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第一节、概述
出纳,作为会计名词,运用在不同场合有着不同涵义。
从这个角度讲,出纳一词至少有出纳工作、出纳人员两种涵义。
一、出纳工作。
顾名思义,出即支出,纳即收入。
出纳工作是管理货币资金、票据、有价证券进进出出的一项工作。
具体地讲,出纳是按照有关规定和制度,办理本单位的现金收付、银行结算及有关账务,保管库存现金、有价证券、财务印章及有关票据等工作的总称。
从广义上讲,只要是票据、货币资金和有价证券的收付、保管、核算,就都属于出纳工作。
它既包括各单位会计部门专设出纳机构的各项票据、货币资金、有价证券收付业务处理,票据、货币资金、有价证券的整理和保管,货币资金和有价证券的核算等各项工作,也包括各单位业务部门的货币资金收付、保管等方面的工作。
狭义的出纳工作则仅指各单位会计部门专设出纳岗位或人员的各项工作。
二、出纳人员
从广义上讲,既包括会计部门的出纳工作人员,也包括业务部门的各类收款员(收银员)。
收款员(收银员),从其工作内容、方法、要求,以及他们本身应具备的素质等方面看,与会计部门的专职出纳人员有很多相同之处。
他们的主要工作是办理货币资金和各种票据的收入,保证自己经手的货币资金和票据的安全与完整;他们也要填制和审核许多原始凭证;他们同样是直接与货币打交道,除了要有过硬的出纳业务知识以外,还必须具备良好的财经法纪素养和职业道德修养。
所不同的是,他们一般工作在经济活动的第一线,各种票据和货币资金的收入,特别是货币资金的收入,通常是由他们转交给专职出纳的;另外,他们的工作过程是收入、保管、核对与上交,一般不专门设置账户进行核算。
所以,也可以说,收款员(收银员)是出纳(会计)机构的派出人员,他们是各单位出纳队伍中的一员,他们的工作是整个出纳工作的一部分。
出纳业务的管理和出纳人员的教育与培训,应从广义角度综合考虑。
狭义的出纳人员仅指会计部门的出纳人员。
第二节出纳日常管理
从我公司目前的出纳工作来看,主要包括日常支付结算,外汇管理、账户管理、电子银行管理、资金安全管理、日常票据管理等。
作为资金结算的重要岗位,对从事出纳工作有很多相关制度的规定,具体包括以下几个方面:
一、办理货币资金业务必须设置独立的出纳岗位,出纳人员原则上在岗位连续工作不应超过三年。
二、办理货币资金业务,应当配备合格的人员。
非正式员工和未转正的毕业生不得从事出纳岗位。
三、出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作。
四、出纳人员不能保管银行预留印鉴,不能单独操作支付结算的全过程。
第三节外汇管理
一、外汇的含义
外汇(ForeignExchange)具有动态和静态两方面的含义。
外汇的动态含义是指把一国货币兑换成另一国货币的国际汇兑行为和过程,即藉以清偿国际债权和债务关系的一种专门性经营活动。
外汇的静态含义是指以外币表示的可用于国际清偿支付手段的金融资产,包括:
1、外国货币,包括纸币、铸币;
2、外币支付凭证,包括票据、银行的付款凭证、邮政储蓄凭证等;
3、外币有价证券,包括政府债券、公司债券、股票等;
4、特别提款权、欧洲货币单位;
5、其他外币计价的资产。
二、外汇市场
(一)、外汇市场的概念
外汇市场(ForeignExchangeMarket)是指在国际间专门从事外汇买卖,调剂外汇供求的交易场所。
外汇市场经营的并非一般商品,而是货币商品;外汇市场也不像一般商品市场和其他金融市场那样,一定要设有具体的交易场所,它主要是指外汇供求双方在特定地区内,通过现代化通讯设施进行的买卖外汇交易活动。
(二)、外汇市场的构成
从外汇市场参与者的角度来看,外汇市场主要由以下几方面组成:
1.中央银行
