档案管理上海市建设项目工程竣工档案编制技术规范.docx

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档案管理上海市建设项目工程竣工档案编制技术规范

（档案管理）上海市建设项目（工程）竣工档案编制技术规范

上海市工程建设规范

建设项目（工程）竣工档案

编制技术规范

Technicalcodeforconstructionproject

archivefilingandarrangement

DG／TJ08—2046—2008

J11321—2008

2008上海

上海市工程建设规范

建设项目（工程）竣工档

编制技术规范

Technicalcodeforconstructionproject

archivefilingandarrangement

DG／TJ08—2046—2008

主编单位：

上海市城市建设档案馆

批准部门：

上海市城乡建设和交通委员会

施行日期：

2009年2月1日

2008上海

上海市城乡建设和交通委员会

沪建交[2OO8]982号

上海市城乡建设和交通委员会

关于批准《建设项目（工程）竣工档案编制技术规范》为上海市工程建设规范的通知

各有关单位：

由上海市城市建设档案馆主编的《建设项目（工程）竣工档案编制技术规范》，经市建设交通委科技委技术审查和我委审核，现批准为上海市工程建设规范，统一编号为DG/TJO8—2046—2008，自2009年2月1日起实施。

本规范由市建设交通委负责管理、上海市城市建设档案馆负

责解释。

特此通知。

上海市城乡建设和交通委员会

二00八年八十一月二十四日

前　言

本规范是根据《城市建设档案管理规定》，结合上海实际情况，按照上海市建设和交通委员会沪建交[2007]184号文件的要求，由上海市城市建设档案馆会同有关单位共同编制而成。

在编制过程中，规范编制组开展了专题研究，进行了较为广泛的调查研究，总结了多年来本市建设项目（工程）竣工档案工作的实践经验，依据国家及其他相关行业标准，并以多种方式征求了有关单位的意见，对主要问题和技术难点进行了反复修改，最后经审定定稿。

