建筑企业合同管理制度.docx

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建筑企业合同管理制度

福建荣工建设有限公司

企

业

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第一章总则

第一条为依法维护公司的合法权益、规范合同管理、加强风险防范，保证依法签订、履行、变更和解除合同，最终保障经营活动的顺利进行，依据《中华人民共和国民法通则》及《中华人民共和国合同法》等有关法律、法规规定，结合我公司实际情况，特制订本制度。

第二条本制度所称合同是指本公司在生产经营过程中与法人、自然人或其他经济组织之间发生的所有书面合同。

第三条合同管理应遵循以下原则：

依法签订合同，保证合同的合法性。

切实履行合同，提高合同的履约率。

及时处理合同纠纷，维护公司合法权益。

第四条公司加强合同管理，指定部门、落实人员专（兼）职负责合同管理工作，建立健全合同管理台帐，完善合同管理制度,提高合同管理水平。

第二章合同管理部门及职责

第五条公司对合同实行综合归口、分类专项管理。

办公室是公司合同管理的综合归口部门。

办公室可以提名专职或兼职合同管理人员（以下称合同管理员）并经公司领导批准任命。

根据业务发展需要，公司可以成立合同管理小组。

第六条办公室作为公司合同管理的综合归口部门主要职责是：

（一）宣传、贯彻执行国家有关合同及合同管理的法律法规和规章;

（二）承担直接管理的有关业务工作；

（三）审查合同，防止不完善或不合法的合同出现；

（四）统一管理本公司合同专用章;

（五）制定本公司合同管理实施办法,完善合同管理制度;

（六）监督、检查有关部门签订、履行合同的情况，并定期向公司领导汇报；

（七）建立合同管理台帐,将正式合同文本准确归档;并及时按要求向上级合同管理部门报送有关台帐和报表等资料;

（八）参与合同纠纷的调解、仲裁或诉讼活动。

第七条合同管理员职责：

（一）协助合同承办人员依法签订合同，参加重大合同的谈判、起草与签订；

（二）审查合同，防止不完善或不合法的合同出现；

（三）检查合同履行情况，协助合同承办人员处理合同履行中出现的问题和纠纷；

（四）会同合同承办人员办理有关合同文书，并负责建立合同档案；

（五）制止不符合法律、法规规定的合同行为，并及时向合同管理部门和公司领导报告；

（六）依法参加对合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼；

（七）建立合同台帐及统计报表，包括：

1、合同签订履行情况台帐；

2、合同变更解除台帐；

3、违约合同登记台帐；

4、合同履行情况进度表；

5、合同签订情况进度表；

第八条合同承办人员职责

（一）对需要签订合同的项目或经济活动进行可行性调查研究，重点调查考证对方当事人的签约资格和履约能力等；

（二）提请公司合同管理部门审查其经办的合同，检查所签订合同的履行情况，及时向合同管理人员通报合同在履行过程中发生的问题，并同时提出解决问题的意见和建议，必要时也可以直接向公司领导汇报；对所承办的合同负有监督履行责任;

（三）对已签订的合同出现不履行、不能履行和不完全履行情况时,应及时向本公司合同管理部门报告,并会同有关业务部门研究提出解决问题的方法、建议,同时向领导汇报;

（四）依法参加对合同纠纷的协商、调解、仲裁或诉讼;

