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需求框架
附件2需求框架
目录
1.概述3
2.我们对XX制药管现状的理解3
2.1.影响项目的几个特点3
2.1.1.发展迅速,变化快速3
2.1.2.分布广泛3
2.1.3.子公司自主性比较大4
2.2.集团财务管理4
2.2.1.信息沟通4
2.2.2.数据监控5
2.2.3.预算控制5
2.2.4.数据一致性6
2.3.销售和发运管理7
2.3.1.多销售模式7
2.3.2.应收管理7
2.3.3.费用管理7
2.3.4.业务员考核7
2.3.5.发运信息7
2.4.库存管理8
2.4.1.GMP规范8
2.4.2.智能监控8
2.4.3.立体仓库接口9
2.5.采购管理9
2.5.1.信息沟通9
2.5.2.采购计划9
2.5.3.采购流程节点的监控9
3.针对性地解决方案10
3.1.总体描述10
3.2.集团财务管理10
3.2.1.集团控制10
3.2.2.预算部分11
3.2.3.项目管理12
3.2.4.垂直监控12
3.2.5.财务核算12
3.2.6.财务分析报告13
3.3.决策支持14
3.4.销售和发运管理15
3.5.仓库管理15
3.6.采购管理16
1.概述
经过了为期三天的调研之后,我们对XX制药目前的管理体系、业务体系的现状和发展有了大体的了解。
我们针对于XX制药的特点,进行了多方面地分析,从而得出了一份专门针对性的方案。
下文是我们对方案的详细描述。
由于此次业务范围包含XX制药和下属的子公司,所以有些地方会将XX制药的本部简称为集团。
2.我们对XX制药管现状的理解
2.1.影响项目的几个特点
在提出整个方案之前,我们首先关注了XX制药的几个特点,这些特点会对方案的提出或实施产生影响。
2.1.1.发展迅速,变化快速
XX制药现在正处于飞速的发展阶段,在不远的将来管理模式、业务思路出现调整变更的可能性非常大,以适应企业规模和业务量的增加。
我们在提出解决方案的时候,充分考虑到着这个因素,在各个环节,尽可能地提供搞适应性、广泛性的地解决方案,既是管理思路发生变化,系统也能在一定范围内自动适应。
2.1.2.分布广泛
XX制药的地域分布比较广,这在系统应用之前就已经影响了业务的运行。
在系统实施的时候,很多业务环节都不能在局域网内解决所有问题。
所以方案中,这些地方我们考虑了基于广域网的应用,以使物理距离对业务造成的影响降到最低。
2.1.3.子公司自主性比较大
在对于子公司的管理模式上,集团给与子公司的自主性比较大,这表现在财务控制、业务监督等很多方面,这种管理模式是由当前的业务现状所决定的。
在方案中,我们会充分考虑这一点。
2.2.集团财务管理
在集团财务管理方面,基本管理的比较规范。
但是由于技术上的原因,很多好的管理思路却无法实现。
本次项目则可以充分利用技术上的优势,加上规范的管理制度,使集团财务管理等上一个大台阶。
2.2.1.信息沟通
现状描述
信息传递是一个提出的比较多的问题。
目前XX由于地理上、技术上等很多原因,造成了信息在使用者之间传递不畅。
具体表现在需要信息的人无法虽是获得需要的数据,往往有一定的滞后期;无法随地获得,往往需要到其他部门或找另外一个人查询等等。
这种情况表现在很多管理和业务过程中。
比如,目前使用的财务软件包括本部在内,都是使用单机版。
这样无法做到信息在网络中间传递,也无法做到各个岗位在网络上的协同办公,只是由会计做凭证,再由专门的人员统一录入的财务软件中。
2.2.1.1.财务报告
目前XX制药的财务报告质量规范,但是时间和表现形式上有进一步提高的需求。
实践上主要是信息有滞后性,而表现形式上则是对数据的深加工程度不够,数据展现趋于表面化。
这种状况不利于从数据中分析问题,并为决策所参考。
2.2.2.数据监控
