民营企业办公室主任职责.docx
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民营企业办公室主任职责.docx
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民营企业办公室主任职责
民营企业办公室主任职责
办公室是一个综合部门,协调机构、承上启下、沟通内外、协调左右、联系各方的枢纽,工作千头万绪、纷繁复杂。
办公室的主要职责是“参与政务、管理事务、搞好服务”。
办公室主任是一个单位的“总管家”,如何当好办公室主任,充分发挥办公室的职能作用,笔者根据自己的工作实践谈一点粗浅的认识。
一、要树立“一种理念”,增强做好办公室工作的责任感和使命感
今年以来受国际市场价格的影响,国内物价呈上涨趋势,物价管理部门的工作任务更加繁重。
新的形势、新的任务,对办公室工作提出了新的、更高的要求。
为适应新的形势和任务,必须树立办公室就是服务部、办公室主任就是服务员,办公室工作就是为领导服务、为基层服务、为群众服务的新理念。
怎样才能做好服务工作呢,
一要有责任意识。
要做好办公室工作,必须有高度的责任心,树立“零距离服务”和“零差错服务”的理念。
办公室工作无小事,如果哪一个环节出现差错,就会牵一发而动全身,影响全局的工作。
如编发信息、传阅文件、呈办文件、拟草公文等等,这些看起来都是小事,但件件事关全局,耽误了就是大事,就会贻误工作。
高度的责任心是做好办公室工作的前提。
作为办公室主任,必须保持高度负责的精神、一丝不苟的态度、严谨细致的作风,认真对待和切实抓好每一项工作,以保证全局工作的正常运转。
二要有真诚情感。
要牢固树立真诚服务的理念,对外要热诚,对来单位办事的人要热情接待、礼貌待人,即“一张笑脸相迎、一把椅子让座、一杯热茶暖心、一片赤诚待人”,杜绝“门难进、脸难看,话难听、事难办”的现象。
对内要真诚,大家在一起共事,是事业的需要,也是一种难得的缘分,要互相关心,互相爱护,互相帮助,互相理解,互相尊重。
要在办公室着力营造一种团结和谐、温馨融洽的氛围,要加强品德修养,顾全大局,谦让包容。
要多看他人之长,常思自己之短;以责人之心责己,以恕己之心恕人。
充满真诚之心,满怀真挚情感是做好服务工作的关键,服务要热情诚恳、耐心细致,要多联系、多商量、多协调、多沟通,坚持以诚待人、以理服人、以情感人。
三要有效率观念。
要树立时不我待、只争朝夕的理念,要有强烈的时效观念和求真务实、雷厉风行的工作作风,做到遇事不推诿、不扯皮、不拖拉、不敷衍,不留工作过夜。
要切实推行首问责任制和限时结办制,立说立行,急事急办,特事特办,要事快办,按时按量、保质保效完成各项任务。
要注重探索和把握办公室工作的特点和规律,形成办事高效、运转协调、行为规范的工作机制。
二、要找准一个定位,当好领导的参谋和助手
办公室是参谋部、“智囊团”,是信息中心,是领导的左右手。
作为办公室主任,必须找准自己的定位。
当好领导的参谋和助手,这就是一个办公室主任的准确定位。
如何当好参谋和助手,必须做到以下几点:
(一)勤于调查研究,注重总结分析。
办公室主任要围绕中心工作,协调好各方面关系。
在工作中注重把握分寸,做到责任到位不失职,工作主动不越位,这既是一条工作原则,也是
一个工作方法问题。
要学会在繁忙紧张的工作中调查研究,勤于资料积累,善于总结分析,及时准确地为领导决策提供各种信息、资料,充分发挥工作的主动性,多出点子、想办法。
要深刻把握党和国家的方针政策,把握不断变化的国际国内形势,把握领导的工作思路,留心领导平时在不同场合的讲话和对一些具体问题的看法,善于将领导零零散散的思路进行系统总结和归纳,从中把握领导的思想脉搏和思维走向,从而有效地为领导决策提供针对性的服务,做到想领导之所想,急领导之所急,帮领导之所需,把办公室工作的重点转到当好领导决策参谋这一高层次的服务上。
通过经常性的调查研究,及时、准确、全面地为领导提供有效信息,为领导正确决策提供科学的参考依据。
(二)善于管好事务,发挥协调作用。
