凭证管理实验报告.docx
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凭证管理实验报告.docx
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凭证管理实验报告
实验报告
开课实验室:
年月日
学院
南徐学院
班级
09428031
姓名
王锐斯
成绩
课程
名称
会计信息系统
实验项目
名称
凭证管理
指导教师
教师评语
教师签名:
年月日
一、实验原理
记账凭证是财务系统处理的起点,也是所有查询数据的最主要的一个来源。
凭证管理主要完成对记账凭证的编制、修改、汇总、审核和记账等工作。
记账凭证是登记账簿的依据,实行计算机处理账务后,电子账簿的准确性与完整性完全依赖记账凭证。
凭证编制的方法有两种:
第一种方法是用户可先用手工将记账凭证填好,然后再输入到计算机中。
第二种方法是用户不再手工填制记账凭证,而是根据原始凭证直接在计算机上编制凭证,最后由计算机打印出记账凭证。
登录人员可以编制新的记账凭证或修改自己编制的凭证,但不能修改其他人员编制的记账凭证。
凭证审核是审核员按照财会制度,对制单员录入的记账凭证进行检查核对的过程。
记账就是根据审核完毕的记账凭证,分别登记相应的账簿。
二、实验步骤及过程原始记录(数据、图表等)
1.会计期间选择
启动教学系统—财务管理子系统。
根据凭证业务的性质,如果是现金凭证以用户“出纳甲”(缩写xjcn)登录,如果是银行凭证以用户“出纳乙”(缩写yhcn)登录,如果是往来结算凭证以用户“会计甲”(缩写wljs)登录;选择账务账套(无锡市华阳摩托车有限公司)和会计期间(2004年3月)。
数据库初始化,(其他实验。
)
2.凭证编制(用xjcn登录)
进入系统后,选择〖总账〗→〖凭证管理〗→〖凭证编制〗菜单项或者在图“总账管理”中单击“凭证管理”-“凭证编制”图标,进入“凭证编制”界面,
1)单击工具栏中的“
”按钮,出现空白的凭证编辑窗口。
2)输入凭证标题部分内容:
凭证类别:
当前新增凭证的类型。
凭证类型需要在财务系统初始化时在“凭证类别设置”模块中进行定义;
凭证字号:
系统自动生成的凭证编号,用户不可编辑;
制单日期:
编制凭证的日期,焦点进入编辑框时系统自动设置为系统登录日期,可直接用键盘输入修改;
附件张数:
该凭证所附的原始单据张数,可以通过键盘或者调节编辑框右边的“
”进行输入,系统默认附件张数为0;
3)输入会计分录内容:
摘要:
凭证分录的简要说明。
首行分录应输入摘要内容;其他行次的分录摘要如果相同可以不必再次输入,在光标跳到该行摘要时,系统自动会将上一行分录的摘要填到当前分录的摘要栏中;也可以双击摘要栏,从弹出的“摘要输入”窗口中选择需要的摘要;
科目代码:
分录入账的科目代码。
如果熟悉科目编号,可直接输入;如果不熟悉,可双击科目代码栏,在弹出的“会计科目”辅助输入窗口选择输入
在录入科目代码时,必须录入最明细级科目的编号;若设置了核算账户,必须录入相应的代码(部门、人员、客户、工程)。
如果输入科目编号非最明细级科目的编号,在焦点离开科目代码栏时会自动提示,且不允许进入下一栏目的操作,直到操作员修改正确为止。
借方金额:
该凭证分录的借方发生额;
贷方金额:
该凭证分录的贷方发生额;
合计:
会计分录借/贷方合计额,分大小写两种。
如果借/贷方合计金额相同,在分录数据末尾的左半部显示合计数的大写金额,在右半部借/贷方金额下方显示借/贷方合计数字;如果借/贷方合计数不同,合计(大写)将不会出现,保存时系统会弹出“借贷方金额必须相等”错误提示窗口。
系统默认的会计分录为两条,如果两条分录不能满足需要,例如月末费用的结转、成本的结转等,需要增加多条会计分录。
其处理方法为:
在会计分录编辑区内,右击鼠标从弹出的快捷菜单中选择〖增加记录〗,会增加一条会计分录。
