办公室管理办法.docx
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办公室管理办法
综合管理办法
一、收发文及印章管理办法
1.综合管理部为公司收文、发文及印章管理归口部门,负责公
司文件收发、归档及印章管理。
2.公司公文处理严格按中铁二十四局集团有限公司有关收发文管
理规定执行。
(一) 收文管理办法
3.一切外事文、内引文(包括外出会议带来的文件、资料)均
须交公司办公室统一登记、统一分文、统一办存,其他人不得擅自
分文或滞留在自己手中。
4.所有内外行文,均须在综合管理部登记并由综合管理部统一
分发,后由办公文员严格按照分文意见及时送达传阅、催办,填写
承办结果并做好平时立卷,年终归档。
(二) 发文管理办法
5.凡以公司名义的对外行文,须在综合管理部办理登记编号手
续。
取得行文编号前,办公室要审查发文处理笺的主要内容是否齐
全。
承办单内容有:
领导签发意见、会签部门意见、拟稿人签字、
标题附件、主送单位、抄送单位。
同时审查文字、文本是否符合统
一对外口径及文面格式要求。
6.对外行文的原始草稿与最后定稿及相关附件一并在盖章前交
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公司办公室一份完整资料备存立卷归档。
7.对外行文的范围、份数须在综合管理部登记备案并严格执行。
(三)印章管理办法
8.印章管理的职责如下:
(1)综合管理部为印章的归口管理部门,负责制订和完善管理
办法;负责公司各类印章的启用、回收和销毁;
综合管理部负责电子公文专用章等的管理工作,公司公章由公
司领导指定综合管理部专人进行保管。
各部门负责人是部门印章的
专管人员。
(2)公司财务专用章和财务负责人印章由指定的财务人员负责
保管和使用。
9.印章的刻制、分发、回收和销毁要求如下:
(1)综合管理部须是刻章授权的具体责任部门,刻制印章并
及时将印模备案; 对于将撤销或被更名的印章要及时回收,并办理
相关印章的启用或作废。
(2)任何单位和个人不得擅自刻制公司各类印章,否则将追
究其刑事责任。
(3)回收的作废印章交办公室保存,一般印章保存期限为三
年,重要印章保存期限为五年,逾期按档案销毁程序报批后予以销
毁。
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10.印章专管人员必须妥善保管印章,专柜存放,不得转借,
严禁擅自用印,以保证印章的绝对安全和正常使用。
印章因不慎丢
失,要立即向印章刻制批准单位报告,并在新闻媒体上及时刊登遗
失公告。
印章专管人员因事、病、休假等原因不在岗位时,印章由印章
专管人员的直接上级领导代管,印章专管人员要向代管人员交接工
作,交待用印注意事项。
印章专管人员离职时,需及时办理印章移交手续。
11.使用印章必须履行审批登记手续,设立印章使用申请表表,
一事一表,必须将用印时间、用印部门、用印人、用印内容、批准
人签批等情况记入,严格按程序办理。
12.涉及重大法律风险的业务需使用公司公章或其它印章的,
须在提交申请表后,所需用印的文件材料一并呈公司主要领导或分
管领导批准。
公司领导外出时,一般用印可经办公室主任批准;重
要用印须由用印人电话请示公司总经理同意,并在事后及时补办签
批手续。
13.办公室印章专管人员对印章使用要严格审核,《印章使用申
请表》所载内容必须与所盖章的文件材料相符,否则不予用印。
未
经领导批准的文件材料不得用印。
14.OA 网上制发的公文,经公司主要领导或分管领导签发后,
由办公室使用公司电子公文章。
若需另行制作纸质公文报送的,纸
质公文使用公司公章。
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15.公司公章原则上不准带出公司机关。
确因工作需要将印章
带出使用的,须事先在《印章使用申请表》上载明使用事项、携带
人、带出和交回时间,经公司总经理批准,方可携带使用。
印章携带人要严格按照《印章使用申请表》上批准的使用事项
使用印章,严禁擅自超范围使用;要妥善保管印章,不得损坏、丢
失,禁止转交他人。
印章携带人擅自超范围使用印章或将印章丢失,造成民事、经
济、法律纠纷和后果的,将追究印章携带人相应责任。
16.公司财务专用章和财务负责人印章的使用,须经公司财务
总监批准。
17.印章专管人员要坚持原则,遵守保密规定,严格照章用印,
未按批准权限用印或用印件内容有误的,印章专管人员不予用印;经
办人拒绝印章专管人员审核用印内容的,印章专管人员有权拒绝用
印。
禁止出现空模,禁止在空白纸张、介绍信、证件、奖状、表格
上用印。
