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财务部作业指导书

最新财务部作业指导书

广东*******物业服务有限公司

财务部作业指导书

拟制：

审核：

批准：

生效日期：

二O一五年八月十二日

财务部作业指导书

编号：

FCWY—CW—2011

版号：

B/1

页码：

第1页共1页

广东******物业服务有限公司

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第一章财务部组织架构和职责说明…………………………………3

第二章财务管理规定…………………………………………………10

第三章票据管理作业指导书…………………………………………14

第四章备用金管理作业规程…………………………………………16

第五章现金管理制度…………………………………………………20

第六章业务收费管理制度……………………………………………21

第七章支票管理制度…………………………………………………24

第八章财务审批管理规定……………………………………………25

第九章财务印鉴专用章管理标准作业规程…………………………29

第一十章仓库管理标准作业规程………………………………………34

第一十一章低值易耗品管理标准作业规程………………………………45

财务部组织架构和职责说明

编号：

FCWY—CW—2015

版号：

B/1

页码：

第1页共7页

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第一章财务部组织架构和职责说明

1.0目的

1.1本指导书规定了财务部各项工作内容的管理和控制要求。

2.0适用范围.

2.1本适用于财务各项工作的管理和控制。

3.0组织架构

4.0职责

4.1财务部经理

a）严格执行国家财经方针、政策；遵守有关法纪；执行财务制度；负责本部门的各项工作；

b）在总经理的领导下，负责公司财务的管理工作，组织编制财务计划，落实完成计划措施；

财务部组织架构和职责说明

编号：

FCWY—CW—2015

版号：

B/1

页码：

第2页共7页

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c）负责开展经济核算，合理使用资金，做好成本控制，实现公司经济指标；

d）检查、督促各项收入的及时收缴，保证公司资金的正常周转；

e）负责公司的会计凭证和各类会计报表的审核，保证数据的真实、准确；

f）督促做好会计凭证、帐簿、报表的整理和归档；

g）负责公司工资、奖金、劳保、津贴等发放的审核；

h）建立财产清查制度，参与财产清查盘点，认真填好盈亏报表，达到帐、卡、物相符；

i）参与策划各种经营策略，对重要经济合同及投资项目进行评议及审定；

j）负责配合财政、税收、银行等部门检查财务工作；

k）保守公司财务秘密，维护公司利益；

l）负责保管公司财务专用章，并严格按规定使用

m）做好财务统计和会计账目、报表及年终结算工作；

n）加强部门建设，开展业务培训，提高部门员工的总体业务水平；

4.2会计

a）按国家统一会计制度规定设置会计科目；

b）及时确认费用收入，正确计算营业税等税额，按期缴纳各种税款；

c）划清费用的开支范围及营业内外收入；

d）认真计算财务成果及各种税金；

e）按财务制度规定正确核算利润分配；

f）债权、债务及时登记、及时查清、按月做好财务状况分析；

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第3页共7页

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g）对会计帐目及凭证要按期装订成册，严格执行查阅制度及保管制度；

h）记帐要及时、准确，明细帐要按日登记，总帐定期登记；

i）严格遵守财经纪律及公司制定的各项制度，发现问题及时上报财务经理；

4.3出纳员

a）严格执行公司财务制度，负责公司现金管理、银行及转帐票据的收付结算工作；

b）按规定办理有关现金、银行票据及帐户的收支并登记日记帐，做到日清月结，帐实相符；

c）当日现金必须及时缴存银行，不得超额存放现金，不得白条抵库，更不得任意挪用现金；

d）负责向财务经理提供每周资金使用状况、应付帐款余额等；

e）负责发放公司员工工资及各项费用的报销工作；

f）负责每月根据银行对帐单，编制余额调节表，每月与会计核对现金、银行帐户，做好有关帐户对帐工作；

g）负责保管保险柜钥匙，对密码保密，保证公司资金的安全使用；

h）负责公司发票、收据等票据的收发及核销工作；

i）对收银员日常业务进行指导；

j）审核物业管理费、水电费等各项费用的催缴工作；

k）负责与银行联系，办理有关结算事项，跟查对外提供帐号的托收、承付业务办理情况；

4.4资产管理员（兼仓管员）

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a）负责收发仓库货品进出仓工作，对采购员和供应商与采购计划要求不符的货品一律拒收；