是外汇市场的调控者,除了代理政府为完成国际贸易收支而与商业银行等金融机构直接进行外汇交易活动外,更主要的是通过采取一些经济手段和政策措施,对外汇市场进行干预,稳定本国货币汇率和保持市场运作的正常进行。
2.商业银行
亦称外汇指定银行,是各国中央银行指定或授权经营外汇业务的银行,是外汇市场的主要经营机构,外汇交易大部分是通过商业银行进行的。
3.银行客户
在外汇市场中,凡是与商业银行有关系的公司或个人都是银行客户,包括进出口商、投资者、投机者以及其他外汇供求者。
银行客户在外汇市场中的地位和作用,仅次于商业银行。
4.外汇经纪
存在于中央银行、商业银行和客户之间的媒介者。
他们在外汇买卖中根据买卖双方的特点和愿望,寻找合适的交易对象,促进交易合同的达成,并赚取买卖双方的佣金,但不承担任何外汇买卖风险。
5.基金经理
从上世纪九十年代起成为外汇市场参与者,大型基金的外汇交易可影响外汇价格波动。
(三)、外汇市场的特点
外汇市场的主要特点包括以下四个方面:
1.各国的外汇市场主要利用电子交易系统、电话、经纪及电报等方式进行交易,在空间上已经联成一体;
2.外汇市场在全球范围内具有时间的连续性,可每天24小时全天候进行交易;
3.由于先进技术的运用,各地外汇市场的行情、信息可以准确快速传递,彼此的差异越来越小,并逐渐趋于一致;
4.外汇市场动荡性增加,控制汇率风险的金融产品不断出现。
(四)、外汇市场的业务种类
外汇市场的业务种类包括即期(Spot)和远期(Forward)外汇交易。
1.即期外汇交易
也叫现货市场交易,买卖双方以当天外汇市场的价格达成交易协议后,于交易日后的两个工作日内进行资金交割。
2.远期外汇交易
交易双方订立合约,在未来买进或卖出一笔特定金额、特定货币的外汇,汇率在订立合约时就确定,并按合约确定日期在未来某一天或某一时间进行交割和支付。
3.汇率
简言之,汇率(ForeignExchangeRate)是指不同货币之间的比价或交换比率,是用一种货币来表示另一种货币的价格。
(1)、汇率的标价方法
①、直接标价法
以一单位的外国货币为标准来计算等值若干单位的本国货币,例如USD/HKD=7.8210,表示1美元=7.8210港币。
目前大多数货币均采用直接标价法,如美元兑日元、美元兑港币、美元兑人民币等。
②、间接标价法
以一单位的本国货币来计算等值若干单位的外国货币,例如EUR/USD=1.3445,表示1欧元=1.3445美元。
只有欧元、英镑、澳元、新西兰元采用间接标价法,美元当然也属于间接标价法。
外汇市场上交易员的报价有买入价(Bid)和卖出价(Offer)之分,买入价低于卖出价,符合“低买高卖”原则。
外汇市场上基本都是某种货币对美元的报价,除欧元兑英镑、欧元兑日元有报价外,其他非美元货币对的报价都是根据对美元的报价套算得到的,即套汇价。
货币对中的第一种货币称为基础货币,第二种货币称为计价货币,买入价和卖出价都是就基础货币而言的,买入和卖出也都是针对基础货币进行的。
汇率涨跌的规律是,汇率数值增加表示基础货币升值,数值减少表示基础货币贬值。
(2)、影响汇率变动的因素
汇率虽然不断变动,但归根到底是由外汇供求状况决定的。
影响外汇市场供求状况的因素主要有以下几个:
①、国际收支
国际收支是影响汇率短期变化的一个非常重要的因素。
当一国的国际收支出现顺差时,该国应收货币债权大于应付货币债务,则该国货币在国际市场上的需求大于供给,其汇率将承受升值的压力。
②、利率差异
利率直接关系到借入资金的成本或者资金投资的收益。
如果两国利率出现差异,资金会从低利率国家流入高利率国家,所以一国利率上升会导致资本流入该国,对该国货币的需求量增加,促使该国货币汇率上升。
③、其他因素
其他因素还包括政治因素、市场传言、中央银行干预、美国经济数据等等。
影响汇率变动的因素很多,汇率对国际间政治、经济、甚至人的心理等细微变化都很敏感,诸多因素之间存在着相互关联、相互制约、相互抵消的关系。
三、**外汇管理制度
