EHR操作标准手册第一版.docx
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EHR操作标准手册第一版.docx
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EHR操作标准手册第一版
EHR
操
作
标
准
总则
一、本操作标准手册是根据德邦物流股份有限公司及其所属子公司的人事相关操作规范,结合EHR系统本身特性,所制定的各个模块的详细标准。
二、本操作标准手册自发布之日起生效,在此之前所有与本操作标准手册不相符的相关规范和标准均以本手册为准。
三、适应范围:
本制度适用于德邦物流股份有限公司全国人力资源部所有使用EHR系统进行日常操作的用户群;未尽事宜,请联系HR信息化支持组。
第一章组织架构维护标准
一、部门性质划分标准
公司目前部门性质共划分为经营、运营、职能、经营直管运营、经营直管职能、运营直管职能六种性质类型。
1、经营:
指从事一线工作,接触及服务主体大多是客户的部门。
例如:
营业部、派送部。
2、运营:
指从事货物搬运、运输等的部门。
例如:
外场、专线、车队、外场质量督导组
3、职能:
指除经营、运营副总以外其他副总直管部门(含经营中心、运营中心)。
例如:
工程部、人力资源部
4、经营直管运营:
指从事货物搬运、运输等部门在行政隶属上属于经营管辖的部门(经营小运作场地:
处理出发、自提、区域集中派送及中转业务的经营运作场地,且仓库面积小于2000平米。
)
例如:
上海宝山运作部、上海浦东运作部
5、经营直管职能:
指从事职能工作的部门而行政隶属上属于经营管辖的部门
例如:
各经营事业部、大区办公室及其下设部门、企划部、华中行政服务小组
6、运营直管职能:
指从事职能工作的部门而行政隶属上属于运营管辖的部门
例如:
XX运营事业部办公室
部门性质类型标准
部门性质类型
定义
举例
经营
指从事一线工作,接触及服务主体大多是客户的部门
营业部、派送部
运营
指从事货物搬运、运输等部门
外场、专线、车队、外场质量督导组
职能
指除经营、运营副总以外其他副总直管部门(含经营中心、运营中心)
工程部、人力资源部等
经营直管运营
指从事货物搬运、运输等部门在行政隶属上属于经营管辖的部门(经营小运作场地:
处理出发、自提、区域集中派送及中转业务的经营运作场地,且仓库面积小于2000平米。
)
上海宝山运作部、上海浦东运作部
经营直管职能
指从事职能工作的部门而行政隶属上属于经营管辖的部门
各经营事业部
大区办公室及其下设部门
企划部,华中行政服务小组
运营直管职能
指从事职能工作的部门而行政隶属上属于运营管辖的部门
XX运营事业部办公室
表1.1
二、部门所属子公司划分标准
1、全公司所有部门的子公司归属,必须依据公司财务部提供的《德邦物流子、分公司设置规划表》(附件1)划分,并按照职业规划部发文的组织架构图中上下级关系,依次排列。
例如图2.1
图2.1
2、对于虽然隶属于某个子公司,但是部门分布在全国各地多个区域的特殊情况,在EHR系统的【人力资源】——【组织机构管理】——【组织信息】——【部门管理】——【部门辅助信息】——选择其相应的【特殊归属公司】
三、部门编码标准
1、按照部门性质,职能以字母Z打头;经营、经营直管运营、经营直管职能以字母J打头;运营、运营直管职能以字母Y打头。
2、按照职业规划部发文的组织架构图中上下级关系,将部门编码依次向下排。
部门编码效果图可参考图2.2
图2.2
3.部门编码采用梯形编码,除了首字母外,每两位编码代表一个层级。
部门编码从首字母到倒数第三位的编码与上级部门编码一致。
4.全公司部门编码保持唯一性,不允许重复。
可以在EHR报表中心《组织结构梯形编码表》中进行检查。
四、维护时效
1、组织架构维护责任部门:
职业规划部——组织架构研究组
2、以职业规划部的公告发文为依据,在公司OA公告发文的当天,登录EHR系统相应的子公司,将新增或变更的部门组织架构在【客户化】——【基本档案】——【组织机构】——【部门档案】中进行新增或变更。
3、撤销部门需在两个工作日之内完成撤销操作。
