如何写开发信.docx

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如何写开发信

很多刚毕业的朋友们都是学国贸专业出来的，一般都学过外贸函电这门课，老师们反复教你们怎么写商务信函，怎么回询盘等等，其实这些教材几乎都是学院派人士编的，不是老掉牙过时的东西，就是和现实基本脱节的。

很多老师一辈子都呆在学校里，连外贸都没做过，你怎么能指望从他们这里学到写商务信函的精髓？

真正的好的email，必须要模仿老外的行文方式，尤其是英语为母语的客人！

即使你的邮件写得四平八稳，语法精到，整篇下来没有任何错误，在大学里可以拿满分作文了，可客人收到以后，还是怎么看怎么别扭。

我觉得，你给客人写邮件的时候，必须要忘记中国人的行文和思维方式，要按欧美人的习惯去思考问题和写邮件，这样才能让客人把你当成同类。

    到那一天，你随便写一封邮件，当大部分人都看不出这封邮件出自一个中国人之手，你就出师了！

    我先列举一些大部分朋友写email时常范的错误，大家可以看看，对比一下自己，其中的几条是自己也会有的？

接下来再讨论开发信怎么写。

呵呵。

    1）邮件写得过长。

客人的时间很宝贵，每天要收到数百封邮件，你想想，一个不认识的人发了一封又长又臭的邮件给你，英语表述又不好，还加了好几M的附件，你会不会认真去看？

而且很多老外的时间观念很强，每天都有几块固定的时间用来处理email，很多长篇大论的邮件，只要不是他的熟人发的，一般会被直接删除，或者是把你的地址设为垃圾邮件。

      我问过很多西欧客人，他们一般处理每一封邮件的时间是2-3秒，也就是大致扫一眼，重要的邮件，一般马上仔细阅读并回复，不是太重要的，会在outlook里标注上要处理的具体时间，然后从inbox拉到相应的子目录里。

换句话说，只要客人的邮箱地址是对的，也是你要找的rightperson，你的开发信只能停留在他眼前2-3秒，就是决定命运的时刻了。

这种情况下，试问你敢不敢把邮件写得很长？

    2）没有明确的主题。

一个不明确的主题，会让客人根本没兴趣去打开陌生人的邮件。

这个就需要经验了，内容要言简意赅，直接吸引客人通过主题去点开邮件，目的就达到了。

至于他看了以后有没有反应，就要看实际情况和你内容的功力了。

有些人写邮件会这样设置主题：

“wearethemanufactureroflights”，又或者“needcooperation”，或者“Guangdong***tradingcompanyltd”，或者“pricelistforlights-Guangdong***tradingcompanyltd”等等，一看就知道是推销信。

当你一个礼拜就收到一封推销信，你可能会有兴趣看看，但是如果你一天收到N封推销信，估计就会很厌烦，直接删掉算是客气的了。

所以如何把主题写好，让客人知道这是封推销信，还是要忍不住打开看看？

就要根据之际情况来判断了。

        举个例子吧，假设我是做太阳能灯的公司DEFCo.Ltd，目前公司最大的客人是美国的HomeDepot，尽管可能是通过贸易商做的，不是直接合作，但是完全可以当作一个开发新客人的筹码！

如果我要写一封开发信给美国的ABCinc（这个名字是我编的），我从google上了解了一些这个公司的信息，知道他们是美国的进口商，有做太阳能灯系列，希望能试着开发这个客人，我一般会这样写主题，“Re:

ABCinc/HomeDepotvendor-solarlight/DEFCo.,Ltd.”

