会计信息系统.docx
- 文档编号:25275334
- 上传时间:2023-06-06
- 格式:DOCX
- 页数:26
- 大小:304.21KB
会计信息系统.docx
《会计信息系统.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《会计信息系统.docx(26页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
会计信息系统
一、数据(Data)和信息(Information)
1、数据:
是反映客观事物的性质、形态、结构和持征的符号,并能对客观事物的属性进行描述。
2、会计数据:
是记录下来的经济事实,用于描述经济业务属性的数据,它是产生会计信息的源泉。
3、信息:
是经过加工处理后有用的数据,是数据按一定的目的,采用一定的方法加工处理后的结果,可用符号、文字、数字、图表等形
式来反映,以揭示事物的本质。
4、会计信息:
是反映组织财务状况和经营成果的信息。
是将反映组织运作的数据,按照一定的要求或需要进行加工、计算、分类和汇总
形成的信息产品。
信息与数据的关系(会计数据与会计信息):
数据与信息是密不可分的,如果将数据看做原料,信息就是通过信息系统加工数据得到的产
品。
信息具有相对性,有的数据对某些管理者来说是信息,对另一些管理者来说则需要在此基础上进一步加工处理,
才能变成信息。
数据和信息之间并无严格的界限,故实际工作中,二者之间经常不加区别的使用。
会计信息会计数据
5、知识:
是以各种方式将一个或多个信息关联在一起的信息结构,是对客观世界规律性的总结。
数据、信息知识之间的关系:
数据、信息、知识相互联系、相互作用。
数据是信息的原料,信息是知识的原料。
信息是数据加工的结
果,知识是信息更高一级的抽象
二、系统是由一系列相互联系、相互作用的若干要素,为实现某种特定的目的而建立的具有一定功能的有机整体。
系统的特征
1、整体性:
一个系统由两个或两个以上的要素组成,所有要素的集合构成了一个有机的整体;
2、目的性:
任何一个系统的发生和发展都具有很强的目的性,这种目的性在某些系统中又体现出多重性;3、关联性:
即一个系统中各要素间存在着密切的联系,这种联系决定了整个系统的机制;
4、层次性:
一个系统必然地包含在一个更大的系统内,这个更大的系统一般称为“环境”,一个系统内部的要素本身也可能是一个个
小的系统,这些小系统一般称为“子系统”。
系统的分类,,,根据自动化程度
信息系统是以信息基础设施为基本运行环境,由人、信息技术设备、运行规程组成的,以信息为处理对象,进行信息的收集、传递、
存储、加工,辅助组织进行各项决策的人—机相结合的系统。
信息系统的基本功能:
数据的收集和输入、信息的存储、信息的传输、信息的加工、信息的检索和分析、信息系统的分类、国际电子商贸系统IEBPS、办公自动化系统OA、总裁信息系统EIS、专家系统ES、决策支持系统DSS、管理信息系统MIS、电子数据处理系统(EDPS)第二节会计信息系统:
是管理信息系统的一个子系统,是专门用于企事业单位处理会计业务。
收集、存储、传输和加工各种会计数据;输出会计信息,并将其反馈给各有关部门,为企业的经营活动和决策活动提供帮助;为投资人、债权人、政府部门提供财务信息的系统。
一、会计信息系统的发展在会计信息处理的发展过程中按其操作技术的不同,可以分为:
1、手工会计信息系统阶段;2、机械化会计信息系统阶段;3、计算机会计信息系统阶段。
二、会计信息系统的基本构成计算机会计信息系统是一个人机相结合的系统,
即该系统是由会计人员和计算机硬件、计算机软件和信息资源等基本要素组成。
1、计算机硬件资源:
是指会计信息系统进行会计数据输入、处理、存储、输出和传输的各种电子设备,包括:
主机,输入设备,存储设
备,输出设备。
2、计算机软件:
是保证会计信息系统能够正常运行的核心和灵魂,包括系统软件和应用软件。
3、会计人员:
是指计算机会计信息系统的使用人员和管理人员。
包括:
会计主管、开发人员、系统维护人员、凭证录入人员、凭证审核
人员、会计档案保管人员等。
4、信息资源数据文件是用来存储会计信息系统中数据和信息的磁性文件;会计规范是指保证计算机会计信息系统正常运行的各种制
度和控制程序。
三、会计信息系统总体结构:
是指一个完整的会计软件由哪几个子系统组成,每个子系统完成哪些功能。
目前会计信息系统已经从核算
型发展成为管理型。
它涵盖了企业核算与管理的所有需求。
一般包括:
供、产、销、人、财、物以及决策
分析等,也称为“财务及企业管理信息系统”。
每一系统的主要功能:
总账子系统。
主要包括:
凭证数据输入、凭证登账、转账、结账等工作。
往来核算子系统。
主要用来核算企业单位发生的应收、应付款项及其归还情况。
工资子系统。
主要是正确计算每个职工的工资,计提职工福利费,并正确地将工资费用进行分类汇总,以便计入到有关产成品成本中去。
固定资产子系统。
是完成固定资产的卡片管理、增减变动管理、折旧的计提、以及自动转账等。
成本子系统。
是正确核算各项费用的支出和产成品成本的计算。
报表子系统。
是完成系统内的各种内外部会计报表的打印输出。
资金管理子系统。
记录与管理资金方面的业务。
采购子系统。
制定采购计划,对采购订单、采购到货以及入库状况进行全程管理。
存货子系统。
是完成材料、包装物、低值易耗品等的收、发、存和材料采购成本明细分类核算。
销售子系统。
是负责产成品入库、发出和结存的核算,以及营业收入、应交税金、利润、营业外收入、营业外支出和利润分配等核算。
管理分析系统。
一般包括:
财务分析、流动资金管理、投资决策、筹资决策、利润分析、销售预测和领导查询、财务计划、决策支持等子
系统。
第二章会计信息系统的规划、分析和设计
第一节会计信息系统开发概述
1、软件生命周期法的含义:
从构思一个计算机软件之时起,经过软件开发、完成、投入使用、在使用中不断完善、一直到停止使用时止。
这一整个过程被称为该软件的一个生命周期。
软件的生命周期可划分为五个主要阶段:
2、软件生命周期的瀑布图
各阶段的主要任务:
1)系统规划阶段:
调查企业需求及处理过程,进行可行性分析和研究。
。
2)系统分析阶段:
是在可行性研究的基础上,对现行系统进行详细调查和全面分析,建立目标系统的逻辑模型。
3)系统设计阶段:
根据系统分析阶段确定的逻辑模型建立物理模型,包括概要设计和详细设计。
4)系统实施阶段:
将设计的系统付诸实施的阶段,包括程序设计和系统测试。
5)系统运行和维护阶段:
系统投入运行后,需要经常进行的维护和评价
第二节会计信息系统的规划
一、系统可行性研究
一)系统调查:
是指系统开发人员对企业的组织结构、管理体制、经济环境、会计业务、系统的开发条件等进行初步调查,掌握与系统
有关的基本情况,作为可行性研究和制定开发计划的基础。
1、系统调查主要内容包括
现行系统的基本情况:
目标、功能、数据处理流程、存在的主要问题及不足、需要解决的问题和需求的迫切性,组织结构与人员安排、系
统与各部门之间的关系等;
新系统的目标:
新系统需要解决的问题、增加的功能及要达到的目标等;为开发新系统能提供的各种条件,包括人力、物力、财力以及
技术改造和管理体制的变革等;
2调查方法:
与有关人员面谈,召开座谈会,查阅、收集凭证、账表、财务管理方法和制度等有关文档,填写各种调查表。
3、描述调查结果的工具主要有:
(1)组织结构图:
是描述企业内部结构、企业部门的内部分工以及财务部门与其他部门的联系的图形;
反映企业主要职能的划分、规模大小和复杂程度。
(2)调查表:
以表格的形式描述调查结果。
(二)可行性分析:
在初步调查的基础上,分析企业在现有的具体条件下新系统开发工作是否可行,即从管理体制、管理基础、技术水
平、经济条件、人员知识结构和其他方面去研究并论证新系统的可行性。
(三)编写可行性研究报告:
可行性研究报告包括系统研制和开发人员调查的资料、所需资金、工作量、开发计划、开发进度等内容。