本规范主要规定的内容有：

1总则；2术语；3基本规定；4工程文件的质量；5工程文件的组卷；6案卷构成；7工程声像档案的编制；8工程电子档案的编制等。

为了提高本规范质量，请各单位在执行本规范的过程中，注意总结经验，积累资料，随时将有关意见和建议反馈上海市城市建设档案馆（地址：

上海市宋园路1O号，邮编：

200336），以供今后修订时参考。

主编单位：

上海市城市建设档案馆

参编单位：

上海城建集团

上海市建工（集团）总公司

上海现代建筑设计（集团）有限公司

主要起草人：

陈建国楼建春乔荣莉徐敏刘静

上海市建筑建材业市场管理总站

二00七年十月　

目次

1总则………………………………………………………

（1）

2术语………………………………………………………

（1）

3基本规定……………………………………………………

（2）

4工程文件的质量…………………………….………………

（2）

4.1工程文件的基本要求…………….……………………

（2）

4.2工程打印图的质量……………….……………………

（2）

4.3竣工图的编制……………………….………….………

（2）

5工程文件的组卷…………….………….……..………….…（6）

5.1组卷原则…………………………….………….……（6）

5.2规格和装订………….………………….…….………（6）

6案卷构成………….…..…………………….……….………（7）

6.1索引目录卷………………..….……………….………（7）

6.2案卷封面的构成………………….….………….……（7）

6.3案卷备考表的构成………….…………………..……（7）

6.4案卷目录的构成………….……………..…….………（7）

6.5卷内目录的构成………….…….……………….……（8）

6.6案卷号的构成………….……….…………….………（8）

6.7档案盒………….……………………..………..…..…（8）

7工程声像档案的编制………….……….……………..……（8）

7.1工程声像档案的内容………….……….……….……（8）

7.2工程声像档案的质量………….……….……….……（9）

7.3工程声像档案的组卷………….……….………….……（9）

8工程电子档案的编制……………….……….……….……（10）

8.1工程电子档案的收集…………..……….……….……（10）

8.2工程电子档案的鉴定………….…….….……….……（10）

8.3工程电子档案的整理………….………..……….……（10）

8.4工程电子档案的归档………….……….….…….……（11）

附录A建设项目（工程）竣工档案归档范围…………...……（12）

附录B工程设计变更依据性文件汇总表的样式………….…（23）

附录C图纸的折叠方法………….……….…………….……（24）

附录D建设项目（工程）信息数据基本要素表的……………（25）

附录E案卷封面的样式………….……….……………….……（27）

附录F案卷备考表的样式………….……….…………….……（28）

附录G案卷目录的样式………….……….……………….……（29）

附录H卷内目录的样式………….……….………….….……（30）

附录J档案盒封面的样式………….……….…………...……（31）

附录K档案盒封底的样式………….……….………….……（32）

附录I√案卷脊背的样式………….……….…………..….……（33）

附录M工程照片档案案卷封面的样式………….….…….…（34）

附录N工程照片档案卷内目录的样式………….….……..…（35）

附录P工程照片档案总说明的样式………….….………...…（36）

附录Q工程照片档案卷内备考表的样式………….…….……（37）

本规范用词说明………….……….……………………….……（38）

条文说明………….……….……….……………………………（39）

1总则

1.0.1为统一建设项目（工程）竣工档案（以下简称竣工档案）的验收标准，建立完整、准确、系统的竣工档案，特制定本规范。

1.0.2本规范所指的建设项目（工程）包括工业建筑工程；民用建筑工程；市政工程；公用设施工程；交通运输工程；名胜古迹、园林绿化工程；环境保护工程；水利、防灾工程；人防、军事工程；地下管线工程；县（村）镇建设工程。

1.0.3本规范适用于本市行政区域内竣工档案的编制、验收及报送工作。

1.1.4竣工档案的编制除应符合本规范外，尚应符合国家和本市现行有关标准的规定。

2术语

2.0.l建设项目（工程）竣工档案constructionf）lrOjectarchives

在建设项目（工程）建设活动中直接形成的具有归档保：

存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，经编制整理后形成，并在建设项目（工程）竣工验收后归档的各环节的资料，也可简称为竣工档案。

2.0.2编制filingandarrangement

根据规定的要求，形成各类建设项目（工程）文件，并对所形成的建设项目（工程）文件进行整理，编排目录，使其符合归档保存要求，形成竣工档案的过程。

2.0.3建设项目（工程）文件constructionprojectdocument

在建设项目（工程）建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括前期文件、设计文件、施工文件、科研义件、竣工文件和竣工图，也可简称为工程文件。

2.0.4前期文件prophasedocument

在建设项目（工程）开工以前的立项、审批、征地、招投标等过程中形成的文件。

2.0.5设计文件designingdocument

在建设项目（工程）勘察设计过程中形成的文件，包括勘察报告、方案设计、初步设计、扩初设计、复杂工程的技术设计、施工图设计等文件。

2.0.6施工文件constructingdocument

在建设项目（工程）施工过程中形成的文件，包括施工技术文件、设备文件、监理文件。

2.0.7科研文件scientificresearchdocument

在建设项目（工程）建设过程中与本项目（工程）配套的科研课题研究中形成的文件。

2.0.8竣工文件handingoverdocument

在建设项目（工程）竣工验收活动中形成的文件。

2.0.9数字化原稿digitaloriginalmanuscript

经数字化处理的形成后没有被修改或增删的稿件。

2.0.10组卷filing

按照一定的原则和方法，将具有保存价值的文件分门类整理成案卷，保持卷内文件的有机联系，各案卷之间以一个建设项目（工程）为单位按建设程序及单位工程进行排列成套。

2.0.11案卷目录contentsforfiles

概括和揭示一套竣工档案中每一个案卷的案卷题名及其他特征并固定案卷排列次序的表格。

2.0.12建设项目（工程）声像档案audio—visualarchives

用照片、影片、录音带、录像带、光盘等记录反映建设项目（工程）现场原地物、地貌和施工主要过程及建成后的建（构）筑物的声音或影像资料，包括工程照片档案和工程录像档案，也可简称为工程声像档案。

2.0.13建设项目（工程）电子文件constructionelectronicre—cords

在各类城市建设活动过程中，通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的，对国家和社会具有保存价值的文件，也可简称为工程电子文件。

2.0.14建设项目（工程）电子档案constructionarchivalelec－tronicrecords

经过整理、归档后，具有参考和利用价值并作为档案保存的建设项目（工程）电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据，也可简称为工程电子档案。

