机关人员培训材料.ppt

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机关办公人员培训第一部分：

办文工作第一部分：

办文工作最新国家标准公文格式标题（2号小标宋体）发文对象：

（标题下一行顶格，3号仿宋）XXXXXXXXXX（正文3号仿宋体字）一、XXX（黑体）XXXXXXXXXX（正文3号仿宋体字）

（一）XXX（楷体）XXXXXXXXXX（正文3号仿宋体字）1.XXX仿宋XXXXXXXXXX（正文3号仿宋体字）

（1）XXX仿宋XXXXXXXXXXX（正文3号仿宋体字）附件：

1.XXX（正文下一行右空两字）2.XXX单位名称（附件下两行居成文日期中）成文日期（右空四字，用阿拉伯数字）（联系人：

；联系电话：

）（如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

）（说明）1.标题：

一般用2号小标宋体字，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

2.正文：

一般用3号仿宋体字，每个自然段左空二字，回行顶格。

文中结构层次序数依次可以用“一、”“

（一）”“1.”“

（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

3.附件：

如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。

如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：

1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。

附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。

“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。

附件标题居中编排在版心第三行。

第一部分：

办文工作第一部分：

办文工作4.发文机关署名：

单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。

5.成文日期中的数字：

用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。

6.页码：

一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。

单页码居右空一字，双页码居左空一字。

公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。

公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

一般公文中标题行距28磅。

正文及其他单倍行距。

第一部分：

办文工作第一部分：

办文工作通知的写作格式通知的写作格式通知是下行文，要求下级机关办理、执行或服从安排的文种。

通知讲究时效性，是告知立即办理、执行或周知的事项。

一、标题：

制发机关事由通知。

二、正文：

通知前言：

即制发通知的理由、目的、依据。

例如“为了解决的问题，经批准，现将，具体规定通知如下。

通知主体：

写出通知事项，分条列项，条目分明。

三、结尾（三种写法）意尽言止，不单写结束语。

在前言和主体之间，如未用“特作如下通知”作为过渡语，结尾可用“特此通知”结尾。

再次明确主题的段落描写。

第一部分：

办文工作第一部分：

办文工作关于XXX的通知（2号小标宋体）主送机关：

（标题下一行顶格，3号仿宋）XXXXXXXXXX（正文3号仿宋体字）附件：

1.XXX（正文下一行右空两字）2.XXX单位名称（附件下两行居成文日期中）成文日期（右空四字用阿拉伯数字）第一部分：

办文工作第一部分：

办文工作请示的写作格式请示的写作格式请示是下级机关向上级机关请求指示或批准的呈请性、期复性公文。

一、标题：

制发机关名称事由请示。

二、正文：

请示的原因：

陈述情况，阐述理由，讲情必要性和可能性，最后用“为此，请示如下”。

请示的事项：

写明请示要求，如请求物资要写明品名、规格、数量，请求资金要写明金额。

三、结尾语：

多用“上述意见，是否妥当，请指示”。

“特此请示，请予批准”，“以上请求，请予审批”，“以上请示，请予批复”，“以上请示，如无不妥，请批转各部门执行”等语。

注意事项：

一文一事；一个主送机关；逐级请示。

第一部分：

办文工作第一部分：

办文工作关于关于XXXXXX的请示（的请示（22号小标宋体）号小标宋体）主送机关：

（标题下一行顶格，3号仿宋）XXXXXXXXXX（正文3号仿宋体字）以上意见是否妥当，请指示。

（结语灵活变动）附件：

1.XXX（正文下一行右空两字）2.XXX单位名称（附件下两行居成文日期中）成文日期（右空四字用阿拉伯数字）第一部分：

办文工作第一部分：

办文工作加红头、份号、版注等的文件格式第二部分：

接待工作第二部分：

接待工作11、如何迎接客人？

、如何迎接客人？

一是确定迎送规格。

通常遵循身份相当的原则，即主要迎送人与主宾身份相当，当不可能完全对等时，可灵活变通，由职位相当的人或由副职出面。

其他迎送人员不宜过多。

二是掌握到达和离开的时间。

准确掌握来宾到达和离开的时间，及早通知全体迎送人员和有关单位。

如有变化，应及时通知有关人员。

迎接人员应提前到达迎接地点，不能太早，更不能太迟，甚至迟到。

送行人员则应在客人离开之前到达送行地点。

第二部分：

接待工作第二部分：

接待工作三是适时献上鲜花。

迎接普通来宾，一般不需要献花。

迎接十分重要的来宾，可以献花。

所献之花要用鲜花，并保持花束整洁、鲜艳。

忌用菊花、杜鹃花、石竹花、黄色花朵。

献花的时间，通常由女青年在参加迎送的主要领导与主宾握手之后将花献上。

可以只献给主宾，也可向所有来宾分别献花。

四是不同的客人按不同的方式迎接。

对大批客人的迎接，可事先准备特定的标志，让客人从远处即可看清；对首次前来，又不认识的客人，应主动打听，并自我介绍；而对比较熟悉的客人，则不必介绍，仅向前握手，互致问候即可。