研究和开发人员编写好报告后,提交有关部门审批。
二、系统分析
(一)系统分析的任务:
是在分析现行会计信息系统的基础上,描绘出现行会计信息系统的结构、数据源和处理方法;根据新系统的目
标,定义新系统的逻辑功能(明确新系统“做什么”,不涉及物理实现方法“怎样做”)。
(二)系统分析方法结构化系统分析方法是进行会计信息系统分析的有力工具,它可以清晰、简明、准确地描述会计信息系统的逻辑模型。
1、结构化系统分析方法:
是面向数据流进行系统分析的方法,它采用“自顶向下,逐步分解”的思想来描述系统。
结构化分析方法所使用的工具是:
数据流图(描述数据处理过程)和数据词典(描述数据流图中出现的所有数据元素)2、结构化系统分析方法的特点
(1)自顶向下的逐层分解、由粗到细、由繁到简的求解方法,不但能了解系统的全貌,而且也能掌握局部模块要求。
(2)结构化系统分析方法主要是弄清系统的逻辑功能,而且不涉及物理实现方法。
(3)使用图和表等工具描述系统,简单明了,易于理解。
3、结构化分析方法使用的工具:
(1)数据流图:
是以图形方式刻画各种业务数据处理过程。
数据流图,亦称数据处理流程图。
数据流图的符号与含义
数据流:
用带有箭头的弧线或直线表示,描述数据的流向和传递数据的通道,反映了系统各部分之间的数据传递关系。
加工:
是描述对数据的一种处理过程。
文件:
是描述数据的存储形式,也是系统中相关数据的集合。
源点或终点:
源点是原始数据的来源处,终点是信息使用者对数据输出的要求。
数据流图举例:
手工会计系统中银行对账数据流图计算机银行对账数据流图
(2)数据词典(DataDictionary,简称DD),就是对数据流图中的各文件和数据流进行详细地描述和确切解释的词典,它能定义文件或
数据流由哪些更小的单位组成(这些更小的单位一般叫做字段或数据项),并描述每个数据项的具体内容、取值范围等。
数据词典的组成
?
数据元素条目:
是指那些已经很明确,不必再分解的数据项。
?
数据流条目:
主要说明数据是由哪些数据项组成的,以及数据的来源、去向、组成内容、数据流流量等。
?
数据处理条目:
主要说明处理的输入数据、输出数据及其加工逻辑等。
?
数据存储条目:
主要描述被存储数据的内容及组织方式。
二、会计信息系统的系统分析步骤:
运用结构化分析方法对会计信息系统进行系统分析,其分析流程如下:
第三节会计信息系统的设计
一、系统设计的任务系统设计又称为新系统的物理设计,它的主要任务是根据系统分析阶段所建立的逻辑模型来建立系统的物理模
型,或者说解决系统“如何干,”的问题。
系统设计分为概要设计和详细设计两个阶段二、会计信息系统概要设计
一)结构化设计方法(SD方法):
是与结构化分析方法相衔接的方法,用于从系统分析数据流图导出系统模块结构图。
1、模块结构图:
是SD方法用来精确表达系统结构和系统中模块间的层次关系和联系的图形。
结构图中以特定的符号表示模块间的调用关系和模块之间的数据流与控制流信息的传递关系。
结构图的组成:
(1)模块:
是以矩形表示,模块的名称写在矩形框内,名称可以是模块的功能说明或简称
(2)模块间的调用关系:
是指模块间的调用与被调用关系;通常用“箭头”或“线段”表示
(3)模块间所传递的信息:
在调用模块与被调用模块之间总会有信息的相互传递,传递的信息一般分为两种:
2、结构图中模块的划分原则:
一个好的模块划分方案也不是惟一的,同样一个系统,由不同的设计人员进行设计,得到的结果可能不
同。
但是,在模块划分时,必须遵循结构图中的模块划分原则。
(1)模块要具有独立性:
模块与模块之间是相对独立的,使模块间的联系少,相互影响也就小,产生连锁反映的概率就越低,系统的可
修改性就越好。
(2)模块要具有低耦合性:
模块的耦合性是指模块与模块之间联系的紧密程度。
耦合度:
是指模块之间的依赖关系的程度。
包括控制关系、调用关系、数据传递关系等。
(3)模块要具有高内聚性:
模块的内聚性是指一个模块内所包含的功能凝聚的程度。
内聚度:
是指模块功能的专一性,模块内部各部分关系的紧密程度,反映了模块内部各组成部分处理动作的组合强度。
(二)计算机会计信息系统概要设计
对计算机会计信息系统进行子系统的划分,即如何将会计信息系统划分成若干子系统。
1、计算机会计信息系统总体设计:
2、计算机会计信息系统功能模块结构设计:
系统设计是根据系统分析阶段的数据流图和数据词典,将抽象的逻辑功能具体化,利用结构
化的设计方法导出计算机会计信息系统的模块结构图。
三、会计信息系统详细设计
1、代码设计:
代码:
代表事物名称、属性、状态的符号
代码的编码方法
、2、3或1001、1002、„„a.顺序码:
代码按照一定的标准依次排列。
如:
1
b.组码:
用若干连续数组区段表示不同类别事物的编码。
如:
00-99;200-299
c.群码:
每一代码由固定的几个区段组成,每一区段表示一种特征,并可以按照顺序码或组码进行编码。
代码设计原则如:
会计科目编码“1020101”
a.惟一性:
每个代码只能标识某个事物。
即代码的表示不能有二义性,否则会降低系统效率。
b.统一性:
即在整个会计信息系统中所有项目的编码标准要一致;
c.简明性:
代码的结构要简单明了,易于记忆。
d.稳定性:
代码一经确定不可随意更改和取消,所设计的代码要能够适应环境的变化,可在较长时间内使用;e.扩展性:
代码的设计必须考虑到未来扩充代码的可能性;
f.规范性:
代码的设计必须符合国家有关法律条文的规定。
2、数据库文件设计:
就是把计算机会计信息系统涉及的文件进行物理定义,把所有文件设计成可用计算机进行存取的物理形式。
在进
行文件设计时应考虑以下几个方面:
文件的分类、文件的组织形式、文件结构设计、文件的属性
(2)数据库文件设计:
就是把计算机会计信息系统涉及的文件进行物理定义,把所有文件设计成可用计算机进行存取的物理形式。
文件的分类
按存储介质分类:
文件按存储的介质的不同可分为磁盘文件、磁带文件和光盘文件。
按存取方式分类:
按存取方式,文件可分为顺序文件和索引文件。
顺序文件:
当文件中的数据只能按照存放的先后次序依次读出或写入时,这种文件称为顺序文件。
索引文件:
需要按关键字建立索引的文件
按用途分类:
按照系统中文件的不同用途,可以将文件分成主文件、辅助文件和临时文件
主文件:
存储系统中的重要数据并且是永久保存的文件称为主文件。
辅助文件:
为系统数据处理服务的文件称为辅助文件。
临时文件:
为满足系统存放临时数据的文件称临时文件。
第四节系统实施
1、程序设计:
以详细设计说明书为依据,将每个模块的详细描述说明转换成用计算机程序语言或数据库语言表达的源程序,程序设计后
需要在计算机上对每个模块的源程序进行测试,使其能够单独运行。
2、系统测试:
为了在系统试运行阶段尽可能查找出程序错误而进行的调试和检验工作。
系统测试内容:
性能测试:
就是检查系统所达到的处理精度、速度、正确性、灵活性、可靠性、安全保密性、合法性等,是否满足软件设计文档所提出的
要求。
功能测试:
是检查系统是否具备足以完成所有会计信息系统处理任务的功能,并与设计说明书中的功能定义相一致。
系统测试步骤和方法
1、会计信息系统测试步骤:
单元测试,,组装测试,,确认测试
2、测试方法--黑箱测试法
第三章账务处理子系统
第一节账务处理子系统数据处理流程:
就是指从记账凭证的输入到账表输出的过程。
一、账务处理子系统的特点与设计要求
(一)账务处理子系统的特点:
1、规范性强,一致性好;2、综合性强,在整个会计信息系统中起核心作用;4、控制要求严格,正确性
要求高。
(二)账务处理子系统的设计要求:
1、必须按照国家财政部门的统一规定进行该系统的设计;2、在设计中应考虑数据量大、数据关系复
杂和数据传递接口这一特点进行设计;3、在设计中必须增强系统内部对凭证数据输入的严格自控能力
和安全保密措施。
二、账务处理子系统的目标:
1、及时、准确地采集和输入各种凭证保证进入计算机的会计数据及时、正确和全面。
2、高效、正确地完