3基本规定

3.0.1竣工档案必须真实地反映建设全过程，并应按建设项目（工程）建设程序进行收集、整理、编制，达到完整、准确、系统的要求。

3.0.2建设单位在进行招投标或与勘察、设计、施工、监理等单位签订合同时，应对竣工档案的数量、内容、质量、费用、移交时间和违约责任等提出明确要求。

3.0.3每个建设项目（工程）应至少编制二套纸质竣工档案，一套由建设单位自行保管，一套向市或区（县）规划行政主管部门报送。

此二套竣工档案中归档的工程文件和图纸应使用原件，专业主管部门核发的证书，建设单位可以保留原件，用复制件归档报送市或区（县）规划行政主管部门。

3.0.4向市或区（县）规划行政主管部门报送的一套竣工档案，表式和装具必须符合本规范的规定，填写时应用黑色墨水书写或打印。

建设单位自行保管的一套竣工档案表式和装具也应符合本规范的规定。

3.0.5符合下列条件的建设项目（工程）应制作及报送工程声像档案：

1．总投资在人民币五千万元及以上、一亿元以下的建设项目（工程），应制作及报送工程照片档案。

2.本市重点建设项目（工程）或总投资在人民币一亿元及以上的建设项且（工程），除应制作及报送工程照片档案外，还应制作及报送工程录像档案。

3.0.6工程声像档案的密级、保管期限应与所反映的纸质竣工档案的密级、保管期限一致。

3.0.7每个建设项目（工程）应编制一套工程电子档案，报送市或区（县）规划行政主管部门。

其中应包含两类格式的工程电子文件，并应符合下列规定：

1第一类是按照要求收集、整理、组卷后的多种格式的工程电子文件。

2第二类是把前一类格式转换成TIFF格式后的工程电子文件，TIFF文件的压缩方式应为Group4，分辨率应为300dpi、黑白模式。

3.0.8工程电子档案应与相应的纸质或其他载体形式的工程文件同时归档。

3.0.9工程电子档案的存储载体应为一次性写入光盘。

磁带、可擦写光盘、硬磁盘、移动硬盘、优盘、软磁盘等不宜作为长期保存电子档案的载体。

3.0.10纸质竣工档案、工程电子档案的归档内容应按本规范附录A执行。

3.0.11工程声像档案的归档内容应按本规范7．1节的规定执行。

4工程文件的质量

4.1工程文件的基本要求

4.1.1工程文件的内容及其深度必须符合国家和本市有关工程勘察、设计、施工、监理等方面标准的规定。

4.1.2工程文件的内容必须真实、准确、与工程实际相符合。

4.1.3工程文件应字迹清楚，符合耐久性要求，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。

4.l.4工程文件中文字材料幅面尺寸宜为A4幅面（297mm×210mm）。

图纸宜采用国家标准图幅。

4.1.5工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。

用蓝晒图归档的竣工图应是新蓝图；用工程打印图归档必须符合本规范4.2节的规定。

4.1.6工程文件为外文版的，应用中外两种文字准确表达，并应符合下列规定：

1有关文件的中文翻译件应由翻译责任者签字认证，并与原件一并归档。

2如无翻译件的材料，案卷目录中的案卷题名和卷内目录中的文件（图纸）名称应用中外文两种文字准确表达。

4.2工程打印图的质量

4.2.1工程打印图用纸应符合国家现行标准《文件用纸耐久性测试法》（DA/T11）中一般耐久纸的技术要求。

4.2.2工程打印图字迹耐久性应符合国家现行标准《档案字迹材料耐久性测试法》（DA/T16）中墨水耐久性的指标要求。

4.2.3工程打印图图像质量应符合现行国家标准《静电复印机工程图纸复印机》（GB/T10992.3）中静电复印品图象质量的规定。

4.2.4工程打印图的原稿应为数字化原稿或清晰打印稿。

4.2.5用作竣工图归档的工程打印图必须由提供方出具工程打印图质量证明。

打印图质量证明应以“归档材质合格证”和“归档材质合格章”的形式进行标识，必须真实，并应符合下列规定：

1所有生产带有此类合格证的工程打印图的单位必须提供“复印品质量”、“档案字迹材料耐久性”、“一般耐久合格纸”的质量检验合格证明。

2工程打印图生产单位应对每批次白图提供一张合格证，并注明批号。

3每张工程打印图应盖有“归档材质合格章”合格章中应注明批号、打印日期。

4质量合格证的具体办理应按《中华人民共和国产品质量法》、《中华人民共和国产品质量认证管理条例》中的相关规定执行。

5对工程打印图质量的监督应按《上海市产品质量监督条例》进行管理。

4.3竣工图的编制

4.3.1施工单位在施工过程中发现设计文件和图纸有差错的应当及时提出意见和建议。

所有设计变更必须经设计单位和建设单位签字盖章认可。

4.3.2竣工图的编制形式应符合下列规定：

1按图施工没有变动的，应由负责施工的单位在原施工图上加盖竣工图章后，作为竣工图。

2施工中有一般性变更的，宜重新绘制图纸。

若在原施工图上加以修改补充的，应由负责施工的单位依据经确认的变更文件及实际施工情况在原施工图上进行修改、补充并注明修改依据，加盖竣工图章后作为竣工图。

3结构形式、工艺、平面布置等有其他重大改变，或不宜在原施工图上修改、补充的，应重新绘制改变后的图纸，并应在重新绘制的图纸上加盖竣工图章后作为竣工图。

4在一个建设项目（工程）内，同一施工单位施工的同一类型的多个单位工程，相同内容的竣工图可只编制其中一个单位工程的竣工图，但不同内容及变更部位必须编制相应的竣工图。