18.任何人员都必须严格依照本办法规定程序使用印章。
违反
本办法擅自用印一经发现,严肃处理,给企业造成损失的,由集团
公司对违纪者予以行政处分;造成严重损失或情节严重构成犯罪的,
移送司法机关依法追究刑事责任。
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二、会议及接待管理办法
(一)会议接待
1.公司日常会议由综合管理部牵头召集,专业对口会由各专业
对口部门召集,综合管理部辅助接待。
2.会议及公务接待按对象、目的以及场合,分为以下四类:
A 类(特别重要和重大的接待)接待规格可按高档标准执行。
B 类(比较重要和重大的接待)接待规格可按较高标准执行。
C 类(一般的接待)接待标准可按中档标准执行。
D 类(与项目部业务往来)接待标准可按普通标准执行。
3.A、B 类会议接待可使用接待室及会议室,B、C 类会议接待使
用会议室。
(二)接待管理
4.各项接待任务按照对口接待、归口管理的原则组织实施。
接
待分工如下:
(1)综合管理部是公务接待的牵头部门。
凡需要办公室承办的重要
接待任务,由对口业务部门按程序申报。
对于综合型重要接待活动,
要负责召集相关部门研究接待方案,通知陪同的公司领导及部门负
责人,联系考察地点,落实接待工作座谈会的各项要求,部署、协
调接待工作的各个环节。
(2)来公司检查、指导工作的上级领导,原则上由对口业务部门参
照本规定负责接待。
5.接待程序如下:
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(1)接受任务。
办公室或对口业务部门收到重要客人来访的信
息后,需填写《公务接待申报表》(附件 1),报公司主要领导和分
管领导审批。
(2)制订方案。
对口业务部门在《公务接待申报表》审批后,
会同办公室拟定接待方案(附件 2),报主要陪同接待的公司领导同
意后执行。
(3)组织实施。
由业务部门牵头组织实施,公司其它部门协
助做好接待工作的相关安排。
(4)资料收集。
接待任务结束后,由业务部门做好接待情况
的整理和资料收集工作。
6.接待范围如下:
(1)接待上级部门、兄弟单位和业务关联企、事业各级领导。
(2)接待和安排重要来宾的检查、考察、调研等活动;
(3)集团公司和上级有关部门委托公司筹办的大型会议。
(4)开展公共关系工作,协调外部环境;
(5)上级和公司领导交办的其他接待工作。
7.公务接待工作遵循统一领导、规范程序、分工负责、对口接
待、密切协作、费用分担原则。
综合管理部负责接待工作的统一管
理,按照公司要求对业务招待费实行总额控制;接待分为单位接待
和部门接待两层。
8.单位接待是指公司领导对外接待或指示综合管理部完成的接
待任务,单位接待由综合管理部独立承办或协办;部门接待是指公
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司各部门因业务往来、业务需要而自行安排的对外接待任务。
其接
待费用分别由其负责接待部门自行列账单销。
9.对于大型、涉及多个部门业务的,或其它特殊及较为重要的
接待任务,由综合管理部根据实际情况,负责确定主办部门、协办
与配合部门,并做好各部门间的联系协调工作。
此类接待任务的接
待费用按单位接待处理。
单位接待与部门接待的界定不明确的,由
公司领导界定。
10.单位接待实行接(招)待定点制度,定点协议宾馆、酒店由
综合管理部通过市场竞争谈判、协商比选等方式确定,并实施动态
管理,原则上一年一定。
11.各部门非特殊接(招)待应安排在公司定点宾馆、酒店。
确
需在定点外宾馆、酒店接(招)待客人,事前应征得公司主要领导
批准。
12.参加接待的领导和工作人员要注重着装礼仪,根据不同的季
节、不同的场所和不同的对象进行着装,做到整洁庄重,干净利索。
原则上在重要的接待活动中,男士穿西装打领带(夏天可穿着短袖
衬衫),女士着职业套装。
13 接待安排要求如下:
(1)公务接待的 B、C 类客人,原则上安排指定的宾馆住宿;A
类客人的接待由公司领导确定住宿宾馆;D 类客人通常安排在公司
招待所住宿。
(2)A 类来宾可安排套房,房内可配备香烟、鲜花、水果等;B
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类客人可安排单间,房内可配备香烟、水果等;其他来宾安排标准
间或普通间。
住宿费用除经领导同意外一般由来宾自行结算。
会议
接待可按有关会议要求执行。
(3)对来访客人原则上只安排一次宴请,对重要来宾按实际情
况经公司主要领导批准可增加宴请次数,宴请宾客时,应尽量减少
陪客人员,宴请陪餐人数,通常按不超过主客 2:
3 的比例控制。
