ERP系统运行管理制度.docx
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ERP系统运行管理制度
ERP系统运行管理制度
1.1 目的
SAPERP系统对于改善企业业务流程、提高企业核心竞争力的作用是显而易见的。
为确保事业部各部门相关人员确实动员起来,积极参与SAPERP系统的开展工作,同时规范SAPERP系统的管理工作,保障SAPERP系统安全稳定运行,支持正常业务顺利开展,特制定以下制度。
1.2 适用范围
本办法适用于底盘分公司SAPERP系统运行管理。
2制定依据
2.1《襄阳商用车有限公司底盘分公司信息化建设规划(2009-2011期)》。
2.2《襄阳商用车有限公司SAPERP系统运行维护管理办法》。
3定义
3.1ERP:
EnterpriseResourcePlanning, 企业资源计划。
3.2SAP:
SystemsApplicationsProductsindataprocessing,SAP是当前主流的ERP产品之一。
3.3襄阳商用车有限公司底盘分公司本期SAPERP系统运行含以下六大模块:
SD(销售与分销)、MM(物料管理)、QM(质量管理)、FI(财务会计)、CO(成本控制)、 PP(生产计划与控制)。
4职责
由综合管理部负责本办法的制定、修订与组织实施。
5具体条款
5.1SAPERP岗位职责及内容
底盘分公司本期运行的SAPERP系统含FI(财务会计)、CO(成本控制)、MM(物料管理)、SD(销售与分销)、PP(生产计划与控制)、QM(质量管理)6大模块。
根据系统职能的设置,对SAPERP工作小组及系统操作用户职责进行界定,共分解出如下岗位:
5.1.1SAPERP主管:
5.1.1.1负责SAPERP项目全盘指挥工作:
包含整个项目的规划、跟进、检查和支持;
5.1.1.2负责SAPERP相关内容的培训,各项计划的落实与安排及各项工作考核;
5.1.1.3负责监督及跟踪相关部门是否按照SAPERP流程操作业务;
5.1.1.4SAPERP运行情况的工作汇报,以及项目中的各项制度和文件的编写;
5.1.2SAPERP系统管理员:
5.1.2.1负责SAPERP系统报表和单据的开发;
5.1.2.2负责SAPERP系统的日常维护;
5.1.2.3负责SAPERP权限的管理及分配。
5.1.3 营销中心销售部:
销售内勤、销售员、销售主管
5.1.3.1销售人员必须按照SAPERP业务蓝图来操作业务。
5.1.3.2严格根据销售合同,在SAPERP系统中维护销售订单。
根据交货时间出具库存拣配单。
5.1.3.3监督库存产品发货的正确性。
5.1.3.4每天必须在SAPERP系统中查看:
库存数量、生产完成情况、销售订单的跟踪。
及时了销售产品的库存情况、生产完成情况、已有的销售合同情况。
5.1.3.5财务提供应收帐款的清单,提配销售人员催款,销售人员依据财务提供的清单进行催款。
5.1.3.6每天必须做到日清日结,当天的业务必须录入到SAPERP系统中。
每月最后一天12点为财务月结时间,销售人员必须完成当月SAPERP所有业务处理。
12点以后则为下个月的业务。
5.1.4 制造中心工艺技术部:
工艺师
5.1.4.1 根据技术部门开发的新产品,对产品的基础资料进行维护,制定产品的物料清单(BOM);
5.1.4.2 对于物料清单(BOM)的更改,由需求部门申请,相关领导审批。
制造中心工艺技术部按照审批单,在系统内录入变更单,执行BOM的更改。
5.1.5 物流中心采购部:
采购员、计划员、采购主管、采购内勤
5.1.5.1采购人员必须按照SAPERP业务蓝图来操作业务。
5.1.5.2采购人员必须依据MRP结果和部门的申请,在SAPERP系统中创建采购订单。
5.1.5.3采购人员每天必须了解原材料的库存量、生产计划和采购订单的完成情况。
及时对采购订单进行跟踪。
5.1.5.4监督库存原材料的收货的正确性。
5.1.5.5每天必须做到日清日结,当天的业务必须录入到SAPERP系统中。
每月最后一天12点为财务月结时间,采购人员必须完成当月SAPERP所有业务处理。
12点以后则为下个月的业务。
5.1.6 物流中心物流部 :
仓库管理员、物流专员、库房主管
5.1.6.1仓库保管员必须按照SAPERP业务蓝图来操作业务。
5.1.6.2仓库保管员必须必须依据单据收货和发货,杜绝没有单据收、发货。
5.1.6.3仓库保管员每天必须了解原材料的库存量、生产计划。
5.1.6.4每周五下班前必须把一周的出库单和入库单,交货财务进行审核。
5.1.6.5每天必须做到日清日结,当天的业务必须录入到SAPERP系统中。
每月最后一天12点为财务月结时间,仓库保管员必须完成当月SAPERP所有业务处理。
