财务部管理手册.docx
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财务部管理手册
XXX国际贸易(上海)有限公司
财务部管理手册
第1页共37页
文件编号:
SH-WAC-01
发行:
第一版
修订:
第0版
2006年5月1日
文件名称:
财务部管理手册
文件编号:
SH-WAC-01
发行版次:
第1版
发行日期:
2006年5月1日
页数:
第1页共37页
姓名
职位
签署
日期
年5月1日
制定
刘敏
会计部主任
审核
周海军
财务经理
批准
周海军
财务经理
文件修订经历表
修订日期:
页数
修订内容
XXX国际贸易(上海)有限公司
财务部管理手册
第3页共37页
文件编号:
SH-WAC-01
发行:
第一版
修订:
第0版
2006年5月1日
XXX国际贸易(上海)有限公司
目录
财务部架构------------------------------------------P1
工作职责---------------------------------------------P4
写字楼日常费用报销的审批流程---------------P5
写字楼费用报销的各项规定---------------------P6-P12
公司费用预算制度---------------------------------P13
公司固定支出审批制度---------------------------P14
部门每月各项报销/津贴一览表-----------------P15
店铺日常费用报销的审批流程------------------P16
店铺费用报销的各项规定------------------------P17-P24
外埠费用预算制度---------------------------------P25-P26
维修费用汇总表------------------------------------P27
店铺各项费用限额一览表------------------------P28
店铺费用预算表------------------------------------P29
现金申报汇总表------------------------------------P30
车费申报表------------------------------------------P31
工资制度---------------------------------------------P32-P34
外埠区内购款、工鞋款、制服费押金的收款流程------P35
外埠部分店铺电话费定额调整通告-------------P36
广州写字楼代买物料事宜--------------------------P37
国际贸易(上海)有限公司
财务部管理手册
第4页共37页
文件编号:
SH-WAC-01
发行:
第一版
修订:
第0版
2006年5月1日
XXX国际贸易(上海)有限公司
会计部工作职责
一、财务部经理:
内部各项统筹,对外沟通协调;
二、会计部主任:
1.负责日常各项费用支出的复核、工资复核;
2.安排各项款项的支出;
3.上海区域及外埠的预算及数据分析;
4.完善财务管理流程、与各岗位、各部门之间的协调工作;
5.处理银行、税务等有关部门的日常事务。
三、总帐会计:
1.负责对外报表及国际税务申报;
2.与其他关联部门的对帐;
3.日常的转帐的财务处理;
4.凭证复核。
四、应收款:
1.负责上海区域及外埠商场对帐;
2.分析商场各项数据及盈利情况;
3.关注回款事宜。
五、银行出纳:
1.负责日常银行业务;
2.上海区域费用审核;
3.上海区域工资店铺员工计算及区长工资计算。
六、现金出纳:
1.负责日常现金业务;
2.外埠区域费用审核;
3.外埠员工工资计算及HOSO员工工资计算。
34
XXX国际贸易(上海)有限公司
财务部管理手册
第5页共37页
文件编号:
SH-WAC-01
发行:
第一版
修订:
第0版
2006年5月1日
XXX国际贸易(上海)有限公司
写字楼日常费用报销的审批流程及相关的时间规定
写字楼日常费用报销的审批流程:
非固定费用需事先申请,具体流程如下:
申请人填写费用申报表部门主管审批财务部主管审批上海管理部审批香港财务部审批(限额以上)
请款流程(固定支出直接请款):
请款人填写请款表部门主管审批财务部主管审批上海管理部审批香港财务部审批(限额以上)
固定支出内容详见“公司固定支出审批制度”
时间规定:
收报销单截止时间:
每周一5:
30pm.