        其中，ABCinc代表了客人的公司名，你在写给他的主题上首先加上他公司名，表示对他们公司的尊重；HomeDepotvendor-solarlight明确表示你是北美第二大零售商HomeDepot的太阳能灯供应商，既表明了实力，也勾起他的兴趣；最后的DEFCo.,Ltd.代表自己公司。

这样一来，假设你找对了人，这个正是ABC公司太阳能灯的buyer，又或者是他的某一个主管，突然某一天收到这么一个主题的邮件，哇，homedepot的供应商找上来了，太棒了，应该看看是不是有合作机会，是不是比原有供应商更好？

他打开邮件的概率会非常非常大！

再说了，这个主题设置的还有一个好处，就是客人即使暂时不回你邮件，只是放在收件箱里，但是将来某一天他突然想让你报报价，很容易就能找到这封邮件！

只要关键词输入homedepot，保证一下子就找到。

    3）长篇大论的公司或工厂介绍。

我现在做buyer，也会收到工厂和贸易公司的推销信。

贸易公司还稍微好一点，很多工厂的业务员，开发信实在写得不咋地，简直可以说是惨不忍睹，既浪费客人时间，也浪费自己时间。

我经常会收到类似的邮件：

“我们是某某照明灯具厂，地处美丽的长江三角洲东南，交通便利，风景优美，离上海和杭州仅仅2小时车程，我们公司成立于2002年，具有丰富的太阳能灯生产和开发经验，享誉全球，我们工厂获得ISO9001：

2000质量体系，严格按照5S管理，真诚欢迎您来我厂参观拜访，希望和您建立起长久的业务关系，我们以真诚和服务赢得客户……”诸如此类的话，客人会看得很不耐烦，即使你是一个很好的公司或很好的工厂，第一次就收到这样一封邮件，任谁都会感到厌烦的。

        有朋友会反问，那是不是完全不写呢？

我的回答是，也不一定，要看具体情况。

如果你的公司有突出的优势，可以写，但是最好一笔带过就可以了。

可以这样写：

WesupplysolarlightsforHomeDepotwithhighqualityandcompetitiveprice.Hopetocooperatewithyou!

        简单一点，一两句话点到重点，调起老外的胃口，让他反过来问你各种问题，你的目的就达到了。

做业务久了你就发现，很少有客人每封邮件长篇大论的，即使有，也是极少数的特例，或者是要确认一些细节之类的。

    4）爱炫耀英文水平。

以前有个助理，英语八级，刚毕业的学生，要她给老外写email，总是喜欢把文字写得很出彩，各种语法从句层出不穷，还喜欢用冷僻词，让人理解都需要老半天。

如果是英语为母语的客人或者德国、北欧这些英语很棒的客人还好一点，如果你写给韩国人日本人中东人法国人，那就要他们老命了，看一封邮件还得用上字典或翻译工具，还是半懂不懂，你说客人会对你印象好么？

        丘吉尔讲过一句话，具体的内容我忘了，大致的意思是，真正的高手，你要把最复杂的东西用最简单的文字表达出来，全部用最简单的句子，最简单的词汇，让小学生都能看懂。

        其实把简单的东西复杂化很容易，把复杂的东西简单化就不容易了，需要多学多模仿客人的邮件，用最简单的词汇来表达你要表达的东西。

外贸函电的精髓就是，“简单简单再简单”，能用一个词表达的绝对不用两个词或短语，能用一句话写清楚的，绝对不写两句。

谁能用最少的句子表达同样的意思，那就是最厉害的！

        举个例子吧，我以前招助理的时候，会考他们的email水平，我把中文意思告诉他们，然后让他们用英文来模拟一封邮件。

内容很简单，写一封邮件告诉客人Mike，上次收到的样品已经寄给工厂了，但工厂说材料不是ABS，而是PP，价格他们需要重新核算，但近期内原材料涨价，希望您能尽快确认，我们好采购原材料并安排生产。

        第一个应聘者是这样写的：

DearMike,

ThisisJennyfromEDFCo.Ltd.We'resopleasedtoreceiveyoursamples.Ialreadysentthemtoourfactorylastweek,andwasinformedtherealmaterialisPP,notABSasyoumentionedlasttime.What'sthematter?

I'llgiveyoureplyassoonaswegettheofferfromthefactory.Itwilltakeseveraldays.Pleasebemorepatient.Buttheyalsotoldme,therawmaterialincreasedthesedays.Couldyoupleaseconfirmthepricequicklyafteryougetit?