按照**公司《关于组织实施境内经常项目外汇资金集中管理的通知》(财资字〔2019〕90号)和《**天然****公司结汇购汇及外币兑换管理办法》(中**财字〔2019〕558号)的通知要求,**财务部于2019年11月19日下发了《关于做好境内外汇资金集中管理工作的通知》(**财字〔2019〕885号)。
通过遵循“集中范围、集中币种、集中银行”的三集中原则,**将本部及各地区公司涉及的所有外汇账户进行了集中管理。
利用**较为成熟的账户管理及资金计划管理系统,积极推进**的外汇集中管理系统。
(一)、外汇管理三集中原则
1.集中范围
集中范围是指将**所属的各级单位纳入外汇集中管理系统,主要包括以下几个方面:
(1)、**及所属企业,包括总部、分(子)公司及下属企业、控股公司;
(2)、**公司委托**管理的托管企业、矿区事业服务部及各自下属企业;
(3)、**有实际控制权的参股企业;
2.集中币种
根据**公司文件规定,目前对境内美元、英镑、欧元和港元的账户实行集中管理,该种币种账户的结汇、购汇及外币兑换业务全部通过财务公司办理,未经批准,不得在其他任何银行或金融机构办理。
3.集中银行
**所有下属成员企业可以选择**银行、工商银行、建设银行和中信银行等四家银行的分支机构开立账户参与外汇资金集中管理。
原则上,一个成员企业只选择使用一家银行,若确实需使用多家银行,应报**审批
(二)、外汇集中管理实务
**下属各成员企业在使用外汇资金集中管理的过程中,需要认真履行相关手续,具体包括以下几个方面:
1.文件签署
按照**公司要求及“境内经常项目外汇资金集中管理合作协议”的规定,**所有成员企业参与境内外汇资金集中管理,需签署《成员企业账户加入函》;外汇账户开通网上银行,需签署《网上银行授权书》,授权财务公司归集外汇资金、查询账户信息。
2.账户管理
对于各地区公司外汇账户的管理,应着重关注以下几个方面:
(1)、**集中、统一管理成员企业外汇账户,含境内外汇账户和境外外汇账户、纳入资金集中管理的外汇账户和未纳入资金集中管理的账户。
外汇账户开立、变更和撤销,均需报**审批。
(2)、成员企业在集中银行的已有外汇账户,可予以保留;在非集中银行的已有外汇账户,要尽快清理、撤销,转移到集中银行新开外汇账户。
(3)、成员企业在财务公司应有相应币种账户与在集中银行的账户相对应,用于资金上划,下拨和结汇、购汇及外币兑换。
成员企业可使用在财务公司已有的外汇账户;在财务公司尚无外汇账户或外汇账户不全的,应新开外汇账户
(4)、成员企业使用在财务公司开立的封闭结算账户进行结汇收款、购汇付款。
成员企业在财务公司尚无人民币账户的,可开设一个人民币账户用于结售汇收付款工作。
3.外汇账户资金计划管理
(1)、按照**公司统一的报表格式在每月最后一个工作日12点之前向**上报下月外汇用款计划,结汇、购汇及外币兑换计划,**审核后统一报**公司财务资产部。
(2)、计划外结汇、购汇及外币兑换需提前3个工作日向**提出申请,**审核后统一报**公司财务资产部。
(3)、成员企业由于结汇、购汇及外币兑换相应发生的人民币收支,应包含在日常的人民币年度、月、日计划中。
4.外汇集中管理日常操作
(1)、地区公司收取外汇
各地区公司应按照国家外汇管理相关规定,依托当地协办行自主办理对外收款业务:
①、企业收到协办行的收款通知后,按照国家外汇管理规定向协办行提交相关资料;
②、资金入账后,必须按照国家外汇管理规定办理相关申报、核销等手续。
(2)、资金上划
资金上划方式以自动归集为主,主动上划为辅:
①、自动归集
协办行于每个营业日**时间16:
00时,自动将企业账户内的外汇资金全额上划至财务公司主账户;
对于当日16:
00以后企业账户收入资金,次日进行归集
②、主动上划
企业也可将账户内外汇资金主动上划至主账户。
财务公司收到上划资金后,分别计入各企业在财务公司的内部账户。