办公室主任要始终站在全局的高度,坚定地贯彻上级精神,协助领导做好协调工作。
一是服务不添乱。
要尽力为领导减少琐碎性事务,让领导集中更多的精力想大事抓大事。
在处理日常事务中,要依法依理、中规中矩,揽事不揽权、到位不越位、补台不拆台、帮忙不添乱。
二是解难不添忧。
注重增强工作的预见性,防范可能出现的问题,把矛盾控制和解决在萌芽状态,不能一有问题就上交,一有困难就绕道,要敢于面对矛盾,要善于化解矛盾,为领导遮风挡雨、分忧解愁。
三是成事不误事。
办公室主任必须胸怀大局、心细如发,学会“弹钢琴”,统筹兼顾,科学安排,致力办公室工作管理的规范化、制度化,切实做到忙而不乱,繁而有序,大事不误、小事不漏,各项工作井井有条,环环相扣。
(三)敢于抓好督查,推动工作落实。
督办工作是确保领导决策落到实处的重要一环,是办公室工作的一项重要职能,敢于督办、善于督办是办公室主任的基本职责和要求。
如何抓好督查工作,主要应做到以下几点:
一是要突出重点。
围绕县委、政府和上级业务主管部门的工作部署,紧贴全局重点,工作方式应从被动性向主动性转变,工作重点应从重布置向重督查抓落实转变。
不要不分轻重缓急,本未倒置,眉毛胡子一把抓。
要善于抓住主要矛盾,找准关键环节,做到主次分明,条理清晰,提纲契领,带动全局。
二是要完善机制。
没有规矩不成方圆。
要建立健全各项工作制度,做到工作有规可依、有章可循,明确工作职责。
要认真制定工作目标和计划,做到年初有方案,每月有安排,每季有通报,年终有总评。
三是要严格考核。
按照人员分工,将每个人的工作目标进行量化考核,根据考核情况提出奖惩建议和完善机制、推进工作的意见。
加强全局性工作的督查,做到事前有预案,事中有跟踪,事后有反馈。
坚持不懈地抓好督查,抓好工作落实,针对工作落实中存在的问题,提出解决办法。
三、要强化一种素质,充分发挥办公室的综合效能
当好办公室主任,做好办公室工作,关键在于自身的综合素质,这是充分发挥办公室综合效能的基础和前提。
一要加强理论学习,努力提高自身素质。
首先要勤学。
把“要我学”的被动消极行为转变为“我要学”的自觉主动行为,坚持不懈地学习邓小平理论、“三个代表”重要思想,贯彻落实科学发展观,以科学的理论武装头脑,不断提高理论素养和政治素质。
要系统地学习法律法规,学习方针政策,学习市场经济知识,学习现代科技知识。
通过学习,拓展视野,更新知识,不断提升参谋服务水平。
其次要活学。
学习要有计划、有重点,增强学习的系统性和针对性。
为解决工作忙、事务多的矛盾,可采取化整为零、见缝插针的方式挤时间学;要诚恳向领导学,虚心向同行学;向报刊学,向典型学。
坚持理论联系实际,学用结合,勤学多思,通过
点点滴滴的日积月累,聚沙成塔、聚腋成裘、积少成多,实现质的飞跃。
办公室主任必须不断提高敏锐发现问题、辩证思考问题、科学解决问题的能力,要不断强化综合协调能力,文稿起草要有精品意识,努力克服空洞、呆板、冗长的文风,力求思路新、角度新、意境新,增强文稿的政策性、生动性,努力提高办文质量和效率。
锻造高尚的人格,具有丰富的知识,掌握高超的协调艺术,这是当好办公室主任的基本要求。
二要强化奉献意识,搞好后勤服务。
办公室工作不仅琐碎忙乱,而且处于上下左右的夹缝之中,既有来自上面的批评,又有来自下面的埋怨,众口难调。
为此,办公室主任必须从思想上增强甘当后勤部长的服务意识,不计名利、任劳任怨的无私奉献意识和脚踏实地、勤勤恳恳的务实作风。
要把握工作的前瞻性,明确该干什么,不该干什么;先干什么,后干什么;要有所为,有所不为;要把握分寸,适时适度。
要学会艺术性地传话,注意针对不同的对象和不同的情形采取不同的表达方式,务必客观公正、坚持原则,态度亲切、语气和蔼、语意明确,从而达到协调关系、促进团结,增进合作、化解矛盾、改进工作的目的。
三要加强廉洁自律,树立良好形象。
要把“公正办事、干净干事”作为自己的基本准则。
办公室主任本身不是单位领导,本身没有权力,但由于身处领导周围,身处各种利益关系的中心,往往被人高看一眼、厚爱一分。