系统对凭证中会计分录的条数并不限制,只是在打印时分多张打印而已。
选择一条分录,然后在右键快捷菜单中选择〖删除记录〗,可以删除该分录。
4)输入辅助核算内容:
本账务系统提供了辅助核算的功能,因此在录入凭证的分录是根据每一个分录所选择的科目,还应将有关辅助核算的信息也一并录入到计算机中,这样才能生成相应的辅助核算的明细账簿。
票据号:
银行票据的编号后四位。
例如:
转账支票的号码,可以直接在编辑框中输入票据编号。
如果一个科目在设置时选择了“数量”账户,则需录入数量、单价、计量单位,为编制数量金额明细账提供数据,否则这三个辅助项目呈不可编辑状态。
5)凭证内容输入完成后,点击工具栏中的“
”按钮,如果凭证内容正确,系统将保存该张凭证,否则系统会弹出相应的错误提示窗口。
在录入过程中,如果需要放弃当前编制的凭证,单击工具栏中的“
”按钮即可。
3.修改凭证
凭证编制操作同新增凭证,但需要注意的是:
1)操作人员只能修改自己编制的凭证;
2)已审核的凭证不可修改。
此种情况下可通过编制红字凭证(金额为负数的凭证)进行冲销后重新编制。
4.凭证审核
编制的凭证必须经过授权人员审核后方可入账。
一般审核的内容包括凭证的合法性、合理性、正确性和完整性等,它是手工环境下内部牵制的重要手段。
实行电算化后,通常一个操作人员对同一张凭证不应同时具有制单权限与审核权限,以保证会计岗位间的互相监督、控制作用。
1)退出财务系统,以用户“会计丙”(缩写jh)重新登录,选择账套(无锡市华阳摩托车有限公司)及账务会计期间(2004年2月份);
2)选择〖总账〗→〖凭证管理〗→〖凭证审核〗菜单项或者在图“总账管理”中单击“凭证管理”-“凭证审核”图标,出现“凭证审核”界面,
凭证审核列表中可以看到当前会计期间内所有凭证的简要信息,选择一张凭证,如果该凭证有现金备查的记录,下面的窗口就会显示包含的现金备查记录信息。
3)确定凭证审核范围
一般情况下,财务部门各岗位的操作权限是互相监督、牵制的,一个操作人员不可能对所有凭证都具备审核权,因此,系统提供了凭证搜索过滤功能,以方便进行凭证定位、审核。
凭证审核窗口主要包括以下内容:
全部:
选择后显示所有的记账凭证,包括当前审核人员能够审核与不能审核的;
已审:
选择后显示已审核的凭证;
未审:
选择后显示未审核的凭证;
制单:
选择后显示某一个制单人编制的凭证;
凭证类别:
选择后显示一个凭证类别的凭证;
凭证编号:
选择凭证号范围,如0001~0010号。
参数设置完成后,点击【过滤】按钮,系统会根据选择条件显示凭证信息列表。
4)审核一张凭证
在凭证信息列表中双击某条凭证记录,就会进入凭证审核状态,如果该操作人员没有审核该凭证的权限时,系统会给出提示。
审核凭证操作屏幕与记账凭证编制操作显示的画面基本类似,增加了“
”和“
”按钮,见下图。
图2-4凭证审核工具栏
用鼠标按下“
”,这时系统将当前的操作人员(审核人员)作为审核人登记到记账凭证中去。
5)批量审核凭证
确定需要审核的范围,如“凭证类别”、“制单”、“凭证编号”,单击【过滤】按钮,此时【批量审核】按钮变亮,点击【批量审核】按钮,弹出一张凭证,审核完后系统就会自动跳到下一张未经审核的记账凭证,可以继续审核下一张凭证。
如果选择范围内的所有凭证已审核完,系统会提示“没有可以审核的凭证”,表示此次审核完毕。
6)撤销审核凭证
当凭证已经通过审核但还没有记账时,可以撤销审核,表示该凭证返回未审核状态;在一张已经审核但没有记账的凭证中,鼠标单击“
”,会弹出一个“提示”窗口,询问是否真的要撤销审核,只有当按下【是】按钮时,才将该凭证恢复到未审核状态,此时这个凭证又可以进行修改了。
只有经过审核的凭证才能记账,凭证一旦记过账,就不能再进行取消凭证审核操作。
5.凭证查阅
凭证输入后,可通过凭证查询来查看原有的凭证。
对查询出的凭证,不可进行修改、删除等操作。
凭证查阅的方式主要有三种:
列表方式、翻页方式、登记簿方式。
1)设定凭证查阅条件
保持用户“会计丙”登录状态,选择〖总账〗→〖凭证管理〗→〖凭证查阅〗菜单项或者在图“总账管理”中单击“凭证管理”-“凭证查阅”图标,进入“凭证查询”条件设置界面,见下图。
会计月份:
确定查询凭证所在的月份。
在编辑下拉框中将显示所有用户处理过的会计期间,可以通过鼠标或者“↑”、“↓”选择输入;
凭证类别:
确定查询哪一类的凭证。
所有可选的凭证类别都在“凭证类别设置”模块定义。
在编辑下拉框中将显示所有凭证类别的编号与名称,通过鼠标或“↑”、“↓”选择输入;
凭证编号:
指定凭证的查阅范围,如0001至0050号凭证;
日期:
查询某个会计期间中某一时间段内编制的凭证。
在选择了“会计月份”后,在“日期”编辑框中输入当前会计月份内某一时间段,如2004.02.01至2004.02.10;
金额:
查询会计分录的借/贷方发生额在一定金额范围内的凭证,如1.00至1000.00;
科目代码:
查询包含某些科目的凭证,在科目代码编辑框中直接输入科目代码的编号;
制单:
查询某个操作员编制的凭证。
在“制单”编辑框中直接输入制单人姓名。
以上查询条件可以单独使用,也可以组合使用。
输入完凭证查询的条件,用鼠标单击【确定】按钮,系统会自动把符合查询条件的凭证显示出来,显示方式由选择凭证的浏览方式决定;
2)以列表方式进行浏览
下图2-7所示是以列表方式显示凭证查询结果:
在该窗口中可以看到凭证的简要信息,用鼠标在凭证信息上双击,便会弹出该条信息的凭证界面(和凭证编制界面基本类似),供详细查看。
3)以翻页方式进行浏览
翻页方式与凭证编制界面基本类似,它是以当前显示的凭证为基点,通过导航工具栏向前或向后查看满足条件的凭证。
4)以登记簿方式进行浏览
登记簿方式与凭证查询列表类似,不同之处在于登记簿方式下一张凭证只显示一行记录,而列表方式下一张凭证有几个分录就显示几行记录。
6.凭证汇总
凭证编制打印完成后,需要装订成册。
在每一本记账凭证前一般都会附上一张凭证汇总表。
凭证汇总功能主要用于生成并输出这张汇总表。
保持用户“会计丙”登录状态,选择〖总账〗→〖凭证管理〗→〖凭证汇总〗菜单项或者在图“总账管理”中单击“凭证管理”-“凭证汇总”图标,屏幕显示凭证汇总范围选择画面,如下图。
1)定义凭证汇总范围
在进行凭证汇总操作时,首先要定义凭证汇总范围。
凭证汇总范围主要包括以下内容:
月份:
选择凭证汇总处理的月份。
在编辑下拉框中将显示所有用户处理过的会计期间,可以通过鼠标或者”↑”、“↓”选择输入;
凭证类别:
确定汇总哪一类的凭证。
所有可选的凭证类别都在“凭证类别设置”模块定义。
在编辑框下面将显示所有凭证类别的编号与名称,通过鼠标或”↑”、“↓”选择输入;
科目代码:
选择需要汇总的科目。
可以在编辑框中直接输入会计科目的代码,也可以单击右边的【*】按钮,从弹出的会计科目辅助录入窗口中选择科目。
如果没有选定科目,系统将默认全部科目的汇总;
凭证编号:
指定凭证的汇总范围,如0001至0050号凭证;
日期:
汇总某个会计期间中某一时间段内编制的凭证。
在选择了“会计月份”后,在“日期”编辑框中输入当前会计月份内某一时间段,如2004.02.01至2004.02.10。
汇总条件设置完成以后,单击【确定】按钮,系统根据定义条件汇总凭证。
如不定义汇总条件,系统默认对当前月份的所有凭证进行汇总。
2)凭证汇总操作
系统根据“凭证范围”定义的内容对凭证进行汇总,
凭证汇总表(科目汇总表)只显示有发生额的会计科目,没有发生额的会计科目不显示。
系统默认产生的凭证汇总表是一份明细汇总表,包括会计科目的明细汇总,如果要看一级会计科目汇总表,则选中图中左下角的“仅查阅一级科目”项即可。
此时按【打印】按钮,就可打印出凭证汇总表。
如要重新汇总,单击【重选】按钮,系统返回“凭证汇总”操作界面,对汇总凭证范围进行重新定义并生成凭证汇总表。
