访客接待程序.docx
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访客接待程序.docx
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访客接待程序
序号
项目
标 准
时 间
责任部门
责任人
一、预先准备
1
大门
双侧向外开启。
客人来访前 30 分钟至客
人乘座电梯离开。
内务部
杨薇
2
前厅灯池
全部开启。
客人来访前 30 分钟至客
人乘座电梯离开。
内务部
杨薇
3
前台 LED 灯
开启。
客人来访前 30 分钟至客
人乘座电梯离开。
内务部
杨薇
4
南北侧走廊灯
全部开启。
客人来访前 30 分钟至客
人乘座电梯离开。
内务部
杨薇
来访客户参观及会议接待程序
一、 一般接待程序
.1.
序号
项目
标 准
时 间
责任部门
责任人
5
会议室准备
座位摆放整齐,地面及桌面清洁。
可提供茶
水、矿泉水。
设备可提供投影仪。
(所需准
备项目由接待部门至少提前 4 小时通知内务
部)。
客人到达前 2 小时准备
完毕。
内务部
杨薇
6
公共区域环境
停止施工、维修工作。
保证无噪声及异味。
客人来访前 30 分钟至客
人乘座电梯离开。
内务部
杨薇
7
茶水(矿泉水)
准备
根据客人数量准备相应茶杯及袋茶,并准备
泡茶所需开水。
(或矿泉水)
客人到达前 15 分钟。
内务部
杨薇
8
设备准备
投影仪应接好视频线,接通电源,并协助使
用部门校准幕布上的投影图案。
客人到达前 1 小时。
内务部
杨薇
.2.
序号
项目
标 准
时 间
责任部门
责任人
9
办公环境
文件及办公用具摆放整齐,桌面整洁、无杂
物。
个人外套、包等应存放入本人抽屉柜或部门
安排的柜子内。
客人来访当日由内务部
通知各部门部长,部长
监督员工执行。
各部门
部长
10
员工着装
主管以上级人员着正装。
客人来访当日由内务部
通知各部门部长,部长
监督本部门执行。
各部门
部长
二、接待过程
1
接待部门迎接
预先在前台区域等待。
客人来访前 15 分钟。
接待部门
接待人
.3.
序号
项目
标 准
时 间
责任部门
责任人
2
前台迎接
主动起立,微笑并问候“您好!
”。
客人进入大厅。
内务部
杨薇
3
引领客人进入
会谈区
行走在客人右前方 1 米左右,行走时要适时
回头照顾客人,行走到相应区域时可简要介
绍情况。
进入会谈区前所经过区
域。
接待部门
接待人
4
安排客人进入
会谈区
会议室内一般应安排客人一方背门落座,接
待人员面门入座。
接待部门
接待人
.4.
序号
项目
标 准
时 间
责任部门
责任人
5
茶水(矿泉水)
服务
自客人右侧提供茶水(矿泉水)服务,将水
杯放置在客人右前方桌面上,茶杯把手朝向
右侧。
放置前应讲“打扰一下,请用茶水”,
语言音量应以当事客人能听清,并不打扰到
他人为准。
客人入座后 3 分钟内。
内务部
杨薇
6
添加茶水
将开水壶放置在会场内,由接待人员负责添加。
内务部
杨薇
三、送客
1
离开会议室
接待人员应为客人开启会议室大门,行走在
客人右前方 1 米左右,引领客人离开公司。
行走时要适时回头照顾客人。
协助客人开启
电梯间门,并按电梯下行键。
接待部门
接待人
.5.
序号
项目
标准
时间
责任部门
责任人
一、迎宾
1
车辆引导
(按客户需求
提供此服务)
公司安排车辆前往访客驻地接载,或者在关键
路段等候引导客户车辆。
需按规定时间抵达,
车辆行驶平稳,遵守交通规则。
司机语言须礼
貌、规范。
按预定时间提前 10 分钟
以上抵达。
内务部
罗毅
序号
项目
标 准
时 间
责任部门
责任人
2
送客
进入电梯前应站立在在电梯外并用手挡住电
梯门,请客人先行进入电梯。
进入电梯后,
应在电梯按键前站立并选择相应楼层。
到达
后应站立在电梯内,并用手挡住电梯门,请
客人先行。
接待部门
接待人
二、 VIP 接待程序
.6.
序号
项目
标准
时间
责任部门
责任人
2
迎接
在大厦门前迎接访客,应协助客人开启车门,
并做简单寒暄。
客人抵达前 10 分钟在大
门前等待。
接待部门
接待人
3
引导客人
行走在客人右前方1 米左右,行走时要适时回
头照顾客人。
按电梯下行键,进入电梯前应站
立在电梯外并用手挡住电梯门,请客人先行进
入电梯,在电梯按键前站立并选择相应楼层。
到达后应站立在电梯内,并用手挡住电梯门,
请客人先行。
接待部门
接待人
二、预先准备
1
大门
双侧向外开启。
客人来访前 30 分钟至客
人乘座电梯离开。
内务部
杨薇
2
前厅灯池
全部开启。
客人来访前 30 分钟至客
人乘座电梯离开。
内务部
杨薇
.7.
