链家居间合同管理规定.ppt
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合同管理规定合同管理规定运营支持部运营支持部内容大纲内容大纲11.合同管理规定的目的及适用范围合同管理规定的目的及适用范围2.2.合同种类的划分和管理办法合同种类的划分和管理办法3.3.合同管理的相关流程合同管理的相关流程4.4.合同管理规定相关注意事项合同管理规定相关注意事项运运营营支支持持部部目的目的从运营角度:
从运营角度:
充充分满足运营对合分满足运营对合同同使用使用需求需求,保保证运营在日常合证运营在日常合同使用同使用及时性及时性,一目了然一目了然便于取便于取用用。
What?
从助理团队角度:
从助理团队角度:
对合同使用规范对合同使用规范化化,标准化标准化,使使助助理在日常合同管理在日常合同管理中井井有条理中井井有条,统一标准统一标准,提升提升助理合同管理能助理合同管理能力力。
降低合同降低合同丢失的风险丢失的风险适用于全体助理适用于全体助理和运营中心所有和运营中心所有员工员工运运营营支支持持部部合同种类的划分合同种类的划分合合同同合同包合同包合合同同租赁合同买卖合同北京市房屋租赁合同;北京市房屋租赁合同;租赁定金协议书租赁定金协议书;委托支付租赁定金协议书;委托支付租赁定金协议书;权利义务转移协议权利义务转移协议;钥匙托管协议;钥匙托管协议;房屋出租居间需求登记表房屋出租居间需求登记表看房确认书看房确认书;居间成交确认书;居间成交确认书;过户、按揭代理合同;过户、按揭代理合同;公积金贷款补充协议;公积金贷款补充协议;置换置换定金协议书;定金协议书;和解协议书;房屋出售居间协议和解协议书;房屋出售居间协议委托支付买卖定金协议书;委托支付买卖定金协议书;备忘录;备忘录;房屋购买居间协议及看房确认书;房屋购买居间协议及看房确认书;钥匙托管协议钥匙托管协议书;书;房屋出售居间登记表房屋出售居间登记表。
正常管理正常管理非正常管理非正常管理运运营营支支持持部部区别:
作废联次不齐区别:
作废联次不齐全也可以上交全也可以上交合同管理流程合同管理流程运运营营支支持持部部流程说明流程说明合同预定合同预定入库登记入库登记领取登记领取登记合同反馈合同反馈合同交接合同交接核对核对1、每月1号17:
00前助理将次月的预定合同数量填写到合同预定表合同管理专员汇总2、每月5号17:
00前合同管理专员将上月采购下发合同编号下发区域助理要求2个工作日内限期核对反馈,过期不予更改。
1、采购部将各区预定合同下发到各区内,由区域店助主管下发给各店助理2、店面助理将领取到店的合同1个工作日内在领用登记库存表中对所有合同进行登记,以备查询。
1、在合同柜中每类合同配套相应合同夹,并在合同夹配置明显合同类型标志2、每类合同夹中只留存不少于5份不多于10份合同,方便检查3、当经纪人或店经理领取合同时,指导他们使用领用登记本进行登记并签字确认。
4、经纪人或店经理每次领取合同或定金最多不能超过两份助理必须24小时反馈合同使用情况,以保证合同无丢失,助理每天早上到店后,应对合同夹中的合同进行清点;并且对领用登记上的领出进行反馈;反馈中,对经纪人给予的不同反馈结果应给予不同的解决方案:
当助理休息或要外出时,要给予店面充足的合同使用,可以将钥匙交接给店经理,根据合同柜钥匙交接表进行登记每月8号前合同管理专员将整理好的库存表下发,区域助理进行核对检查。
月底上交纸版已已用用未未用用作作废废丢丢失失运运营营支支持持部部重点步骤如何进行?