12点以后则为下个月的业务。
5.1.6.6每个月必须在财务的监督下,作一次库存的抽盘。
每个季度做一次库存的全盘。
保证库存的帐面数和实际数一致。
5.1.7 制造中心生产计划部、总装车间:
生产调度、生产主管
5.1.7.1生产计划员、生产人员必须按照SAPERP业务蓝图来操作业务。
5.1.7.2必须凭单据到库存领料,监督仓库员发料的正确性。
5.1.7.3必须了解物料的库存量、生产计划执行情况。
5.1.7.4每天必须做到日清日结,当天的业务必须录入到SAPERP系统中。
每月最后一天12点为财务月结时间,生产人员必须完成当月SAPERP所有业务处理。
12点以后则为下个月的业务。
5.1.7.5每个季度做一次车间的盘点。
保证车间库存的准确性。
5.1.8 质量安全部:
质量工程师、检验员、质量主管
5.1.8.1质量检验员必须按照SAPERP业务蓝图来操作业务。
5.1.8.2由于检验员工作不认真,造成不能正常生产,需要进行处罚。
5.1.8.3每天必须做到日清日结,当天的业务必须录入到SAPERP系统中。
每月最后一天12点为财务月结时间,仓库保管员必须完成当月SAPERP所有业务处理。
12点以后则为下个月的业务。
5.1.9 财务资产部:
成本会计、财务会计、财务主管
5.1.9.1财务人员必须按照SAPERP业务蓝图来操作业务。
5.1.9.2每周必须审核库存人员的工作。
5.1.9.3所有的盘点财务人员必须监督,对产生的差异财务部必须最终给出处理的作法。
5.1.9.4每天必须做到日清日结,当天的业务必须录入到SAPERP系统中。
每月最后一天中午12点为财务月结时间,财务人员必须提醒业务部门作好结算工作,出具月结报表,关闭本月会计期,打开下个月的物料和会计期。
5.1.9.5及时了解库存成本和产品成本,如有差异需要及时变动。
5.1.10 公司决策层
5.1.10.1每周组织相关部门召开供、产、销协调开会,解决采购、生产、销售的存在的问题,保证业务正常运行。
5.1.10.2每天在SAPERP系统中查询和跟踪业务完成情况。
如发现问题,及时联系相关负责人。
5.2SAPERP系统用户权限及密码管理
5.2.1 事业部设SAPERP系统管理员1名,负责SAPERP系统用户权限的管理和维护。
5.2.2 各部门新增用户、用户权限变更,应集中由涉及模块关键用户提出书面申请,模块关键汇集整理申请表经本部门领导签认后,报SAPERP系统管理员进行设置。
5.2.3SAPERP系统用户第一次登录系统后,必须修改个人的初始密码,密码长度不得小于5位。
在使用过程中应不定期的修改个人密码,不得将用户名和密码借他人使用。
5.2.4SAPERP系统用户出差或其它原因不能办理业务时,由本部门领导指定专人代理负责,并做好用户名、密码交接记录。
指定代理人应按相应的岗位职责进行操作,SAPERP系统用户返回岗位时,应及时收回用户,并修改相应密码。
5.3 运行管理
5.3.1 日常管理
5.3.1.1 各模块关键用户以现场支持的工作方式。
5.3.1.2 项目组每周四下午四点召开工作例会,分析问题清单,检查运行情况,每月整理出当月的问题汇总单及分析报告,月结完成后第一天召开SAPERP月度工作会,并形成SAPERP系统运行工作报告和考核意见,向公司SAPERP领导小组汇报。
5.3.1.3 项目组每月对各部门SAPERP系统相关工作情况进行评估,对于系统操作人员进行考核。
5.3.1.4 各部门负责人或SAPERP项目组成员必须对本职能小组的SAPERP工作负责,必须合理安排好本部门的工作时间和人员,以确保按照实施计划参加SAPERP项目的各项工作,从而提交适时、适质、适量的资料。
5.3.1.5SAPERP工作不是一朝一夕的,每天的工作要日清日结。
5.3.1.6 涉及到相关部门协助才能处理的问题,相关部门要很好的配合。
5.3.1.7 日常工作中有困扰部门开展工作的难题不能解决时,要及时的反馈到SAPERP项目经理或本模块关键用户处。
5.3.1.8 为确保相关负责人对SAPERP操作的熟练度,SAPERP项目小组会根据具体的情况会安排培训工作,培训分为集中培训和单个培训,具体由SAPERP项目经理或组长确定。
培训内容主要是理论培训、实践培训操作规范。
5.3.1.9 参加各项会议和培训相关人员请按时到位,不准迟到、早退和一切违反纪律的事情发生。
培训和会议中要积极提出问题、讨论问题。
5.3.1.10 为提高系统资源利用率,SAPERP系统用户在完成各项操作后,应及时退出SAPERP系统避免其他用户无法使用。
5.3.1.11 各项业务的审核人员应认真履行本岗位职责,每半天至少登录系统1次,及时处理相关业务,发现问题应及时沟通、反馈,避免造成工作延误。
