的一个重点,其实只要采购人员立场端正,要挑选好的供应商不难,在“供应商政策”里有明列“选择要求”。
另外由“供应商基本资料表”、“供应商简介”、“供应商报价单”、“新供应商问卷调查表”及“新供应商产品问卷调查表”基本上可以看出一个端倪。
有些供应商为了某些理由(例如:
商业机密)拒绝填写“供应商基本资料表”,我们应慎重不与他们往来,除非他们的产品在市场上有独占性,或成为卖方市场,且受超市的目标顾客群所喜爱。
供应商管理可分为:
(一)新供应商进场,
(二)旧供应商清场,(三)旧供应商年度合同,(四)旧供应商年度评估,(五)年度供应商表彰大会。
现分述如下:
一、新供应商进场:
有些新供应商经营者经常抱怨说:
“要见超市的采购不容易”。
这句话说明了超市的部分采购人员较为牛气,喜欢或愿意与老供应商交往,把超市的进货大门关闭了,这是不对的。
要知道超市的成长及永续发展,必须靠供应商的支持,有些老供应商由于自身的原因(例如:
财力、人力、广告、促销、研发、物流、质量……等)无法跟上超市的发展步调,必需要汰换,因此必须补充新血,而且市场不乏好的热销商品,但因为种种原因不得其门而入,让超市错失了商机。
同时,让有些顾客老是抱怨超市缺少市场上热销的商品,或品种不齐全等等。
因此,采购人员“引进新供应商”是个重要的课题,不可藉故拒人于千里之外,超市应让新供应商有机会凭其实力与旧供应商公平竞争。
引进新供应商对超市有一些明显的好处:
(1)对老供应商有压力,有竞争才有进步。
他们会对超市提供更好的交易条件,以保住其生意;
(2)新供应商的引进可为超市增加较多的营业外收入,如果一家“1万元”,一年引进50家新供应商,就会为超市增加“50万元”的其他收入;(3)新供应商通常可弥补超市现有商品结构的不足,可让超市的品种更齐全;(4)最重要的是,新供应商的供货及交易条件通常会比老供应商更好,也能提供某些市场上“热销”的产品,为超市带来大量的利益。
公司采购部应采用以下的方法引进新供应商:
1、健全“新供应商进场程序”及制定“供应商手册”。
2、在各门店公告栏里公示采购部的联系方式,让新供应商进入任何一家门店都能了解采购部的联系方式。
3、同时“公告栏”上应说明可以在总部价购(例如:
人民币10元)“新供应商进场程序”及“供应商手册”。
4、
在总部采购部设置“新供应商登记本”,规定采购部应在一周之内,会正式告知前来洽谈者超市采购部的决定。
5、“公告栏”的信息举例:
新供应商朋友们:
(1)假若你们的产品有“价格、质量、包装、品种、或服务”上的优势,超市采购部谒诚欢迎你们前来洽谈。
(2)你们可以经由采购部了解与超市交易的程序。
(3)你们也可以向总部价购“新供应商进场程序”及“供应商手册”。
(4)在你们按“新供应商进场程序”提供“供应商基本资料表”、“供应商报价单”、“新供应商问卷调查表”、“新供应商产品问卷调查表”及“目录或照片”交给采购部的一周之内,采购部将正式通知是否需要进一步约定时间洽谈。
谢谢你们的合作,欢迎光临!