(3)、资金下拨
企业对外付汇执行先申请后支付的原则
①、企业根据**公司批复的用款计划,于每日14:
00时前通过财务公司网银系统或以传真方式向财务公司提交“委托付款凭证”,申请下拨资金。
②、财务公司核准后,将资金下拨至企业指定的外汇账户。
③、对于**银行1000万美元(含)及等值外币以上的大额资金下拨,企业需提前两个工作日通知财务公司,由财务公司汇总后通知归集行。
④、对于**工商银行500万美元(含)(或100万欧元、100万英镑)以上的大额资金下拨,企业需提前一个工作日通知财务公司,由财务公司汇总后通知归集行。
(4)、企业付汇
企业应按照国家外汇管理相关规定,依托当地协办行办理对外付汇业务。
①、企业于每日15:
00之前向协办行自主办理对外付汇业务。
②、付汇后,企业按照国家外汇管理规定办理相关申报、核销等手续。
③、若企业在资金归集后(每日16:
00点之后)有临时付汇需求,财务公司可在接受企业的下拨资金申请后,通过银行系统临时下拨资金;企业需于16:
30时之前向协办行提交付汇申请及其他银行要求的资料。
第四节票据管理
一、票据的概念
票据是由出票人无条件地承诺由自己或者委托他人支付一定金额的有价证券。
票据是一种有价证券,具有一定的票面金额,而且表示对财产的所有权或债权。
票据是出票人作出的到期向持票人支付一定金额的承诺,出票人开出票据,它就必须承担到期支付票据上规定的金额的义务,只有它支付了金额才能解除其承担的义务。
票据是出票人作出的无条件的付款承诺,即出票人履行付款的义务不能有赖于某一事件的发生或者某些情况的出现或者某一行为的作出作为先决条件。
二、票据的分类
票据按照付款时间分类,可以分为即期票据和远期票据。
即期票据是指付款人见票后必须立即付款给持票人。
远期票据是付款人见票后在一定期限或特定日期付款的票据。
票据按收款人记载方式不同可以分为记名票据和不记名票据。
记名票据是指在票据上注明受款人姓名可由收款人以背书方式转让,付款人只能向收款人或其指定的人付款的票据。
不记名票据是指票面上不记载收款人姓名,可不经背书而直接以交付票据为转让,付款人可以对任何持票人付款的票据。
根据票据法的规定,票据包括为汇票、本票和支票。
汇票是出票人签发的,委托付款人在见票时或者在指定日期无条件支付确定的金额给收款人或者持票人的票据。
汇票分为银行汇票和商业汇票。
银行本票是申请人将款项交存银行,由银行签发的承诺自己在见票时无条件支付确定的金额给收款人或者持票人的票据。
支票是出票人签发的,委托办理存款业务的银行或其他金融机构,在见票时无条件支付确定的金额给收款人或者持票人的票据。
支票分为普通支票、现金支票、转账支票。
第五节电子银行
一、资金集中管理对银行服务的要求
实行资金集中管理以后,为了在满足生产经营活动对资金的需要的前提下,实现资金的高度集中和有效利用,**在总部构筑了一个资金池。
下属各级单位开设的收入账户、支出账户分别作为**用于归集收入和对外支付的口袋账户,各单位的收入必须层层通过收入账户归集到**的资金池,而各项支出所需的资金则由**资金池层层下拨到各级单位支出账户。
因此地区公司账户作为本单位的资金池的功能取消了,而仅仅成为了办理本单位资金收付结算的渠道;相反**总部不仅仅需要预留总部本身支付所需的资金,还需要为整个**的日常支出准备充足的资金及必要的余量。
地区公司账户资金池的作用取消后,资金都集中到**总部的资金池,因此实现了资金的高度集中和有效利用。
但是从另一方面来说,由于没有了地区公司日常不再保留资金余量,因此原来资金池对异常资金变动的缓冲和保护作用也消失了。
为了保证能够随时满足地区公司的需要,**总部首先必须具备对整个公司资金余额及使用情况的跟踪了解手段,以便及时预测资金的余缺,合理安排头寸;另一方面,在地区公司需要资金时,必须具备快速地将资金下拨到地区公司账户的手段。