2.2.2.1.无法事中控制,只能事后审计
集团和各子公司还是沿用过去的靠上报财务报表和汇报的方式来反映企业经营情况和财务状况,尚未建立必要的电子计算机财务信息传递、核算、查询和监控系统,使XX本部很难及时了解掌握各子公司的财务动态。
虽然有目前XX有内部审计,但是那页只能是事后的检查,而无法在事中就得以监督。
2.2.2.2.总整体角度监控业务数据
目前XX本部对于各子公司的数据的垂直监控缺乏有效的手段,不能实时的掌握子公司的财务状况。
特别是对于从集团整体的角度出发,整体财务状况就更加难以随时掌握,只有通过定期合并报表才能掌握。
2.2.3.预算控制
目前XX虽然有比较完善的预算制度,但是由于技术等多方面的原因,在实际执行的过程中遇到了一些困难,主要表现在:
2.2.3.1.预算的控制
预算编制下发后,目前无法快速根据预算完成对日常业务的控制。
首先,各单位均无法根据业务信息实时地统计出预算的执行数,也就无法根据预算数控制本单位的实际业务。
其次,无法将下属单位的业务情况及时归集到集团,使集团无法根据预算监督下属单位的业务情况。
2.2.3.2.预算的分析
由于数据加工量比较大,在使用管理系统钱的技术手段和人员配备情况下,预算相关的根多数据都无法完成细化的分析。
2.2.3.3.预算的变更
由于XX的业务精变化较快,频繁的变更经常使事先的预算不再具有指导意义。
比如偶然发生的特殊情况等。
这些特殊情况对预算造成的结果也导致了正常情况的预算也无法严格控制,使预算体系初在很尴尬的位置。
2.2.4.数据一致性
在XX目前的业务模式下,还有一个问题比较突出,就是数据的一致性,这主要涉及到的是数据在部门之间的信息传递问题。
2.2.4.1.业务单据制证
业务单据是财务数据的来源,使财务凭证单据的原始凭证。
两者应该是完全一致的。
但是由于缺乏必要的技术支持,使两种单据在计算机管理时没有建立充分的对应关系。
这样首先,数据的多次操作之间可能存在差错,给数据误差提供了机会;其次,同一个信息需要业务部门和财务部门处理两次,造成了重复工作量。
2.2.4.2.业务对账
在目前的模式下,为了保持数据的一致性,只要数据没有完全达到共享,就会存在对账的问题。
每个月,财务部门都要对库存记录等繁杂的数据进行对账,而浪费了大量宝贵的时间。
2.3.销售和发运管理
2.3.1.多销售模式
XX目前销售模式很多,从直销到分销,从批发到零售都广泛存在。
这就需要系统对这些销售模式同时具有良好的适应性。
2.3.2.应收管理
虽然目前XX制药的销售业务都是现款现货,但是在将来的一段时间内就有可能允许赊销的业务。
等到那时,应收账款和信用限额的管理将会更加重要。
应收账款的管理不仅要具体到地区、到客户,而且从类别让也要细分哪些是属于发货未开票的在途欠款、哪些是属于销售口径确认的应收款、哪些是财务口径确认的应收款等等,在信用限额上也需要软件系统进行适当的控制。
2.3.3.费用管理
由于目前类似于部门承包的管理体系,使得XX销售管理特别重视费用的考核纪录。
对于所有销售发生的费用,在基本的分类别、分项目进行管理的基础上,还要做到分部门、分地区、分人员的进行细化管理。
2.3.4.业务员考核
广泛的销售渠道,使得XX的业务员考核比较复杂。
快速发展的业务规模也使考核的体制处在不断的变化之中。
这样,就对系统的业务员考核处理提出了更高的要求,要求有足够的自由度和可扩展性。
2.3.5.发运信息
销售管理也对发运管理提出了较高的要求,除了可以处理日常的发运业务,还要有车辆管理、费用管理、发运过程管理和回执信息的管理等。
2.4.库存管理
2.4.1.GMP规范
只要企业的库存管理其核心就是GMP管理,XX制药当然也不例外。
为了符合BMP的要求,再库存方面就需要对以下几点进行重点管理:
2.4.1.1.货位管理
对于所有的原料和成品,都必须分货位进行存放和管理。