助理应主动要求看一下已签的合同,并对当天需要报的合同进行合同反馈登记,如此助理应主动要求看一下已签的合同,并对当天需要报的合同进行合同反馈登记,如此合合同已签,应及时上报。
并且对已签合同填写成交记录表备档同已签,应及时上报。
并且对已签合同填写成交记录表备档助理在报合同时将合同中涉助理在报合同时将合同中涉及到的合同号列到及到的合同号列到助理报单登记表助理报单登记表中,在报合同过程中交由权证主办中,在报合同过程中交由权证主办/业绩组签字确认,业绩组签字确认,纸版自己留存,纸版自己留存,每每周一下班前周一下班前区域助理将上周报送的区域助理将上周报送的助理报单登记表助理报单登记表电子版上传电子版上传合合同管理专员同管理专员处处,并由合同管理专员将合同号记录到,并由合同管理专员将合同号记录到店店面合同面合同库存表库存表中。
中。
阶段1:
已使用助理需将作废的全部联次收回,备档。
助理需将作废的全部联次收回,备档。
每月第二周固定时间段每月第二周固定时间段来来合同专职助理合同专职助理处处交还作废合同。
交还作废合同。
作废合同如出现缺粉联和绿联,填写通用审批单区经理签字作废合同如出现缺粉联和绿联,填写通用审批单区经理签字并并填填写写作废合同明细作废合同明细表表电子版及纸版,随作废合同一起上交给合同专职助理。
电子版及纸版,随作废合同一起上交给合同专职助理。
助理发现合同丢失,助理发现合同丢失,2424小时内上报区助。
并且帮助经纪人进行查找小时内上报区助。
并且帮助经纪人进行查找,如如33个工作日内未个工作日内未找到,上报给合同专职助理,同时填写通用审批单区经理签字,找到,上报给合同专职助理,同时填写通用审批单区经理签字,合同丢失确认单合同丢失确认单由责任人和店经理签字,由责任人和店经理签字,随时随时上交给合同专职助理。
上交给合同专职助理。
阶段2:
已作废阶段3:
已丢失运运营营支支持持部部合同包管理的流程合同包管理的流程合同包的合同追踪合同包的合同追踪1.11.1领用人在合同包领取领用人在合同包领取2424小内小内,该店助理应对合同去向及时进该店助理应对合同去向及时进行行追踪。
追踪。
1.21.2店面助理每周一下班将本合店面助理每周一下班将本合同包使用情况上报于区助理。
同包使用情况上报于区助理。
1.31.3每签一单,助理只提每签一单,助理只提供供一个一个合同包。
合同包。
注意:
合同包管理的细节合同包使用注意事项:
合同包使用注意事项:
2.12.1在合同包使用过程中,如出现合同作废在合同包使用过程中,如出现合同作废或其他情况,再行领取相应合同时,助理或其他情况,再行领取相应合同时,助理应从合同库中进行领用,不要破坏其他合应从合同库中进行领用,不要破坏其他合同包。
同包。
2.22.2对作废再次领取的合同,只需要在相应对作废再次领取的合同,只需要在相应合同包处进行补充登记。
合同包处进行补充登记。
2.32.3对作废的合同,助理应及时进行追踪及对作废的合同,助理应及时进行追踪及检查,及时收回。
检查,及时收回。
合同包使用反馈:
合同包使用反馈:
(1)
(1)、已使用:
领用人将合同交于助理,助理整理后报件。
已使用:
领用人将合同交于助理,助理整理后报件。
填写助理报单登记表。
填写助理报单登记表。
(2)
(2)、已作废:
作废的合同交还到助理处,由助理从合同库已作废:
作废的合同交还到助理处,由助理从合同库中取相应合同作为替换。
中取相应合同作为替换。
(3)(3)、已丢失:
对领用人进行处罚,填写通用审批单上交已丢失:
对领用人进行处罚,填写通用审批单上交合同专职助理。
合同专职助理。
(4)(4)、未使用:
对未使用的合同直接交还给助理入库。
未使用:
对未使用的合同直接交还给助理入库。
运运营营支支持持部部合同管理合同管理借用合同登记表借用合同登记表离职合同交接单离职合同交接单合同预定表合同预定表合同库存表合同库存表助理报单登记表助理报单登记表作废合同登记表作废合同登记表合同丢失确认单合同丢失确认单我们所需要用到的管理工具运运营营支支持持部部合同管理中我们的职责合同管理中我们的职责负责店面内各类合同文本的库存数量的备份,合同预定上交。
负责店面合同的管理。
负责合同24小时的追踪反馈。
负责店面作废合同/丢失情况整理及上交公司。
负责配合各层级人员店面合同管理情况的检查。
运运营营支支持持部部合同管理的注意事项合同管理的注意事项借合同借合同的情况需将所借合同号码提前报给合同专职助理,双方签字确的情况需将所借合同号码提前报给合同专职助理,双方签字确认并传真至合同专职助理处,如助理未及时报备,出现问题由合同所认并传真至合同专职助理处,如助理未及时报备,出现问题由合同所属店面助理负责属店面助理负责。
如出现如出现临时领合同临时领合同的现象,助理需提前申请,由部门经理签字,合的现象,助理需提前申请,由部门经理签字,合同专职助理才能给予发放。
临时领合同的现象只能有以下几种方式:
同专职助理才能给予发放。
临时领合同的现象只能有以下几种方式:
新店开店,市场原因交易量突然增加,特殊原因(店面被盗等原因)。
新店开店,市场原因交易量突然增加,特殊原因(店面被盗等原因)。
助理在每周的助理在每周的晨会晨会中,要对合同管理规定中关于中,要对合同管理规定中关于“合同管理流程合同管理流程”进进行行宣读宣读,加强店内人员的意识。
,加强店内人员的意识。
助理助理离职离职时,需填写时,需填写离职助理合同交接表离职助理合同交接表,核对合同只需区域助,核对合同只需区域助理、大区助理、合同管理专员签字确认,即可正常办理离职。
理、大区助理、合同管理专员签字确认,即可正常办理离职。
运运营营支支持持部部运运营营支支持持部部
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