对此,要时刻保持清醒的头脑,注重加强党性和品行修养,严于律己,不贪不占,清正廉洁,以身作则,不断淡化领导身边这个“岗位”带来的光环,强化“岗位”赋予的责任,抵制不良风气,自觉接受监督,筑起拒腐防变的牢固防线,树立良好形象。
一是要敢于开展自我批评、诚恳接受他人批评。
乐于接受批评,才有自知之明,才能正确认识自己,明确工作中的差距。
只有经常剖析自己,才能修正不足,弥补差距,才能不断提高自身素质。
二是要保持锐意创新的高昂斗志。
要不断解放思想,努力开拓创新、克难奋进。
始终保持良好的精神状态。
在面临繁重工作压力、面对困难和挫折的时候,不后退、不畏缩,勇往直前,充满坚定的信念、充满乐观的心态,充满胜利的希望。
三是要淡泊名利。
办公室工作任务重、要求高、责任大,辛辛苦苦、忙忙碌碌,办公室主任要有甘于清贫、甘于奉献、甘于吃苦的精神境界,要看淡权位、看淡名利、看淡荣誉、看淡得失,吃得起苦、吃得起亏,心态平和、宽容大度,把“工作一丝不苟、精益求精,作风一尘染、清正廉明”作为自己的座右铭
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你可以哭泣,但不要忘了奔跑
2012年,我背着大包小包踏上了去往北京的火车,开启了北漂生涯。
彼时,天气阴沉,不知何时会掉下雨滴,就像我未知的前方一样,让人担忧。
去北京的决定是突然而果决的,我在宿舍纠结了一天,然后在太阳逃离窗口的时候打电话告诉父母,我要到首都闯一闯。
消息发出去之后,并没有预料之中的强烈反对,父亲只给我回了一个字:
好。
就这样看似毫无忧虑的我,欣喜地踏上了北上的路。
有些事情只有真正迈出第一步的时候,才会迎来恐惧。
当我踏上北上的列车时,才惊觉对于北京,除了天安门、央视大楼这些着名建筑,我知之甚少。
俗话说无知者无畏,可于我而言,这句话并不适用,因为在坐上火车那一刻,我就开始对未来胆战心惊,毫无底气。
火车开动之后,我的心情变得更加复杂而紧张,甚至一度心生退意。
人类果然是一个无解的方程式,看似无畏的勇气背后不知藏下了多少怯懦和犹豫。
旁座的姐姐见我一人,开始和我有一搭没一搭地聊起了天。
几分钟后,我们竟如同许久未见的好友一般,开始聊起了各自的生活。
我说出了自己的恐惧与未见,期冀从她那里得到些许安慰和鼓励。
出乎意料地,她并没有说一些心灵鸡汤般的哲理语句,反而给我讲了一个故事,一个让我在很长一段时间都印象深刻,每次想起便会荷尔蒙再度升高的故事,一个她自己的故事。
那是一段并不愉快的经历,整段经历是蜿蜒前行的。
高考中,她因为做错了三道大题,成为家里的罪人。
朋友极尽嘲笑,亲戚们也开始暴露自己毒舌的属性,父母当时并没有过多指责,因为他们正在跟自己的兄弟姐妹们为了祖母的遗产争得死去活来。
那被人类歌颂的血缘、亲情,在所有的利益面前瞬间分崩离析。
那时的她,像极了一个被遗弃的孩子。
或是为了远离当时一片狼藉的场面,家境拮据的她,怀着可能被众叛亲离的勇气,报考了一个三本院校。
当她怀揣着自己暑假赚的6000块钱踏进学校的时候,她以为一切喧闹终将与自己隔绝。
但是事实上,天真的想法只维系了几天,便不攻自破。
专业老师并不看好这个寡言少语的孩子,因为在她看来,法律专业除了要掌握专业知识之外,利索的嘴皮子也是一名律师出人头地不可缺少的法宝,而这个孩子,显然并没有这方面的天赋。
糟糕的情况在不断地蔓延,那段时期,她如同造物者手中的失败品,什么都做不好,注意力像手中的沙子一般怎么握都握不住。
课文理解不了,丧失阅读能力,法律条款、单词统统在跟她作对,连最简单的问题都会堵住她的嘴。
考试更不用提了,考前总是睡不好觉,刚迈进考场全身就开始发抖,像个从来没有上过战场的士兵一样。
她一直溺在泪水中,从未上岸,深度抑郁,一度心生退学的想法。
她深夜给母亲打去电话,想要获取安慰,家人说当初你自己做的决定,于是她只好自己硬撑着。
为了防止自己再胡思乱想,她报了八门选修课,把自己的时间填得满满的。
为了应付每科超过6000字的论
文,她总是第一个跑到食堂去打饭,背日语,背法语,做英语听力,背法律常识虽不至于像匡衡一样凿壁偷光,但是只要有光的地方,她都待过。