第二部分：

接待工作第二部分：

接待工作22、如何介绍和握手？

、如何介绍和握手？

迎接一批客人，通常由礼宾工作人员或欢迎人员中身份最高者，先将前来欢迎的人员按其身份从高到低依次介绍给来宾。

在介绍两个人互相认识时，怎么介绍呢？

是先介绍男士，还是先介绍女士？

是先介绍年幼者，还是先介绍年长者？

是先介绍身份低者，还是先介绍身份高者？

是先介绍未婚女士，还是先介绍已婚女士？

西方是先卑后尊，我国是先尊后卑,西方与我国正好相反。

伴随介绍客人，就是如何握手的问题？

伸手次序：

由尊者决定。

公务场合职务高、身份高者先伸手，非公务场合，年长者、女姓先伸手。

注意：

握手忌用左手、忌戴手套、忌戴墨镜、忌手脏，等等。

第一部分：

接待工作第一部分：

接待工作33、如何陪车和引导？

、如何陪车和引导？

客人抵达后，如果需要陪车，宾主双方如何上车，如何就座呢？

乘坐轿车时，通常有两种情况：

当有专职司机开车时，小轿车1号座位在司机的右后边，2号座位在司机的正后边，3号座位在司机的旁边（如果后排乘坐三人，则3号座位在后排的中间）。

第一部分：

接待工作第一部分：

接待工作如果是主人自己开车，则要请主宾坐到主人的右侧，即前排右侧的位置，也就是副驾驶的位置。

乘坐中大型面包车时，则前座高于后座，右座高于左座；距离前门越近，座次越高。

为客人关车门时，要先看清客人是否已经坐好，切忌过急关门，损伤客人。

当宾主双方并排行进时，引领者走在外侧，让来宾走在内侧。

单行行进时，引导者应走在前，来宾走在其后，起到带路的作用。

出入房门时，引领者主动开门、关门。

出入无人控制的电梯时，引领者先入后出，操纵电梯。

第一部分：

接待工作第一部分：

接待工作44、如何会见和会谈？

、如何会见和会谈？

会谈座位的安排。

双边会谈通常用长方形、椭圆形或圆形桌子，宾主相对而坐，以正门为准，主人坐背门一侧，客人坐面门一侧。

主谈人居中。

记录员可安排在后面，当会谈人员较少时，记录员也可安排在会谈桌上就座。

双方人员的排序也由双方按照每个人的职务、地位、本次会见的内容等综合排定。

如会谈长桌一端向正门，则以入门的方向为准，右为客方，左为主方。

第二部分：

接待工作第二部分：

接待工作如果有合影，如何安排就座呢？

一般由主人居中，按礼宾次序，以主人右手为上，主人的右手排第一位来宾，主人的左手排第二位来宾，主客双方间隔排列。

第一排人员既要考虑人员身份，也要考虑场地大小，即能否都摄入镜头。

一般来说，两端均由主方人员把边。

如果是上级领导来视察，安排合影时，则要将所有合影人员排出次序，每排再按开会时主席台上的就座次序排列。

为了突出主要领导，保证主要领导居中，通常排单数就座，1号人员即身份最高者居中，2号人员在1号人员左手位置，3号人员在1号人员右手位置，以此类推。

第二部分：

接待工作第二部分：

接待工作长条桌第二部分：

接待工作第二部分：

接待工作与上级领导座谈注：

A为上级领导，B为主方领导第二部分：

接待工作第二部分：

接待工作5、如何宴请？

、如何宴请？

排好菜单定好形式排定座次第二部分：

接待工作第二部分：

接待工作排好菜单。

排好菜单。

要体现民族特色、地方风味、节令时尚、饭店拿手和客人喜爱的菜肴，少上昂贵菜肴，不上禁忌菜。

关于饮食禁忌，如回民不吃猪肉。