第二章岗位信息维护标准
一、基准岗位标准
1、公司根据不同职务和岗位性质,将全体岗位分为管理职系(M)、专业职系(P)、行政职系(A)、操作职系(O)共4个岗位系列:
岗位系列
代码
说明
适用范围
管理职系
M
1、从事管理工作2、有1名或以上的直接或间接下属
总裁、副总裁、事业部总裁、总裁办主任、总监(大区总经理)、高级经理、经理、主管
专业职系
P
从事公司主营业务内的技术类工作;或是无下属的专业管理人员
IT类、平面设计类、工程监量类、营销类、财经类、人力资源类、法务类、秘书类、资本运营类
行政职系
A
从事非专业类辅助管理的文员
行政类、助理类、操作员、查询员、统计员、保洁员、保安员、品管类、营业员、调度类、安全员
操作职系
O
生产操作类,包括操作工人、各级技工及操作辅助管理人员
接送货员、分单员、仓管、司机、外场操作员、洗车工、修理工
表2.1
2、基准岗位的添加,管理职系以职业规划部的发文为依据;专业职系以薪酬福利部的认证为依据。
不得随意私自添加基准岗位
3、岗位名称、直接上级、成立日期、岗位序列、岗位等级、岗位职等为必填项,要与职业规划部文件一致。
二、引用岗位标准
1、依据职业规划部对各部门不同职责的不同,所设立的不同岗位,在【人力资源】——【组织机构管理】——【岗位信息】里引用相应的岗位。
2、只能引用基准岗位中已经添加的岗位,如果基准岗位中无此岗位,则不能添加该岗位。
3、引用岗位为部门负责人岗位时,要在【岗位基本情况】中勾选部门负责岗位;员工级别的不得勾选此项。
4、同一个部门的同一个岗位不能重复引用,只能引用一次。
5、若一个部门存在某个已撤销岗位,则不能重复引用该岗位,只能通过【反撤销】来恢复该岗位。
三、岗位职等选择标准
依据薪酬福利部的岗位职等选择规范,选择该岗位相应的岗位职等:
档案编码
岗位职等
说明
01
总经理
集团总裁
02
副总经理
集团副总裁
03
部长
事业部总裁
04
总监
各部门总监和大区总
05
高级经理
各部门高级经理、区域经理
06
经理
各部门经理
07
主管
各部门副经理
08
专家
认证或任命的总监级别专业类员工
09
高级专员
认证或任命的高级经理级别专业类员工
10
高级文职
认证或任命的经理级别行政文职类员工
11
中级文职
以薪资标准为主的未经任何任命或认证的文职类员工
12
专员
认证或任命的经理级别专业类员工
13
文职
以薪资标准为主的未经任何任命或认证的文职类员工
14
助理
认证或任命的助理级别专业类员工
15
初级文职
以薪资标准为主的未经任何任命或认证的文职类员工
16
司机
司机
17
外场操作员
理货员
18
营业部外场组长
经营外场组长
19
接送货员
接送货员
20
其他类
仓管、修理工、保安、保洁员、商务车司机
21
码货员
码货员
表2.2
四、维护时效
1、对于新成立部门,按照部门标准岗位设置,在部门成立并发文的当天,由各区域人事部的人事专员为该部门引用相应的岗位。
2、对于新设立的岗位,在职业规划部发文的当天,由HR信息化支持组的成员在基准岗位中添加该岗位相关信息。
第三章招聘模块录入标准
一、招聘模块重要说明
1、录入对象:
公司正式入职的员工(包括正式人员和派遣人员),以及实习人员。
2、应聘人员在录入完毕并保存时,若系统提示“该人员已经存在,其详细信息为:
公司:
XX公司,部门:
XX部门”或者提示“有相同姓名和身份证号码人员存在”的字样,请查证录入的员工姓名和身份证号码的真实性,并及时联系HR信息化支持组成员,确认该员工是否为离职员工,以及是否需要进行返聘操作。
不得私自对录入人员的身份证号码进行修改并自行提交。
3、入职日期、EHR合同起始日期、纸质版合同显示日期都要与员工实际入职日期一致。
4、应聘状态为【应聘登记】状态时,可以对录入的人员信息进行修改、删除操作;其他的应聘状态则不可对其进行删除操作,以免影响后台数据正常运行。
如有数据删除或更改需求,则需联系HR信息化支持组成员对数据进行后台维护。
5、在面试或者背景调查中,发现应聘者有犯罪记录,或者符合公司招聘必淘汰的标准,则加入黑名单,且注明加入黑名单的理由。
