论体制外档案资源的构成与特点.docx

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论体制外档案资源的构成与特点

论体制外档案资源的构成与特点

王萍/丁华东

2013-03-0611:

14:

36　　　来源：

《档案管理》（郑州）2012年4期

　　【内容提要】体制外档案资源是相对于体制内档案资源而提出的，是比民间档案、私人档案和社会档案资源等概念更具包容性和概括力的概念，反映了对我国传统档案管理体制和资源体系建设的时代性反思与建设性思考。

体制外档案资源是对某一范围档案类别的整体性界定，重点关注大量处于社会分散状态的档案资源。

　　【关键词】档案管理体制/体制外档案/国家体制/民办非企业单位

　　体制外档案资源是国家档案资源体系建设的重要组成部分，符合国家档案事业的社会性发展。

体制外档案资源是根据国家档案管理体制，相对于体制内档案资源而提出的概念，突破了对传统档案资源体系的认识，从国家和社会的视角思考和探索档案资源体系的建设。

《全国档案事业发展“十二五”规划纲要》提出，要以全面推进和完善覆盖人民群众的档案资源体系、方便人民群众的档案利用体系和确保档案安全保密的档案安全体系为建设主线，这是当代档案事业的时代命题。

在国家和社会共同发展的进程中，体制外档案资源正是顺应了时代要求，推动着国家档案工作和社会档案工作的有效融合。

　　1体制外档案资源的内涵

　　笔者对体制外档案资源的认识来源于2011年的两篇文章，一是尹雪梅发表于《浙江档案》的《论“城市记忆工程”对我国档案资源体系建设的推进》；二是潘玉民老师发表于《北京档案》的《论国家档案资源的内涵及其构成》，两篇文章不约而同地提及了这个概念，具有创新的理论意识，然而，却没有作较深入的探讨。

　　体制外档案资源亦即“体制外档案”，在中国知网，以“体制外档案”为主题精确搜索后只有一篇论文，文中明确提出：

“体制外档案资源是随着经济社会的发展变化出现的，一方面是指非计划体制，如党政机关、群团组织、事业单位以外的组织、单位和个人；另一方面是指非传统管理体制，如，构成上下级或业务管理关系的部门、机构、民间协会、中介组织，等等。

”[1]此段关于体制外档案资源的论述，是从社会经济体制和管理体制的大角度出发，忽略了档案管理体制这一基本视阈。

因此，认识体制外档案资源的内涵，须从我国档案管理体制中进行研究和提炼。

　　我国档案管理体制包括“统一领导、分级管理”的组织制度和“局馆合一”的领导体制，其主要内容包括：

一是国家档案行政管理部门主管全国档案事业，县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业；二是各级综合档案馆负责集中统一管理本级党政群及其直属机构形成的需要永久保存的档案资料；三是机关、团体、企事业单位和其他组织的档案机构应统一管理本单位的档案；四是中央和地方各级党委及政府档案工作机构既是政府机构，又是党的机构。

另外，在科技档案管理领域，部分有垂直管理职能的中央、国家机关或大型国有企业集团和总公司依然实行的是“条块结合，以块为主，加强属地管理”的档案管理体制。

[2]

　　体制内档案资源是在传统档案管理体制框架下对档案资源体系的认识，它主要是指受我国档案管理体制规范和约束的、在国家控制下的档案资源。

一方面，是国家体制下的党政群及直属机构形成的档案和垂直管理体制下的国有企业、公司等集团形成的档案；另一方面，是各级各类档案馆内保存的档案。

体制外档案资源是与体制内档案资源相对应的概念。

凡是在国家体制之外，处于社会分散管理状态的档案资源即体制外档案资源。

因此，体制外档案资源应该是：

所有非国家性质的机关、团体、组织、企业以及家庭（家族）和个人在社会实践活动中形成的，或通过合法途径所获得的，没有进入档案保管部门的，有价值的档案综合。

对此，我们可以作如下理解：

　　其一，体制外档案资源不是某一具体档案类别，而是从管理体制的角度对档案所作的范围划分。

体制内档案资源一直处于国家的控制和管理之下，体制外档案资源则处于相对自在、分散的状态。

　　其二，体制外档案资源是一个综合概念。

对于那些没有进入档案管理体制范围之内的有价值的档案，将它们划归为体制外档案资源，用“综合”一词以表达这些档案对象是各自独立而又统一的整体，重点突出它们的整体性；同时，也表达了体制外档案资源是档案资源体系建设的重要部分。