（五）保管好合同及与签订、履行、变更、解除合同等有关的文件和资料,及时交合同管理机构归档。

第九条公司合同管理部门负责人、专职或兼职的合同管理员、合同承办人员经公司领导审查批准后,人员组成名单应向上级合同管理部门备案。

第三章委托授权管理制度

第十条法人委托制度

法人委托人的主要职责是：

（一）在授权范围内负责谈判、签订合同，既不能违章越权，也不能消极推诿；

（二）对所签订合同的合法性、完整性和可行性负责；

（三）对须报请上级领导审批的合同，办理申报手续，提出本人意见并对本人意见负责；

（四）对所签合同的全面履行具体负责，履行中发现问题应立即上报、并积极想办法解决，对发生的合同纠纷负责处理好或协助有关部门处理好；

（五）负责保管好本人所签合同的一切资料；合同履行完毕后应立即将资料上交归档。

第十一条被授予“法人委托书”者的条件

（一）必须是本公司生产经营活动中确需签订合同，并具有工作经验的有关人员。

（二）必须经过《中华人民共和国合同法》培训，考试合格，并经工作业绩审查合格者。

（三）能够遵纪守法，执行好国家各项法令、法规和本企业的规章制度。

第十二条“法人委托书”的申请程序

（一）凡申请持证者，先由申请部门向信用（合同）管理机构提出申请，填写“参加《合同法》培训人员登记表”。

（二）由信用（合同）管理机构统一组织申请持证者参加工商行政管理部门举办的《合同法》培训班，并参加考试。

（三）考试合格后，申请部门按信用（合同）管理机构要求填写“法人委托书申请审批表”，并对其工作业绩进行考核审查，再经公司人事部门和信用（合同）管理机构审核后报公司法定代表人批准，签章颁发授权证书。

第十三条“法人委托书”的管理

（一）信用（合同）管理机构负责“法人委托书”的申请审核、证件办理，变更、注销登记、遗失声明和监督检查等管理工作，并为公司归口管理部门。

（二）本公司颁发的签订合同的“法人委托书”，采用由省工商行政管理局统一印制的“法人委托书”文本，在有效期限内可连续使用，但有效期限最长不得超过两年。

（三）凡不持有“法人委托书”因特殊情况需对外签约者，由所在部门向信用（合同）管理机构提出申请，经法定代表人批准，由信用（合同）管理机构具体办理一事一委托的临时“法人委托证明”事宜；未取得“法人委托书”及“法人委托证明”的其他人员一律不得对外签订合同。

（四）凡持有“法人委托书”对外签订合同者，必须严格遵守本公司制定的信用（合同）管理规定和相关的配套制度，做好合同台帐记录，以备考查。

（五）凡发生下列情况之一者，必须办理变更或核准注销手续：

1、“法人委托书”授权内容变更；

2、证件有效期届满，不再续展；

3、持证人因工作变动，不再对外签约；

4、持证人因调离本公司、退休或死亡；

5、持证人因违反本公司管理制度，情节严重需撤消“持证人”资格；

6、持证人擅自涂改授权内容、转借和弄虚作假撤消“持证人”资格。

7、经颁发的“法人委托书”如有遗失，持证人应书面向本部门领导报告，并将本部门批示意见送信用（合同）管理机构，由信用（合同）管理机构向法定代表人或信用（合同）管理领导小组报告后，根据情况酌情处理。

8、凡核准注销人员的“法人委托书”证件，由所在部门负责收回交信用（合同）管理机构统一处理。

第十四条责任

（一）各部门应加强对持证人的教育和管理，凡发现严重违反本公司有关制度规定签约或利用证件进行违法活动，以及失职、渎职等给公司带来重大损失者，应依法追究责任，同时注销证件。

（二）持证人必须严格按授权范围和授权权限在有效期内签订合同，如因超越授权范围和授权权限发生的纠纷，其经济及法律责任由持证人承担。

第四章合同印章和合同文本管理制度

第十五条合同专用章制度。

公司及下属企业对外签订合同所加盖的印章，除各企业的公章外，一律使用公司统一编号的合同专用章，其他印章一律不准代替使用。

否则，财务部门有权拒绝办理结算手续，由此所引起的责任由有关人员承担，还可以予以处罚。

第十六条合同专用章由有关公司统一刻制、编号和颁发；严禁任何人私自刻制、使用。

第十七条合同专用章应严格按照授权的范围使用，不准混用、代用或借用。

第十八条合同专用章应妥善保管，若有遗失，除立即登报声明作废外，还要追究有关人员的经济责任和行政责任。

第十九条签订合同，应当加盖单位的合同专用章。

严禁在空白合同文本上加盖合同专用章。

（一）各有关部门的合同专用章由信用（合同）管理机构统一归口管理。

信用（合同）管理机构负责申请报告的审批、合同专用章的登记、留样、发放和监督检查等管理工作。

（二）合同专用章的刻制由信用（合同）管理机构负责。

任何部门不得擅自刻制合同专用章，凡需刻制合同专用章的部门，必须由申请部门提出书面申请报告，并由主管领导审批签字，同时按工作的实际需要和用途提供合同专用章刻制的数量、要求和样章草图，交信用（合同）管理机构审查后统一办理。