6、“新供应商进场程序”见下。
7、采购部收到“供应商基本资料表”、“供应商报价单”、“新供应商问卷调查表”、“新供应商产品问卷调查表”及“目录或照片”后,应设立一个登记本,登记“日期、供应商名称、及资料名称”,然后交给“采购经理”。
“采购经理”研究后,作批示,并交给相关的“采购主管”。
“采购主管”做详细的调查与研究后,最后呈报“商品部经理”,由“商品部经理”作最后决定是否进一步洽商,并正式通知供应商有关超市采购部的决定。
8、若采购经理决定进一步与新供应商联系后,采购主管应主动联系新供应商。
经过几回合的洽谈,并初步筛选商品后,应填报“新供应商审批申请书”(如附件)给商品部经理审批。
9、商品部经理对于采购主管所推荐的供应商,应约谈其最高业务负责人,除了核实“供应商资料表”、“供应商报价单”“新供应商问卷调查表”及“新供应商产品问卷调查表”的正确性外,最后把双方合作的利益充分沟通,并试探对方的虚实,毕竟两家公司的合作应更慎重一点较好。
商品部经理与财务主管确定收费细则,商品部经理有最终审批权,经审批同意进场后,按正常进场程序,向财务部缴交“进场赞助费”后,由信息主管正式建档,并由采购主管下订单进货。
二、旧供应商清场:
有些供应商言行不一致,表现欠佳,呈现一些问题,例如:
产品没有优势、促销也不积极、产品质量不稳、包装不良、送货不及时、赞助费用很少、拒绝退换货、供货价格经常调涨、帐期太短、帐额太小、沟通困难、服务不佳……等。
这些都是应该“清场”的征兆,但“清场”不能单凭采购主管说了算,否则成为暗箱操作,这是采购工作的大忌!
为了让“清场”有凭有据,“清场”应该与“进场”一样有一个类似的程序。
“旧供应商清场审批申请表”(如附件)是用来决定“清场”用的。
采购主管鉴于某一个供应商的绩效不好,远不如预期,在开发替代供应商的同时,可填写“旧供应商清场申请表”经由采购经理与商品部经理同意下,正式办理“清场”手续。
清场时,应先通知“财务部”暂缓付款,等与供应商谈判库存清理办法之后,获得妥善的解决办法(例如:
供应商补价差,或做清仓处理)后,才可做最后的货款结算。
三、旧供应商年度合同:
每年年底,除半年内的新供应商外,采购主管应与所有旧供应商谈一下年度的合同。
年度合同主要在规范:
“价格、价格上涨、条码、交货天数、付款方式、付款帐期、商品管理费用、进货奖励、节庆赞助、促销、广告意向、损耗补偿、食品及百货质量问题、退换货……等”项目。
采购主管在谈判年度新合同时,最好能与采购经理或商品部经理或财务主管一起参加,毕竟谈判时我方人员愈多能集思广义,添漏补遗,更能让采购主管如猛虎添翼,气势如虹,无往不利。
四、旧供应商年度评估:
每年底除了要与供应商谈一下年度的交易合同外,对内采购主管对其管辖的所有供应商做一个“旧供应商年度评估表”(如附件)。
这个表的评估项目与“进场”及“清场”是一样的,唯增加了实际的年度总销售额及毛利率。
凭这个“评估表”,采购部也可以在年底顺便决定年度10~20%应替换的供应商。
若总数有500家供应商,则应在此时替换50~100家供应商,汰劣择优,形成一种“良性循环”。
五、年度供应商表彰大会:
每年底,公司可举办一个“年度供应商表彰大会”,其目的是:
(1)感谢供应商一年来的配合与支持及其辛劳。
(2)藉表彰大会的透明化,激发起供应商的攀比性及积极性。
(3)展现超市的采购及销售实力,更能吸引新的、有实力的供应商前来洽商。
“表彰大会”可以是有偿的(例如:
由供应商自费参加有餐宴的“颁奖大会”)或无偿的。
也可以仅有精神奖励(例如:
奖状或奖牌等),或同时给于物质奖励(例如:
奖金或实物或提前付款等)。
表彰的内容可以包括:
“营业额增长率、毛利额增长率、毛利增长率、准时交货率、低或无退货、售后服务水平、商品创新、促销支持力度、广告支持力度、综合配合度……等”项目。
更可以针对供应商的业务人员及超市的采购人员颁奖给“最佳业务能手”及“最佳采购能手”等,以激励买卖双方关键人员,奖项可以是:
“奖状、奖牌、奖金、或旅游”等。
在这方面的投入愈多,下一年的回报肯定会大。
附:
新供应商进场程序
天天超市
填表日期
年月日
供应商基本资料表
(适合者打“√”)
供
应
商
名称
销售部
电话
销售部
传真
销售部
地址
邮编
销售部
成立日期
年月日
资本额
万
员工
人
主要股东姓名
1.
2.
3.
4.
5.
职称
主要客户名称
1.
2.
3.
4.
5.