6、招聘专员在审批OA增补员工作流时,每招到一个新员工入职,在审批意见中输入入职员工姓名,以#分开,以#结束,并点击暂存,直至全部人员补充到位,工作流审批同意并提交。
注:
请务必保证每位入职员工都以#分开和以#结束,否则会影响区域缺口报表的缺口统计,造成区域缺口一直存在。
例如:
入职员工为:
陶志芬#杨雅俊#罗斌#
二、应聘人员录入标准
登录应聘人员入职所在的子公司,进入【人力资源】——【招聘管理】模块
1、发布职位空缺
进入【职位空缺管理】,新增需要进行招聘的用人公司、用人部门、招聘职位、招聘人数以及职位描述、工作职责,进行保存并发布
2、基本信息录入
(1)进入【应聘人员管理】,根据员工档案,将入职人员的姓名、身份证号码、籍贯、政治面貌、户口性质、身份证到期日、应聘日期、应聘渠道等基本信息录入到系统中。
(2)驾驶证分类、驾驶证编号、驾驶证到期日、营运资格证到期日为司机必填项
(3)员工量身信息、体检报告、家庭信息为必填项
(4)员工教育背景:
学历相关信息要齐全,学校、学历不能有缺失(大专及以上学历的,专业必填;大专以下学历的,专业可不填);所有员工都必须至少有一条学历记录,且被标注为最高学历。
(5)学历信息中的”是否为重点跟踪对象”为校园招聘时,表现优秀的学生,给相比同学历的学生更高工资待遇的人。
(6)测评记录信息:
文职、大专司机、大专接送货员为16项测评内容;其他非文职为3项测评内容。
测评记录信息系统可以自动填充,不必手工对其进行逐条录入。
但是测评成绩、测评结论、测评负责人需要人事专员手工录入。
测评记录信息录入详细操作步骤,可下载HR信息化支持组发布的《EHR人员测评信息录入(操作流程)》(登录EHR系统首页,信息中心公告栏即可自行下载)
三、录用管理和报到管理
1、录用管理
(1)应聘人员在信息录入完毕并保存之好,点击申请录入,弹出申请录用界面,提示是否试用。
(2)根据人员类别和岗位的不同,选择是否试用以及试用开始、结束日期、使用期限、试用期工资。
试用期判定依据如下:
实习生无试用期;接送货员、仓库装卸工、理货员试用期为1个月;其他岗位为2个月
(3)保存——提交——执行——审批并批准之好,员工应聘状态由【应聘登记】转为【已录用】
2、报到管理
(1)进入报到管理模块,查询【待报到】人员,选择输入入职部门、入职岗位、岗位职等、薪资层级、人员类别、工时制。
内容
说明
岗位职等
参考表2.2
薪资层级
附件二:
EHR薪资层级明细列表
人员类别
正式人员、派遣人员、实习人员
工时制
与劳动合同上签订的内容保持一致
表3.1
(2)是否需签合同:
正式人员、派遣人员必须勾选;实习人员根据实际签订合同情况进行选择
(3)社保购买地选择:
人员类别
选择项
说明
派遣人员
广州从化外地农村
派遣员工购买从化社保的,请选择此项。
深圳非深户住院医疗
派遣员工购买深圳社保的,请先询问员工是否为深圳户口,如为非深户,统一选择此项。
注意:
多数员工都选择的此项,深圳户口的员工较少。
深圳本地户口
派遣员工购买深圳社保的,请先询问员工是否为深圳户口,如为深圳户口,统一选择此项。
正式人员
根据员工意愿进行购买
签订德邦合同购买德邦社保的人员(特殊高薪人员+校园招聘人员),由薪酬福利部及各区社保专员根据名单,先确定员工社保购买地,再将确定后的社保购买地发至各位手中进行录入。
实习人员
实习生选择“无(仅实习生可用)”
实习生无社保购买地
表3.2
(4)派遣单位选择:
人员类别为派遣人员,则派遣单位只能为仕邦或方胜;人员类别为正式人员/实习人员,则派遣单位填“正式员工无派遣单位”
(5)合同开始、结束日期、合同期限、合同期限类型
除实习生外,所有人必填;合同结束日期必须为每季度的最后一天,即3月31号、6月30号、9月30号、12月31日。
四、维护时效
由各区域招聘专员,在员工正式入职的当天,将所有资料档案录入EHR系统,并进行入职确认。
第四章调配/离职模块操作标准
一、人员调配模块操作标准
维护节点:
【人力资源】——【人员变动管理】——【人员调配】
维护任务:
将公司发生异动/转岗的人员,在EHR中进行调配操作
维护要求:
1、异动执行的时间与员工实际办理异动的日期保持一致.