4.3.3竣工图的修改、注记应符合下列规定：

1竣工图必须与工程实物相符合，所有变更内容都必须修改、注记到位（包括被修改部分的相关图纸），竣工图的修改、注记应符合制图规范，做到图形清晰和字迹工整，竣工图的修改、注记必须用黑色碳素墨水。

2文字和数字的修改，应采用杠改法，并应注明修改依据，修改依据应注明编号和日期。

可参见图4.3.3—2

图4.3.3—2杠改法

3对于少量修改的图形，应采用叉改法，并应注明修改依

据，修改依据应注明编号和日期。

可参见图4.3.3—3

图4.3.3—3叉改法

4对于较多修改的图形，应采用圈改法，并应注明修改依

据，修改依据应注明编号和日期。

可参见图4.3.3—4

5施工图重新绘制的，图纸的图签栏中应有变更记录栏，内容应包括序号、名称、内容及修改日期。

6作废图纸可不归档，利用原施工图目录归档时，必须在原施工图目录上进行标注，并注明依据。

7工程设计变更依据性文件及汇总表应符合下列规定：

1）设计变更通知单、技术核定单、工程会议纪要等各种设计变更依据性文件应注记其原始编号或日期；

2）在设计变更依据性文件中，应包含被修改图的图号等内容；

3）工程设计变更依据性文件汇总表应有施工单位盖章和技术负责人签字，监理单位盖章和总监签字，确认工程变更情况。

工程设计变更依据性文件汇总表的样式可参见附录B。

4.3.4竣工图的签证应符合下列规定：

1竣工图所用图纸必须符合国家对施工图的使用规定。

2所有竣工图必须加盖竣工图章，竣工图章应使用不褪色的红色印泥盖印，加盖在蓝图右下角设计图签的上方或周围不压盖图形文字的地方；并应由施工单位、编制人、技术负责人签字确认,应经监理单位审核，总监理工程师签字认可。

3施工图重新绘制的，在设计图图签栏中必须有原设计单位名称和设计人员的签证，图纸应符合设计单位施工图出图用章规定。

4竣工图章示例如下：

5工程文件的组卷

5.1组卷原则

5.1.1前期文件及竣工文件应按同一事项先批复后请示，先正文后附件，先文件材料后附图的顺序组卷。

5.1.2设计文件应按设计程序、单位工程、专业等组卷。

5.1.3施工文件应按项目、单位工程、专业等组卷，其中有共性的文件材料可按项目或单位工程集中组卷。

5.1.4监理文件应按阶段、单位工程、专业等组卷。

5.1.5　竣工图应按单位工程组卷，单位工程内应按专业组卷。

5.1.6一个建设项目（工程）内所有的文件和图纸应按工程立项、设计、施工、竣工的建设程序组卷。

5.2规格和装订

5.2.1工程文件的用纸规格宜为A4幅面（297mmX210mm）,小于此规格的文件应进行托裱。

5.2.2托裱纸必须是白纸，单张托裱时文件材料的右边和底边必须与托裱纸的右边和底边贴齐，多张托裱时文件内容严禁相互覆盖。

5.2.3工程文件组卷厚度不宜超过30mm，整卷为A4幅面的纸张应于200张。

5.2.4组卷时应标明页号，正面应标在右上角，背面应标在左上角，空白页不应标页号。

文件托裱的页号应标在原文件上。

5.2.5竣工图不应装订，应按A4幅面（297mm×210mm）的规格折叠，图面应朝里，图标应外露，页号应标在图面的右上角，折叠方法应按本规范附录C执行。

5.2.6印刷成册的非金属装订的科研文件，自成一卷的，可不必重新编写页号；超过200张的，可不必拆卷；其卷内目录应注明总张数。

6案卷构成

6.1索引目录卷

6.1.1每套竣工档案应编制索引目录卷作为零零卷，不列入总卷数内。

索引目录卷应由编制说明、案卷目录及各卷卷内目录组成。

6.1.2编制说明的内容应包括建设项目（工程）概况、档案编制依据、档案概况、案卷号的编写及代号注明、建设项目（工程）信息数据基本要素表及其他需要说明的问题等相关内容，并应加盖公章。