成记账过程。
3、随时输出某个时期内任意会计科目发生的所有业务,随时输出各个会计期间的各种账表,为企业管理提供信息。
4、
建立账务处理子系统与其他子系统的数据接口,实现会计数据的及时传递和数据共享。
5、账务处理也可包含其辅助核算与管理功能。
三、账务处理子系统数据处理流程
账务处理数据流程,,从记账凭证到账表的转化过程。
其转化方式称为“账务处理形式”。
从兼顾时间、空间的角度设计的计算机账务处理流程如下
具体步骤如下:
(1)由录入员通过键盘输入记账凭证、原始凭证,或通过期末处理自动生成机制凭证,输入的凭证经检查无误后,写入临
时凭证文件。
(2)对临时凭证文件中未审核的凭证进行审核。
(3)根据临时凭证文件中已审核凭证进行记账,分别更新
汇总文件、历史凭证文件、单位银行对账文件,并将临时凭证文件中已记账的凭证删除。
(4)根据单位银行对账文件和
对账单文件中的银行业务进行对账,并将已达账从两个文件中删除。
(5)根据汇总文件和历史凭证文件生成日记账、明
细账。
(6)根据汇总文件编辑输出总账。
(7)根据汇总文件及历史凭证文件输出各种会计报表计算机与手工方式下账务处理流程的区别
(1)数据处理的起点与终点不同。
(2)数据处理方式不同。
(3)数据存储方式不同。
(4)对账的方式不同。
(5)会计资料的查询统计方式不同。
第二节会计科目代码和主要数据文件设计
一、会计科目代码设计
1、代码是事物或概念的名称、属性或状态的代表符号。
:
在会计信息系统中的代码体系有:
会计科目代码、部门代码、人员代码、财产代码等。
文字形式科目占用存储空间大
文字形式科目惟一性差,不便于计算机分类处理(空格)
在凭证输入中,文字形式科目不便于提高输入速度
3、会计科目进行编码的目的
保证会计科目的惟一性,简化会计数据的表现形式,便于对会计数据的加工处理
4、科目代码结构:
指科目代码共分几段,每段有几位
5、会计科目代码设计中应注意的问题
(1)科目代码要有可扩展性。
在一定的时期内,在不改变原来方案的条件下能顺利地增加新科目。
(2)代码位数不易过长。
代码位数过长对记忆、输入、使用都非常不便。
科目代码的长度应在8位以下。
二、账务处理子系统主要文件设计
(一)科目文件设计:
科目文件是用来存放所有科目及相关内容的数据库文件,,科目文件的组织方式是以科目代码为关键字建立的索引文
件组织方式。
当增加或减少科目时,计算机会自动按照科目代码的大小重新排序。
(二)凭证文件的设计:
凭证文件是用来存储记账凭证的每一项数据,记录一定时期内发生的各项经济业务的数据库文件,是账务处理
子系统的核心数据库文件。
凭证文件的组织方式:
凭证是按照发生的时间顺序产生的,因此,凭证文件的组织方式为顺序文件。
(三)汇总文件结构设计:
汇总文件主要用来存放所有科目(包括一级科目和明细科目)的年初数,累计借方发生额、累计贷方发生额、
期末余额、每个月的借贷方发生额等。
第三节账务处理子系统功能模块设计
一、账务处理子系统功能模块设计:
就是以系统分析中设计的数据流图等为依据,建立账务处理子系统的总体结构图,并按功能划分为一
个个功能相对独立的模块。
二、模块划分特点分析
1、每个模块的独立性比较强:
每个模块完成的任务具有很强的针对性,不同模块的边界清晰,输入、处理、输出分别由不同的模块完成。
2、每个模块完成的任务清楚易懂:
每个模块完成的任务清楚,不用过多的解释便可理解,并且可根据要完成的任务选择相应的模块3、模块间相互牵制性强:
考虑了模块之间的不相容特性。
所有不相容的功能都被分配在不同的模块中。
三初始化模块的设计:
初始化模块应包括:
科目设置、系统设置(凭证类型、币别、其他设置等)初始余额装入等功能。
(一)科目设置:
是将单位会计核算中使用的科目逐一地按要求描述给系统,并将科目设置的结果保存在科目文件中,
实现对会计的管理。
可以根据需要设置适合自身业务特点的会计科目体系,并能进行增加、插入、修改、删除、查询、打印会计科目。
(二)系统设置
?