供应商
综合状况
盈利状况
:
□是□否□不清楚;比同业:
□高□相等□低□不清楚
资金状况
:
□充足□刚好□紧张□不足□不清楚
存货状况
:
□充足□刚好□紧张□不足□时多时少□不清楚
销售状况
:
□良好□一般□较差□很差□不清楚
人员状况
:
□稳定□流动率尚低□流动率较高□流动率很高□不清楚
配送状况
:
□良好□刚好□紧张□不足□不清楚
供应商属性
□内资企业□合资企业□外资企业□股份制□国有企业□集体企业□私营企业□上市公司
□制造商□进口商□经销商□代理商□一级批发商□二级批发商□其它:
目前主要商品品牌
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
其它
总计
商品品类
销售额占本市市场份额
%
%
%
%
%
%
%
年广告促销费(万)
万
万
万
万
万
万
万
万
主要销售渠道
经销商
代理商
批发商
零售商直供
KAC(主要/重点客户)
其它:
其它:
总计
销售占比
%
%
%
%
%
%
%
100.0%
客户数
家
家
家
家
家
家
家
家
零售网点数
家
家
家
家
家
家
家
家
提供以下证件(有者请打“√”):
1.□营业执照副本7.□商标注册证(制造商适用)
2.□税务登记表(国税、地税)8.□卫生许可证(食品制造商适用)
3.□生产许可证(制造商适用)9.□安全认证(电工类商品适用)
4.□商检合格证10.□代理授权书(代理商适用)
5.□进口商品检验合格证(进口商品适用)11.□其他
(1)
6.□商品检验报告
(2)
填表人姓名
销售部
负责人
公
章
职称
职称
联系电话
联系电话
手机
手机
日期:
20年月日
天天超市
供应商报价单
供应商
销售
排名
国际条码
品名及规格
销售
单位
商品陈列尺寸
长×宽×高
(公分)
每箱
件数
产地
交货
天数
价格结构(人民币、含税)
样品
零售
订价
二批商
进价
一批商
进价
连锁店
进价
天天
进价
是
否
是
否
1
入
天
¥
¥
¥
¥
¥
2
入
天
3
入
天
4
入
天
5
入
天
6
入
天
7
入
天
8
入
天
9
入
天
10
入
天
11
入
天
12
入
天
13
入
天
14
入
天
15
入
天
注:
(1)在报价之前,供应商应先完整填写“供应商基本资料表”。
(2)请供应商务必按商品本身的“销售排名”顺序填写。
如果栏位不够,请自行复印
“空白表格”,并更正“销售排名”顺序。
(3)如以上报价不实,一经查证属实,天天将立即停止一切交易,并全数退货。
(4)“天天进价”系是“到岸价”,即供应商必需将商品按指定位置贴好“天天店内码”或
印上“国际条码”,整齐码放在“天天”指定的栈板及位置上,并当面点交给“天天收货部”。
供应商名称
地址
电话
公
章
传真
报价人
职务
天天超市
新供应商问卷调查表
供应商名称
地址
感谢贵公司考虑与超市合作,共同拓展市场,双赢双利。
请就近先考察超市的门店,并阅读“供应商手册”,然后回答以下问题,适合贵公司的意见者,请在“方格”内打“√”。
门店考察
门店:
考察次数
□没有□一次□两次
□三次以上
□
对门店的建议
□应降低价格
□应提升服务
□应改善布局
□应增加品种
□其他:
□
门店:
考察次数
□没有□一次□两次□三次以上
对门店的建议
□应降低价格
□应提升服务
□应改善布局
□应增加品种
□其他:
供应商手册
□尚未阅读□略为阅读□详细阅读
□阅读一次□阅读两次□阅读三次以上
□
供应商
产品定位
□高档□中高档□中档□中低档□低档
□
□家庭用□专业用
□所有年龄□特定年龄
□所有性别□特定性别
□所有文化水平□特定文化水平
□所有职业□特定职业
□所有商圈□特定商圈
供应商能力
是否能协助超市降低采购成本
□能□不能□不确定
是否能协助超市降低营运成本
□能□不能□不确定
是否能协助超市增加销售份额
□能□不能□不确定
供应商对
