广东企业档案工作规范测评标准.docx

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广东企业档案工作规范测评标准

广东省企业档案工作规范测评标准

指标

测评点

质量标准

实施细则

自评情况

自评分

评定分

一、档案工作组织单项总分100分

（一）组织系统建设（20分）

1档案工作领导（6分）

企业档案工作分管领导明确（2分）;各职能或承办部门、各项目档案工作的负责人确定（2分）;档案部门的负责人确定（2分）。

要有公司班子成员分管，同时确定公司职能部门档案工作责任人，有下属单位或建设、科研等项目的，需同步确定档案工作责任人。

档案部门单独设置的，必须明确档案部门的负责人，如归属办公室等部门的，需明确办公室哪位领导为档案室负责人。

2档案机构设置（4分）

专门设置了与企业规模和管理模式相适应的档案机构，或指定了负责档案工作的机构（4分）。

企业规模不大的，可以设置档案管理岗位，或办公室下属的档案室即可。

规模大的，必须设置独立的档案管理机构，同时明确档案管理与档案保管两种职能。

3档案人员配备（5分）

配备了与企业研发、生产、经营和管理相适应的专职档案人员（2分）；各部门、各项目应配备专职或兼职档案人员（2分）。

企业应保持档案人员相对稳定（1分）。

无专职扣2分；专职不够的扣1分以上；“稳定”问题，一般给分，如变动大、影响到工作的，要扣1分。

4档案工作体系（5分）

建立了以档案部门为核心，各职能或承办部门、各项目专兼职档案人员为基础的企业档案工作体系。

考核本单位、本系统（或行业）组织召开工作会议与业务学习情况（5分）。

主要考核公司系统内部的档案业务活动（工作会议、业务培训、考察学习等）情况。

偶尔为之者扣4分；近三年每年两次以上者，给3分；活动形式多样、效果好的，给4至5分。

（二）企业管理职责（20分）

1规划计划纳入（4分）

贯彻国家有关档案工作法律、法规和方针政策，建立健全档案工作规章制度，将档案工作纳入企业发展规划（2分）和工作计划（2分），为档案工作持续发展提供保障。

企业没有制订发展规划的，或有规划但未纳入者，扣2分；年度工作计划（总结）连续3年有明确提出档案工作要求者给2分，纳入情况不佳者，扣1分以上。

2文件形成积累和归档要求纳入有关职责及其考核（4分）

将文件形成、积累和归档要求纳入各部门、项目及专项工作职责和有关人员岗位职责（2分），并对分管领导、部门和项目负责人及有关人员职责履行情况进行考核（2分）。

各部门及相关人员岗位职责有明确纳入的给2分，纳入不明确且覆盖不完整的不给分，介入两者之间的酌情给1分；有纳入无考核记录或无纳入无考核的，均扣2分，无纳入但有其他有关考核形式的，酌情给1分。

3确保档案完整准确系统和安全措施的有效性（4分）

采取必要措施，维护和确保档案的完整、准确、系统和安全。

考核有关体制、机制和制度保障措施（2分）以及人财物保障措施（2分）。

考核纳入领导议事日程，对档案工作发展重大问题的研究、解决情况。

其中体制机制制度方面占2分，人财物方面占2分，视情况、结合效果给分。

4资产与产权变动时档案的处置工作（4分）

企业资产与产权变动时应做好档案的处置工作（4分）。

国有企业应依照《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》（档发字〔1998〕6号）和广东省档案局、省国资委、省财政厅联合印发《广东省国有企业资产与产权变动档案处置工作规程》（粤档发〔2007〕6号）的要求进行，其他企业可参照。