2、员工异动涉及到两个人事部交接数据的,异入方人事部要接到员工异动单时才可以做执行.
3、员工异入部门的岗位职等选择标准按照2.2《岗位职等选择标准》进行,如果遇到特殊情况,请和HR信息化支持组联系.
4、异入部门和岗位的选择尤为重要.请在提交时,仔细核对。
提交后将不允许修改。
5、异动补贴发放标准按照<薪酬福利制度>中对于异动补贴的标准进行.如异动不给异动补贴,请填写调配说明.
职务
调动类型
大区总经理/职能总监及以上
高级经理
经理级
经理级以下
跨省调动
10000
1500
1000
360
省内城市间调动
3000
1000
500
240
同城调动
/
/
200
100
表4.1
6、原单位执行调配后的人员类别选择:
调离人员.
7、调配后人员类别选择标准与合同有关.直接签订德邦劳动合同的,选择正式人员,签订派遣公司劳动合同的,选派遣人员.
8、异动工作流的审批要注意申请的岗位是否与实际相吻合,是否与人力资源承诺相吻合,如果有差异,一律退回工作流,重新申请
9、人员的岗位职等、薪资层级、异动补贴、工时制、人员类别等信息,若在调配申请中选择错误,可进入【调配记录】——【查询】——【人员信息查询】,输入查询条件,进行信息维护。
10、异动申请单,除了【编写中】和【已执行】两种状态可以允许有多条,每个人只能同时有一条提交状态或者审批状态的申请单。
如果之前提交的申请单错误,需要联系HR信息化支持组成员进行后台维护。
不得自行删改。
二、调配模块维护时效
1、调出人事部在收到员工异动单时,即可操作调配申请并审批。
调入人事部在看到调配申请后,即刻审批.
2、调出部门在确认上述程序已结束,员工异动单无差错,即刻执行.调入部门在收到员工异入的异动单时,即刻执行。
三、人员离职模块操作标准
维护节点:
【人力资源】——【人员变动管理】——【人员离职】
维护任务:
将公司辞职/自离/实习期结束的人员,在EHR中进行离职操作
维护要求:
1、离职工作流审批要特别注意代打离职工作流的情况下,离职人员和工号是否是真正离职员工的离职工号和姓名,如有差异,必须退回工作流重新申请。
2、工作流审批同意且离职手续办理完毕的当天,在EHR中操作离职减员。
3、离职后人员类别:
选择【离职人员】,不得选择【调离人员】
4、离职执行日期要与员工实际出勤截止日期一致。
5、离职后工资结算统一为【即时结算】
6、离职申请单,除了【编写中】和【已执行】两种状态可以允许有多条,每个人只能同时有一条提交状态或者审批状态的申请单。
如果之前提交的申请单错误,需要联系HR信息化支持组成员进行后台维护。
不得自行删改。
四、离职模块维护时效
1、员工辞职工作流审批完毕,离职单办理完毕的当天,在EHR中将该员工做离职处理。
2、员工旷工3日以上者(含3日),公司视其自行离职。
部门经理走退回人力资源部工作流并审批完毕的当天,在EHR中将该员工做离职处理。
3、实习生实习期结束或中途返校的,提前一周告知人事部,并在离开部门当天将该员工做离职处理。
第五章返聘的原则和标准
一、符合返聘资格的人员
1、实习生
实习生在实习期结束,返校办理手续之后,正式入职时需要进行返聘操作。
2、符合离职员工再进公司(人10-006离职员工再进公司的规定)条件的人员
(1)在公司工作满半年以上者;
(2)曾被公司开除或自离的员工不准再进公司(自离,指未经批准或不按规定程序办理手续而擅自离职;
(3)符合条件的离职员工每人只有一次再进入公司的机会。
(4)满足以上条件者,入职时需要进行返聘操作
二、返聘前资料准备
1、下载HR信息化支持组发布的《返聘人员标准表格》(登录EHR系统首页,信息中心公告栏可自行下载)
2、各区域人事专员将需进行返聘的人员的姓名、身份证号码、人员类别、所在部门、岗位、到职日期、是否需转正、转正日期、工时制、不定时岗位(工时制为不定时时必填)、职等、薪资层级派遣单位、德邦合同主体、社保购买地在《返聘人员标准表格》中填写完整,并发给HR信息化支持组成员。