（三）凡持有合同专用章的部门，应做到合法使用、专人保管。

如遇工作需要，需携带外出，应事先办理借用手续，用后立即归还。

（四）合同专用章不得代用，混用。

（五）凡遇合同专用章遗失，应立即向本部门领导报告，并将本部门批示意见送信用（合同）管理机构备案，在当地市级报纸上刊登遗失声明，办理相关证明材料。

（六）凡遇合同专用章变更，需重新刻制，其申请程序与手续与新申请相同，原合同专用章交还信用（合同）管理机构统一处理。

第二十条合同文本管理制度

（一）合同文本的管理，应做到规范化、科学化、统一化。

（二）建立合同文本。

每一份合同都必须有一个编号，不得重复或遗漏。

每一份合同包括合同正本、副本及附件，合同文本的签收记录，合同分批履行的情况记录，变更、解除合同的协议（包括文书、电传等），均应妥善保管。

（三）合同档案还应当包括：

合同台帐；合同文本；合同专用章使用登记；授权委托登记；合同学习、培训情况；帮扶情况记录；重合同守信用情况记录；合同纠纷卷宗材料等。

（四）合同档案可实行微机管理，但必须具有机读和文字记载相结合。

（五）合同档案应装订成册，实行一份一档，由专人管理备查。

（六）查阅合同档案需经过批准并进行登记。

第二十一条合同管理奖惩制度

（一）凡在合同签订、审查、履行以及合同规范化管理制度工作中做出下列成绩之一的，对有关部门和人员给予表扬和奖励：

1、在订立、审查、履行合同过程中，工作认真负责，为本单位争取较大效益、避免或挽回经济损失的；

2、在合同管理工作中做出成绩，被有关部门评为先进的；

3、在合同管理工作中，提出合理化建议，为本企业增加较大效益，节约较大资金、避免或挽回经济损失的；

4、追讨欠款、索赔成功。

在合同的仲裁、诉讼中由于自身的工作获得胜诉的；

5、勇于检举、揭发他人利用合同行贿受贿、牟取私利等违法行为的。

（二）凡具有下列情况之一的部门和人员，视其情节轻重给予行政处分，经济赔偿直至追究刑事责任：

1、盲目签订合同，造成损失的；

2、XX、擅自签订、变更或解除合同造成损失的；

3、工作不负责任，不按合同规定履行义务，进行验收、查询、反馈信息，导致企业丧失抗辩权、撤消权、代位权、胜诉权的；

4、工作不负责任，对方违约不汇报、不追究、暗中向对方提供内情，收受贿赂，给本公司造成损失的；

5、有缔约过失责任的；订立无效合同的；因重大误解和恶意串通而订立合同损害国家和集体利益的；严重不负责任被欺诈的。

第五章合同的签订和履行

第二十二条签订合同应当遵守国家法律法规，符合产业政策，遵循平等自愿、诚实信用、协商一致、互利有偿的原则。

第二十三条公司签订合同应当使用合同专用章。

合同专用章实行专人管理、用印审批制度。

公司对外签订合同应由法定代表人或其委托授权的代理人进行。

禁止无权代理，委托代理人签订合同的,必须由法定代表人签发“法人授权委托书”,委托书中应明确委托代理的权限和期限等重要内容，同时加盖本公司合同专用公章和法人代表私章生效。

委托代理人代表公司签订合同,必须在授权范围及有效期限内行使代理权,禁止滥用代理权、超越代理权。

第二十四条合同签订前,合同承办人员要切实了解对方当事人是否符合签订合同主体资格,资信状况是否良好,并验证对方相关有效证件。

签订重大经济合同前,合同承办人员应组织公司领导和有关部门对合同草案进行评审。

各部门对涉及各自业务范围内相关合同条款的合法性、可行性和履约能力做出明确判断,各有关部门应对合同的主体、内容、形式是否合法、条款的完备性等提出书面意见并对此负责。