无该项处置需求的，核给2分。

企业改制、承继、重组等情况下，依资产产权关系应予妥善处置档案。

要求处置合理、移交或接收手续完善，可以得3至4分；否则，扣2分以上。

5档案工作奖惩（4分）

企业对档案工作中做出成绩的集体或个人给予表彰和奖励；对违反有关规定造成档案损失的相关人员给予处分。

应给予而未给予表彰、奖励或处分的，每项（次）扣1分，扣完为止。

在之前的目标管理活动或档案行政部门有表彰奖励建议、而未给予的，不得分。

初次测评（认定）的，不扣分；复查时，仍未有效给予之前表彰奖励的，不得分。

遇处分情况的，参照以上。

（三）企业部门职责（20分）

1归档文件的完整系统性实行部门负责人责任制（6分）

企业各职能或承办部门及项目负责人对本部门或项目归档文件的完整和系统性负责。

考核部门文件管理程序和标准要求的情况（3分）及其执行效果（3分）。

考核对各职能部门及项目负责人这个层次，在企业文件管理程序及归档标准的职责和要求明确情况，及日常工作执行情况。

要求不明确的、覆盖范围不完整的，不给分；有一定明确要求、有初步效果的，可以给1+1分；效果更佳的，酌情加给。

2归档文件的齐全准确和形成质量实行形成者责任制（7分）

企业各职能或承办部门及项目文件形成者应负责积累文件，并对归档文件的齐全、准确和形成质量负责。

考核企业岗位职责描述或同类说明中对其文件管理责任的规定（4分）和效果（3分）。

考核对各职能部门及项目文件形成者这个层次，在岗位职责方面的职责和要求明确情况，及日常工作执行情况。

要求不明确的、覆盖范围不完整的，不给分；有一定明确要求、有初步效果的，可以给1+1分；效果更佳的，酌情加给。

3归档文件的整理质量实行部门专兼职档案人员责任制（7分）

专兼职档案人员应负责收集、整理应归档的文件，对归档文件的整理质量负责。

考核平时立卷责任制建立情况（4分）及效果（3分）。

未实行部门预立卷的，不给分。

实行部门预立卷，且企业档案部门能有效把关整理质量的，可以给3+2或以上；其他，视情况增减。

（四）档案部门职责（20分）

1统筹规划企业档案工作的办法和效果（4分）

统筹规划企业档案工作。

考核档案部门的角色设置和职能发挥情况（4分）。

本企业档案部门的设置，能否有效发挥档案管理与档案保管两种职能，特别侧重评价管理职能方面。

综合考虑档案岗位设置、定员等情况与职能发挥的匹配。

成立的“档案室”非实体职能层级的、但总体效果较好的，可以给2分。

2企业档案业务工作的开展情况（4分）

负责企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。

考核档案部门业务开展的总体水平（4分）。

综合评价企业档案工作业务工作水平。

各环节日常工作开展顺利的，可以给3至4分。

3指导企业各部门、项目及专项工作的办法和效果（4分）

指导各部门、项目及专项工作的文件形成、积累、整理及归档工作。

考核指导效果（4分）。

为企业各部门或项目提供档案工作指导。

评价总体效果。

归档渠道顺畅的，重要文件归档无遗漏的，可以给3至4分。

4监督指导检查企业所属单位档案工作的办法和效果（4分）

定期对所属单位（包括派出机构和投资的全资、控股企业）的档案工作监督、指导、检查。

考核监督指导检查制度、办法及相关记录（4分）。

无所属单位的，核给2分。

建立对系统企业档案工作的监督检查，纳入公司层级机制并有效实施的，给3至4分；纳入主管部门层级并有效实施的，给2至3分。

档案部门发挥主动性，加强了业务指导，有效果的，可以给1分。

5向国家档案馆或有关单位移交档案的情况（4分）

依照有关规定向国家档案馆或有关单位移交档案。

考核档案移交情况（4分）。

无移交任务的，核给2分。

考核包括根据有关要求，向上级企业集团或者行政部门、国家综合档案馆、专门档案馆移交的情况。

移交及时、效果好的，给4分，次者，依情况核给。

（五）档案人员要求（20分）

1档案人员遵纪守法忠于职守情况（5分）

档案人员应遵纪守法、忠于职守、具有专业知识。

有违法违纪情况的，扣5分。

无违法违纪情况的，给5分。

2档案部门负责人职称和学历情况（5分）

档案部门负责人应具有中级以上专业技术职称或大学本科以上学历。

达不到的，视工作效果扣1至5分。

有独立档案部门的，考核档案部门负责人。

无独立设置档案部门的，考核主管档案室工作的部门负责人。

3档案人员学历学识情况（5分）

档案人员应具备大学专科以上学历或同等学识水平（3分），且结构合理（2分）。

按档案部门岗位人员达到学历学识要求的比例，核定分数。

4档案人员培训情况（5分）

档案人员经过档案专业岗位培训，取得了上岗证（2分），定期参加档案业务培训和继续教育（3分）。

按档案部门岗位人员参加档案行政部门岗位培训要求的比例，核定分数（1至2分）。

档案部门单位人员参加档案行政部门或上级企业、有关培训机构组织的业务技能培训和继续教育情况，核定分数（1至3分），包括但不限于档案专业内容。

二、档案工作制度单项总分100分

（一）工作规章（35分）

1企业文件形成、归档责任明确情况（15分）

企业文件形成、归档责任明确。

企业在制定有关规章、标准和制度中应提出相应的文件收集、整理和归档的责任要求。

考核企业文件与档案管理的岗位责任制，包括分管档案工作的企业领导职责（3分）、办公室主任（行政工作部部长或总工办主任等）职责（2分）、档案部门负责人职责（2分）、各职能部门（项目部门）分管档案工作负责人职责（2分）、专职档案人员职责（2分）、兼职档案人员职责（2分）、有关专业技术人员、管理人员职责（2分）。