支付时间:
本周五支付(限额内)
急件单据:
(包括:
公用事业费等急需支付的款项)可随时递交财务部(且需当面通知),
限额内:
财务部在2-3天内给予答复
限额以上,财务部会在完成上海区审批流程的当天传至香港财务部
XXX国际贸易(上海)有限公司
写字楼费用报销的各项规定
一、报销要求
1.报销时必须使用税务局统一印制的正式发票(带税务章,非收据);
2.公司不设专职贴票和填制报销单人员,由各部门的员工自行负责贴票、申报;
3.报销申请人必须用中文名字填写,请写清楚所在店铺/部门、工号;
4.发票内容包括:
抬头、日期、项目内容、数量金额(大小写)、开票人、发票专用章等,必须填写完整;
5.报销发票必须完整,兑奖联不得自行撕下;
6.所有费用及补贴不得提前申请报销;
7.费用单据的有效申请报销期限为1周,市场部出差人员及外埠区费用单据的有效申请报销期限为1个月;
8.费用需各人单独申请,不得代为申报;
9.如遇紧急突发的费用支出,必须及时和上级主管审批,经管理部口头同意后于翌日申请予以报销(外埠区除外),报销时在备注必须提供详细的情况说明;
10.各部门因申购等原因须向公司暂支款项的,需将具体情况、暂支金额及款项支付时间以内部资讯方式按公司流程申请并填写暂支单,相关人员在完成购买过程后,应在15天内将发票送交财务部销帐,前账不清,后账不借,如1个月后尚未清帐,则会在受款人当月工资中将暂支款直接予以扣除;
凡是未按以上要求操作的单据,财务部将不予受理并退回相关部门主管。
二、报销实施细则
(一)差旅费报销
1.差旅费是指:
员工在境内、境外出差发生的费用,包括长途交通工具费、市内交通费、宾馆住宿费、出差补贴及其他等;
2.差旅费的借款原则:
必须由出差人员填写“差旅费借支申请单”(表格后附),写明出差时间、地点、申请金额等,并按流程审批,方可借款。
出差人员在出差结束后必须在15天内报销清帐(申请报销时需将先前填写的“差旅费暂支申请表”作为附件),前账不清,后账不借,如出差结束后1个月尚未清帐,则会在其当月工资中将暂支款直接予以扣除;
3.审批权限:
公司员工内地出差需由公司总经理审批,境外出差需香港公司总经理审批;
4.报销标准:
1)长途交通工具费:
可以是飞机(限经理级别或长途交通工具的在途时间超过12小时)、火车(标准:
车程3小时以下-硬座,车程3小时以上-软座)、长途汽车,长途交通工具费原则上实报实销;
2)宾馆住宿费:
如出差地有员工宿舍则必须住员工宿舍,如遇特别情况需住宿宾馆,须按流程向上海管理部提前申请,获得批准后事后方可凭票报销,报销标准为锦江之星、莫泰、如家等连锁经营的旅馆(限额:
200元/标准间),采用实报实销,超过部分原则上不予以报销,多人出差,原则上不允许住单间;外埠一旦新开店铺,店长、区长应在开店准备期在当地选择3家符合公司标准的宾馆资料报公司财务部及行政部(报销标准为:
锦江之星、莫泰、如家等连锁经营的旅馆,限额:
200元/标准间),以备公司员工在出差期间预订住宿的房间。
3)出差餐费补贴:
每人每日的补贴标准为人民币50元;
4)其他:
员工出差期间如发生业务招待费、礼品费,一次性超过人民币500元报
上海总经理、香港总部总经理审批,在报销时予以单列,不得随差旅费一同报销;
(二)市内交通费(出差期间)的报销:
a.开新铺的筹备期及初期(新开店日期的前后10天),出差人员的往来出租车费可实报实销,但必须注明往来地点及原因;
b.一旦转入正常营运后:
有车费补贴限额的员工(详见“部门各项津贴一览表暂行规定”)的市内交通费(含出租车费)在其每月的补贴限额内实报实销,超过部分原则上不予以报销;其他人员的市内交通费(含出租车费)仍可实报实销,但必须详细注明往来地点及原因;
(三)市内交通费(非出差期间)的报销
1.市内交通费是指:
指公车费、轨道交通费及打的费;
2.报销标准:
1)员工因公外出,按公司规定填写外出登记后,车费方可申请报销;
2)乘坐公车、轨道交通的车费可实报实销;
3)如遇特殊情况需乘坐出租车,相关员工需提前申请并获得部门主管批准,事后凭票报销;
4)如店铺发生装修、维修、撤柜、盘点、进柜等情况之一,写字楼员工需进场配合的且确有加班至11:
00pm(外埠区为10:
30pm以后)之需要的,则11:
00pm(外埠区为10:
30pm以后)以后的车费(含出租车费)可酌情另行申请报销(限额50元/人次)。