5.3.1.12 为提高系统运行效率,各级审核人员应提高服务意识,入库、出库审核一般应在1个工作日内办理完毕,存在较多问题的入库业务处理应在2个工作日内办理完毕或给予答复;其他审核应在2个工作日内办理完毕,确保不影响审核业务的正常进行。
5.3.1.13 其它日常管理将遵循事业部各项规章制度(包括工作时间、考勤制度、绩效评估等)。
5.3.2 问题处理
5.3.2.1 分类
SAPERP系统问题分为:
用户操作问题,系统功能问题,权限问题、系统主数据问题、终端设备问题,网络故障问题,主机系统问题、需求修改和新增问题及其他问题。
所有问题与工作,依照以下的受理、解决、确认、归档的管理机制和工作流程来处理。
5.3.2.2 受理
5.3.2.2.1 各业务操作人员在使用SAPERP进行业务操作时,必须按照SAPERP用户操作手册进行操作,当遇到无法明确的操作业务时,不得擅自主张随意操作,必须向项目组提出,由SAPERP项目小组给予解答,并按解答之后的操作规范进行操作。
5.3.2.2.2 项目组成员接到用户请求后,无论是否属于本业务的范围,都要详细询问问题内容,耐心解答, 并按照统一的《SAPERP系统问题处理记录表》格式认真记录问题,不得有推诿现象。
5.3.2.2.3 填写完《SAPERP系统问题处理记录表》后,如属于本业务范围的按相应的业务问题流程处理,如不属于本业务范围的或不清楚的,应负责与相关业务人员商量确定,将《SAPERP系统问题处理记录表》交项目组组长按相应的业务问题流程处理。
5.3.2.2.4 权限、系统主数据、需求修改和新增问题只受理各模块SAPERP关键用户整理递交的、并经本部门审批者批准的纸面文件,电子邮件、电话、口头形式的申请均不受理。
5.3.3 解决
接到用户请求后,应在1小时内给用户回应,一般问题在两小时内解决,除重大问题外,当天的问题应当天解决。
凡是当天解决不了的问题,必须向项目组组长报告。
5.3.4 确认
问题解决后,应及时通知相关用户,并督促用户测试申请的问题,直至问题的解决得到用户确认。
5.3.5 归档
问题解决后应按《SAPERP系统问题处理记录表》格式记录解决方案,归档备查。
5.4 奖罚条例
5.4.1 奖励条例
5.4.1.1 对本制度学习非常透彻,考试成绩特别优秀者给予奖励50元一次(或按人力资源相关规定奖励)。
5.4.1.2 平时表现突出,有很好的团队意识,定期完成工作任务且质量非常好给予奖励50元每次。
5.4.1.3 对SAPERP系统操作熟练,积极参与发现问题,解决各种异常,给SAPERP实施工作带来和很好的利益奖励50元每次。
5.4.1.4 及时发现相关部门在录入SAPERP系统资料时错误,并加于阻止使错误得以纠正,杜绝了给公司利益造成严重危害奖励50元每次。
5.4.1.5 如果SAPERP系统录入员在连续两个月中无出现录入数据错误,奖励50元每次。
5.4.2 处罚条例
5.4.2.1 本制度一经生效,望事业部相关部门积极组织学习,后续会择期对制度及对SAPERP系统的学习进行考核,不合格者处罚20元再进行补考直到合格为止(或按人力资源相关规定处罚)。
5.4.2.2 岗位责任制严格上是不能替代、调换,但遇有人事变动由SAPERP项目小组经理与部门负责人重新商讨另一名人员补充。
如因私自替代、调换给SAPERP项目工作造成了实施故障罚款50元一次。
5.4.2.3SAPERP项目小组成员工作不到位不及时,累计二次不能按计划完成工作罚款50元一次。
5.4.2.4 因个人马虎大意,造成录入SAPERP系统数据错误,给公司带来经济损失,给予最少100元的处罚。
5.4.2.5 凡因不按照操作规范操作的,给予严重警告,同时罚款30元一次。
5.4.2.6 会议、培训期间应自觉把手机做消音处理,如果因为手机声响影响会议或课堂秩序者,迟到超过十分钟者,罚款20元.。
5.4.2.8 各级审核人员未认真履行职责,未发现单据错误,造成公司经济损失的,罚款50元。
5.5 其他规定
5.5.1 各部门业务流转及SAPERP系统操作须严格依据业务蓝图及《SAPERP系统操作手册》进行。
5.5.2 各部门严格按单领料,单据上须提供领用物料的SAPERP物料编码;无编码的物料领用,须完成物料编码申请后进行。
6.支持文件及记录
无。
7.附件
7.1SAPERP系统问题处理记录表
8.附加说明
本办法自发布之日起实施。
归口起草部门:
综合管理部
起草人:
审核人:
批准人:
- 配套讲稿:
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- 特殊限制:
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