考核在不同岗位的领导和员工岗位责任制中，职责明确情况。

根据各评分点给分。

2企业档案工作规定制定完整程度（10分）

制定企业档案工作规定。

企业档案工作规定是企业档案工作的基本要求，也是企业档案工作管理方面的纲领性制度。

其主要内容应包括：

档案工作原则及管理体制，文件的形成、积累与归档职责要求，档案收集、鉴定、整理、保管、统计、利用要求，资产与产权变动档案的处置原则，解释权限等。

考核其内容完整性（5分）以及与企业的适应性（5分）。

1、要求有一个完整的《企业档案工作规定》或《实施办法》，必须由企业发布实施；

2、该纲领性制度必须明确档案工作原则及管理体制机制等问题；

3、该制度应该结合本企业实际，符合企业性质、层级、规模等特性要求。

3档案工作责任追究制度建立情况（5分）

建立档案工作责任追究制度。

对相关岗位人员违反文件收集、归档及档案管理制度，发生档案泄密、造成档案损毁等行为，企业应提出责任追究和处罚措施，并将有关要求纳入相关管理制度。

考核其内容完整性（3分）以及可操作性（2分）。

1、一般应该建立单独的档案工作责任追究制度，且必须由企业发布实施；单位有统一的责任追究制度、且能完整纳入相关内容的除外；

2、根据有关法律法规要求，必须明确包括但不限于两方面的责任：

文件形成部门与档案管理部门。

4档案管理应急预案制定情况（5分）

制定档案管理应急预案。

对可能发生的突发事件和自然灾害，企业应制定档案抢救应急措施，包括组织结构、抢救方法、抢救程序、保障措施和转移地点等。

对档案信息化管理的软件、操作系统、数据的维护、防灾和恢复，应制定应急预案。

考核其内容完整性（3分）以及可操作性（2分）。

1、一般应该建立单独的应急预案，且必须由企业发布实施；单位有统一的应急预案、且能完整纳入相关内容的除外；

2、内容完整，且具有可操作的实用价值。

（二）管理制度（35分）

1文件归档制度（5分）

文件归档制度。

应明确文件归档范围及保管期限、归档时间、归档程序、归档质量要求以及归档控制措施。

考核制度的完整性（3分）、可操作性（2分）。

1、本二级指标下各测评点涉及的制度，可以由主管档案工作的部门发布；

2、本二级指标下各测评点涉及的制度，首先推荐单独制定，其次可以通过“档案门类”模块化制定；

3、本测评点要求考核完整性与可操作性。

2档案保管制度（5分）

档案保管制度。

应明确各门类档案保管条件、特殊载体档案保管方式、档案清点检查办法、对受损档案的处置办法、档案进（出）库要求、库房管理要求和库房管理员职责。

考核其内容完整性（3分）以及可操作性（2分）。

本测评点要求考核完整性与可操作性。

3档案鉴定销毁制度（4分）

档案鉴定销毁制度。

应明确鉴定、销毁工作的组织、职责、原则、方法和时间等要求。

考核其内容完整性（2分）以及可操作性（2分）。

本测评点要求考核完整性与可操作性。

4档案统计制度（4分）

档案统计制度。

应明确统计内容、统计要求和统计数据分析要求。

考核其内容完整性（2分）以及可操作性（2分）。

本测评点要求考核完整性与可操作性。

5档案利用制度（4分）

档案利用制度。

应明确档案提供利用的方式、方法，规定查（借）阅档案的权限和审批手续，提出接待查（借）阅档案的要求。

考核其内容完整性（2分）以及可操作性（2分）。

本测评点要求考核完整性与可操作性。

必须明确企业内部与外部不同利用者不同利用形式的要求。

6档案保密制度（4分）

档案保密制度。

应明确档案形成者、档案管理者、档案利用者应承担的保密责任。

考核其内容完整性（2分）以及可操作性（2分）。

本测评点要求考核完整性与可操作性。

同时注意与其他保密工作制度的合理规范衔接。

7电子档案管理制度（5分）

应对企业各信息系统中形成的电子文件提出归档、管理和利用要求。

考核其内容完整性（3分）以及可操作性（2分）。

1、仅针对办公自动化系统，规定合理的，给2至3分；

2、涉及企业其他信息系统的，应该合理明确文件及其数据捕获、归档、备份等的要求。

8档案管理系统操作制度（4分）

档案管理系统操作制度。

应明确档案管理系统操作人员的职责、档案管理系统软件、硬件的操作要求。