凭证类别设置:
是实现对凭证类型的管理,并将结果保存在凭证类型文件中(如收款、付款、转账三类凭证)。
?
币别设置:
是对外币汇率的管理。
对于以人民币为记账本位币的单位来说,在涉及到外币业务时,要根据其所采用的外币汇率将其折算为
本位币。
对币别的设置可包括:
币别、汇率的增加与维护;折算本位币的方式等内容。
?
其他设置:
为了辅助核算和管理可以进行往来单位客户设置、项目设置、部门与个人代码设置、自动转账分录设置;结算方式设置等。
(三)初始余额装入:
是将手工账簿各科目的余额搬入计算机中,以保证手工账簿和计算机账簿内容的连续性和继承性,并将初始余额
保存在汇总文件中
四、凭证处理模块设计:
凭证处理模块的功能主要是完成对凭证的日常处理工作。
它又可划分为凭证输入、凭证审核、凭证查询打印、
凭证汇总等功能模块。
(一)凭证录入:
1、记账凭证格式:
记账凭证格式的设计与凭证类型设计有关,即可设计出五种、三种或通用的一种格式,根据财会人
员的需求进行选择。
在电算化中也可只设计一种通用格式,利用凭证字加以区别各种业务。
以通用记账凭证格式设计为例:
2、正确性检查:
凭证号检查、凭证日期检查、科目代码检查(存在性检查、是否是明细记账科目的检查、与凭证类
型是否相符的检查)、金额检查。
3、辅助核算和管理数据的输入:
在科目设置时,为了满足辅助核算和管理的需要,一些科目设置“性质”,如,
“对账”、“外币”、“数量”等。
在凭证输入过程中,凡是涉及到这些科目的
分录,在输入完会计科目后,系统自动根据该科目的性质提示输入相关数据。
4、凭证录入模块设计中的灵活性问题:
(1)科目联机查询功能(参照录入)
(2)计算器功能(3)凭证即编即打功能
(二)凭证审核
1、凭证审核目的与功能:
记账凭证审核的目的:
一是发现凭证输入过程中无法检测到的错误;二是为记账提供依据,
只有审核过的凭证才能记账。
记账凭证审核的功能:
完成对录入的记账凭证进行正确性、合法性、有效性的审核。
2、凭证审核方式
(1)静态屏幕(人工)审核方式:
是指计算机自动依次将未审核的凭证显示在屏幕上,审核人员通过目测等方式对
凭证进行检查。
这种方法受操作员熟练程度的影响较大,而且长时间目测会引起眼睛疲劳,效率比较低
(2)二次输入(自动)审核方式:
是将同一批记账凭证再输入,通过计算机比较两批输入的凭证是否相同,从而检
查输入错误的一种审核方法。
这种方法查错效率较高,但是输入时间花费较多。
(3)成批审核方式:
即人工审核已打印出来的凭证,然后确定已审核凭证范围进行成批审核。
这种方式是最有效的方法。
3、凭证审核模块应具备的控制功能:
无论是审核签字还是取消审核,审核人和制单人不能是同一人;凭证一经审核,
就不能修改、删除、只有取消审核后才可以;取消审核只能由审核人自己完成(三)凭证查询与汇总
凭证的查询:
是对各种凭证(未审核凭证、已审核凭证)的显示和打印;
凭证汇总:
是对已审核记账凭证按总账会计科目汇总,以便反映科目之间的对应关系,以满足财务管理的需要。
生成
凭证汇总表显示或打印等。
五、账簿管理模块设计
账簿管理包括:
记账处理、账簿查询和期末结账等功能。
只有记账和结账后所产生的账簿与报表才是有效的会计信息。
(一)记账:
记账模块是根据临时凭
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 会计信息 系统