文件资料及记录控制程序.doc

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金盛彩印包装有限公司

文件编号：

JS-QP-01

文件、资料及记录控制程序

版本版次：

A/2

1.0目的

确立和维持体系文件及记录管理与编制程序，以确保与质量体系有关的

各场所使用的文件和资料及记录为有效版本。

2.0范围

适用于本公司质量管理体系文件的控制。

3.0职责

3.1总经理负责审批《质量手册》和《程序文件》。

3.2管理者代表负责审批工作指引。

3.3文控员负责执行本程序；其中行政办公室负责内部管理性文件及外来管理性文件，营运中心负责技术性文件，各职能部门负责本部门相关文件。

3.4控制的内容包括：

发放、回收、借阅、整理、保存及销毁等，并做好相关的记录；

3.5文件的管理；任何时候人不得在受控文件上乱涂、乱划、乱改、不准私自外借，确保文件的清晰、整洁和完好。

公司内部运作及外部法律法规和标准变更时应及时更改相应的体系文件。

4.0工作程序

4.1文件和资料的控制

4.1.1文件和资料的分类

4.1.1.1按文件的类型，分为：

a）质量手册；

b）程序文件

c）作业指引类文件；

d）外来和本公司制定的技术性文件（外来文件，包括需要执行和引用的国家标准、行业标准、相关的法律法规、顾客提供的技术图样等）。

4.1.1.2文件分为受控文件和非受控文件，受控文件必须于封面加盖蓝色“受控文件”印章；非受控文件不作任何标识，也不保证其有效性，非受控文件只提供外部参考，公司内部不能使用非受控文件。

4.1.2文件和资料的编号标识

4.1.2.1质量手册编号：

用JS-QM-00表示。

4.1.2..2程序文件编号：

JS-QP-**，其中符号“**”为程序文件标题序号，用两位阿拉伯数字表示。

4.1.2..3工作指引编号：

JS-WI-##，"##"表示该工作指引文件产生的序号。

4.1.2..4外来文件和技术文件不编号，有编号的用原编号作标识，没编号的用名称和日期作标识。

4.1.2..5a、b﹑c类文件均规定版本编号及修订编号，用“＊”/“#”表示，其中“*”表示文件的版本编号，由A开始，每换版后序号按字母顺序升级；“#”表示修订编号，为文件在该版本下的修改次数，由0开始，每修改后序号加1。

4.1.3文件的编写和（审）批准

文件的发布前须得到批准，以确保文件的充分性、适宜性和有效性。

4.1.3.1a﹑b﹑c类文件的编写：

由管理者代表负责组织编写a﹑b类文件，各部门负责人负责编写本部门的c类文件。

4.1.3.2a、b类文件由总经理在《文件审批表》上批准，c类文件由管理者代表在文件上批准，d类文件由相关部门负责人确认并签名后使用。

4.1.4文件的发放

4.1.4.1a﹑b﹑c类文件批准生效后，原版文件和相关的文件审批表，由文控员归档保存，不作“受控文件”标识，但须纳入《质量体系文件清单》。

4.1.4.2文控员按文件审批表规定的文件使用范围发放文件，发放的文件为原版文件的复印件，发放时加盖蓝色的“受控文件”印章，并在《文件收发记录表》作好登记。

4.1.4.3d类文件由相关部门负责人确认并签名后登记于《文件收发记录表》中并加盖“受控”章发放给相关人员使用。

4.1.5文件的修改

4.1.5.1文件如需作修改，由提出更改部门进行更改，所有文件的修改需由文件原批准人或代替该岗位人员批准，并填写《文件审批表》。

4.1.5.2a类文件经修改后，修改的章节修订编号加1，其它章节不变，章节在同一版本下经修改10次后或须作大幅修改时，必须换版，由原版本号按字母顺序递增。

4.1.5.3b﹑c类文件经修改后，修订编号加1，文件在同一版本下经修改10次后或须作大幅修改时，必须换版，由原版本号按字母顺序递增。

4.1.5.4文件修改生效后，由文控员按文件的发放范围收回修改前的“受控”文件，按照4.1.4.2发放修改后的文件。

在《文件发放回收记录表》作好记录。

4.1.6文件的作废

4.1.6.1作废的文件由文控员收回并加盖红色的“作废”印章。

4.1.6.2作废文件由文控员负责保存一份并作好标识后保存一年以上，其余销毁。

4.1.7外来文件的控制

各部门收集的相关外来文件需识别其适用性并由专人管理，相关部门领用文件时需经相关负责人批准后发放，并做好签收记录。

4.2记录的控制

4.2.1记录的分类

4.2.1.1记录包括：

a）反映质量体系有效运行的记录；

b）反映产品质量经检验合格的记录；

c）反映设备校准及维护保养的记录；

d）来自分供方处的记录。

4.2.1.2记录格式分为：

a）固定格式化的记录；

b）非固定格式或备忘性的记录；

c）标识性的记录。

4.2.2记录的保存

文控员负责制订《质量记录清单》，对各种记录的编号﹑使用﹑保存等作出规定。

记录编号为JS-QR-**-#，**代表记录序号，用两位阿拉伯数字表示，#代表记录版本，用大写英文字母表示，第一版由A开始。

4.2.3记录表格的使用

4.2.3.1记录要求真实填写﹑字迹清楚﹑按规定作好签名确认。

4.2.4记录的保存和归档

4.2.4.1记录填写后严格按《质量记录清单》规定的保存地点和保存期进行归档保存，确保在保存期内记录的完整性。

4.2.4.2顾客要求时，记录在保存期内可提供给客户查询。

4.2.5记录在超出保存期后，由保存人员自行作废处理。

4.2.6电子资料的控制

本公司只对书面资料进行控制，电子资料只要求保存的文件与书面资料一致。

5.0相关文件

无

6.0质量记录

6.1《质量体系文件清单》

6.2《文件收发记录表》外来文件和内部文件分别记录

6.3《质量记录清单》

6.4《文件审批表》

批准

审核

编制

何岳林

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