7.记账
记账就是将审核签字的凭证登记到账簿中的数据处理过程。
凭证记账可以一天记一次账,一天记数次账,也可以多天记一次账。
为了处理方便,一般采用多天一次记账,即批量记账。
当大量凭证需要记账时,可以一次将所有符合记账条件(凭证正确无误并且已经审核)的凭证全部登记到账簿中。
1)退出财务系统,然后以用户“会计丁”(缩写jz)重新登录,选择账务账套(无锡市华阳摩托车有限公司)及会计期间(2004年2月份)。
选择〖总账〗→〖凭证管理〗→〖记账〗菜单项或者在图“总账管理”中单击“凭证管理”-“记账”图标,进入记账处理操作界面;
2)在凭证状态列表中,显示已编制、已审核、可记账的凭证张数,如果没有可记账的凭证,【记账】按钮不可用;
3)在记账之前,必须先进行凭证检验操作,如果有不合法的凭证将不能进行后续记账操作。
点击【凭证检验】按钮即可进行凭证检验操作,如果凭证正确无误后,【记账】按钮自动转化为可用状态;
4)单击【记账】按钮,系统显示记账处理进度,当进度条显示100%时,完成记账处理;
5)单击【退出】按钮,返回主菜单。
注意:
记账过程中,不得强行中断退出。
三、拓展实验内容及步骤
1.凭证编制
进入系统后,选择〖总账〗→〖凭证管理〗→〖凭证编制〗菜单项或者在图“总账管理”中单击“凭证管理”-“凭证编制”图标,进入“凭证编制”界面,
2.凭证审核
1)退出财务系统,以用户“会计丙”(缩写jh)重新登录,选择账套(无锡市华阳摩托车有限公司)及账务会计期间(2004年3月份);
2)选择〖总账〗→〖凭证管理〗→〖凭证审核〗菜单项或者在图“总账管理”中单击“凭证管理”-“凭证审核”图标,出现“凭证审核”界面
1)设定凭证查阅条件
保持用户“会计丙”登录状态,选择〖总账〗→〖凭证管理〗→〖凭证查阅〗菜单项或者在图“总账管理”中单击“凭证管理”-“凭证查阅”图标,进入“凭证查询”条件设置界面,
输入完凭证查询的条件,用鼠标单击【确定】按钮,系统会自动把符合查询条件的凭证显示出来,显示方式由选择凭证的浏览方式决定;
2)以列表方式进行浏览
6.凭证汇总
凭证编制打印完成后,需要装订成册。
在每一本记账凭证前一般都会附上一张凭证汇总表。
凭证汇总功能主要用于生成并输出这张汇总表。
保持用户“会计丙”登录状态,选择〖总账〗→〖凭证管理〗→〖凭证汇总〗菜单项或者在图“总账管理”中单击“凭证管理”-“凭证汇总”图标,屏幕显示凭证汇总范围选择画面,
汇总条件设置完成以后,单击【确定】按钮,系统根据定义条件汇总凭证。
如不定义汇总条件,系统默认对当前月份的所有凭证进行汇总。
2)凭证汇总操作。
1)退出财务系统,然后以用户“会计丁”(缩写jz)重新登录,选择账务账套(无锡市华阳摩托车有限公司)及会计期间(2004年2月份)。
选择〖总账〗→〖凭证管理〗→〖记账〗菜单项或者在图“总账管理”中单击“凭证管理”-“记账”图标,进入记账处理操作界面;
2)在凭证状态列表中,显示已编制、已审核、可记账的凭证张数,如果没有可记账的凭证,【记账】按钮不可用;
3)在记账之前,必须先进行凭证检验操作,如果有不合法的凭证将不能进行后续记账操作。
点击【凭证检验】按钮即可进行凭证检验操作,如果凭证正确无误后,【记账】按钮自动转化为可用状态;
4)单击【记账】按钮,系统显示记账处理进度,当进度条显示100%时,完成记账处理;
5)单击【退出】按钮,返回主菜单。
四,实验结果分析及建议
本实验按实验书上顺利进行,加深了我对记账凭证基础知识的了解。
让我对会计信息系统有了进一步的了解。
五、小组成员分工说明
本实验由一个人单独完成,按实验指导书的要求,一个角色的操作完成以后退出,然后换一个角色重新登录,实验资料可适当减少,使学生掌握凭证编制及审核的全过程;
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- 凭证 管理 实验 报告