We'llpurchasetherawmaterialanddotheproductionimmediately!

Lookingforwardtoyourreply.Thankyou!

Bestregards,

Jenny

        这封邮件写得好么？

老实说还可以，虽然主动语态和人称多了点，但是内容都点到了，表达也算通顺，用的词汇也都是挺简单的，不难懂。

但是不是有点啰嗦？

如果能简单一点，是不是更好？

我们看看第二位应聘者写的email：

DearMike,

Howareyou?

Wereceivedyourallsamples.Thefactorycheckedthedetails,andfoundthematerialwasPP,notABSasyoutold.

Pleasegivethemsomemoretimetore-checktheprice,becausethematerialisdifferentfromthepastorders.However,thematerialwasincreasedveryquickly!

Therefore,pleasekindlyplacetheordersoonifthepriceisokforyou!

We'lldoproductionasap.

Thankyouinadvance!

Kindregards,

Tommy

        这封呢？

我个人觉得比上一封号一点，毕竟主动和被动语态结合，“We”只出现了一次，不算太枯燥。

内容也稍微简单了一点，点到位了。

最重要的是，他把purchasetherawmaterial去掉了，直接用“We'lldotheproductionasap.”这样更简洁，毕竟你要生产，能不采购原材料么？

所以这是废话。

缺点是，我个人感觉还是啰嗦了一点。

        我会这样写：

HiMike,

Samplesreceivedandalreadypassedtovendor.ThematerialwasPP,notABS.Offersheetispreparingandwillbesenttoyousoon.

Bytheway,rawmaterialincreasedthesedays,plsmakeadecisionquicklytogoaheadafterpriceconfirmed.We'llarrangethemassproductionasap.

Thanksandbestregards,

C

        几句话点到主题，表达清楚就可以了。

能用一句话表达的，千万不写两句，省掉一切能省的废话。

写完以后其实可以读一遍，看哪句话可以删掉，哪句话可以换一种表达方式，少用第一人称，多用被动语态！

等到你重新检查的时候，发现已经简单的不能再简单，没词可以删了，那就点“发送”吧~~

只要做到“简洁”、“清楚”、“准确”，这就是一封好的email了。

    5）喜欢用奇奇怪怪的字体。

很多人为了追求醒目，总喜欢用很夸张的字体，颜色，甚至放大，加粗，再用斜体等等，其实一眼看上去会让人很不舒服。

经常跟老外写email的人会发现，客人很少会用奇怪的字体或者粗体，甚至全部大写来写邮件，除了少数的尼日利亚、非洲客人，我还真没遇到过别的。

欧美人一般比较常用的字体就是以下几种：

Arial，Verdana，Calibri，Timesnewroman，也有一些用Tahoma字体的，但相对少一点。

一部分台湾和香港客人会用PMingLiU这种字体。

至于颜色，一般都是黑色或者蓝色，别在一封邮件里出现多种奇奇挂怪的颜色，像彩虹一样，看着不舒服。

      一般客人在邮件里特别加粗，或者大写，或者用红色标注的，肯定是特别强调的东西。

比如有个客人的邮件如下：

DearC,

PleasehelptosendthesamplestomyHKofficeBEFORETHISWEEKEND.

Thanks.

Rio

        这就很明显了，客人用大写的目的是为了提醒并强调，必须要周末前寄出！

可能这封邮件很简单，你不太容易忽视，但是如果一封很长的邮件，里面详细确认各种规格的时候，突然加了一句要你周末前寄样品，是很容易被忽略的。

    6）主动语态用得太多。

英文信函中，如果你仔细琢磨老外的行文方式，很少会充满We，I之类的人称的。

相反要多用被动语态。

      比如说，我们明天会寄你样品。

中国人喜欢说We'llsendyouthesamplestomorrow.这句话没错，语法正确，意思清楚，但是老外就不喜欢这样说。

他们通常会这样写：

Sampleswillbesenttoyoutomorrow.用得是被动语态，人称就没有了。

    7）经常会问一些毫无意义的话。

比如Doyouwantourproducts？

这句话被我列为最傻疑问句排行榜第一名。

如果客人说No，你怎么回复？

那就没下文了哦。

而且本身你是去推销的，你希望客人感兴趣，你要引起客人的兴趣。

但是这句话就大煞风景，等于一下子就把客人逼到了绝路上，一定要说是或者否。

        还有诸如Doyouinterestedinourproducts?