第二十五条签订合同，除小额且能够及时清结的外，应当采用国家标准合同文本或公司统一制订的合同文本形式。

第二十六条签订合同需要担保时，应当签订书面担保协议。

担保人必须是能够承担经济责任、具备法人资格的经济实体；对方以财产进行抵押的，抵押物必须是抵押人的合法财产，并提供其产权证明，按规定办理相关手续。

未经公司董事会决议通过，公司不对外提供合同担保。

第二十七条依法应当公证、签证的合同，应及时到有关部门办理相关法律手续。

第二十八条依法签订的合同，合同正本我方不少于两份，一份由合同公司合同管理部门归档，一份交上级合同管理部门存档。

第二十九条合同管理人员对已生效的合同，要及时建立本公司的合同管理台帐及各类报表，实行分类管理，并于每年年底将合同管理台帐及各类报表报送上级合同管理部门备案。

与合同有关的文书（含图纸、往来信函、电报、电传、报告、批示等）应当附在合同卷内存档,合同履行终止后，统一存档保管。

第三十条合同生效后，应当全面履行，如合同不能履行，应当采取补救措施，减少损失。

遇有不可抗力等影响合同履行时，应当及时以书面形式通知对方，并注意保存有关证据。

发现对方不履行或不完全履行合同时，合同承办人员除催促对方继续履行外，应立即将对方不履行或不完全履行合同的情况及时报告主管领导和合同管理部门。

第六章合同的评审与批准制度

第三十一条合同正式签订前，必须按规定上报领导审查批准后，方能正式签订。

第三十二条合同评审的要点是：

（一）合同的合法性。

包括：

当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力；合同内容是否符合国家法律、政策和本《制度》规定；权利、义务是否平等；订约程序是否符合法律规定。

（二）合同的严密性。

包括：

合同应具备的条款是否齐全；当事人双方的权利、义务是否具体、明确；文字表述是否确切无误。

（三）合同的真实性。

包括对方履行合同的意愿是否诚恳，意思表示是否真实、一致。

（四）合同的可行性。

包括：

当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件；预计取得的经济效益和可能承担的风险；合同非正常履行时可能受到的经济损失。

第三十三条根据法律规定或实际需要，合同还应当或可以呈报上级主管机关批准、备案。

第三十四条合同的审批程序如下：

（一）申报。

各企业的法人委托人在授权范围内对外签订合同，应事先填写“合同签订申报表”（一式二份），报本公司的领导审查批准。

（凡先经领导口头同意签约的，签约后需补办手续）。

需报总经理、董事长审批的，应由该企业领导签署意见，随合同初稿及有关资料、附件等，一并上报。

（二）审核。

对送审的合同，应按本《制度》规定的审批权限，由主管人员或有关人员认真审阅，必要时可进行调查研究，最后作出：

批准、不批准；通知申报单位补报材料或进一步谈判（应提出谈判的具体要求和注意事项）。

主管人员在“申报表”上批写意见后，“申报表”一份及合同初稿留底，另一份“申报表”连同其他材料发还申报单位，由承办人按批准的意见办理。

上述审批程序一般为1至2天，特殊情况，经批准或授权的可不受审批程序的约束。

第七章合同的变更和解除

第三十五条当事人可依法变更合同。

公司发生需要变更合同的情况时，应当书面通知对方，并说明理由。

公司在接到对方要求变更合同的通知时，应当立即审查对方的理由是否正当，如果符合变更条件，同意变更的，应当签订变更协议。

因变更造成经济损失的，应当及时向对方提出索赔。

第三十六条当事人可以依法解除合同。

发生需要解除合同的情况时，应当书面通知对方，并说明理由。

在接到对方解除合同的通知时，应当立即审查解除合同的理由是否正当，如果因解除合同而损害了自身利益，应当及时向对方提出书面索赔请求。

第八章合同纠纷的处理

第三十七条对外签订的合同在发生经济纠纷时，首先要协商解决，形成书面协议，并加盖双方单位公章后执行，如协商不成，应完整保存协商时的各种资料，报告公司领导研究决策，采取必要措施。