考核其内容完整性（2分）以及可操作性（2分）。

1、不仅限于《档案管理系统用户操作手册》所涉及的内容；

2、应根据单机版、网络版，或者岗位分工情况，明确职责和权限；

（三）业务规范（30分）

1文件档案整理规范（7分）

文件、档案整理规范。

应明确文件立卷与档案整理原则、整理方法、档号编制要求和档案装具要求等。

考核其内容完整性（4分）以及可操作性（3分）。

1、本二级指标下各测评点涉及的制度，可以由企业档案部门发布；

2、本二级指标下各测评点涉及的制度，首先推荐单独制定，其次可以通过“档案门类”模块化制定；

2档案分类方案（8分）

档案分类方案。

应明确分类依据、类别标识、类目范围。

考核其内容完整性（8分）。

要求明确分类与编号规则，且规范合理。

3文件归档范围和保管期限表（10分）

文件归档范围和保管期限表。

应参照国家档案局8号令的要求，制（修）订本企业文件归档范围和保管期限规定。

考核其内容完整性（10分）。

1、企业各类文件归档范围和保管期限表必须与时俱进，符合企业需求；

2、每一类存在完整性欠缺的，扣2分或以上。

4特殊载体档案管理规范（5分）

特殊载体档案管理规范。

应明确不同载体档案收集、整理的要求和保管的条件。

考核其内容完整性（3分）以及可操作性（2分）。

要求明确声像、实物、光盘等载体档案管理要求。

三、档案业务工作单项总分100分

（一）企业档案工作与业务活动（15分）

1企业档案工作“三纳入”情况（5分）

企业档案工作是企业各项业务和活动的有机组成部分，应纳入企业领导工作议事日程，纳入企业规章制度及工作流程，纳入企业部门和有关人员的经济责任制或岗位责任制。

从前端控制的角度，考核企业整体推进档案工作的力度和保障程度（5分）。

1、企业重视档案与档案工作，有促进档案工作持续开展的机制，保障和推进力度大，效果好，给5分；

2、其他，视情况给1至4分。

2企业档案部门或人员“四参加”情况（5分）

企业档案部门或档案人员应参加产品鉴定、科研课题成果审定、项目验收、设备开箱验收等活动，负责检查应归档文件的完整、系统。

从档案部门或人员主观能动性发挥的角度，考核“四参加”纳入企业管理制度（3分）及执行情况（2分）。

1、根据企业性质，档案部门参与到不同业务活动验收环节的情况，同时结合归档质量给分；

2、要求有制度规定，给2至3分，有管理记录，给1至2分。

3项目文件“四同时”情况（5分）

企业下达项目计划任务应同时提出项目文件的归档要求；检查项目计划进度应同时检查项目文件积累情况；验收、鉴定项目成果应同时验收、鉴定项目文件归档情况；项目总结应同时做好项目文件归档交接。

从全程管理的角度，考核“四同时”控制措施的制度纳入（3分）及执行情况（2分）。

1、根据企业性质，档案部门参与到主营业务活动全过程的情况，同时结合归档质量给1至4分；

2、业务绩效考核有纳入归档情况考核的，再给1分。

（二）文件的形成、积累（15分）

1文件形成质量（9分）

文件形成时应使用耐久、可靠的记录载体和记录方式。

考核纸质文件材料质量（5分）及电子文件归档质量（4分）。

1、评价文件形成阶段采用有关记录载体和记录方式的合法与耐久性。

2、发现不符合国家公文和图样等标准要求的，扣2分及以上。

2文件形成者移交保管及时性（6分）

文件形成者应将办理完毕、有保存价值的文件及时交本部门、项目或专项工作档案人员保管。

考核兼职档案人员把关文件积累工作的效果（6分）。

1、要求在部门或项目兼职档案人员手上，及时积累文件材料，确保受控；

2、出现应归档文件超时滞留在经办人员手上的，扣2分以上。

（三）文件整理与归档（12分）

1文件整理（4分）

文件立卷整理应遵循文件形成规律，区分保管期限，保持文件间有机联系（4分）。

文书、科技、会计、人事等门类文件的整理，应分别符合GB9705、DA／T22、GB／T11822、财会字〔1998〕32号、劳力字〔1992〕33号等标准及文件的要求；音像、电子等载体形态文件整理，应分别符合GB／T11821、DA／T15、GB／T18894、DA／T32等标准的要求。