不论是在入库、出库,必须要实时地掌握什么东西放在了什么货位这个信息,并对该或为下物料的详细信息如批号、状态都记录在案。
2.4.1.2.状态管理
对于原材料和成品,都需要分状态进行管理。
要把合格、待检、不合格的物料严格区分,并且物料的不同状态直接影响针对该物料能够进行哪些处理。
这些都需要通过计算机的手段进行严格的控制。
2.4.1.3.批次管理
对于原材料和成品,同时也需要有严格的批次管理。
进行批次管理的意义除了对物料进行区分外,再管理上的可追溯性也是重要的一点。
这就需要在整个采购或者销售业务过程中,需要将批次作为贯穿各业务节点的一条重要线索。
2.4.2.智能监控
在仓库管理中,很难做到所有的数据都是完全符合正常要求的。
但在实施了管理系统后,对于所有数据进行监控,对于非正常情况则进行告警提醒。
比如XX现在对于比较重要的品种,其库存量的大小都有最大库存和安全库存,那么一旦数据范围偏离此值,则需要有系统地提醒。
类似的比如保质期等也都需要这样的智能监控系统。
2.4.3.立体仓库接口
由于目前XX实施了先进的立体仓库系统,就需要将ERP系统与立体仓库系统连接起来,整个为一个一体的系统。
接口将涉及到采购定单、入库;销售订单、出库;原料领用、成品入库等等库存业务,使两方系统一起,全面地反映完整的库存数据。
2.5.采购管理
XX采购管理的核心思想是保障生产活动的正常运行。
在此原则下组织各项业务。
在需求上,存在以下几点:
2.5.1.信息沟通
由于技术等因素,使得采购部门所需要的信息沟通渠道并没有完全畅通。
比如日常需要的库存数据、应付账款数据等,都需要与其他部门的人员交流,才能取得。
而理想的做法应该是,充分利用网络,对于所需要的数据,能够直接获得。
2.5.2.采购计划
采购计划是XX采购业务流程的起点,后续的所有业务都是对于采购计划地执行。
所以对于采购计划的执行的质量,就是采购业务的质量。
那么就需要对采购计划进行全面、细致的跟踪、分析,以有助于业务的正常监督。
2.5.3.采购流程节点的监控
目前XX的采购业务也需要对流程进行监控,对每一笔业务的来龙去脉、执行情况都需要有一个了解。
实施的监控能够保证采购业务按照采购计划的要求去做,使采购业务流程构成一个闭环。
3.针对性地解决方案
3.1.总体描述
我们向XX提供的整理方案既包含集团财务管理,也包含销售、仓库、采购等业务管理,还有决策支持等相关系统。
对于集团财务管理系统,我们从较高的起点设计,广泛应用于各个行业的集团型企业,并在很多大集团起到了良好的使用效果。
对于业务管理,我们则充分考虑了制药行业的业务特点,专门适用于制药行业。
下面将从几个部分分别介绍一下系统方案。
3.2.集团财务管理
3.2.1.集团控制
标准管理
XX制药作为一个集团实施这次项目,首先需要解决的就是集团标准数据的管理问题。
整个集团范围内的数据综合查询、监控、内部交易实时对帐等这些业务的前提就是在整个集团内部实行核算的标准化及规范化。
标准管理模块将对科目、报表、往来单位、内部交易单位等的必要的标准化数据进行管理。
个下级单位可以通过标准管理系统适时获得标准,并随时申请新的标准。
而XX本部则在标准管理系统根据新标准的申请情况批准相应的标准并及时发布。
中央控制
虽然XX制药给与其下属单位充分的空间,在某些业务上,需要集团对下属单位需要有必要的控制和掌握。
中央控制系统,可以帮助本部在需要的时候控制各下级单位财务核算及管理。
主要是通过对科目、报表、功能权限以及财务预算等的控制,来进一步加强对下级单位的约束,达到管理的目的。
这是整个集团的最高权限控制部分,其控制级别高于个单位的系统管理模块。
中央备份
考虑到XX制药的地理分布广泛的实际情况和对数据安全性的要求,我们提供了中央备份的解决方案。
是本系统可以以异步传输的方式将企业内下级单位的财务数据在总部或指定的地点存放一份,一方面使上级单位可以适实时、全面的了解下级单位的财务状况,及时作出正确的决策。
