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监理资料员培训资料
监理项目资料管理要求及常见问题处理
第一章监理信息资料管理的有关规定1.
1.1监理项目部资料管理依据性文件1.
1.2监理信息资料管理的有关规定1.
1.2.1监理信息资料的特点与重要性1.
1.2.2规划建立项目信息资料管理系统2.
1.2.3协助做好工程档案资料的管理工作5
第二章监理资料管理职责及岗位要求8.
第三章监理资料管理的基础知识9..
3.1掌握公司作业指导文件9..
3.2监理工作表格体系和主要填写要求1.2
3.2.1监理工作的基本表式1.2
3.2.2监理工作表格主要填写要求1.2
3.3分部、分项工程划分2..3
第四章监理资料管理操作实务2..8
4.1信息资料管理工作的质量标准2.8
4.2信息资料的分类及编码体系2.9
4.3项目部各类工作台帐的建立与要求3.3
4.3.1监理项目部工作台帐3.3
4.3.2工程质量验收目录台帐3.3
4.3.3工程材料质量监督工作台帐3.3
4.3.4监理影像资料目录台帐3.4
4.3.5安全监理工作台帐4..4
4.3.6住宅工程防渗漏工作台帐4.4
4.4监理服务阶段资料收集4..5
4.5项目竣工档案:
4..7
第五章资料管理中常见问题及处理4.7
第一章监理信息资料管理的有关规定
1.1监理项目部资料管理依据性文件
建设部90号令
GB/T50328-2001
GB50319-2000
GB50300-2001
JKPM/C2-2007-09
JKPM/C2-2007-08
《城市建设档案管理规定》
《建设工程文件归档整理规范》
《建设工程监理规范》
《建筑工程施工质量验收统一标准》
《信息档案影像资料监理工作作业指导书》
《文件编制与审核作业指导书》
《质量手册》JKPM/A-2007
《质量管理体系程序文件》JKPM/B01〜10-2007
年1月1日起
《建设电子文件与电子档案管理规范》GJJ/T117-20072008
1.2监理信息资料管理的有关规定
1.2.1监理信息资料的特点与重要性
(一)特点
1)监理信息来源的广泛性。
监理信息资料来自于业主单位、承建单位以及建立组织内部的
各个部门;来自设计、招标、实施等各个阶段的各个单位乃至各个专业;来自质量控制、
投资控制、进度控制、合同管理等各个方面。
如果信息收集不完整、不准确、不及时,
必然影响到监理工程师判断和决策的正确性、及时性。
2)信息量大。
由于监理信息资料牵涉面广、协作关系复杂,使得监理工作涉及大量的信息。
监理工程师不仅要了解国家及地方有关的政策、法规、技术标准规范,而且要掌握工程
建设各个方面的信息。
既要掌握计划的信息,又要掌握实际进度的信息,还要对他们进
行对比分析。
3)动态性强。
监理信息资料管理的过程是一个动态的过程,监理工程师实施的控制也是动
态控制,因而大量的监理信息都是动态的,这就需要及时的收集和处理。
4)有一定的范围和层次。
业主委托的范围不一样,监理信息也不一样。
工程实施过程中,
会产生很多信息,但并非都是监理信息,只有那些与监理工作有关的信息才是监理信息。
不同的工程项目,所需的信息既有共性,也有个性。
另外,不同的监理组织和监理组织
的不同部门,所需的信息也不同。
5)信息的系统性。
监理信息资料是在一定的时间和空间范围内形成的,与监理活动密切相
关。
而且,监理信息的收集、加工、传递以及反馈是一个连续的闭合环路,具有明显的
系统性。
(二)重要性
1)做好监理资料工作是企业质量管理体系文件、规定与对企业贯标的要求;
2)监理的各类质量记录资料是工程质量验收、评定的重要依据;
3)完整有效的监理资料是工程竣工备案的必备条件和组成内容,是城建档案归档的资料要
求;
4)完整有效的监理资料是处理质量安全问题或事故的法律凭证和规避监理责任风险的保
护手段;
5)监理资料的管理水平是衡量监理咨询服务水平高低的重要方面。
信息资料管理的日常工作包括:
负责规划建立项目信息资料管理系统,收集信息、信息
加工整理和储存,信息资料检索和传递,实现监理工作本身的自动化,标准化,规范化,系
统化的管理,并推动整个项目信息资料收集、处理效率。
1.2.2规划建立项目信息资料管理系统
(一)信息收集
1)收集项目决策文件及有关资料
项目决策文件包括了建设规模、建设布局、质量、进度、投资控制基本要求等基础性依