评价各类文件整理的规范化情况。

每一类出现整理不规范的，扣1分。

2文件归档范围的执行（3分）

企业在筹备、建设、生产、经营、管理等活动及产权变动过程中形成的具有保存价值的各种载体形式的文件都应纳入归档范围（3分）。

企业应根据经营管理范围和业务活动类型制定文件归档范围和保管期限表。

国有企业文件归档范围应符合档发〔2004〕4号文件要求。

评价执行效果。

应归档的不完整，或保管期限划分不准确的，扣1至3分。

3文件归档时间（2分）

各类应归档文件及时归档（2分）。

发现任一类文件归档时间存在不及时的，扣1至2分。

4文件归档要求（3分）

企业应实行部门、项目及专项工作的文件收集、整理、归档责任制。

各部门、项目及专项工作专兼职档案人员应按照规定将文件整理后归档。

归档的文件应完整、准确、系统，其制成材料应有利于长久保存，图文字迹应符合形成文件设备（打印机、复印机、扫描仪等）标称的质量要求。

归档的文件应为原件。

考核文件归档的质量和数量（3分）。

1、发现非原件或非有效认定文件归档情况的，扣1分或以上。

2、发现归档要件不完整的，扣1分或以上。

（四）档案收集工作（8分）

1文件归档的交接（5分）

文件形成部门应按期将《档案交接登记表》随同已整理的文件向档案部门移交。

档案部门接收时应认真核对，并检查档案质量。

双方在《档案交接登记表》签字后各保留一份。

考核交接工作完备性（5分）。

要求有清晰的交接登记表或清册。

每一类发现欠缺或不实的，扣2分或以上。

2档案与资料的收集（3分）

企业应接收所属单位因产权变动后属本企业所有的档案。

根据资产管理权限接收无法人资格的所属单位档案。

根据需要收集宣传报道本单位的新闻资料。

根据研发和市场竞争的需要收集与企业经营范围相关的资料。

根据需要向社会、离退休人员征集档案、资料。

考核工作实效（3分）。

考核非本企业形成的“档案”收集情况。

无开展的不给分；一般性开展的，给1分。

（五）档案整理工作（10分）

1分类方案的执行（3分）

分类方案应依据企业管理职能，结合档案形成特点制定，并应保持相对稳定性和可扩充性。

考核分类方案的执行情况（3分）。

考核各类档案的分类编号以及标识情况。

2档案目录编制（3分）

根据分类方案和排列顺序编制档号。

按全宗、类别、保管期限编制档案目录（3分）。

要求每类档案都必须编制有一套以上的纸质目录。

3全宗卷建立（4分）

档案部门应对每个全宗建立全宗卷（4分）。

全宗卷的主要内容和编制方法见DA/T12。

有建立全宗卷，内容不完整的，扣2至3分。

（六）档案保管工作（10分）

1档案存放方式科学性（3分）

档案存放应依据档案载体选择档案柜架。

底图不宜折叠；磁性载体应选择防磁设施。