建设项目（工程）信息数据基本要素表的样式可参见本规范附录D。

6.2案卷封面的构成

6.2.1案卷封面的材质应为120g牛皮纸。

案卷封面的样式应按本规范附录E执行。

6.2.2案卷封面的填写内容应符合下列规定：

1档号：

由档案类别[大类（属类一小类）]+市、区（县）规划局代码+年份+流水号等组成。

档号应由档案保管单位填写。

2档案馆（室）号：

应填写国家给定的档案馆的编号。

应由档案馆填写。

3档案类别：

根据档案分类规定，建设单位保存的应填写“基建档案”，报送市或区（县）规划行政主管部门的应按建设部办公厅《城建档案分类大纲》（建办档[1993]103号）的大类填写。

4案卷题名：

应简明、准确地揭示卷内文件的内容。

案卷题名应包括工程项目名称、单位工程名称、卷内文件等内容。

5编制单位：

应填写对整套竣工档案进行收集、整理、组卷的单位。

6编制日期：

应填写整套竣工档案编制完成的日期。

7保管期限：

应依据城乡建设环境保护部《城乡建设档案保管期限暂行规定》（（88）城办字第29号），按建设项目（工程）的性质填写，分为永久、长期、短期。

建设单位保存的一套竣工档案的保管期限可参照《城乡建设档案保管期限暂行规定》填写。

8密级：

应依据城乡建设环境保护部《城乡建设档案密级划分暂行规定》（（88）城办字第29号），按建设项目（工程）的性质填写，分为绝密、机密、秘密。

建设单位保存的一套竣工档案的密级可参照《城乡建设档案密级划分暂行规定》填写。

9共XX册第XX册：

应分别填写整套竣工档案的总卷数及某一案卷在总卷数中的排列顺序。

6.3案卷备考表的构成

6.3.l案卷备考表的材质应为120g牛皮纸。

案卷备考表的样式应按本规范附录F执行。

6.3.2案卷备考表的填写内容应符合下列规定：

1文字：

应填写已编号的文字材料的具体数量。

2图样：

应填写已编号的图纸材料的具体数量。

3其他：

应填写已编号的照片、光盘等的具体数量。

4合计：

应填写以上所有材料的总数。

5说明：

有说明时应填写需要说明的内容。

6立卷人：

应填写案卷立卷责任人。

7审核人：

应填写案卷立卷质量审核人。

6.4案卷目录的构成

6.4.1案卷目录的样式应按本规范附录G执行。

6.4.2案卷目录的填写内容应符合下列规定：

1顺序号：

应按案卷排列列先后顺序从“1”开始依次填写。

2案卷号：

由档案类别、项目代号、阶段代号、案卷流水号等组成。

案卷号的构成应符合本规范6．6节的规定。

3案卷题名：

应与案卷封面中的案卷题名相一致。

4卷内页数（文件、图纸、其他）：

应分别填写案卷中文字材料、图纸材料和照片等其他材料的总数。

5备注：

需说明时应填写需要说明的内容。

6.5卷内目录的构成

6.5.1卷内目录位于卷内文件之前，卷内目录的样式应按附录H执行。

6.5.2卷内目录的填写内容应符合下列规定：

1案卷号：

应与案卷目录中对应的案卷号保持一致。

2顺序号：

应按卷内丈件排列的先后顺序从“1”开始依次填写。

3文件（图纸）名称：

应填写文件标题或图纸名称的全称。

4文件（图纸）编号：

文件应填写原有的文号即文件的发文号或文件编号，图纸应填写原有的图号。

5页数：

应填写一份文件所有页数的总数。

6图幅：

应填写文件或图纸的尺寸，应用国家标准图幅标示。

7页号：

卷内文件均应按有书写内容的页面编号，每一案卷

从“1”开始依次编号，一份文件的首页填人起，末页填人止。

只有一页，起、止为同一个数。

8备注：

需说明时应填写需要说明的内容。

6.6案卷号的构成

6.6.1档案类别：

应按科技档案的分类要求填写。

6.6.2项目代号：

由建设单位根据项目批文名称自定，宜为2到3个拼音字母。

6.6.3阶段代号：

应根据建设项目（工程）的立项、设计、施工、竣工四个不同阶段填写。

并应分别以罗马字母I、Ⅱ、Ⅲ、lV表示。

6.6.4单位工程代号：

应填写单位工程的代号。

6.6.5阶段