第三十八条需要向仲裁机构或人民法院递交仲裁申请书、起诉书或答辩书的，公司合同管理部门应将法律文书报送上级合同管理部门审阅，并经法定代表人审定同意。

第九章合同的监督检查

第三十九条合同监督检查是合同管理的重要内容之一。

合同管理人员应会同合同承办人员组织有关部门定期（每半年）检查合同的执行情况，发现问题，及时报告，同时提出处理意见，并注意保存书面记录和证据，尽量减少或避免损失。

公司根据工作发展需要,可以成立合同监督检查小组。

第四十条合同监督检查的主要内容有：

（一）合同管理台帐及报表建立情况；

（二）合同的签订和履行情况；

（三）合同纠纷的处理情况；

（四）合同管理人员的教育培训情况；

（五）对于在签订、履行和管理经济合同工作中，因违反合同管理制度，造成重大经济损失的人员的责任追究情况。

第四十一条合同管理部门履行监督检查职责时，相关人应当如实提供与检查事项有关的文件、资料，并对有关检查事项涉及的问题做出解释和说明。

第四十二条检查小组或者检查人员应在检查结束后十五天内向受检部门送达检查意见书。

检查意见书要标明检查人员姓名和职务，提出被检部门合同管理的基本做法、存在问题及对加强合同管理的意见等。

第四十三条合同管理部门根据检查情况，可以向被检部门提出如下意见：

（一）对于未按规定执行合同管理制度，或者落实制度有重大漏洞的，责令限期改正；

（二）对于在签订、履行合同中，因违反合同管理制度，造成重大经济损失的部门或者个人，建议追究其相关法律责任；

（三）对于在合同管理工作中成绩显著，为企业避免或者挽回经济损失的部门和个人，建议按有关规定给予表彰或奖励。

第四十四条被检部门应当自收到检查意见书之日起日内将落实情况书面报告合同管理部门。

第十章客户信用档案管理制度

第四十五条档案资料内容

下列资料可以作为合同档案：

谈判记录、可行性研究报告和报审及批准文件；

对方当事人的法人营业执照、营业执照、事业法人执照的副本复印件；

对方当事人履约能力证明资料复印件；

对方当事人的法定代表人或合同承办人的职务资格证明、个人身份证明、介绍信、授权委托书的原件或复印件；

我方当事人的法定代表人的授权委托书的原件和复印件；

对方当事人的担保人的担保能力和主体资格证明资料的复印件；

双方签订或履行合同的往来电报、电传、信函、电话记录等书面材料和视听材料；

登记、见证、鉴证、公证等文书资料；

合同正本、副本及变更、解除合同的书面协议；

标的验收记录；

交接、收付标的、款项的原始凭证复印件。

第四十六条合同资料归档、统计与管理

（一）本项目部所有合同都必须统一编号，由办公室妥善保管。

（二）合同承办人办理完毕签订、变更、履行及解除合同的各项手续后十日内，应将合同档案资料移交办公室。

第十一章客户授信与年审评价制度

第四十七条信用（合同）管理机构加强与各业务部门的联系沟通，及时掌握客户的信用信息，对客户实行分级管理，将客户的信用等级分为A、B、C、D四级，分别制订不同信用等级所对应的信用额度、信用期限、信用折扣。

第四十八条信用（合同）管理机构负责建立每位客户包括名称、住所、法定代表人、注册资金、电话、信用标准（对客户资信情况进行要求的最低标准）、信用等级内容的表单，并及时进行动态更新。

第四十九条信用（合同）管理机构负责制定客户信用申请表、客户调查表、客户信用审批表、回复客户的标准信函等表格；受理客户信用申请；采用对客户进行走访、调查、向有关部门收集客户资信状况资料等方式掌握客户信息，填写客户调查表，对客户进行信用评级，报主管副总审批后，确定信用等级，并及时回复客户。