三、返聘操作标准
1、登录需返聘人员新入职部门所在的子公司,进入【人力资源】——【人员信息管理】——【人员信息采集】模块,将需返聘人员的入职资料按照《返聘人员标准表格》依次录入到EHR系统
2、进入集团时间更改为员工再次入职的时间,否则会影响亲情1+1、员工贡献奖的正常发放。
3、删除工作信息中的工资结算方式。
4、数据录入保存完成之后,单机【转入人员档案】即完成了人员返聘。
四、维护时效
需返聘的员工在其正式入职的当天,由各区域招聘专员将《返聘人员标准表格》填写完整发给HR信息化支持组成员,HR信息化支持组成员以收到的邮件为准,当天在EHR系统中进行人员返聘操作。
第六章合同管理模块标准
公司的用工方式分为合同制员工和派遣制员工,即在职人员类别分为正式人员和派遣人员两种。
一、劳动合同签订
劳动合同签订有两种途径:
1、新员工入职可直接在【招聘管理】——【报道管理】中勾选“是否签订合同”并录入合同相关信息;
2、在【人力资源】——【人员合同管理】——【合同处理】——【合同签订】中进行签订合同。
(1)进入需签订合同的员工所属的子公司,打开【合同签订】,选择合同主体单位。
(2)点击【查询】——【参照选择】\【条件选择】,查询出需签订劳动合同的人员。
(3)点击【下一步】,输入合同相关信息并保存。
3、以上两种途径签订的合同均处于签订状态,但还未生效。
点击【生效】或【全部生效】,员工合同才会在人员信息维护中查询到
4、在【合同签订】中,可以对未生效的合同内容进行修改。
5、生效之后的合同在合同签订界面列表中不再显示记录。
6、每个在职员工都必须有一条正在合同期限内的当前生效的合同。
二、劳动合同续签
1、合同期满前30天,各公司人力资源部发出到期人员名单与用人部门协商是否续签,用人部门同意续签的,人力资源部门下发劳动合同,由用人单位组织与员工续签劳动合同。
2、有固定期限劳动合同续签:
符合续签条件的,续签期限为2-3年(具体期限以当时的通知为准)的劳动合同。
3、无固定期劳动合同续签:
符合以下条件的人员,应该签订无固定期限劳动合同:
在公司连续工作满十年的;
公司政策规定或领导特批签订的;
自08年1月后已连续签订二次劳动合同的;
4、【人力资源】——【人员合同管理】——【合同处理】——【合同续签】,选择相应人员,填写合同续签相关信息。
5、以上两种途径签订的合同均处于续签状态,但还未生效。
需要点击【生效】或【全部生效】,员工合同才会在人员信息维护中查询到。
5、生效之后的合同在合同续签界面列表中不再显示记录。
三、劳动合同变更、解除、终止
1、用于劳动合同的变更、人员离职时劳动合同的解除、劳动合同到期终止。
2、登陆公司,点击【人力资源】——【人员合同管理】——【合同处理】——【合同变更】、【合同解除】、【合同终止】。
具体操作流程与合同签订操作一致,只是界面略有不同。
四、劳动合同修正
1、在【合同修正】中,可以对已经生效的合同进行修改、查询
2、登陆公司,点击【人力资源】——【人员合同管理】——【合同处理】——【合同修正】
3、点击【查询】输入查询条件,找到相关人员
4、可以对已生效合同的合同起始日期、结束日期、合同期限、合同期限类型、德邦合同主体单位、社保购买地、派遣单位进行修改
5、【合同修正】里进行修改的内容在保存后会直接生效,并对【人员信息维护】中的合同子集信息进行同步更新。
五、维护时效及其他
必须与员工的纸质版合同保持一致。
在员工纸质合同签订、续签、变更、终止、解除的当天,要及时对EHR中该员工的合同档案进行相应的操作,并当天生效。
第七章薪酬管理模块标准
一、薪资部门维护标准
维护节点:
[人力资源]-[薪酬管理]-[发放设置]-[薪资部门]
维护任务:
将新成立的部门(系统部门显示为黑色字体的部门)添加进薪资部门.