b）出仓方面要有部门经理签名的申请领料单方可发货，并分类填好出仓单、领料人签名后按出仓单发货；

c）每天做好进出仓的帐面登记，按“先进先出法”核算，保证单与帐相符、帐与物相符；

d）固定资产必须设置卡片帐进行管理，卡片帐必须由固定资产保管责任人签名，保管责任人变更的，必须及时变更卡片帐；

e）各服务中心、部门必须指定一名固定资产实物保管责任人，对固定资产实物管理负责；

f）加强对库存物资的管理，严格执行防火、防盗、防虫蛀、霉坏等安全和卫生措施；

g）月终全面盘点固定资产一次；

h）盘点中出现的损溢，必须按规定的程序报批；

i）负责固定资产的折旧计算；

5.0管理与控制要求

5.1财务部员工培训管理与控制要求

5.1.1财务部经理每年12月底编制下一年度员工培训计划，并上报总经理审批。

5.1.2新入职员工必须经业务培训及公司制度培训方能上岗。

5.2预算的编制与实施

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5.2.1每年12月，财务部经理根据公司经营目标及当年经营情况，编制成本预算、

利润预算及专项预算，经董事长批准后上报集团公司计划财务部。

5.2.2每年第一季度，财务部经理根据集团下达的利润目标，编制公司财务年度预算实施方案及考核办法，总经理审批后执行。

5.2.3每年第一季度，财务部经理根据公司年度工作计划及公司财务年度预算方案，制订出各服务中心、各职能部门年度考核指标。

5.3会计报表编制的管理与控制要求

5.3.1出纳员根据原始资料编制记账凭证。

5.3.2会计根据出纳员每月交纳的收付款凭证编制收款、付款、转帐凭证，并核对资金帐户余额，核对库存材料余额。

5.3.3财务部经理审核会计凭证。

5.3.4会计每月编制出资产负债表、损益表及其它附表。

5.3.5会计要保证会计报表的及时、准确、明晰和完整，会计报表在发出前必须经财务部经理审核、总经理批准并签名。

5.4财务分析的管理与控制要求

5.4.1会计在每月日前根据上月财务报表及月度指标考核表，编制各服务中心、各职能部门经营情况表和月度分析报告，进行数据分析。

5.4.2财务部经理在每季结束后的15天内，编写季度财务分析。

5.4.3编写财务分析的主要内容包括收入、费用、利润完成情况；资产、负债变动情况；存在问题及改进建议或措施。

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5.4.4编写财务分析要情况具体、分析深入、结论公正、措施得力、季度（年度）财务分析报告发出前必须经总经理批准。