超市的认识
全市连锁
□是□否□不清楚,目前门店数:
家店,个城市
天天低价
□是□否□不清楚,比市价便宜:
~%
品种齐全度
□5,000个以下□5,000~10,000个□10,000个以上
来客数
比本市同类超市:
□多□相同□少□不清楚
客单价
比本市同类超市:
□多□相同□少□不清楚
销售额
比本市同类超市:
□多□相同□少□不清楚
超市的熟人
姓名
职务
关系
□朋友□同学□别人介绍
姓名
职务
关系
□朋友□同学□别人介绍
姓名
职务
关系
□朋友□同学□别人介绍
可以打听
供应商的人
公司
姓名
电话
公司
姓名
电话
公司
姓名
电话
对超市的
综合建议
⒈
⒉
⒊
供应商业务
负责人
职务
日期
年月日
天天超市
新供应商产品问卷调查表
(适合者打“√”,请按一个品牌填写一张)
供应商名称
地址
电话
品牌及
品类名称
货源
□自制□进口□代理□购销
□代销□联营□其他:
□
供应商
产品定位
年龄
□所有年龄层
□0~5岁
□5~12岁
□13~19岁
□20~50岁
□50岁以上
姓别
□男女都适用
□男性适用
□女性适用
职业
□农民
□国企职工
□事业单位职工
□私企职工
□集体职工
□外企职工
□个体
家庭人数
□所有家庭
□1~3人/户
□4~6人/户
□7人/户以上
家庭月收入
□0~500元
□500~1,000元
□1,000~2,000元
□2000~5000元
□5,000元以上
商圈
(距超市门店)
□0~500米
□500~1,000米
□1~3公里
□3~5公里
□5~10公里以上
□10公里以上
产品生命周期
□萌芽期
□成长期
□成熟期
□饱和期
□衰退期
产品质量
□高档
□中高档
□中档
□中低档
□低档
产品责任险
□没有投保□有投保,保险公司:
,保额:
¥/事故
质量管理
□ISO认证□其他方式(简述):
产品包装
□说明清楚适合自选式销售
□说明不清楚须有促销员解说
□无任何文字说明
□有打洞适合吊挂式陈列
□塑料或彩盒包装适合叠放式陈列
□纸箱包装
□其它包装:
□
国际条码
□有□无□正申请中,预计个月落实
主要直接
竞争对手
第一家
牌,其档次为:
□高档□中档□低档
第二家
牌,其档次为:
□高档□中档□低档
第三家
牌,其档次为:
□高档□中档□低档
与主要直接竞争
对手的价格对比
第一家
□我公司价格较低□我公司价格相同□我公司价格较低
第二家
□我公司价格较低□我公司价格相同□我公司价格较低
第三家
□我公司价格较低□我公司价格相同□我公司价格较低
与主要竞争
对手的质量对比
第一家
□我公司质量较高□我公司质量相同□我公司质量较低
第二家
□我公司质量较高□我公司质量相同□我公司质量较低
第三家
□我公司质量较高□我公司质量相同□我公司质量较低
与超市现有商品的对比
品牌
价格
质量
服务(售前与售后)
⒈
□较好□相同□较差
□较好□相同□较差
□较好□相同□较差
□
⒉
□较好□相同□较差
□较好□相同□较差
□较好□相同□较差
□
⒊
□较好□相同□较差
□较好□相同□较差
□较好□相同□较差
□
供应商业务部
负责人
职务
日期
年月日
※供应商填写不实,超市有权停止合作。
供应商编号
供应商名称
天天超市
新供应商进场审批申请书
生
鲜
□蔬果组□肉品组□水产组
食
品
□酒饮组□休闲食品组
百
货
□精品组□文教组□文体组□家居组□鞋帽组
□面包熟食组□日配组
□粮油组□冲调组□日化组
□小家电组□DIY组□妇婴组□家纺组□服饰组
评估项目
采购主管评估(打“√”)
采购经理评估(打“√”)
商品经理评估(打“√”)
好
(10分)
一般
(7分)
差
(5分)
好
(10分)
一般
(7分)
差
(5分)
好
(10分)
一般
(7分)
差
(5分)
(1)价格:
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