同时为了实现资金的高效集中和有效利用,**还必须具备快速地将各收入账户资金归集到总部的资金上收能力。
可以看出,实行资金收支两条线管理以后,**对银行的服务也提出了更高的要求,主要包括以下几个方面:
(一)、提供实时的账户查询服务,以便**及时掌握地区公司资金变动情况,合理预测资金的余缺;
(二)、提供实时的资金汇划服务,一方面要方便公司的日常操作,另一方面还要保证资金的实时到账;
(三)、为公司提供收入资金的自动归集服务,根据公司的要求及时准确地将地区公司收入账户的资金归集到**总部;
(四)、尽量降低地区公司账户的资金沉淀,更好的实现资金的集中管理;
(五)、为公司提高资金安全服务,切实保证账户及资金安全。
二、电子银行的特点和作用
随着银行技术手段和服务水平的提升,近几年来国内各大银行陆续向企业开通了电子银行服务。
与传统的柜台结算服务相比,电子银行系统的优点主要表现在以下几个方面:
1.电子银行服务打破了传统银行服务在地域上的限制
电子银行的应用,使企业通过互联网或其他的专线实现了与银行内部数据的直接连接,从而摆脱了银行柜台服务在地域上的的限制,为账户的异地查询、管理提供了条件。
传统的银行服务,必须依靠银行柜台,账户的余额及收支情况信息只能依靠银行对账单实物资料,从单个的企业来说由于受单据传递的影响,数据的时效性比较差,对于**客户来说,下属单位账户资料只能来源于每月的报表数据,在格式和内容上受到很大的限制,而且根本无法及时获得**整体的资金运行情况,也就无法发挥资金集中管理的优势。
使用电子银行以后,使账户管理从根本上摆脱了账户管理在地域方面的限制,无论是**总部还是下属单位,都可以对异地的账户进行有效的查询和监控,为**客户加强账户和资金管理提供了重要的技术支撑。
2.电子银行服务突破了传统银行服务在时间上的限制
电子银行的应用在某种程度上是为企业提供了随身的服务平台,不仅实现了银行柜台服务的前移,而且彻底摆脱了银行柜台服务在结算时间上的限制。
企业可以根据自身的需要随时随地的在**账户之间调度资金,而且实现了资金的实时到账。
通过减少手工填写单据和传递,不仅减轻了财务人员的工作量,而且实现了实时的资金异地调拨和归集,为**资金集中管理提供了技术支持。
3.电子银行依靠自动化的管理手段,实现了资金的自动调拨和归集
电子银行系统充分利用自动化管理的手段,为实现资金的自动调拨和归集提供了条件。
在没有使用电子银行之前,企业对每笔资金的调拨必须提出申请,然后通过银行柜台才能实现资金的划转,在使用电子银行服务以后,企业可以根据需要针对下属单位每个账户设置不同的资金调拨和归集方式,实现资金的自动调拨和归集。
如工行电子银行在资金下拨方面提供了固定额度下拨、固定余额(最小单位)下拨、固定余额(固定额度)下拨、固定额度(固定余额)下拨等下拨方式,企业可以根据需要进行合理的设置,电子银行可以根据企业的设置自动的将资金下拨到指定的账户。
在收入归集方面,工行电子银行系统也提供了全额归集、留底资金归集、保留取整归集、取整归集等几种方式以满足不同企业的资金归集要求。
4.通过电子银行系统实现了账户信息的数字化管理,为实现银企数据的对接和转换提供了条件。
传统的银行服务,无论是银行向企业提供的账户资料或企业向银行提出的结算申请,全部依靠书面的材料。
银行数据和企业数据各成一个体系,无法实现数据的转换和贡献,不仅影响了结算速度,更是大大降低了数据的使用价值。
电子银行系统为银企双方构筑了数据传递的一个接口和平台,通过电子银行系统,企业可以随时获取账户余额及发生明细等数字化的信息资料,银行则可以根据企业发出的数字化的拨款指令及时实现资金在账户之间的相互划拨。
通过数据的转换和共享,不仅提高了结算的速度,而且实现了对数据的更深层次的分析利用,为企业资金决策提供了基础数据。
三、银行结算服务的应用