序号
项目
标准
时间
责任部门
责任人
3
前台 LED 灯
开启。
客人来访前 30 分钟至客
人乘座电梯离开。
内务部
杨薇
4
南北侧走廊灯
全部开启。
客人来访前 30 分钟至客
人乘座电梯离开。
内务部
杨薇
5
会议室准备
座位摆放整齐,地面及桌面清洁。
可提供茶
水、矿泉水、茶点、水果。
设备可提供投影
仪。
(如需茶点、水果须由接待部门至少提
前 24 小时通知内务部)。
客人到达前 2 小时准备
完毕。
内务部
杨薇
6
公共区域环境
停止施工、维修工作。
保证无噪声及异味。
客人来访前 30 分钟至客
人乘座电梯离开。
内务部
杨薇
.8.
序号
项目
标准
时间
责任部门
责任人
7
茶水(矿泉水)
准备
根据客人数量准备相应茶杯及袋茶,并准备
泡茶所需开水。
(或矿泉水)
客人到达前 15 分钟。
内务部
杨薇
8
茶点及水果
(视接待部门
需求而定)
根据客人数量准备。
水果洗净后装盘,苹果、
梨、西瓜等不便直接食用的水果应切块装盘,
并放置牙签方便客人食用。
果盘应放置在桌
面中部靠近客人一侧。
并应放置餐巾纸。
客人到达前 1 小时。
内务部
杨薇
9
设备准备
投影仪应接好视频线,接通电源,并协助使
用部门校准幕布上的投影图案。
客人到达前 1 小时。
内务部
杨薇
10
办公环境
文件及办公用具摆放整齐,桌面整洁、无杂
物。
个人外套、包等应存放入本人抽屉柜或
部门安排的柜子内。
客人来访当日由内务部
通知各部门部长,部长
监督员工执行。
各部门
部长
.9.
序号
项目
标准
时间
责任部门
责任人
11
员工着装
主管以上级人员着正装。
客人来访当日由内务部
通知各部门部长,部长
监督本部门执行。
各部门
部长
三、接待过程
1
接待部门迎接
预先在前台区域等待
客人来访前 15 分钟。
接待部门
相应职级管
理人员
2
前台迎接
主动起立,微笑并问候“您好!
”。
客人进入大厅。
内务部
杨薇
.10.
序号
项目
标准
时间
责任部门
责任人
3
引领客人进入
会谈区
行走在客人右前方 1 米左右,行走时要适时
回头照顾客人,行走到相应区域时简要情况。
进入会谈区前所经过区
域。
接待部门
接待人
4
安排客人进入
会谈区
会议室内应安排客人一方背门落座,接待人
员面门入座。
接待部门
接待人
5
茶水(矿泉水)
服务
自客人右侧提供茶水(矿泉水)服务,将水
杯放置在客人右前方桌面上,茶杯把手朝向
右侧。
放置前应说“打扰一下,请用茶水”,
语言音量应以当事客人能听清,并不打扰到
他人为准。
客人入座后 3 分钟内。
内务部
杨薇
.11.
序号
项目
标准
时间
责任部门
责任人
6
添加茶水
将开水壶放置在会场内,由接待人员负责添
加。
内务部
杨薇
四、送客
1
赠送礼品
视客人级别而定。
赠送时应先送对方职务最
高之人员,然后依次递送。
递送时应用双手。
2
离开会议室
接待人员应为客人开启会议室大门,行走在
客人右前方 1 米左右,引领客人离开公司。
行走时要适时回头照顾客人。
协助客人开启
电梯间门,并按电梯下行键。
接待部门
接待人
3
前台道别
主动起立,微笑并道别,应说“再见!
”。
前台
杨薇
.12.
序号
项目
标准
时间
责任部门
责任人
4
送客
进入电梯应站立在电梯外并用手挡住电梯门,
请客人先行进入电梯,进入电梯后在电梯按
键前站立并选择相应楼层。
到达后应站立在
电梯内,并用手挡住电梯门,请客人先行。
接待部门
接待人
5
道别
送客人到车前,应协助客人开启车门。
客人
进入车内后,接待人员应在车外礼貌道别。
待客人车辆离开视线后再返回公司。
接待部门
接待人
.13.
接待部门
接待人
访客人数
接待人数
来访时间
月 日 :
接待标准
□普通 □VIP
服务项目
□茶水 □矿泉水
□水果( )
□茶点( )
□投影仪
其他:
( )
备注
部长审批
日期
内务签收
日期及时间
注:
1. 普通访客接待不提供水果及茶点。
2. VIP 访客请最迟在访客到达前 24 小时通知内务部.
3.普通访客最迟在客人到达前 4 小时通知内务部。
接待部门
接待人
访客人数
接待人数
来访时间
月 日 :
接待标准
□普通 □VIP
服务项目
□茶水 □矿泉水
□水果( )
□茶点( )
□投影仪
其他:
( )
备注
部长审批
日期
内务签收
日期及时间
注:
1. 普通访客接待不提供水果及茶点。
2. VIP 访客请最迟在访客到达前 24 小时通知内务部.
3.普通访客最迟在客人到达前 4 小时通知内务部。
.2.
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