另一方面数据的双重存放也极大的保证了数据的安全性。
3.2.2.预算部分
此部分可以加强XX制药对于本部和下属单位的预算控制,通过财务预算XX制药可以有效的控制整个公司的费用、现金流量等各种关心的经济数据。
主要涉及到预算的编制、审批及核算过程中的控制及事后的分析。
编制审批
系统可以完成企业预算数据的收集、汇总、调整、审批、下达。
可以分为的编制包括资金预算、成本费用预算、收入利润预算的编制等。
本不可以审批公司正式编制的预算及下级单位申请的预算数据及预算的调整数据。
这样就可以在预算的执行过程中,本部和下属单位都可以根据具体的情况按照规范的流成对预算数据进行调整,这样就避免了由于预算对象经常变更而使原预算市区世纪的指导意义。
经审批后的预算可以直接通过系统下达到各下级单位执行。
控制分析
本系统可以根据批准的预算在核算过程中进行实时控制,再添制凭证分录的时候,系统自动检测预算数,对于不符合预算的业务按照定义的处理方式予以适当的处。
在事后则可以根据核算结果分析预算的执行情况,包括资金、成本、费用、收入、利润等的预算报表,预算完成情况分析表,预算对比分析表及预算构成情况分析表等。
对于预算的分析,可以在任何时间进行,比如每日预算执行进度的统计等等,将会变得非常容易。
3.2.3.项目管理
项目管理子系统侧重于项目的过程管理,从项目(可以分级细化)立项开始,进行合同管理、合同变更管理、相关文档索引管理、以及项目执行过程中的进度和质量控制,到项目的完工处理及决算审批(审批流程和权限支持自定义),以及完工之后的费用分摊管理,项目验收之后可以直接转为固定资产,还可以进行转资核销的全过程管理。
其间可以进行大量的日常管理查询。
项目管理适用于多部门同时运作一个项目,项目分为多个子项,周期较长,需要对项目进行资金管理、进度管理、质量管理等的企业。
3.2.4.垂直监控
垂直监控系统利用中央备份功能将所有子公司的财务数据归集到集团本部,财务管理者应用垂直监控系统可监督、查询、管理所属板块的财务运行情况。
3.2.5.财务核算
帐务处理
提供日常财务业务的处理。
对于XX来说,由于此次实施涵盖了财务和业务的很多方面,使一个一体化的系统,需要将物流、资金流、信息流统一起来。
所以在账务部分,充分的考虑这方面的需求,比如财务凭证,与采购、仓库、销售等各个业务模块的单据都有之间的数据接口,都可以根据这些业务单据自动生成。
辅助管理
XX在总帐系统之外,为了更细化的管理,还存在很多辅助台帐。
相应的,再解决方案中,我们提供了辅助管理模块,加强和细化XX内部财务核算与管理,特别是内部财务管理。
比如常见的分部门核算、专项核算、应收应付帐款、个人往来和其他任何需要增加的台帐。
固定资产
目前XX的固定资产管理是利用了EXCLE等软件进行辅助。
但是这种管理和容易出现错误,并且仅仅能起到一个档案记录的计算的功能。
但是由于固定资产管理的难度和重要性,有必要专门对固定资产进行单独管理。
专门的的固定资产管理模块将涵盖包括资产卡片定义、资产项目定义、资产的增加、减少、变卖、清理等、资产评估、资产原值重置、大修理、资产内部调拨、折旧计提与分摊、自动形成记帐凭证等所有相关业务。
是固定资产管理起来更准确、更轻松。
3.2.6.财务分析报告
财务分析
XX制药目前没有一套完整的财务分析方案,此系统能够帮助XX建立实时地、系统的财务分析体系,以满足XX对本部和下属单位的财务指标、财务报表分析的要求,以加财务管理。
所有的分析指标、报表均可以自定义,再实施的过程总可以根据详细的调研确定对XX比较重要的财务指标。
系统也提供了一些预置的指标体系,可以直接使用,这些指标能够满足XX大多数的需要。
对于这些指标除了进行计算,进一步的分析也非常重要。