为了满足**资金集中管理的需要、加强对地区公司账户的监督,目前**已经使用了**工商银行、建设银行、农业银行等三家银行电子银行系统。
并且与上述三家银行就结算服务签订了服务协议,目前**对银行结算服务的应用主要包括以下几个方面:
1.在账户管理和查询方面,**总部针对所有地区公司在上述银行的账户,开通账户查询权限。
通过实时的查询,总部和地区公司可以随时了解账户的余额和账户收支明细。
对地区公司来说,通过使用电子银行查询功能可以及时了解账户的资金明细,一方面可以及时了解结算进度和余额,以便合理安排资金和结算,另一方面可以实时从银行获取每笔资金的收支情况,为实现每日对账,及时发现资金的异常变动,降低资金安全风险。
从**总部来说,通过电子银行的查询,可以随时监督各地区公司账户的使用情况,加强账户和资金使用管理,而且可以更加全面的了解**的资金使用和余额情况,为安排资金头寸、合理调度资金提供条件。
2.在支出账户日常拨款方面,**通过电子银行建立了总部账户与地区公司支出账户间的资金划拨渠道,使用电子银行**总部可以随时将资金划拨到地区公司支出账户,资金可实时到达,从而满足了地区公司每日资金支付需要。
目前部分地区公司也建立了本单位的电子银行体系,对下属单位账户进行快速的资金拨付渠道。
此外,为了解决地区公司支出账户资金沉淀问题,**还与工商银行签署了现金管理服务协议,由工商银行为地区公司支出账户提供账户透支服务,地区公司可以在**总部提供的透支额度内先以透支的方式对外办理结算业务,并在日终与总部进行清算,从而不仅实现了账户的零余额管理,又减轻了每日资金划拨的工作量。
由于目前透支结算还需要由银行手工完成,因此地区公司在结算还受到时间的限制,针对这一情况,工商银行正在对现有的电子银行系统进行改进,不久的将来,地区公司支出账户的透支额度控制和结算将全部通过电子银行实现,资金划拨和结算的质量将进一步提高
图4-1
3、在收入账户资金自动归集方面,**主要依托工商银行、建设银行、农业银行的电子银行系统进行资金的自动归集。
其中工商银行账户的自动归集分别由**总部和地区公司进行设置,由总部归集各地区公司的收入账户的资金,地区公司负责设置下属单位收入账户的自动归集路径和方式。
对建设银行和农业银行收入账户的归集由**统一进行设置,统一安排资金的自动归集。
通过这种设置,实现了资金从基层单位到地区公司再到**总部自下而上的资金自动定向归集,不仅减轻了手工划转的工作量,而且降低了资金安全风险。
对于部分**企业,由于资金归集的层次较多而银行自动归集的时间又有限,为了准时地实现资金的归集,部分**企业还可以委托当地工商银行,定时间资金余额全额上划到指定的账户。
图4-2
第六节账户管理
一、银行结算账户概述
银行结算账户,是指银行为存款人开立的办理资金收付结算的人民币活期存款账户。
按存款人类别不同分为单位银行结算账户和个人银行结算账户。
单位银行结算账户是指存款人以单位名称开立的银行结算账户。
单位银行结算账户按用途分为基本存款账户、一般存款账户、专用存款账户、临时存款账户。
个人银行结算账户是指个人客户凭个人有效身份证件以自然人名称开立的,用于办理资金收付结算的人民币活期存款账户。
二、**账户管理实务
(一)、**账户管理制度
1.**银行账户体系
为了配合资金集中管理的需要,**确立了收支账户分设的账户体系,并以此为基础建立了资金收支两条线的管理模式。
所谓的资金收支两条线是指实行资金流入和流出分开管理:
一是一切资金流入必须进入收入专用户,并按日上划**,由**集中、统一支配;二是一切资金流出由**根据资金计划统一下拨到地区公司支出账户,地区公司再对外支付。
其运行机制如图4-3所示:
图4-3
为了满足资金收支两条线的管理需要,实现资金在总部与地区公司账户间的快速划拨,**对地区公司的账户设置进行了规范
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