重要档案应异地备份。

考核存放的科学合理情况（3分）。

依标准要求，发现有不合理情况的，扣1分或以上。

2档案修复或补救（3分）

档案入库前一般应去污、消毒。

受损的档案应及时修复或补救。

对于易损的制成材料和字迹，应采取复制手段加以保护。

考核档案的污损及其修补情况（3分）。

发现污损情况的，扣1分或以上。

3库房管理（4分）

库房应保持干净、整洁，并具备防火、防盗、防光、防有害气体、防尘、防有害生物等防护功能（详见JGJ25）。

库房温、湿度应符合JGJ25、GB／T18894和DA／T15对各类档案载体的保管要求，并有温湿度登记。

库房设备运转情况应定期检查，并及时排除隐患。

库藏档案应定期清理核对，做到账物相符。

库藏档案数量发生变化时应记录说明。

考核库房管理水平（4分）。

1、库房管理存在环节或部位上疏忽的，扣1分或以上；

2、未建立库房盘点制度的，扣1分。

（七）档案鉴定工作（7分）

1档案鉴定委员会（或小组）建立（3分）

企业应成立由主管领导、职能部门、专业技术人员和档案人员组成的档案鉴定委员会（或小组），负责确定文件保管期限和到期档案鉴定（2分）。

建立符合不同类别档案需求的档案鉴定委员会或小组。

2对已到保管期限档案鉴定情况（4分）

企业应定期对已到保管期限的档案进行鉴定。

经档案鉴定委员会鉴定，仍需继续保存的档案应重新划定保管期限；对保管期满确无保存价值的档案应登记造册，填写销毁清册，经企业法定代表人批准后进行监督销毁。

销毁清册永久保存。

考核到期档案鉴定情况（4分），暂无该项工作需求的，核给2分。

依标准要求，发现有不合理情况的，扣1分或以上。

（八）档案统计工作（8分）

1企业档案工作年报及有关统计报表填报的及时准确情况（4分）

档案部门应及时、准确地填报本企业档案工作年报及有关统计报表（4分）。

向档案行政部门或上级企业集团报送情况。

需核实3年以上的报送记录。

2档案工作统计台账建立（4分）

建立档案工作统计台账（4分），主要内容包括：

档案馆（室）藏情况；年度入出库情况；档案利用情况；档案专兼职人员情况；档案设施、设备情况；档案销毁情况等。

台账简单的，扣2分或以上。

（九）档案利用工作（15分）

1利用者权限设定及实施情况（2分）

企业应根据保密规定和知识产权管理要求，设定利用者权限。

超越权限的利用需经有关领导审批。

考核档案利用者权限控制情况（2分）。

区分内外部不同利用者的权限，并实行相适应的审批手续。

2档案利用登记情况（3分）

利用档案应按规定进行登记。

利用效果突出的宜进行登记。

考核借阅档案登记表和利用效果登记表的填制情况（3分）。

需要核查3年以上的利用登记情况。

3档案利用多途径开展情况（3分）

可采