5.5工资的发放管理与控制要求

5.5.1工资由出纳员编制、财务部经理审核、总经理批准。

5.5.2工资发放的管理与控制要求详见《工资发放标准作业规程》。

5.6现金借款及费用报销

5.6.1现金借款由财务部经理审核、总经理批准。

5.6.2费用报销由会计、财务部经理审核、总经理批准。

5.6.3对既不相关也不合法的资料有权拒绝处理。

5.6.4现金借款及费用报销的管理与控制要求详见《备用金管理标准作业规程》、《费用报销管理标准作业规程》。

5.7支票由出纳管理，收据、发票由会计管理，财务印鉴、专用章由财务部经理保管，其管理与控制详见《支票、收据、发票、财务印鉴、专用章管理标准作业规程》。

5.8出纳员保证帐款相符，会计不定期对库存现金进行清点。

财务部经理每年对各岗位帐实、帐帐、帐表进行检查是否相符，纳入年终考核。

具体详见《现金管理标准作业规程》、《银行存款管理标准作业规程》。

5.9资产管理员负责物品的验收、入仓、领用手续的办理和库存物品和保管，会计负责物品的核算及清点，财务部经理负责材料管理、核算工作的监督。

具体管理及控制要求详见《仓库管理标准作业规程》、《低值易耗品管理标准作业规程》。

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6.0引用文件

6.1《工资发放标准作业规程》

6.2《现金管理标准作业规程》

6.3《银行存款管理标准作业规程》

6.4《备用金管理标准作业规程》

6.5《支票、收据、发票、财务印鉴、专用章管理标准作业规程》

6.6《费用报销管理标准作业规程》

6.7《仓库管理标准作业规程》

6.8《低值易耗品管理标准作业规程》

6.9《审批管理规定》

6.10《财务管理规定》

财务管理规定

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B/1

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第二章财务管理规定

1.0目的

本指导书规定了公司资金、现金、票据、费用开支、会计档案的管理办法，旨在加强会计基础工作，正确执行国家财经纪律和财务制度，更好地为物业管理经济工作服务。

2.0适用范围

本指导书适用于公司财务部对资金、现金、票据、费用开支、会计档案的管理。

3.0职责

3.1财务部财务人员严格执行本指导书规定，并监督公司全体员工执行本指导书有关规定。

4.0工作内容和要求

4.1本规定的基本原则是：

执行国家有关法律、法规和财务制度，对公司的财务活动实施有效控制，并接受上级有关部门的监督。

4.2财务部是公司财务管理部门，在总经理领导下，对公司财务活动实行统一管理。

4.3财务人员管理

4.3.1会计人员的聘用，依据公司人事招聘制度，由公司人事部、财务部统一进行。

公司对待聘职位具有推荐权和复试权。

财务部负责人的任命，变动由公司发文。

4.3.2财务部负责人的年度考核分通用与专业技术考核两部分，通用部分的考核

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由公司总经理负责，专业部分由集团公司稽查考核部与计划财务部负责。

对财务负责人的年末综合考评统一报集团公司人事行政部批准。

4.3.3公司重大项目的决策须有财务部负责人参加。

4.3.4财务人员必须具备专业技术资格，持证上岗。

财务人员管理按《南宁市风采物业管理有限公司》有关财务制度执行。

4.4资金管理

4.4.1原则上应在国有商业银行开设银行帐户；开设或撤销银行帐户时，必须填写申请表，报集团公司计划财务部审核后由集团总会计师批准。

确需在非国有商业银行开户的，在申请开设帐户的同时，须报审帐户资金最高限额。

财务负责人必须监督帐户资金限额的执行情况，并对执行结果负责。

4.4.2必须按银行及公司规定使用现金。

结算起点以上的货款、往来款，一律不得使用现金或现金支票结算。

4.4.3库存现金限额按照国家财务制度，最高不得超过1000元。

4．5实物管理

4.5.1关于材料物资管理的规定：

4.5.1.1购进的材料物资，原则上应先进仓，后领用。

4.5.1.2对急需的材料，确需直拨使用的除按规定审批外，必须经项目负责人验收并签名，方可报销。

4.5.1.3材料、物资的盘点，会计人员必须实地监督盘点，财务负责人必须对盘点结果的真实性负责。

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4.5.1.4对盘点中出现的损溢，报总经理审批后作调帐处理。

4.5.1.5对材料物资出现盘盈、盘亏的，必须查明盈、亏的原因，提出改进措施；必要时，对库存材料进行复点。

4.6固定资产管理

4.6.1各服务中心、部门必须指定一名固定资产实物保管责任人，对固定资产的实物管理负责。

4.6.2固定资产必须设置卡片帐进行管理，卡片帐必须由固定资产保管责任人签名，保管责任人变更的，必须及时变更卡片帐。

4.6.3每年财务人员必须会同固定资产专责及实物保管责任人全面盘点固定资产。

会计人员必须实地监督盘点，对盘点结果的真实性负责。

4.6.4盘点中出现的损溢，必须按规定的程序报批。

4.7会计档案管理会计凭证、会计帐簿、会计报表及储存会计资料的磁盘是企业的重要经济资料，要定期装订、整理立卷、妥善保管。

4.7.1会计对出纳交存的会计凭证、电算产生的记帐凭证、所有科目汇总表、装订成册的凭证本、会计帐簿、会计报表、储存会计资料的磁盘等负责保管，同时应按归档要求对各类档案负责立卷、装订成册、分类分柜保管。