据,是监理和参建各方对工程实施控制的重要文件,其中包含了许多设计文件的重要依据,
指导着整个项目运作方向。
2)设计文件及有关资料的收集
工程设计文件不仅是施工的依据,而且是监理进行质量、进度、投资控制的重要依据,
设计过程中所收集到一些基础性资料对编制和审核施工组织设计、施工方案有很大帮助。
在
收集工程设计文件的同时,应收集:
I初步设计资料。
收集初步设计资料重点在:
工程项目目的和任务,工程的规模,总
体规划,主要建筑物位置,结构形式和设计尺寸,各种建筑物材料用量,主要技术经济指标;
II
技术设计资料。
技术设计是对初步设计更进一步深化,其中许多资料是对初步设计资料补充和修正。
因此重点收集和核对这些修正和补充资料;
III施工图设计资料:
施工图作为设计单位最终输出产品,直接指导项目施工。
对施工
图及其有关文件收集和管理,是设计资料信息管理的工作重点。
所收集信息包括:
施工总平面图,建筑物施工平面图和剖面图、安装施工详图,各种专门工程的施工图以及各种设备和材料的明细表等。
在收集设计资料时要收集与设计图纸和技术说明书同时输出的概预算资料。
3)设备及材料采购工作信息收集
I对设备及材料采购工作应事先明确其种类、数量、技术性能以及验收标准、交货时间、地点和方式等;
II对设备及材料供应商应事先收集其资质情况、营业执照、生产许可证、生产能力和单位信誉,对特种设备的供应和安装单位还应收集和审查其设计资格证书或安装资格证书;
III对关键设备的生产加工还应掌握供应商的制造设备、检测设备、试验方法、标准和频率等制造信息,对上岗操作人员应收集和审查其技能、培训记录和相关证书以及制造和装配场所的时间、温度、湿度、压力、清洁度等内容;
IV对涉及到高精确度安装的设备和材料,对零部件的定位质量及其连接和装配精度的设计要求、安装要求、成品保护措施和专业工具等信息的收集和协调工作。
4)招投标文件及其有关资料收集
招投标过程形成的
工程监理合同管理对象不仅是业主与承包商最终签订的合同协议书,
一些文件同样对业主和承包商有约束力。
其中大量有用信息,要在施工期间合同管理过程予以应用。
所需收集的信息如下:
I业主全部“要约”条件:
业主所提供的材料供应、设备供应、水电供应、施工道路,临时房屋、征地情况、通讯条件等等;
II承包商全部“承诺”条件:
承包商投入人力、机械方面情况、工期保证、质量保证、投资保证、施工措施、安全保证等。
5)业主方施工过程信息资料收集
I业主作为工程项目建设的组织者,在施工中要按照合同文件规定提供相应的条件,并要不时表达对工程各方面的意见和看法,下达某些指令;
II业主负责部份材料的供应时,需提供材料的品种、数量、质量、价格、提货地点、提货方式等信息;
III业主在建设过程中对各种有关进度、质量、投资、合同等方面的意见和看法,同时也应及时提供甲方的上级单位对工程建设的各种意见和指令。
6)承包商施工过程信息资料收集
I承包商在施工中,现场所发生的各种情况均包含了大量的内容,承包商自身必须掌握和收集这些内容。
经收集和整理后,汇集成丰富的信息资料;
II承包商在施工中必须经常向有关单位,包括上级部门、设计单位、监理单位及其它
方面发出某些文件,传达一定的内容。
如向监理单位报送施工组织设计,报送各种计划、单项工程施工措施、月支付申请表、各种工程项目自检报告、质量问题报告、有关的意见等等。
7)监理单位施工过程信息资料收集
I监理日记,主要包括:
现场监理人员的日报表;现场每日的天气记录;监理工作记要;其它有关情况与说明等。
现场每日的天气记录主要内容为:
当天的最高、最低气温;当天的降雨、降雪量;当天的风力及天气状况;因气候原因当天损失的工作时间等;
II监理周报,总监理工程师应每周向工程项目业主负责人汇报一周内所有发生的重大事件;
III监理月报,总监理工程师应每月向业主汇报下列情况:
工程施工进度状况(与合同规定的进度作比较);工程款支付情况;工程进度拖延的原因分析;工程质量情况与工程进展中主要困难与问题;监理工作总结等;
IV总监理工程师对承包单位的指示,主要内容为:
正式函件;日常指示,如在每日的工地协调会中发出的指示;在施工现场发出的指示等;
V工程质量记录:
主要包括试验结果记录及样本记录等。
8)收集工地会议信息
工地会议是监理组织协调工作的一种重要方法,会议中包含着大量的监理信息。
工地会
议系属监理工程师行政管理的一部分,它包括开工前的第一次工地会议、工地例会、专题工