　　其三，没有进入档案保管部门保管的档案是体制外档案，一旦进入档案馆，它们就成为体制内档案，因此，体制外与体制内档案资源不是完全排斥的，是可以互相转化的。

　　2体制外档案资源的构成

　　体制外档案资源内容繁杂，门类众多，来源广泛。

本文拟从体制外档案资源形成主体的角度探讨其具体构成，包括私营企业档案、民办非企业单位档案和个人与家庭（家族）档案。

　　2.1私营企业档案。

根据《中国民营经济发展形势分析报告》显示，截至2011年9月，全国登记注册的私营企业已超过900万家，个体工商户超过3600万户。

主体之庞大之复杂，是体制外档案资源管理的重点和难点。

根据企业的经营范围将其分为两类：

一是从事实体生产经营的私营企业，这类企业形成的档案以生产技术档案和产品经营档案为主体，包括基建、设备、产品、科研、会计、成本、销售、用户反馈、资产评估、经济纠纷、企业管理等方面的档案；二是商品流通和服务型私营企业，指专门从事商品和商务流通的商业贸易企业和中介服务企业，它们不直接从事生产加工，所以，不涉及生产技术档案，而是以经营管理类档案和用户档案为主，档案的构成主要有商贸活动形成的文件、各种经济合同、管理经营、商务调查、计划、策划、资产、利益分配等方面的档案。

[3]

　　2.2民办非企业单位档案。

“民办非企业单位是指企业事业单位、社会团体和其他社会力量以及公民个人利用非国有资产举办的、从事非营利性社会服务活动的社会组织。

”[4]如公益组织、慈善机构、民办教育医疗单位。

随着社会的进步，越来越多的企业、社会团体、公民个人等社会力量投身到文化事业的建设中，在我国大力推进文化强国建设的背景下，他们是推动社会主义精神文明建设的重要力量。

因此，该类型社会组织的档案记录了人们为社会文明建设所作的贡献，包括为弱势群体争取医疗、教育等基本权益所开展的活动、为保护生态环境所发起的倡议或抗议事件，这些重大事件或重要活动的档案均是国家档案资源体系建设所必需的。

　　2.3个人与家庭（家族）档案。

档案部门非常关注个人和家庭建档工作。

家庭和个人档案记录了普通大众的生活，真实反映了底层社会变迁，其内容具体、形式多样，是体制外档案资源最富活力的部分。

个人或家庭在社会活动中形成的档案大致可以分为：

政治经济、文化生活、亲历重大事件三类。

政治经济方面的档案如党派证件、职务职称、各种票据、房产土地契约、收支记账簿、秘方等；文化生活方面的档案如结婚证、老年证、手稿、书信、日记、族谱等；重大历史事件方面的档案如拍摄的照片或录像，口述记录，某些重大历史事件的第一手资料往往来自老百姓。

还有那些官方形成而散失存藏于民间的历史档案，如皇帝的圣旨、册封，臣僚的奏折，官府的文书等。

目前，关于家庭档案的管理已经有了一些成果，例如，沈阳市档案局就建设开通了我国第一个家庭档案网站，同时，还在市档案馆举办常设的大型家庭档案珍藏展览，编辑出版了《老结婚证书》、《老毕业证书》等书籍。

[5]

　　3体制外档案资源的特点

　　体制外档案资源的特点是区别于体制内档案资源所固有的属性，主要表现为以下几点：

　　3.1体制外档案资源所有权的分散性。

体制外档案资源所有权的分散性体现为所有者的广泛性和所有权的多样性。

所有者的广泛性，包括所有非国有性质的机关、团体、组织、企业以及家庭（家族）和个人；其所有权的多样性，包括占有、使用、收益和处理的权利。

《中华人民共和国档案法》中有关条文使用了“集体所有和个人所有的……档案”这样的定语，从法律上承认了档案所有权的分散性。

体制内档案资源的所有者是国家，任何组织和个人只有使用权，不论它的实体如何转移，其所有权都不会发生变化。

体制外档案资源的所有权归档案的形成者和拥有者，他们可以在法律允许的范周内享有档案的占有、使用、收益和处理的权利，一旦经过转让、赠送、继承或合法接收，其所有权就随之发生转移，从私有转为国有，或是私有之间转移。