了解了这些习俗，安排时就要特别注意，千万不能上这些动物的肉。

伊斯兰教还禁酒。

定好就餐形式。

定好就餐形式。

宴请总是通过一定的宴请形式来完成的。

宴请形式有宴会、招待会、茶会（又称茶话会，是联络老朋友、结交新朋友的具有对外联络和进行招待性质的社交性集会，重点不在“茶”，而在“话”）、工作餐。

宴会中的正式宴会和招待会中的冷餐（即自助餐）是目前接待来宾最常用的两种宴请形式。

第一部分：

接待工作第一部分：

接待工作排定座次。

排定座次。

正式宴会桌次的排列：

主桌位置，圆厅居中为上，横排以右为上，纵排以远（距离门的位置）为上，有讲台时临台为上。

2、3、4等其它桌的位置，以离主桌位置远近而定，近高远低，右高左低。

桌数较多时，要摆桌次牌。

正式宴会座位的排列：

通常安排每桌10人，来宾的位置以离主人座位的远近而定。

我国习惯按各人本身职务排列，以便于谈话。

当只有一位主人时，1号来宾坐在主人右手的一侧，2号来宾坐主人左手的一侧，3、4、5、6、7、8、9号等来宾依次分别坐在两侧。

当有两位主人时，即有第一主人和第二主人时，1号来宾坐在第一主人右手的一侧，2号来宾坐在第一主人左手的一侧，3号来宾坐在第二主人右手的一侧，4号来宾坐在第二主人左手的一侧，5、6号来宾分别坐在1、2号来宾的两侧，7、8号来宾分别坐在3、4号来宾的两侧，其他来宾依此排座。

第一部分：

接待工作第一部分：

接待工作第一部分：

接待工作第一部分：

接待工作如何签约？

如何签约？

一般在签字厅内设置长方桌一张，作为签字桌。

桌面覆盖深绿色台呢，桌后放两把椅子，为双方签字人的座位，主左客右。

座位前摆的是各自保存的文本，上端分别放置签字文具，如是与外方签字，桌子中间还要摆一旗架，分别悬挂签字国的国旗。

双方参加人员进入签字厅。

签字人员入座时，其他人员分主客各一方按身份顺序排列于各自的签字人员座位之后。

双方助签人员分别站在各自签字人员的外侧，协助翻揭文本，指明签字处。

在主方保存的文本上签毕后，由助签人员互相传递文本，再在对方保存的文本上签字，然后由双方签字人员交换文本，相互握手。

有时签字后，备有香槟或红酒，共同举杯庆贺。

第三部分：

接待工作第三部分：

接待工作如何保持良好的仪表形象？

如何保持良好的仪表形象？

这是做好接待工作的基础和开始，也是涉及到个人乃至一个单位形象的事情。

一是多用礼貌有语。

如您好、请、谢谢、对不起，再见。

二是体现女士第一。

即时时处处做到女士优先、保护女士。

男女同行时，男士应走靠外的一侧，不能并行时，男士应让女士先行一步。

在开门、下车、上楼或进入无人领路的场所，男士应走在女士前面，为女士服务。

就餐时，进入餐厅入座的顺序是，服务员引导，女士随后，男士“压阵”。

三是着装要得体。

男士衣着的颜色不能超过3色，否则就会显得杂乱，不够庄重。

袜子一般应穿与裤子、鞋子同类颜色或较深色的颜色。

通常情况下男士均穿便服，便服包括外衣、夹克、衬衣、T恤衫和各式西装。

但出席正式、隆重、严肃的会议或特别意义的典礼，则应穿深色西装或礼服。

第三部分：

会务工作第三部分：

会务工作1、如何制发会议通知？

、如何制发会议通知？

通知发出后，一定要确认参会人员有没有接到通知，参不参加会议。

对那些兼任多个职务的特殊人员，一定要核实到人，是不是本人参加，以便正确摆放席卡。

2、如何