比如标准比率、正常比率、历史比率的分析;报表分析提的想报表分析、历史报表分析、变动百分比、结构百分比和定基百分比的分析以及杜邦财务分析、状况综合评价(现代)、状况综合评价(财政部)等等,可以根据XX的需要在实施过程中予以定义。
财务报表
为了信息能够快速、准确的披露,XX需要一套高适用性、高自动化的报表系统。
能够自动地完成各种财务报表(包括现金流量表)、管理报表的自动生成、上报、接收等工作。
系统提供相应的模块专门进行这方面的处理,完全自由的定义。
报表汇总和合并
对于XX,需要从整个集团的角度去审视各种财务状况。
我们提供了报表汇总子系统和报表合并子系统来完成这些处理。
报表汇总子系统具备报表的加总,。
提供了对报表四类数据:
单位数据、报表汇总数据、调整数据,报表分析数据的加工处理,使XX的财会人员可以对多方位的财务数据进行分析。
报表合并子系统则主要完成XX制作合并报表的业务。
能够从内部交易入手,完成内部交易的对帐,并自动形成抵销分录,然后依据抵销分录对汇总后的报表进行合并抵销。
通过报表合并系统,完全可以使信息的披露达到上市公司信息的批露要求。
3.3.决策支持
浪潮通软的决策支持系统利用先进的数据挖掘、钻取技术,可对整个系统的所有数据根据需要的情况自由定义并能根据企业的实际需求情况以表格或图形化的形式进行数据展现;在技术应用上采取B/S结构的方式,可满足领导者随时随地的管理需求。
3.4.销售和发运管理
销售管理子系统完成销售人员围绕销售订单的日常事物处理工作。
其目的是把产品销售和企业的生产等情况联系起来,加强企业各部门之间联系,对市场现状及远景进行分析统计,及时发现并解决在销售过程中出现的问题,保证销售环节畅通,以提高企业的效益。
其中包括客户订单管理、订单发货管理、客户退货管理、费用管理、计划管理、价格管理、税控系统接口等功能模块。
在系统应用上,XX目前按照流程订单付款发货来进行,但是考虑到今后的业务调整和扩展,系统将支持赊销业务,并且会自动地进行应收账款和客户自信限额的检查,而目前这种业务就相当于自信限额为零的特殊业务情况了。
这样一来,销售业务就可以统一规划了。
另外对于业务员考核部分,我们需要作出一个可以自由定义考核政策的系统,满足多变的考核方法。
3.5.仓库管理
GSP管理系统贯穿了仓库管理的全过程,与并能与本次项目其他模块或者今后可能用到的设施管理、销售管理、质量信息、人事管理有机的结合起来,提供了药品停售控制、首营审批控制、有效期控制、自动生成检验记录、药品催销、报损、销毁等GSP管理规范中的各种功能(有些需要其他模块支持)。
对于物料,从原材料入库环节到产品的出货,一直跟踪到终端,同一批次不同时间进仓,同一批次不同品质状态等均严格分类管理。
在立体仓库接口方面,经过三方的协商,初步确定的接口方案:
设计业务包括采购入库、生产领料、销售出库、成品入库、盘点调拨等各种业务,其中,业务源数据由浪潮系统导入到立体仓库系统,如采购定单、销售订单。
而一切世纪的库存变化,则由立体仓库系统到处知浪潮系统,在浪潮系统内以出、入库单的形式接收。
由于在数据交互中,一般来说立体仓库传出的数据还不足以满足浪潮的需要,所以日方答应按照浪潮的要求增加部分字段,在立体仓库系统录入,再转出至浪潮系统。
3.6.采购管理
根据XX的实际情况,采购业务不是非常复杂。
系统入口从生产、库存等其他部门下达的需求计划开始,相关联的业务单据都支持合并生成或参考功能,许多信息可以自动形成,方便用户灵活使用,加强了业务的关联。
采购物品收货后可以直接转到库存管理子系统进行处理,并同时登记采购计划、采购订单。
采购发票与付款单支持多币种采购,支持国际采购业务。
根据自定义生成凭证规则,能够自动生成记帐凭证,无需财务人员重复录入。
整体方案突出了供应提出的信息的共享性、流程的可跟踪和可回溯性。
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