　　3.2体制外档案资源内容的民间性。

体制外档案资源内容的民间性表现为：

纪实性、通俗性、易于传承性。

有人质疑“我们现在学习的历史不一定就是真实的”，历史从来都是胜利者的历史，他们会掩盖对自己不利的档案，留下对自己有利的档案，因此，官方记载失实的情况并不少见。

而体制外档案由于少了政治因素的干涉，大都是有什么记什么，很少需要参照物来衡量是否合理或合法，仅仅是一般的叙事或记录而已，这样的文本既可以是一种社会学意义上的田野实录，也可以是一种政治学维度上的民情舆论铁证。

其纪实而通俗的民间性对人的吸引力有时会大于官方记载，且其易于传承不会成为政治活动的牺牲品。

琼•斯特伍兹说：

“通过档案，过去被加以控制。

某些叙事被特权化而另外的叙事则被边缘化。

”[6]不管是被特权化还是被边缘化的叙事都需要体制外档案资源的补充，才能构成完整的国家记忆。

　　3.3体制外档案资源结构的网状性。

体制外档案资源结构的网状性是以三类形成主体为“结点”，主体之间的关系为“链”，社会实践活动为“牵引”，形成一个纵横交错的体制外档案资源网。

三类主体之间没有明确的层次等级，没有体制内档案资源形成主体之间上下级或平级的隶属关系，因此，体制外档案资源体系结构是网状的，是区别于体制内档案资源树状结构的。

呈网状结构的体制外档案资源渗透到社会生产生活的每个角落和细胞，真实而生动地反映了草根群体或人民大众的生活情景。

这些鲜活的记录不断完善着城市记忆，完善着社会记忆，完善着国家记忆。

　　3.4体制外档案资源管理的难控性。

体制内档案资源的管理有完整的理论和实践基础，在国家的控制范围内有严格的管理要求，以保证其完整而安全。

体制外档案资源则处于相对分散、自由的管理状态，因而难以控制。

首先，体制外档案资源管理的不规范性是其难以控制的主要原因之一，档案行政部门对私营企业档案、民办非企业单位档案和家庭（个人）档案管理没有过硬的权力。

其次，体制外档案资源形成主体的庞大和高流动性是体制外档案资源管理难以控制的另一个主要原因。

据统计，目前正式注册的民办非企业单位的数量远远少于实际存在的数量，而我国中小企业平均寿命大体只有3年～4年，每年有近100万家企业倒闭。

再如，我国目前有13亿多人口，平均3人～4人为一个家庭，就有4亿左右的家庭。

　　4体制外档案资源管理的思考

　　体制外档案资源能够弥补官方记录的宏观性和严肃性，有学者称之为：

“补官方档案之缺失、避官方规定之限制。

”体制外档案资源不是纯粹意义上的私有物，其对国家和社会的价值与体制内档案资源并无差别。

对体制外档案资源的管理，仅仅依靠国家控制难以圆满，需要国家和社会的共同参与。

　　4.1提高档案界对体制外档案资源的认识。

认识是行动的先导。

体制外档案资源的提法相比之前的民间档案、私人档案、社会档案资源等概念更具包容性和概括力，反映了对我国传统档案管理体制和资源体系建设的时代性反思与建设性思考。

关于民间档案，中共中央党校韩钢教授认为：

只要是没有进入官方档案系统而散存于官方档案之外的历史文献，大体都可以算作民间档案；王沛郁认为：

民间档案是指人民群众在其生活交往中形成的各种文件。

[7]关于私人档案，学术上有“广义”和“狭义”之分，王芹提出：

“从‘广义’上说，私人档案也称为‘私有档案’，或统称为‘非公有档案’。

它应该包括所有非公有性质的机关、团体、组织、企业以及家庭（家族）和个人在社会实践活动中形成的，或通过合法途径所获得的对国家和社会有保存价值的各种载体形式的信息记录；从‘狭义’上说，私人档案仅指个人在私人活动中形成的或通过合法途径获得的对国家和社会有保存价值的各种载体形式的信息记录。

”[8]关于社会档案资源，赵爱国提出：

“由社会组织、家族家庭或公民个体形成、所有并管理，区别于国家档案资源，倾向于公民个体个性化档案服务的新型档案资源。

”[9]从上述对三个概念最有代表性的定义中可以发现，“狭义”的私人档案即“民间档案”，“广义”的私人档案等同于“社会档案资源”。

赵老师将社会档案资源与国家档案资源并列对待有失偏颇。

体制外档案资源涵盖了民间档案、私人档案和社会档案资源，是国家档案资源体系的重要部分，与体制内档案资源的概念外延不交叉，且创新性地从档案管理体制的角度对大量处于社会分散状态的广泛的档案资源进行概括，是档案学研究中值得关注的新概念。