第五十条对客户实行跟踪管理，补充客户信用信息，每年末对客户的信用状况进行汇总分析，形成书面的年审评价报告，并根据年审报告及时调整客户信用等级与授信额度。

第五十一条对延迟付清款物的客户，视情节轻重给予信用等级的降级处理；对恶意拖欠款物的客户授信额度为0，要求采用即时清结的方式或列入黑名单，拒绝业务往来。

第五十二条各业务人员应及时收集客户信息并向信用（合同）管理机构反馈；信用（合同）管理机构应定期将客户信用状况评价结果反馈公司各相关部门。

第十二章客户信用档案建立与管理制度

第五十三条建立完整的合同档案。

档案资料包括以下内容：

1、谈判记录、可行性研究报告和报审及批准文件；

2、对方当事人的法人营业执照、营业执照、事业法人执照的副本复印件；

3、对方当事人履约能力证明资料复印件；

4、对方当事人的法定代表人或合同承办人的职务资格证明、个人身份证明、介绍信、授权委托书的原件或复印件；

5、我方当事人的法定代表人的授权委托书的原件和复印件；

6、对方当事人的担保人的担保能力和主体资格证明资料的复印件；

7、双方签订或履行合同的往来电报、电传、信函、电话记录等书面材料和视听材料；

8、登记、见证、鉴证、公证等文书资料；

9、合同正本、副本及变更、解除合同的书面协议；

10、标的验收记录；

11、交接、收付标的、款项的原始凭证复印件。

第五十四条公司所有合同都必须按部门编号。

信用（合同）管理员负责建立和保存合同管理台帐。

第五十五条合同承办人办理完毕签订、变更、履行及解除合同的各项手续后一个月内，应将合同档案资料移交信用（合同）管理员。

信用（合同）管理员对合同档案资料核实后一个月内移交档案室归档。

第五十六条各公司及部门应于每年的一月十日和七月十日前将本公司管辖范围内上年度和本年度上半年的合同统计报表报送集团公司信用（合同）管理机构。

各公司及部门应于每年的一月十日前将管辖范围内上一年度信用（合同）管理情况分析报告报送集团公司信用（合同）管理机构。

第五十七条建立完整的客户信用资料，包括客户信用申请表、客户调查表、客户信用审批表、回复客户的标准函、客户信用表单、授信资料、年审评价报告等，并附客户概况、付款习惯、财务状况、商账追讨记录、往来银行、经营状况等调查原始资料。

第五十八条客户信用档案的查阅需填写查阅申请单标明查阅人、查阅客户名称、查阅用途，由档案管理员填写借阅时间、归还日期。

信用档案的缺失以及涉及商业秘密内容的泄漏要追究相关当事人的责任。

第五十九条配备大专以上学历，具有数据库检索服务的能力和经验的人员专（兼）职档案管理员。

第六十条档案管理员必须经过企业信用管理专业知识培训，考核合格后方可上岗。

第十三章应收账款与商账追收管理制度

第六十一条建立应收账款帐目，明确应收货款，分期应收账款和应收票据的数额、期限、应付款人等内容。

第六十二条建立应收账款账龄分析分级表，将应收账款按账龄分为合同期内、进入预警期内、到期、逾期、进入最后通牒期，进入专业追账期、付诸法律期和坏账期八级，制订相应的催收措施。

第六十三条对应收账款加强日常监督，根据实际情况每周或每月打印出会计账上全部接近到期的应收账款记录进行分析和诊断，对每笔账款作出处理意见。

第六十四条制订商账（逾期应收账款）追收办法，培训催收、追收人员。

第六十五条设计商账追收工作流程，包括内勤提示、外勤催收、委托专业信用管理公司追收、法律诉讼。

商账追收程序一般应包括下列步骤：

步骤

阶段

时间段

联系方法

催账形式

1

提醒客户

逾期第一天

传真

礼貌提示

2

提醒客户

以后第4天

传真

再度提示

3

了解问题

以后第4天

电话

了解客户发生了什么问题

4

第一次正式催账

以后第4天

传真

显示证据

5

严肃通知

以后第4天

传真

严肃通知

6

第二次正式催账

以后第4天

传真

显示证据

7

压迫客户式谈话

与6同一天

通话/拜访

表达不满

8

最后通知

以后第3天

挂号信

最后通牒

9

送专业追账公司

一周以后

委托追账

与追账代理签约

10

提出法律诉讼

半年以后

委托律师

法律行动