一个追着阳光跑的人,是永远不会输在路上的。
在不停歇的灌输之下,大脑勉强接受了来自外界的压迫。
虽不能到达天才的地步,但是起码恢复了正常的记忆功能。
四年的大学生涯也在马不停蹄中准备落下帷幕,为了能够拿到好的工作机会,她到处参加比赛,只是为了让自己在与聘用单位较量时能够多一点筹码。
与此同时,她还要忙毕业论文。
在有限的时间内打一场不能失败的战争,是那时她的唯一目标。
上天果然不会亏待努力的人,她的毕业论文很惊艳,老师甚至生出了让她留校任教的打算,不过还是被她拒绝了,因为她已经进入了当地最着名的一家律师事务所。
在刚进入事务所的时候,她过去光鲜的外衣再次黯然失色。
为了能够追赶同事的步伐,她过上了每天哒哒哒飞速敲打键盘的生活。
为了跟进一个案子,她常常整夜都在做准备,等到一切就绪时,晨光也恰好如期而至。
如今,她已经成为北京最着名的律师事务所的招牌律师之一。
这次她本可坐飞机回京,只是因为贪恋沿途的风景才会与我相遇。
在最难熬的时光要学会一路狂奔,不要多想,也不要把希望寄托在别人身上,人生来便是要努力的,你可以哭泣,但是不要忘了奔跑。
她拍着我的肩膀,身上散发着莲花的香味,清新而让人愉悦。
终点站很快到达,天空依然阴沉着,不知下一秒云上染墨,雨滴降落,还是阳光冲破云雾,普照大地。
当我与她告别,重新背着沉重的行李,阔步向前,我知道等待我的不一定是美好的未来,但是只有拼一拼,才足够对得起自己。
每个人都有一个蜕变的过程,这个过程只能自己咬着牙度过,熬过了便化茧成蝶,熬不过,便像蒲公英一样,被生活的风吹着走。
一辈子走好一条路
有两个西班牙人,一个叫布兰科,一个叫奥特加。
虽然他们同龄,又是邻居,但家境却相差很远。
布兰科的父亲是一个富商,住别墅,开豪车。
而奥特加的父亲却是一个摆地摊的,住棚屋,靠步行。
从小,布兰科的父亲就这样对儿子说:
“孩子,长大后你想干什么都行,如果你想当律师,我就让我的私人律师教你当一名好律师,他可是出名的大律师;你如果想当医生,我就让我的私人医生教你医术,他可是我们这里医术最高的医生;如果你想当演员,我就将你送去最好的艺术学校学习,找最好的编剧和导演来给你量身定做角色,永远让你当主角;如果你想当商人,那么我就教你怎样做生意,要知道,你老爸可不是一个小商人,而是一个大商人,只要你肯学,我会将我的经商经验全都传授给你!
”
奥特加的父亲则总是这样对儿子说:
“孩子,由于爸爸的能力有限,家境不好,给不了你太多的帮助,所以我除了能教你怎样摆地摊外,再也教不了你任何东西了。
你除了跟我去学摆地摊,其他的就是想也是白想啊!
”
两个孩子都牢牢地记住了自己父亲的话。
布兰科首先报考了律师,还没学几天,他就觉得律师的工作太单调,根本就不适合他的性格。
他想,反正还有其他事情可以干,于是,他又转去学习医术。
因为每天都要跟那些病人打交道,最需要的就是耐心,还没干多久,他又觉得医生这个职业似乎也不太适合他。
于是,他想,当演员肯定最好玩,可是不久后,他才知道,当演员真的是太辛苦了。
最后,他只得跟父亲学习经商,可是,这时,他父亲的公司因为遭遇金融危机而破产了。
最终,布兰科一事无成。
奥特加跟父亲摆了几天地摊后,就哭着不肯去了,因为摆地摊日晒雨淋不说,还常遭人白眼。
可是,一想到除了摆地摊,再也没别的事可干,他又硬着头皮跟父亲出发了。
可是,还没干几天,他又受不了了,又吵着闹着不肯去了。
因为没事可干,不久,他又跟着父亲出发了。
慢慢地,他竟然从摆地摊中发现,要想永远摆脱摆地摊的工作,就得认真地将地摊摆好。
结果,几年后,他终于拥有了自己的专卖店。
30年后,他拥有了属于自己的服装集团。
如
今天,该集团在世界68个国家中总计拥有3691家品牌店,一跃成为世界第二大成衣零售商。
奥特加(AmancioOrtega)以250亿美元个人资产,位列《福布斯》2010年世界富豪榜第9位。
人并不是选择越多越好,因为多了反而拿不定主意,无法坚持到底。
反而是那些没有选择的人,最终获得了成功。
把理想推远一点
比尔?