存放场所应加锁，钥匙由会计掌握。

档案原则上不得借出，如有特殊需要经总经理批准后，征得会计的同意并约定归还期，办理登记手续。

借用期内借出资料的借用人负责保管。

超过借用期限，会计未催讨追索，造成会计资料丢失的会计负连带责任。

4.7.2会计年度终了后，当年的会计档案半年内仍保存在财务部，期满后编造清册

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4.7.3会计档案必须妥善保管，存放有序，查找方便，并严格执行安全和保密制度。

4.8定期公布管理规定

4.8.1按业主管理委员会的要求，采用不同形式，定期公布管理费用收支情况、维修基金使用情况。

4.8.2对较大费用的支出要分析情况、加以说明。

4.8.3接受市、区、业主委员会、总公司的财务检查。

4.9财务管理安全管理规定

4.9.1注意防盗，财务部严禁闲杂人员逗留，下班关好门窗，锁好保险箱，密码加锁，密码注意保密。

4.9.2保险箱钥匙不得在办公室过夜。

4.9.3去银行交款及取款，实行双人专车制。

4.9.4注意防火，室内严禁抽烟，下班切断电源。

4.9.5财会管理部门应装置防盗报警系统。

5.0 引用文件和记录表格

5.1《费用报销管理标准作业规程》

5.2《申请单》

5.3《入库单》

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第三章票据管理作业指导书

1.0目的

1.1规范票据购买、领用、退回、存档手续，确保票据的安全和完整。

2.0适用范围

2.1物业公司出具的所有票据。

3.0管理内容

3.1票据的购买

3.1.1物业公司会计在每月日时，需查阅《票据购入、领用、退回登记本》上各项票据的留存数量，若低于最低库存量（10本）,则需向税务部门或分供方购买。

3.1.2物业公司会计持《发票领购簿》到地税所专管员处签字，确定所购票据的种类、面值、数量。

3.1.3税务专管员的签字手续完成后，持《发票领购簿》到地税征收所发票领购处购买相应票据。

3.1.4清点所购发票的数量、种类、面值是否与申购一致，同时确认票据号码，相符后，在地税征收所的票据申购本上确认签字，并根据对方出具的根本费发票支付相应的费用。

3.1.5持《发票领购簿》在地税专管员处登记备案。

3.1.6会计人员将所购票据按顺序在物业管理公司的《票据购入、领用、退回登记本》上登记。

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3.2票据的领用

3.2.1各物业服务中心收费员在收据或综合发票低于最低限额时，可到财务会计或

出纳处领取相应的票据。

3.2.2安全班长在领用的票据低于最低限额时，可到服务中心收费处领取相应面值的票据。

3.2.3领用票据人员在《票据购入、领用、退回登记本》上签字，确认领用票据的面值、金额、发票编号等。

3.2.4财务人员在领用的票据上加盖财务专用章。

3.3票据的退回

3.3.1服务中心收费员将收据或发票存根交至财务部会计或出纳处，财务人员对所交的票据存根进行核查，是否有未撕的票据记帐联及作废票据的情况，确认无误后，在《票据购入、领用、退回登记本》签字。