根据来宾任务性质和宾客类型,餐饮、宴请可参照以下标准执
行。
来宾职级工作餐(元/人·天) 宴请(元/人)烟酒
A 类(或相当于)180视实情安排80500
B 类(或相当于)120200-40050300
C 类(或相当于)90100-20030160
D 类一般业务人员60不超过 1001880
特殊业务接待经主要领导同意后可根据实际情况处理;工作餐
原则上不配备烟酒;接待用餐应突出地方特色。
14.接待用车安排原则上做到轻车简从,机关车辆首先满足接待
工作。
集体活动原则上安排中巴车或商务车。
15.公务接待原则上不赠送纪念品,确需赠送的,须请示公司主
要领导或分管领导同意后,方可实施。
赠送的礼品,以地方土特产
品为主。
16.各类接待活动完成后,综合性和重大接待活动的接待经费,
由办公室汇总费用,一事一报。
其它对口业务部门的接待费用,在
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接待名称
来访时间
月 日至 月
来宾人
接待地
来
访
领
导
姓名
日 数 点
单 位
职 务
来
访
目
是否摄影
的
摄像
是
否
是否
宴请
是
否
是否
准备
是
否
接待
经
□
□
□
□
□
□
接待部门
意 见
礼品 费预
算
本部门预算经费中列支。
通常应在一周内进行相关费用结算与报销。
17.接待部门在制定接待方案中应严格执行接待标准,凡超过预
定标准的,须报公司主要领导和分管领导批准。
18.公务接待原则上不主动安排客人专程去旅游景点旅游,不准
用公款到营业性娱乐场所招待客人。
附件 1:
公务接待申报表
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活动名称
来宾单位
来宾人数
活动时间
主办部门
主办部门
意 见
审核部门
意 见
陪同接待的
领导意见
综合管理部意
见
公司分管领导
意见
公司主要领导
意见
填表人:
填表时间:
附件 2:
接待方案
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三、机动车辆管理办法
(一) 车辆使用和管理
1.车辆使用以满足工作需要为用车原则。
公司机关所有车辆及
驾驶人员原则上由公司办公室统一管理。
车辆使用以各单位内设办
公室车辆调度为主,公司机关用车归公司办公室调度使用,公司所
属各项目部用车归各项目部办公室车辆调度使用。
特殊情况系统所
有车辆由公司办公室根据车辆应急调度机制统一调度使用。
2.各部门用车由办公室依据事情轻重缓急统筹安排、合理调配。
原则上车辆使用都须经办公室登记备案,如遇特殊情况未通知,该
车驾驶员也必须电话告知办公室做好登记。
3.驾驶人员须保证车况良好、清洁卫生,并随时待命。
用车完
毕,车辆按规定停放在单位,除外地出差或特殊情况外,车辆不得
在外过夜。
4.外单位借用车辆,一律通过办公室,并由主要领导批准,原
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则上一切费用由借车单位支付。
5.公司机关车辆出宿州市境外,必须经主要领导同意后,方可
外出。
(二) 车辆安全
7.车辆安全管理必须贯彻“安全第一,预防为主”的方针,坚
持“谁主管,谁负责,谁用车,谁负责”的原则,确保人生和车辆
安全。
8.车辆实行定人定车负责制,严格按章办事。
未经主要领导批
准不得将车辆交他人驾驶,否则造成安全事故由该车驾驶员负责;
公车私用须经同意,未经批准擅自出车将给予严肃处理。
9.节假日期间,除值班车辆外,其它车辆必须停放在公司单位
内,特殊情况车辆因公需外出,必须经主要领导或办公室同意,否
则视同擅自用车。
10.车辆发生交通事故后,驾驶人员必须迅速采取相应的抢救和
保护措施,及时向当地公安交通部门、保险部门和本单位办公室报
告。
(三) 车辆养护维修和油料管理
11.车辆养护维修一律由设备管理员安排。
设备管理员应采取询
价的方式保证维修质高价低。
其中,一次 500 元以下的维修经设备
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管理员安排后由驾驶人员办理;500 元以上、2000 元以下的维修需
经分管领导批准;超过 2000 元的维修费用经主要领导同意后由设备
管理员落实办理。
在车辆养护维修期间,驾驶人员必须全程跟踪,
确保车辆检修完好,养护维修结束报销时须附维修清单。
12.加油使用加油卡,驾驶员须将所驾驶车辆每月行驶里程数统
计按时上报办公室,由办公室核实确认并上报总经理审批。
13.驾驶人员确保油料全部用于自己所驾车辆,不得外流,并努
力节约用油。