　　4.2鼓励社会所有者对体制外档案资源的管理。

体制外档案数量庞大，全部纳入各级各类档案保管机构是不现实的。

一些珍贵档案可以由档案馆代管，而大部分的档案还是需要社会所有者对其进行管理。

在法国，“针对私人档案收集的困难，国家提出对价值很高而档案馆又无力购买的私人档案，采取免交个人所得税和财产继承税的办法，鼓励向档案馆捐赠”。

[10]由所有者对档案进行保管、档案行政部门进行免费指导和监督的管理方式是比较可行的。

还有一种方式是建立民间性质的档案馆。

如，“芬兰为了方便分散在民间的私人档案的利用，规定国家档案馆有义务在财政上支持私人档案馆，但私人档案馆必须履行对公众开放档案的义务”。

[11]我国在2004年，广州出现了首家私人档案馆，这种方案也具有一定的可行性。

　　4.3完善档案部门对体制外档案资源管理的机制。

长期以来，我国档案管理的视野局限在国家机关、社会团体、国有企事业单位形成的档案，这些机构的档案管理比较完善。

而对于非国家机构，尤其是私营企业来说，他们大多没有档案管理的规范意识，这与企业追求经济效益的目的是有关系的，那些与企业利益直接相关的档案材料被保存下来，而其他档案则被忽略；如果企业不幸破产清算，那么，企业档案将面临损毁的危险。

私营企业已经成为我国经济活动的重要部分，对私营企业档案的管理，是探讨体制外档案资源管理机制的关键点。

档案部门可以联合民政工商等相关部门，对私营企业进行档案培训和管理指导，从源头上把握私营企业档案工作。

档案部门对家庭和个人建档重在宣传教育，增强其档案意识，培养其对一些特别记录的敏锐嗅觉。

因此，完善体制外档案资源管理机制，将其纳入整个档案管理体制中非常必要。

　　4.4加强国家对体制外档案资源管理的立法。

法制化是档案管理的起点和终点，有效管理体制外档案资源离不开法律法规的支撑。

国家工商行政管理局曾先后颁布实施了关于私营企业档案管理的法规文件：

《个体工商户档案管理暂行办法》、《私营企业档案管理暂行规定》，这两份文件是工商部门档案室对私营企业相关登记注册的档案进行管理的规定，属于体制内档案资源管理的范畴。

《中华人民共和国档案法》对私人档案管理也有明确规定：

“集体所有的和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案，档案所有者应当妥善保管”；“对于保管条件恶劣或者其他原因被认为可能导致档案严重毁损和不安全的，国家档案行政管理部门有权采取代为保管等确保档案完整和安全的措施，必要时，可以收购或者征购”。

虽然，上述法律法规或片面或宏观，但至少说明，我国对体制外档案资源管理早已有所关注，学者们也在积极介绍国际相关案例，深入研究档案立法问题。

在全面建设档案资源体系的大背景下，对占据国家档案资源大半壁江山的体制外档案资源，必须给以法律的支撑，这也是实现依法治档新事业的重要考量。

　　体制外档案资源的概念具有创新性和可行性，与体制内档案资源相对应，共同构成国家档案资源。

分析并把握体制外档案资源的构成与特点，对于构建全面覆盖人民群众的档案资源体系、完善我国档案管理体制、促进国家档案事业向纵深发展具有时代意义，而且，有利于形成体制内与体制外档案资源互补互动、有序管理和共同发展的新格局。

　　来稿日期：

2012－04－20

　　【参考文献】

　　[1]张亚玲．市场经济条件下综合档案资源的建设——试析“体制外”档案资源及相关的公共服务[J].行政与法，2008（9）:

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　　[2]罗军．中国档案管理体制改革研究[M].上海：

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　　[3]肖静．现代企业制度下民营企业档案工作研究[D].济南：

山东大学，2009:

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　　[4]民办非企业单位[EB/OL]．

　　[5]潘玉民．论国家档案资源的内涵及其构成[J].北京档案，2011

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　　[6]陆阳．权力的档案与档案的权力[J].档案学通讯，2008（5）:

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　　[7][10][11]袁玮．关于民间档案研究的国内外文献综述[J].山西档案，2011

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　　[8]马从敏．私有档案的概念界定[J].档案管理，2006

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　　[9]赵爱国，任文娜．现代化进程中的社会档案资源的结构与服务体系初探[J].档案学通讯，2011（6）:

74.^