3.3.2安全班长将已用完的票据存根交至服务中心收费员处，收费员核实应收的相应款项后，收取相应费用。

3.4票据的保存

3.4.1每月对所有票据存根进行一次归档，注明所归档票据的编号，并打包封存。

3.4.2存档时间按照会计制度对票据管理存档期执行。

4.0相关记录

4.1《票据购入、领用、退回登记本》

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4.2《发票领购簿》（来自税务机关，提供为准）

备用金管理标准作业规程

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B/1

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第1页共4页

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第四章备用金管理标准作业指导书

1.0目的

1.1本规程规范备用金的管理程序，确保备用金借支、冲减的合理及安全。

2.0适用范围

2.1本规程适用于公司的备用金管理工作。

3.0职责

3.1备用金借支人负责备用金的保管工作。

3.2备用金领用部门主管负责备用金的管理工作。

3.3出纳员负责按照本规程进行备用金借支、冲减工作。

3.4财务部会计负责备用金的核算工作。

3.5财务部经理负责备用金管理的监督工作。

4.0工作要点

4.1备用金的借支范围

4.1.1为方便公司日常零星开支的需要而借支的备用款项。

4.1.2为方便经常出差人员必须携带现金而借支的款项。

4.2 备用金的借支规定

4.2.1借支备用金人员应及时冲减备用金。

4.2.2备用金借支人不得擅自挪用备用金。

4.3备用金的借支标准

4.3.1在日常零星开支平均全额的基础上上浮20％，但最高不超过2000元。

备用金管理标准作业规程

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4.3.2出差人员按出差地点的长短决定。

4.3.3采购人员凭《申购单》上汇总金额借支。

4.4备用金的分类

4.4.1定额备用金：

是为了满足公司有关部门日常零星开支需要的备用金，定额备用金经核定后，一般不得随意增减；

4.4.2非定额备用金：

是用款部门根据某次实际需要向财务部门领取的备用金。

4.5备用金的申请、支付程序

4.5.1申请领用备用金的部门或个人，应填制《现金借款单》，借款单包括：

借款人、借款理由、借款金额、还款期限等内容。

4.5.2业务费备用金凭总经理审批后的《业务费申请表》办理借款。

4.5.3旅差费备用金凭审批后的《出差申请表》办理借款。

4.5.4申请人将《现金借款单》交其所在部门负责人签名确认后，送财务部经理审核。

4.5.5财务部经理经审核后认为符合借支规定的，应在财务审核栏内签署姓名及审核日期报总经理审批；如经审核不符合借支规定的，财务部经理应在《现金借款单》上签署具体意见后退回借款人。

4.5.6总经理或服务中心经理审批后，借款人到财务部出纳处领取备用金。

4.5.7出纳员按照《现金管理标准作业规程》中的有关规定支付现金。

4.5.8员工非工作原因需借支备用金的，应按照《现金管理标准作业规程》中的相关规定进行处理。

备用金管理标准作业规程

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4.6备用金的冲减程序

4.6.1领用定额备用金的部门或个人，原则上应在费用发生后的五日内按照《费用报销标准作业规程》到财务部办理费用报销手续；因特殊情况无法在规定期限内报销的，须事先经财务部经理同意后可适当延迟，但最长不超过一个月。

4.6.2借支定额备用金的报销费用由出纳员按照《现金管理标准作业规程》支付借支人，以便补足备用金定额。

4.6.3领用非定额备用金的部门和个人原则上应在费用发生后的五日内按照《费用报销标准作业规程》到财务部办理费用报销手续；如因故不能在规定期限内报销的，应事先经财务部经理同意后可适当延迟，但最长不超过一个月。

4.6.4财务部出纳冲减备用金。

4.6.5如借支金额大于支出的报销金额，借支人应按规定交回备用余金额；如借支金额小于报销金额的，出纳员应补回差额部分。

4.6.6非定额备用金的借支人如不能在规定的期限内归还，又无正当理由的，公司财务部将在其当月工资中扣除；情节严重的除追收滞纳金外，还将按公司奖罚制度中的相关规定处罚。

4.6.7财务部负责人应于每月末对备用金借支财政部进行核查，如发现违反了备用金管理规定，财务部将视其情节轻重收回备用金，严重的还将按公司奖罚制度中的有关规定予以处罚。

4.7备用金资料的保管

4.7.1每月末，财务部会计应将当月备用金凭据汇总编制记账凭证登记账簿，并进

备用金管理标准作业规程

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