具体操作流程:
部门主管将具体的人员清单、家庭地址和可能发生费用统计后报财务部主管、总经理批准,事后凭票报销;
5)有车费补贴限额的员工(详见“部门各项津贴一览表暂行规定”)的市内交通费在其每月的补贴限额内实报实销,超过部分原则上不予以报销;其他人员的市内交通费仍可实报实销,但必须详细注明往来地点及原因;
注:
所有出租车费用如无事先向管理部申请,事后均不予以报销
除:
1、财务部的提现车费及外高桥保税区内的部分车费;
2、人事部在松江地区办理外劳力综合保险事宜的部分车费;
(四)通信费的报销:
1.通信费是指:
基本通话费、长途费、漫游费、对公短信费;
2.报销标准:
1)各部门员工报销限额详见“部门各项津贴一览表暂行规定”;
2)对于公司给予手机费补助的员工,超过部分原则上不予以报销;申报时,申报人需提供当月的手机费帐单或电话清单;
3)对于无手机补贴的员工,其出差期间对公业务的手机费(含基本通话费、长途及漫游费)可申请报销,日均限额30元,限额内实报实销,但需提供其出差期间的电信帐单及电话清单,并将对公业务的电话标注统计后方可申请报销;
(五)物料的报销
1.物料是指:
办公用品、办公设备的耗材、印刷品、包装袋、有机鞋架等装饰物料及其他;
2.申购及审批流程:
申购人填写“物料/费用申请表”,需注明购买的具体原因/数量/使用部门
部门主管签字
转至行政部,由行政部汇总并统一报价
行政部采购员工根据汇总清单要求供应商报价,根据报价单填制《费用/购物申请表》,如需借款,须在申请表内注明并同时填写暂支单
财务部复核购物申请单据
有疑问同意
上海管理部审批
有疑问同意
限额以上,报香港财务总部审批
有疑问同意
定购或购买物料
供应商送交物料,行政部负责验收并在送货单上签字
经手人填制《现金申报汇总表》,需附:
供应商送货单(签收单)+正式税务发票
无误
部门主管、财务部、上海管理部
出纳根据付款凭证支付款项
注:
报价单需注明规格/单价/数量/总价/运费/支付方式;
3.供应商选择:
公司物料应由公司行政部专职人员向公司指定的供应商进行购买,行政部于每季初对公司指定的供应商进行综合评估,对其报价进行市场核实,并将更新后的供应商清单抄送财务部,如我司指定供应商无法提供所需购买物料,行政部需货比三家,如公司指定供应商无法供货,需另外向3家同时询价,择优而选;;
4.行政部请款时需提供的资料包括:
a.物料/费用的申购批件;
b.供应商提供的物料签收原件;
c.正规的税务发票;
d.购买物料的具体清单;
如:
购买的数量或单价与申购数存在差异,相关部门需对此作出解释,购买价格明显不合理的,财务部将根据市场价格予以报销,超出部分由经手人承担。
(六)劳务费
1.支付款项的计算及其规定:
1)个人的劳务费,必须代扣个人所得税;
2)发放的时间:
每月15日(逢节假日顺延至正式工作日);
3)发放的方式:
银行卡支付;
(七)午餐费
因公外出或加班(至20:
00pm),未在公司用餐的员工可按以下标准报销午餐费:
每人每餐6元,外高桥保税区误餐费20元/餐,超过部分则由相关员工自行承担。
(八)修鞋费:
目前上海店铺的维修鞋必须统一至售后服务部进行维修(部分外埠无法修理的维修鞋也需一并快递至上海售后服务部进行修理),售后服务部每年均需对我司的修鞋指定供应商进行综合评估,对其报价进行市场核实,并将更新后的供应商清单抄送财务部,
请款时需提供的资料包括:
a.相关正式发票;
b.维修鞋的清单汇总及签收单。
(九)租赁费
公司外埠新开店铺或因现有宿舍条件有限等原因需申请租赁房屋时,申请人需提供3处以上各类大小房型的报价(标准:
外埠区宿舍的租金不得超过1500元(含税)/月),以便于主管部门进行选择,区长还需同时提供以下资料以备报香港财务部审批:
1)房产证复印件(经手人需签写:
与原件核对一致);
2)房东身份证复印件(经手人需签写:
与原件核对一致);
3)租赁合同原件(需注明税费承担人、承租方为公司抬头、能提供正式的房屋租赁发票、房东银行帐号等资料)
其他:
在选择宿舍时需考虑宿舍的配置,公司原则上不再予以添置物品(包括家具、生活用品等),租赁期间也不承担相关的维修费。
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公司费用预算制度
一、适用范围:
本规定针对上海写字楼费用预算流程管理。
二、写字楼预算流程:
1、每月25日前,各部门向财务部提交下月费用预算预计下月需支付的各类费用(费用分类详见“写字楼费用预算表”);
2、财务部会于次月15日前后将上月实际支出与上月预算的对照表发放到各部门主管,以便于各部门主管了解和控制其部门费用支出;
3、对未列入预算的费用支出,财务部将根据资金状况另行安排付款时间;
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公司固定支出审批制度
对于维持公司日常经营的、必须按时支付的固定支出,为简化审批流程,提高工作效率,特规定对固定支出的审批流程如下:
对于该项费用支出,各部门请直接请款;
如某项支出的支付时间、支付金额、收款人、支付方式等与附件所列不符,各部门相关经办人员应作出书面解释。
维持公司日常经营的、必须按时支付的固定支出主要包括:
1)日常公用事业费;
2)店铺的维修费用;
3)已与公司签订了合作合同的供应商的固定费用;
4)其他;
相关表格:
1、差旅费借支申请表;
2、部门各项津贴一览表;
3、写字楼费用预算表;
4、现金申报汇总表;
5、车费申报表;
6、推广物料申购的审批流程;
7、物料/费用申请表。
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部门每月各项报销/津贴一览表
单位:
人民币元
部门
职务
交通费
电话费
漫游费
外派补助
备注
营
运
部
副经理(外埠)
50/店
50/店
900
外派性质,同区域管理的补贴需平摊
区长/组长
50/店
50/店
电话费报销无上限,交通费限额300元/月(6家店铺)
区长/组长(外派)
50/店
50/店
100
500
市
场
部
经理
400
300
200
出差期间报漫游费
副经理(外埠)
400
300
200
出差期间报漫游费
主管
300
300
主管(外埠)
400
300
200
出差期间报漫游费
推广部
主管
200
100
行
政
部
总经理行政助理
行政主管
200
工程主管
200
200
100
出差期间报漫游费
维修人员
250
50
车费含汽油费
人事部主管
200
财务部
应收会计
50
货品部
经理
主管
200
HOSO
货品主管
50
注:
*电话费限额(含漫游费)及车费为限额数,超过部分由员工自行承担;
*市内交通费除营运部同事外,其他员工均需填写车费申报表(写清地点、原因等);
*除主管外埠区的员工,其他员工临时出差期间的长途电话费及漫游费实报实销;
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店铺日常费用报销的审批流程及相关的时间规定
店铺日常费用报销的审批流程:
店长填写费用申报表组长/区长审批营业部主管审批财务部主管审批上海管理部审批香港财务部审批(限额以上)
注:
外埠办事处费用由组长/区长统一填写
时间规定:
收报销单截止时间:
每周一5:
30pm.
收内购款时间:
每周一、三、五(9:
30am~5:
30pm)
收取工作服押金时间:
周一至周五(9:
30am~5:
30pm)
退工服押金时间:
每周四(9:
30am~5:
30pm)
报销款项支付时间:
完成审批流程后,每月15日、30日予以报销,请各店铺于报销日之后15之内领款
急件单据(包括:
公用事业费等急需支付的款项)可随时递交财务部(且需当面通知),财务部在2-3天内给予答复
注:
外埠店铺的采用费用预算制度,相关的时间规定详见“外埠预算制度”。
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店铺费用报销的各项规定
三、报销要求
10.报销时必须使用税务局统一印制的正式发票(带税务章,非收据);
11.公司不设专职贴票和填制报销单人员,由各店铺的员工自行负责贴票、申报;
12.报销申请人必须用中文名字填列,请写清楚所在店铺;
13.发票内容包括:
抬头、日期、项目内容、数量金额(大小写)、开票人、发票专用章等,必须填写完整;
14.报销发票必须完整,兑奖联不得自行撕下;
15.所有费用及补贴不得提前申请报销;
16.费用票据的有效报销期限为1个月;
17.店铺费用由店长统一填写申报,并在备注栏中注明具体申报人(如是区长代为垫付,需注明),外埠办事处费用由区长填写申报;