地例会及现场协调会。
(二)信息资料的加工整理和储存
监理工程师在施工过程中,依据当时收集到的信息所作的决策或决定有如下几个方面:
1)依据进度控制信息,对施工进度状况的意见和指示。
监理工程师每月、每季度都要对工
程进度进行分析对比并做出综合评价,包括当月整个工程各方面实际量,实际完成数量
与合同规定的计划数量之间的比较。
如果某一部分拖后,应分析其原因、存在的主要困
难和问题,提出如何解决的意见。
2)依据质量控制信息,对工程质量情况的意见和指示。
监理工程师应当系统地将当月施工
中的各种质量情况,包括现场检查监理中发现的各种问题、施工中出现的重大事故,对
各种情况、问题、事故的处理等情况,除在月报中进行阶段性的归纳和评价外,如有必
要可进行专门的质量定期情况报告。
3)依据造价控制信息,对工程结算情况的意见和指示。
工程价款结算一般按月进行,要对
投资完成情况进行统计、分析,在统计分析的基础上作一些短期预测,以便对业主在组
织资金方面提出咨询意见。
4)依据合同管理信息,对索赔的处理意见。
在工程施工中,由于甲方的原因或客观条件使
乙方遭受损失,乙方提出索赔要求;或乙方由于违约使工程遭受损失,甲方提出索赔要
求。
监理工程师可对索赔提出处理意见。
5)信息的储存是将信息保留进来以备将来应用。
对有价值的原始资料、资料及经过加工整
理的信息,要长期积累以备查阅。
6)建立监理工作台帐,做好监理工作台帐的管理和审核工作。
(三)信息资料的检索和传递
无论是存入档案库还是存入计算机内存的信息、资料,为了查找的方便,在入库前都要
拟定一套科学的查找方法和手段,作好编目分类工作。
健全的检索系统可以使报表、文件、资料、人事和技术档案既保存完好,又查找方便。
否则会使资料杂乱无章,无法利用。
信息的传递是指借助于一定的载体,在监理工作的各部门、各单位之间的传递。
通过传
递,形成各种信息流。
畅通的信息流,将利用报表、图表、文字记录、电讯、各种收发、会议、审批及计算机等传递手段,不断地将监理信息输送到监理工程师手中,成为他们工作的
依据。
(监理文件资料和档案的传递流程见下图)
图1-1监理文件和档案资料传递流程图
1.2.3协助做好工程档案资料的管理工作
(一)在业主与勘察、设计、施工单位签订合同时,明确对工程档案资料的套数、费用、质
量要求和移交时间的要求;
(二)协助业主监督和检查各单位收集和整理本单位形成的工程档案资料,并按要求完成立
卷工作;
(三)工程档案验收的主要内容包括:
2.工程档案是否整理立卷,立卷是否符合国家规范的相关规定;
3.工程档案的内容是否真实,准确地反映工程建设活动和工程实际状况;
4.工程档案签章手续是否完备,竣工图编制是否符合要求。
(四)协助业主在工程竣工验收前按《城市建设档案管理规定》及时向城建档案管理部门报
送工程档案。
(五)协助业主及时获得《上海市建设项目(工程)档案验收合格证》。
(六)严格做好监理资料管理及归档工作,施工阶段的监理资料应包括下列内容:
1.工合同文件及委托监理合同;
2.勘察设计文件;
3.监理规划;
4.监理实施细则;
5.分包单位资格报审表;
6.设计交底与图纸会审会议纪要;
7.施工组织设计(方案)报审表;
&工程开工/复工报审表及工程暂停令;
9.测量核验资料;
10.工程进度计划;
11.工程材料、构配件、设备的质量证明文件;
12.检查试验资料;
13.工程变更资料;
14.隐蔽工程验收资料;
15.工程计量单和工程款支付证书;
16.监理工程师通知单;
17.监理工作联系单;
18.报验申请表;
19.会议纪要;
20.来往函件;
21.监理日记;
22.监理月报;
23.质量缺陷与事故的处理文件;
24.分部工程、单位工程等验收资料;
25.索赔文件资料;
26.竣工结算审核意见书;
27.工程项目施工阶段质量评估报告等专题报告;
28.监理工作总结。
(七)监理文件档案资料归档
监理文件档案资料归档内容、组卷方法以及监理档案的验收、移交和管理工作,应根据
现行《建设工程监理规范》及《建设工程文件归档整理规范》并参考工程项目所在地区建设
工程行政主管部门、建设监理行业主管部门、地方城市建设档案管理部门的规定执行。
按照现行《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328-2001),监理文件有10大类27
个,要求在不同的单位归档保存,现分述如下:
1.监理规划:
(1)监理规划(建设单位长期保存,监理单位短期保存,送城建档案管理部门保存);
(2)监理实施细则(建设单位长期保存,监理单位短期保存,送城建档案管理部门保存);
(3)监理部总控制计划等(建设单位长期保存,监理单位短期保存)。
2.监理月报中的有关质量问题(建设单位长期保存,监理单位长期保存,送城建档案管理部门保存)。
3.监理会议纪要中的有关质量问题(建设单位长期保存,监理单位长期保存,送城建档案管理部门保存)。
4.进度控制:
(1)工程开工/复工审批表(建设单位长期保存,监理单位长期保存,送城建档案管理部
门保存);
(2)工程开工/复工暂停令(建设单位长期保存,监理单位长期保存,送城建档案管理部
门保存)。
5.质量控制:
(1)不合格项目通知(建设单位长期保存,监理单位长期保存,送城建档案管理部门保存);
(2)质量事故报告及处理意见(建设单位长期保存,监理单位长期保存,送城建档案管理部门保存)。
6.造价控制:
(1)预付款报审与支付(建设单位短期保存);
(2)月付款报审与支付(建设单位短期保存);
(3)设计变更、洽商费用报审与签认(建设单位长期保存);
(4)工程竣工决算审核意见书(建设单位长期保存,送城建档案管理部门保存)。
7.分包资质:
(1)分包单位资质材料(建设单位长期保存);
(2)供货单位资质材料(建设单位长期保存);
(3)试验等单位资质材料(建设单位长期保存)。
&监理通知:
(1)有关进度控制的监理通知(建设单位、监理单位长期保存);
(2)有关质量控制的监理通知(建设单位、监理单位长期保存);
(3)有关造价控制的监理通知(建设单位、监理单位长期保存)。
9.合同与其他事项管理:
(1)工程延期报告及审批(建设单位永久保存,监理单位长期保存,送城建档案管理部门保存);
(2)费用索赔报告及审批(建设单位、监理单位长期保存);
(3)合同争议、违约报告及处理意见(建设单位永久保存,监理单位长期保存,送城建档案管理部门保存);
(4)合同变更材料(建设单位、监理单位长期保存,送城建档案管理部门保存)。
10.监理工作总结:
(1)专题总结(建设单位长期保存,监理单位短期保存);
(2)月报总结(建设单位长期保存,监理单位短期保存);
(3)工程竣工总结(建设单位、监理单位长期保存,送城建档案管理部门保存)
(4)质量评估报告(建设单位、监理单位长期保存,送城建档案管理部门保存)
第二章监理资料管理职责及岗位要求
1.具有责任心和积极主动性;
如:
定期利用公司的检查表式进行监理资料的自查自纠,不断完善提高;
对规范、标准进行梳理,对过期作废的标准进行标识,新规范提请总监组织专业监理
人员内部学习;
2.熟悉监理工作的流程;
3.了解监理规范要求;
《建设工程监理规范》GB50319-2000
《建筑工程施工质量验收统一标准》GB50300-2001
4.具有一定工程类专业知识;
5.及时学习有关文件;
如:
沪建管(2003)第117号《关于启用新版<上海市建筑安装工程质量竣工资料>的通知》
沪市政建(2003)266号《关于启用<上海市政工程质量保证资料(电子版)>的通知》
沪建安质监(2006)第034号《关于启用<上海市建筑节能工程质量验收竣工资料>的通知》
第三章监理资料管理的基础知识
3.1掌握公司作业指导文件
公司目前受控有效的作业指导书清单
序
名称
编号
修订状态
1
监理项目机构组建作业指导书
JKPM/C2-2007-01
受控有效
2
监理项目部进场前交底作业指导书
JKPM/C2-2007-02
受控有效
3
项目风险评估与管理作业指导书
JKPM/C2-2007-03
受控有效
4
工程测量监理复核作业指导书
JKPM/C2-2007-04
原JKJL/C-25-2003,JKJL/C-23-2004废止
5
监理旁站工作作业指导书
JKPM/C2-2007-05
受控有效
6
住宅创“无渗漏”工程监理作业指导书
JKPM/C2-2007-06
原JKJL/C-18-2001废止
7
建筑工程质量验收与管理监理作业指导书
JKPM/C2-2007-07
原JKJL/C-10、11-2002,
JKJL/C-27-2004废止
8
监理文件编制与审核作业指导书
JKPM/C2-2007-08
受控有效
9
监理档案和影像资料管理作业指导书
JKPM/C2-2007-09
原
JKJL/C-17-2001,JKJL/C