维护要求:
将正在计算的薪资部门添加进薪资档案.但是不包括在下一薪资区间发生变动的部门.例如:
11月3日维护薪资部门,核算10月份的工资,10月份发生的部门变动需要修改.而11月发生的薪资部门变更不需要修改.
二、定调资管理标准
1.定调资申请节点
维护节点:
[人力资源]-[薪酬管理]-[定调资管理]
维护任务:
员工的公司工资标准和合同工资标准发生变更时,必须进行定调资维护.
维护要求:
生效日期为新工资标准的生效日期.
薪资变动原因选择参照下表:
薪资变动原因
档案名称
备注
普调升级
公司年度工资标准调整
奖励升级
因获得公司奖励而进行工资调整,例如:
2010年有一期限制经理级参加的总裁专题获得第一名的调整为高级经理待遇.
处分降级
因违反公司规定,按照薪酬制度对工资进行降级处理
职务变动
接送货员转为营业员,大小车司机之间的轮换导致调薪.经营\运营员工转职能获得调薪资格.
提高工资标准
公司给部分员工单独调整工资标准,储干储备经理培训获得调薪资格,
调整工资区
因工作地点变更,工资城市类别发生变动的
管理人员通过考察期,转正
任命管理人员,转正调薪
新员工通过试用期,转正
新员工转正调薪
薪资项目选择:
公司工资标准和合同工资标准.不允许通过此节点修改员工其他薪资项目.
薪资类别选择:
标准请结合员工的工作地点\异动情况和是否转正为参考依据.具体参考标准依据最新薪酬福利制度执行
薪资城市类别参照表:
城市类别
省份及城市名称
一类城市
北京 上海深圳广州
二类城市
广东(除广州、深圳外)天津江苏浙江 辽宁 重庆 山东 福建 海南
三类城市
河北 河南安徽 山西 湖南 湖北 四川 陕西 吉林 黑龙江 江西云南贵州 广西内蒙古西藏 青海 宁夏 新疆 甘肃
申请薪资:
如果员工的工资不在公司的薪资体系范围内,请选择谈判工资,并将工资数额写入金额一栏,如果在公司的薪资范围内,请选择相应的薪资标准.
维护时效:
员工的定调资申请必须在员工新工资标准生效的日期之前申请完毕.
2.定调资审批节点
维护节点:
[人力资源]-[薪酬管理]-[定调资管理]
维护任务:
对待审批的定调资申请进行审批.
维护要求:
审批之前请核实员工的各种信息是否符合公司的调薪标准.
维护时效:
员工的定调资申请必须在员工新工资标准生效的日期之前审批完毕.
三、薪资档案维护要求
维护节点:
【人力资源】-【薪酬管理】-【薪资档案】
维护任务:
将新员工和异入本公司员工的薪资档案加入薪资档案,将离职和异出员工清出本公司薪资档案。
维护要求:
所有异出员工和离职员工必须清出正在维护中的薪资档案。
维护时效:
每月初第二个工作日,要求所有员工的薪资部门与薪资期间的实际工作部门
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