18.报销款项由区长在召开区长会议时统一申报、领取(代领),区长需在领款后的5天内发放到具体申报人员手中,如店铺已申报1个月相关人员仍未领取到报销款项的,店长需及时于财务部进行核对;
10.如遇紧急突发的费用支出,必须及时和营运部主管沟通(金额在元以上还需向总经理报备),获得上级同意后方可申请予以报销,报销时必须提供相应的书面说明;
11.店铺因申购等原因须向公司暂支款项的,由区长将具体情况、暂支金额及款项支付时间以内部资讯方式按公司流程申请并填写暂支单,店铺完成购买过程后,应在15天内将发票送交财务部销帐,前账不清,后账不借,如1个月后尚未清帐,则会在受款人当月工资中将暂支款直接予以扣除;
凡是未按以上要求操作的单据,财务部将不予受理并退回相关部门主管。
报销实施细则
1、交通费:
店铺的交通费原则上一律不予报销(含店铺之间因销售需要少量货品转货,区长/组长的日常车费),但以下情况除外:
1)团购或一次性购买超过5双(含5双)需送货时,交通费可根据实际情况报销,具体操作流程:
店长事先将送货时间、送货地点、送货店员姓名、可能发生的车费金额以内部资讯方式报区长、营业部主管批准,事后凭票报销;
2)如店铺发生装修、维修、撤柜、盘点、进柜等情况之一且确有加班至11:
30pm(外埠区为10:
30pm以后)之需要的,则11:
30pm以后(外埠区为10:
30pm以后)的车费(含出租车费)可酌情申请全额报销。
具体操作流程:
店长将具体的人员清单、家庭地址和可能发生费用统计后报区长、营业部主管、财务部主管、总经理批准,事后凭票报销;
3)顾客要求将维修鞋的送货上门的车费可根据实际情况申请报销,具体操作流程:
店长事先将维修鞋的修补单编号、送货时间、送货地点、送货店员姓名、可能发生的车费金额以内部资讯方式报区长、营业部主管批准,事后凭票报销;
4)各店铺由于货品调配(10双以上,含10双)而发生的的调货费用可根据实际情况申请报销,具体操作流程:
区长事先将调货的时间、数量、估计的运费报营业部主管批准后,事后凭正规交通票及内部转货单报销;
随着业务的发展,运费增加后,外埠区长需根据需要在当地聘请固定的物流公司,签订运输协议,明确运费标准和结算方式(不含上海区);
5)新开外埠时,在店铺筹备期的前10天,外埠区长日常的市内出租车可申请全额报销;其后发生的市内交通费一概列入区长的日常车费补贴中,不得单独申请报销;
2、长途交通工具费:
可以是飞机(限经理级别或长途交通工具的在途时间超过12小时)、火车、长途汽车,长途交通工具费原则上实报实销(含店铺至火车站/汽车站的市内交通费);
除上述交通费,其他交通费(如:
出租车费)原则上一概不予以报销,如遇特殊情况需及时向营业部主管报备,并需上海管理部、香港管理部(限额以上)特批,并抄送财务部。
3、修鞋费:
目前上海店铺及部分外埠店铺的维修鞋必须统一至售后服务部进行维修,如遇特殊情况,需就近维修的,具体的操作流程:
上海区:
店长在得到售后服务部确认后,事后按费用报销流程凭票报销;
外埠:
由于部分外埠店铺在当地进行维修,店长在申请报销此项费用时需提供:
a.维修鞋的清单汇总(后附具体表格)
b.维修鞋的修补单
(填写要求:
需详细填写店铺名称、维修日期、维修鞋的货号、顾客姓名、联系电话、维修项目、经手店员的签字)
c.相关收据和替代的发票;
注:
外埠可以就近维修的项目包括:
开胶、开线、换扣、换拉链、楦大、换天皮、烫底不平、换松紧带、断带、钻掉落等;如条件允许,维修鞋可尽量采取在当地
进行维修,如需寄回公司维修,需事先经当地区长签字确认,如公司发现维修鞋可在当地维修仍寄回公司的,则快递费不予以报销;
4、店铺维修费:
目前上海店铺及部分外埠店铺的维修均统一至工程部进行维修,如遇特殊情况,需就近维修的,具体的操作流程:
店长将具体情况、维修预算金额、维修单位情况(需提供3家维修方及联系电话以供公司选择)以内部资讯方式报区长、营业部主管批准抄送工程部确认,并提供参考维修价格事后凭票报销;
5、物料费用:
目前上海店铺及外埠店铺的物料采购均统一至行政部进行操作,如遇特殊情况,需就近购买的,具体的操作流程:
常规固定费用(如:
POP制作费、封箱带等)总金额50元以下,店长直接向区长、营业部主管口头报备,事后店长在申请报销此项费用时需提供:
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