-22、23-2003废止
10
建设工程安全监理作业指导书
JKPM/C2-2007-10
原JKJL/C-24-2003废止
11
监理回访保修作业指导书
JKPM/C2-2007-11
原JKJL/C-15-1998废止
12
市政工程监理工作作业指导书
JKPM/C2-2007-12
原JKPM/C-28-2005废止
13
轨道交通工程监理作业指导书
JKPM/C2-2007-13
受控有效
14
商品砂浆施工现场质量控制监理作业指导书
JKPM/C-29-2006
受控有效
受控文件管理制度
文件名称
负责编写部门/人员
审核
批准
文件盖章
文件归口管理部门
质量手册
总师室
管理者代表
总经理
公司受控章
总师室(附《文件发放登记表》)
质里官理体系程序文件
总师室
总师室主任
管理者代表
公司受控章
总师室(附《文件发放登记表)
管理规定
办公室
办公室主任
总经理
公司受控章
办公室(附《文件发放登记表》)
作业指导书
工程管理部
工程管理部经理
管理者代表
公司受控章
工程管理部(附《文件发放登记表》)
法律法规文件
工程管理部
工程管理部经理
总工程师
公司受控章
工程管理部(附《文件发放登记表》)
规范标准文件
总师室
总师室主任
总工程师
公司受控章
总师室(附《文件发放登记表》)
公司管理性文件
职能管理部门
办公室主任
总经理
公司公章
办公室(附《文件发放登记表》)
部门管理性文件
职能管理部门
部门负责人
分管领导
部门章
职能部门(附《发文登记表》)
投标文件
分/子公司经营副经理
分/子公司主任工程师
及经营副经理
分/子公司经理
法人代表早公司公章
分/子公司(附《投标文件/合同评审表》)
委托合同或补充合同/协议
分/子公司经营副经理
分/子公司主任工程师
及经营副经理
分/子公司经理
法人代表早公司合同专用
早
分/子公司(附《投标文件/合同评审表》)公司经营部备案
总监理工程师任命书
分/子公司经理
工程管理部经理
法人代表
法人代表早公司公章
工程管理部(附《总监理工程师申请表》)
a
上海建科建设监理咨询有限公司
ShanghaiJiankeProjectManagementCo.,Ltd.
文件名称
负责编写部门/人员
审核
批准
文件盖章
文件归口管理部门
总监理工程师代表授权书
总监理工程师
工程管理部经理
法人代表
法人代表早公司公章
工程管理部(附《总监理工程师代表授权书》)
监理规划
总监理工程师
分/子公司主任工程师
总工程师章公司公章
分/子公司和监理项目部(附《监理规划报审表》)
监理实施细则
专业监理工程师
总监理工程师
监理项目部章
监理项目部
监理月报
专业监理工程师
总监理工程师
监理项目部章
分/子公司和监理项目部(向分/子公司备案)
监理日记
专业监理工程师
总监理工程师
监理项目部章
监理项目部
工程质量评估报告合格证明书
总监理工程师
分/子公司主任工程师
总工程师章法人代表早公司公章
分/子公司和监理项目部
(附《工程质量评报告报审表》)
监理总结报告
总监理工程师
分/子公司主任工程师
总工程师章公司公章
分/子公司和监理项目部
(附《监理总结报告报审表》)
建设工程竣工验收备案表
总监理工程师
总工程师
法人代表
法人代表早公司公章
监理项目部
科研课题申报书
课题组
课题负责人
总工程师
公司公章
课题组(附《科研课题申报书》)
3.2监理工作表格体系和主要填写要求
321监理工作的基本表式
建设工程监理在施工阶段的基本表式按照《建设工程监理规范》(GB50319-2000)附录
执行,规范中基本表式有三类:
A类表共10个表(A1〜A10),为承包单位用表,是承包单位与监理单位之间的联系表,
由承包单位填写,向监理单位提交申请或回复。
B类表共6个表(B1〜B6),为监理单位用表,是监理单位与承包单位之间的联系表,
由监理单位填写,向承包单位提交申请或回复。
C类表共2个表(C1、C2),为各方通用表,是工程项目监理单位、承包单位、建设单位等各有关单位之间的联系表。
3.2.2监理工作表格主要填写要求
(一)A类表(承包单位用表)
1.A1工程开工/复工报审表
施工阶段承包单位向监理单位报请开工和工程暂停后报请复工时填写,如整个项目一次
开工,只填报一次,如工程项目中涉及多
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