Areyousourcingfor*****?

Howisyourbusinessrecently?

Wouldyouliketocooperatewithus?

这些都是毫无意义的话。

        开发信还是要直接一点，告诉客人你是谁，你做什么，你的优势在那里。

只要清楚表述出这3点，就完全足够了。

其他的东西可以以后慢慢谈。

 8）喜欢用附件和图片。

附件和图片并不是不好，但是第一次发开发信的时候如果有附件或者插入了图片，很容易被国外的服务器拦截的。

很多人喜欢第一次联系客人的时候就使用报价单，或者打包很多产品图片，或者发电子样本给客人，这样的成功率并不高，不是被默认为垃圾邮件，就是直接被客人删了。

只有一种情况除外，当你收到一个新客人的询价的时候，那你回复的时候，就可以插入报价单或者图片了。

    第一次联系客人的时候最好全文本，不要出现任何的图片和附件。

    即使收到客人询价后第一次报价，如果不是客人指定，尽量避免用excel或word附件，最好是直接在邮件里写明。

我一般会这样写：

Item:

Solarlanternwithsofthandle      

ModelNo.:

HBC-294847/KT

Description:

.................（把详细的规格写清楚）

Package:

colorbox

MOQ:

1,000pcs

Pcs/ctn:

20pcs/ctn

Ctnsize:

50*40*60cm

GW/NW:

20kg/18kg

Q'ty/20':

....pcs;Q'ty/40':

...pcs

Loadingport:

Shenzhen

Paymentterms:

T/T,L/C,D/P,etc.

Validtime:

60days

FOBShenzhen:

USD2.39/pc

CIFValencia:

USD2.45/pc

 以上是我随便写的，只是想说明一点，报价单少用，尽量用文字描述清楚，然后在附件里添加一张500K以下的清楚图片就可以了。

这样做的好处是，避免很多懒的客人不去点开附件的word或excel报价单。

其次防止客人把你的报价单随便转给别人套价格。

如果客人要你报很多款产品，没法全部在邮件里写清楚的时候，那就只能用word或excel做报价单了，但是最好在完成的时候用acrobat生成pdf格式，这样就不容易改。

因为很多老外比较懒，你辛辛苦苦花了大半天时间做个完整的报价单给他，他只要删掉其中price这栏，就会把它转给别的供应商报价。

    9）喜欢插入URL链接。

很多朋友在写开发信的时候，总是会在内容里加上自己公司的网址，或者在签名的下面加上链接，这样做，同样有很大的概率被服务器拦截掉的！

最好在客人回复后，第二次给他写邮件的时候插入这些就没问题了。

    10）语气过于生硬。

其实邮件本身是比较死板的，在电脑面前阅读那些冰冷的字眼，和面对面的交谈或者电话沟通是完全不一样的。

看一句话“Plsgivemereplytoday.”这句话如果面对面讲，客人不会觉得有什么问题，会很高兴说ok，或者noproblem；如果电话里说，也不会有大问题；但如果放在邮件里，是不是略微生硬了一点点呢？

如果改成"Couldyoupleasehelptogivemereplytoday?

"用的是疑问句，加上could,help这样的字眼显得十分委婉，但是又明确表达了你希望今天得到答复的准确意愿。

这样不是更好么？

    所以"please,help,kindly,could,thankyou,appreciate"这样的话在邮件来往中是很普遍的。

除非你和客人已经非常熟了，偶尔客套一下即可，平常就可以不需要了。

坦白说，我以前的email写得并不好，后来有个比较热心的老外指点过我一些，然后我开始有意识地去模仿他们的行文方式和遣词用句，尽管还是有这样那样的缺点，但比一开始已经好很多了。