PCSP007 R0 采购合同签订及文件管理规定.docx
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PCSP007R0采购合同签订及文件管理规定
文件编号:
PC-SP-007
发布日期:
2007年11月
采购合同签订及文件管理规定
中国天辰化学工程公司
0
整合后的初版文件
王大志
孙争鸣
高延东
版本
说明
编制
审核
审定
1.0目的
2.0适用范围
3.0定义
4.0规定内容
5.0相关文件
6.0附件、附表
附表1合同审批记录单PC-SP-007-T01
附表2合同管理台帐PC-SP-007-T02
1.0目的
为了保证公司所承担的承包工程及采购服务工程能按计划进行,并保证在工程中所采购的货物能满足设计需要,质量优良,必须以书面形式签订供货合同,以保证双方的合法权益。
2.0适用范围
本文件适用于公司EPC项目货物采购的合同签订及文件的管理。
对于采购服务的工程项目,可参考本文件的规定执行。
3.0定义
本规定无特殊定义。
4.0规定内容
4.1合同文件的组成
4.1.1完整的合同文件应由以下文件组成
4.1.1.1订单(或采购合同);
4.1.1.2供货一览表;
4.1.1.3请购单;
4.1.1.4技术协议;
4.1.1.5合同基本条款;
4.1.1.6报价文件;
4.1.1.7其它说明,如包装、唛头、装运、涂漆说明及检验要求等。
以上文件的基本格式参见《采购合同编制规定》。
4.1.2工程中的一般货物可以使用合同文件的简单格式,只包括5.1.1-5.1.6项内容。
4.1.2.1使用简单格式的范围由项目的具体情况及业主的要求而定。
4.2合同的签订
4.2.1确定供货商
按照采购手册中《供方选择和评价规定》、《供货商报价评审规定》及各项目有关规定,确定项目中货物的最终供货商。
4.2.2合同谈判
经过报价评审,最终确定中标厂商后,在合同正式签订前,应由采买工程师组织双方进行合同谈判。
合同谈判主要对合同基本条款、检验要求、包装要求、运输要求、合同总价款、交货时间、交货地点、付款条件、合同范围和条件等,经双方确认,方可转作正式合同文件条款。
当有异议时,应根据双方协商结果进行修改后作为合同文件。
采买工程师还应在合同谈判中组织设计工程师与供货商的工程师进行合同前技术确认,并最终签订技术协议,和/或将技术文件修改为最终合同版,和/或在供货商的报价技术文件上签字确认,并将这些文件作为合同的一部分。
4.2.3合同校审
为了保证订货合同的质量,采买工程师在合同签订前,需经过校核审核等程序,以确保采购质量。
采买工程师应将双方确认的完整的合同文件连同合同较审记录单一同提交校审及批准人。
合同校审记录单见附表1。
4.2.3.1校核
(1)对于一般的订货合同需经校核。
(2)校核人员应为同一项目中的有经验的采买工程师、或采买组组长、或采购经理、或采购部指定的合同较审人员。
并应在校核及合同修正后在合同校审记录单上签字。
(3)校核内容主要包括:
a.检查合同文件是否齐全。
b.供货范围数量是否明确、正确。
c.校对合同价款及付款条件是否正确、合理。
d.校对交货期是否合理。
e.交货条件、交货状态、交货地点是否明确合理;
f.检查合同各条款是否叙述完整、明确、正确。
g.检查是否有遗漏的合同条款。
h.文件的技术和商务签字是否齐全。
4.2.3.2审核
(1)大型复杂货物的订货合同,应在校核的基础上,交采购经理、或采购部部长、或采购部指定的审核人员审核。
并应在审核及合同修正后在合同校审记录单上签字。
(2)审核内容主要包括:
a.供货范围数量是否明确合理;
b.合同价格是否合理;
c.支付条款是否明确合理;
d.制造范围和验收标准是否明确合理;
e.供货商提供的技术文件的内容、数量、日期是否符合要求;
f.交货条件、交货状态、交货地点是否明确合理;
g.配套辅机、备品备件供应情况是否符合要求。
4.2.4合同批准
项目中的一般货物采购合同经校审后,提交项目经理批准。
并签署合同。
4.2.5合同的签订及合同生效
