集团发文管理制度bd.docx
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集团发文管理制度bd.docx
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集团发文管理制度bd
***集团发文管理制度
第1条总则
为进一步规范文件发布审批流程,提高信息发布的时效性,加强文件发布的归口管理,特制定本制度。
本制度所指文件,是指以集团名义或者以总裁办、运营管理中心名义发布的,以公司全体员工为受众的通知、通报、规章制度等下行公文。
对于部门内部发布的规章制度、通知、通报等,则不在本制度约束范围内,但需在总裁办备案。
第2条文件审批与签发
文件发布的形式包括纸质件和电子件。
所有的文件均由相关职能部门起草并进行初步校对,以确保不出现明显的错误。
(一)通知、通报等下行公文起草校对完毕后,填写《发文签批单》由部门负责人填写审核意见并签字后,提请相关部门领导会签后报送总裁办,由总裁办提交董事长会签,最后根据领导签发意见进行发布,并负责文件的登记、编号。
(二)对于规章制度等重要文件的发布,由总裁办先提交公司运营班子成员审核征求意见,并根据审核意见修正,提交董事长办公会上通过后,填写《发文签批单》进行各部门会签后,提请董事长审批后发布。
(见附表一)
公司领导对文件有改动的,由文件经办人按照领导改动后的文字重新打印并组织校对,确认无误后,行审批流程发布。
已发布文件有改动的,修正签字确认后,提交总裁办备案,再重新发布。
如有重大改动,应重新会签后发布。
打印应该标明打印份数,并在发送文件时填写需主送、抄报、抄送的部门,有附件的还需要在《文件签发单》上标注序号和附件名称。
(见附表三)
文件信息发布须注意时效性,在第一时间内发布。
流程图:
权责部门
输入
流程图
输出
职能部门
职能部门
相关部门
总经理/分管领导
总裁办
相关部门
总裁办
相关部门
各使用部门
各使用部门
各使用部门
文件
文件
发文签批单
文件
发文签批单
文件
发文签批单
文件
公司文件签发目录
公司文件总览表
部门文件一览表
文件
文件
文件
发文签批单
文件
发文签批单
文件
发文签批单
文件
文件
发文签批单
文件
第3条文件发布的跟踪
对于已经发布的通知、通报、规章制度等,各部门应积极贯彻执行。
在执行过程中发现新的问题,须及时向总裁办反馈。
(见附表二和附表三)
第4条文件系统编号
为保障公司各级管理制度在制定、发布、实施和流通过程的有效性,统一公司制度文档文号的制定规则。
具体如下:
公司文件编号:
GM-XX-XXX.Vx
版本号(如:
第一版“A”,第二版“B”….)
顺序号(用数字表示,001开始)
职能部门代号(注
)
公司文号前缀
注
职能部门代号列表如下(以首位拼音或英文缩写表示):
职能部门
代号
职能部门
代号
公司层
SX\RD\SH\DE
财务部(科)
CW\CWk
企划部
QH
质检部(科)
ZJ\ZJk
市场部
SC
供应科
GYk
运管部
YG
销售科
XSk
人事行政部(科)
RS\XZ\XZk
物资科
WZk
融资部
RZ
生产部(科)
SC\SCk
保安部
BA
采购科
CGk
文号举例:
●公司发文制度编号:
SX-QH-001.VA——系***集团企划部管理文件,顺序号001,第一版。
公司文件表单编号:
FM-XXXXX-A
附表顺序号(如:
第一“a”,第二“b”….)
文件编号(不含版本号)
表单前缀
表单举例:
●公司发文制度附表一发文签批单编号:
FM-SXQH001-a——系***集团企划部管理文件SXQH001的附表一。
第5条其他
本制度自发布之日起开始实施。
附件一:
发文格式样本;
附件二:
部门文件格式;
附件三:
公司内部联络单格式;
附表:
附表一:
发文签批单(编号:
FM-SXQH001-a)
附表二:
集团文件签发总览表(编号:
FM-SXQH001-b)
附表三:
部门文件一览表(编号:
FM-SXQH001-c)
附表三:
制度执行情况反馈意见表(编号:
FM-SXQH001-d)
***集团
总裁办
2010年XX月
附件一:
发文格式样本
***集团[2011]※字第※号
关于※※※※※※※的通知
(标题:
居中,黑体20号字)
各中心、部:
(称谓:
居左,宋体15号字)
(正文:
宋体15号字)
※※※※※※※。
特此通知。
XXXX公司
年月日
主题词(黑体15号字):
※※※共印※※※份
抄送(仿宋15号字):
※※※
抄报(仿宋15号字):
※※※
XXXX公司年月日印发
附件二:
部门文件格式
文件正文
[发布对象]:
XXXX部;XXXX部(需要发送的对象)
附件三:
公司内部联络单格式
部门收(公司内部联络单)
(√)联络()请求()报告()回答
题目:
文件正文
[发布对象]:
XXXX部;XXXX部(需要发送的对象)
附表一:
发文签批单
***集团发文笺
编号:
领导签发:
秘书核稿:
总裁
审批
意见
拟稿单位:
拟稿人:
部门负责人审阅:
会签
部门
意见
主送:
抄送:
抄报:
发文号:
页数:
标题:
主题词
紧急程度:
密级:
拟稿日期:
签发日期:
附表二:
集团文件签发总览表
***集团发文总览表
文件标题
发文编号
签发日期
经办人
经办单位
废止日期
备注
***集团[2011]财字第1号
附表三:
部门文件签发一览表
企划部签发一览表
文件标题
发文编号
签发日期
拟稿人
拟稿单位
废止日期
备注
SX-QH-001.VA
附表四:
制度执行情况反馈意见表
制度名称
编制编号
执
行
中
发
现
的
问
题
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