拉福是美国当代的著名企业家。
比尔从商的志向来自他的父亲,他的父亲在商界滚打多年却始终没有取得什么骄人的成绩。
受父亲影响,比尔从小就立志要做一位成功的商人,更何况他的父亲也认为他做事机敏果断,敢于创新,非常具有商业天赋,所以一直鼓励比尔去读经济或者商贸类大学。
让父亲没有想到的是,比尔在高中毕业后,却来到麻省理工学院学习工科中最基础最普通的机械制造专业。
比尔的父亲生气地指责比尔说:
“你一定是忘记了自己的理想,要知道,
你并不是要做一位出色的工人,而是做一位成功的商人,你为什么不读商业贸易,反而要来学机械制造呢?
你这不是拉近理想,分明是把理想推得更远了!
”
比尔不赞同父亲的观点,他觉得适当把理想推远一点是正确的,因为工业商品在商贸中占了绝对的大多数,如果不具备工科知识,就不能了解产品的性能、生产制造等各方面的情况,将来很难保证能在经商中占到优势,更何况工科学习不仅是增强工业技能,还能帮助一个人建立严谨求实的思维能力,培养一种脚踏实地的工作态度,这些素质都是经商所不能缺少的。
听了比尔的解释,他的父亲终于明白了比尔的想法,比尔也得以留在麻省理工学院继续读书,四年的大学,比尔没有拘泥于本专业,他同时还学习了许多化工、建筑、电子等方面的基本知识,毕业后,立志从商的比尔并没有立刻带着这些知识投身商海,而是考入了芝加哥大学继续攻读经济学的硕士学位,这期间,比尔掌握了大量的经济学基本知识,掌握到了决定商业活动正确性的众多因素。
取得学位后,按理说比尔应该可以向理想进发了,可是他不仅没有立刻下海经商,反而还进一步把理想推远了:
他又花了三年时间进入别的私人学校学习法律知识,之后又进入了一所法学院旁听法律课程,同时他还学习了一些微观经济活动的专业经济学以及企业管理知识!
完成这一切之后,比尔又考进了政府部门工作,直到这时,他的父亲终于忍不住了,他指责比尔已经彻底忘记了自己的理想,他提醒比尔说他应该努力让自己成为一名成功的商人,而不是去从事政治。
比尔有自己的想法,因为经商必须要具备很强的交往能力,要想在商业上获得成功,必须要深知处世规则,善于人际交往,然而这种能力是在任何学校都学不到的,只有在实践中才能磨炼出来,而磨炼这种能力的最佳去处就是政府部门。
比尔在政府部门一干就是5年,他也在工作中培养起了深思稳重、沉着冷静的个性。
5年的政府工作结束后,比尔开始慢慢向商业靠近,他应聘到一家公司去熟练商情与商务技巧,因为表现突出,两年后,公司打算出高薪让他担任副总经理,但比尔却辞职了,他意识到自己是时候正式向自己的理想迈开脚步了,随后,他开办了自己的拉福商贸公司,这时,比尔已经是一位35岁的中年人。
因为比尔的准备工作实在充分,在接下来的商务操作中,他几乎能考虑到每个细节,能应对一个合格的商人应该能应对的一切,并且能够嗅到各种商机,避免各种法律纠纷,他之
前所学的每一点知识和所做的每一步准备,都在他之后的商业活动中发挥出了不可忽略的作用,生意进展异常顺利。
也正因如此,在此后短短的25年时间里,比尔的公司从最初20万美元的资产发展成了现在200亿美元,比尔本人也成为美国商业圈的一个神话人物。
对于比尔的成功,2011年诺贝尔经济学奖得主托马斯?
萨金特就曾在一本书中这样评论:
“急于求成在很多时候往往是欲速则不达,而适当推远理想反而是一种备战人生的最佳方式,比尔所拥有和依赖的,就是这种独特的智慧!
”
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