4.2.5.1合同的签订
合同的签署应由双方经过企业法人代表授权的代理人签署方为有效。
供货商在合同上的签署人必须提供法人授权书。
4.2.5.2合同生效
当合同双方在确认合同文件无误,并在文件上签字盖章后,该合同即为依法成立的合同,自成立时生效。
4.3合同变更
4.3.1通常情况下,由于技术条件的变化、供货范围的增减及其它外因而导致的合同主要条件如合同价格、供货范围、交货期等的变更,需要在原合同的基础上补充签订变更合同。
4.3.2发生合同变更,同样需要根据变更条件向原合同的供货商询价并得到原供货商的书面报价;并以原合同为参考依据,对供货商的报价进行审核,写出合同变更报告提交项目经理审批。
4.3.3变更合同应详细明确的阐明原合同号、导致合同变更的原因、发生变更后的有关合同条件、变更后的价格、变更后的供货范围、变更后的交货期等;并经双方签字盖章后生效。
4.3.4变更合同可以通过传真的方式签署。
4.3.5变更合同的技术文件同样需要双方技术人员的确认并签署,并可以通过传真进行。
4.3.6增加金额较小、或合同金额没有增加、或合同金额减少、和/或合同交货期变化较小等的变更合同,变更合同的签署可以与审批同时完成。
4.4合同文件的管理
合同文件及资料是指工程项目采购过程中,与合同有关的内部、外部的文件资料。
包括:
合同文件、设计提供的货物请购文件、图纸资料、供货商提供的图纸资料及从询价到合同签订的有关过程记录文件,对于确保工程建设质量以及控制项目费用均有直接的作用,因此必须对合同文件进行严格的管理和有效的控制。
4.4.1合同文件的管理是采购文件管理的一部分,应与其它采购文件进行协调统一的管理,以达到管理体系要求的采购工作的可追溯性的目的。
合同文件之外的其它采购文件的管理见相关程序和规定。
4.4.2建立合同台帐
在计算机中建立合同台帐,主要记录以下合同及执行信息:
(1)合同号、货物名称、合同签订日期、合同交货期、合同金额;
(2)实际交货期、交货地点;
(3)合同货物的详细清单;
(4)供货商的详细信息;
(5)付款信息;
供参考的合同台帐样式见附表2。
4.4.3合同文件及相关信息必须保密,均不得向无关人员或有关制造厂商透漏,保密资料要妥善保管、严防泄密。
4.4.4合同文件编号应按项目编号程序及信函程序的有关规定执行。
4.4.5文件管理
4.4.5.1同一订货合同的所有文件,包括询价文件、请购单、报价文件、技术评审、商务评审、综合评审、设计变更、来往信函及催交检验报告,均应由综合计划工程师集中保管,其它文件也需分类进行集中保管。
4.4.5.2对外发放的文件应有回执及取件人签字。
文件传递单应按照项目的统一管理程序进行。
4.4.5.3存档文件资料借阅应办理借阅手续。
4.4.5.4所有入档资料不得丢失或私自更改或销毁。
当项目结束后,应根据公司规定移交给项目组统一处理,有保存价值的资料应加以整理,交部门资料室存档。
5.0相关文件
无。
6.0附件、附表
附表1合同审批记录单PC-SP-007-T01
附表2合同管理台帐PC-SP-007-T02
附表1PC-SP-007-T01
合同审批记录单
工程项目名称:
项目编码:
订货合同编号:
审批意见
校核人
审核人
年月日
合同签署人意见
附表2PC-SP-007-T02
订单状态
序号
订单号
设备/材料
备品
备件
发出日期
订单
交货期
交货地点
放行单
发出
实际交货期
订单价格
RMB
USD
合同管理台帐
货物清单
序号
订单号
设备位号
规格型号
单位
数量
单价
总价
备注
序号
订单号
货物名称
备品备件规格型号
单位
数量
单价
总价
备注
付款记录
序号
订单号
设备/材料
订单
总价
已付
余额
收到
日期
发票
种类
发票号
发票
金额
报销
日期
申请
日期
付款
日期
付款
金额
付款
阶段
应付
款额
计划
支付
人民币合同
供货商信息
序号
订单号
设备/材料
供货商
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