办公室根据每月每车加油数量、金额和行驶里程数对
车辆的油耗实行统一考核管理并定期公布。
对于超出正常标准(月
平均)的车辆加油费用由驾驶人员自己承担,特殊情况须书面说明
情况并经领导批准同意方能报销。
14.驾驶人员须确保所驾车辆清洁卫生,车内整洁美观。
但每月
洗车或车辆美容费用须在控制范围(月平均数)内,如有超出,需
说明情况。
(四) 驾驶员管理与考核
15.所有驾驶人员必须加强安规和交规的学习,切实增强守法意
识,提高技术水平,努力使自己成为遵章守纪,技术过硬的驾驶人
员。
16.驾驶人员必须服从车辆调度,保证通讯设施畅通,自觉遵守
出勤制度,无外出任务时应在本单位待命,不得擅自离岗。
17.对于各项工作表现良好的驾驶人员,由办公室组织考核,经
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用车单位
车 号
用车时间
回场时间
事 由
部门领导审批
赶上公里
派 车 人
主管领导批准,每月发放安全行车津贴(按其所驾驶车辆每月行驶
里程数,每公里 0.1 元计算)。
该津贴与行车安全和交通违规两方面
挂钩,如当月出现行车安全事故,取消其当月安全行车津贴。
18.公司办公室加强对驾驶人员的考核管理。
有下列情形每次扣
50 元:
不服从办公室管理、调度;无故关机或开机不接电话、不及
时回电话;未经批准擅自出车;未按规定停放车辆。
有下列情形每
次扣 100 元:
不服从办公室紧急调度的;酒后驾车。
驾驶员违反交
通管理规定,按交通管理相关规定处理,并由驾驶员自己承担罚款
费用(特殊情况须书面说明情况,酌情处理)。
且如当月违反交通管
理规定 1 次,扣除驾驶人员当月安全行车津贴金额的 10%;违反两
次,扣除 20%,依此类推直至扣完。
附件 1:
派车单
四、办公设施及办公用品管理办法
(一)办公设备
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1.公司办公设施及用品分为办公设备、低值易耗品、办公用品,
采购、发放及健立台账由综合办公室统一归口管理。
2.公司办公设备主要包括:
电脑(含笔计本电脑)、扫描仪、复
印机、摄像机、投影仪、打印机、传真机、数码相机、空调、移动
硬盘。
3.公司各部门年初根据办公实际需要,填写《办公设备申请购
置表》,经综合管理部审核后,报总经理审批,属于固定资产的,履
行集团公司固定资产购置审批程序。
4.公司各类办公设备由综合管理部统一采购管理,综合管理部
根据公司现有库存和再用品的利用情况调剂供应,不足部分再进行
购买。
采购要比价比质、定点采购,保证质优价廉。
5.办公设备日常管理要建立《办公设备使用台帐》,发放、领用
时要办理签收手续,登记办公设备使用卡片,卡片要交综合管理部
财务留存一份,同时每季(年)末要进行盘点,做到帐、物相符。
不符之处要及时查找原因,明确责任。
6.综合管理部必须按集团公司财务管理办法规定,根据办公设
备发票、使用卡片或固定资产交接记录表等作相应的账务处理。
7.办公设备发生丢失或损坏时,要及时分析原因,明确责任,
属于员工个人责任的,必须按购买时间、价格以及成新率、损坏程
度等作价进行赔偿,赔偿款上交综合管理部财务进行 账务处理。
(二)低值易耗品
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8.公司低值易耗品主要包括:
办公及宿舍所用桌椅、沙发、床、
灯具、彩电、冰箱、电风扇、热水瓶、饮水机、脸盆、扫把等家具
备品、卫生洁具等。
9.公司各部门根据实际需要,填写《低值易耗申请购置表》,经
部门负责人审核后,报分管领导审批。
10.公司低值易耗品由综合管理部统一采购管理,采购要比价比
质、定点采购,保证质优价廉。
11.低值易耗品日常管理要建立《低值易耗品使用台帐》,发放、
领用时要办理签收手续,登记低值易耗品使用卡片,卡片要交综合
管理部财务留存一份,同时每季(年)末要进行盘点,做到帐、物
相符。
不符之处要及时查找原因,明确责任。
(三)办公用品
12.公司办公用品主要包括:
用于日常办公的笔、墨、纸、尺、
订书机、文件盒等,按实际需要采购。
13.公司各类办公用品的采购要比价比质、定点采购,保证质优
价廉。
14.公司各部门月末根据办公实际需要,填写《办公用品申请购
置表》,经部门负责人审核后,报分管领导审批,交综合管理部汇总
采购。
办公用品每月初发放一次。
各部门月初到综合管理部领取,
特殊情况下各部门需临时采购的,事后需补填《办公用品申请购置
表》,履行审批程序,报综合管理部备查。
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序号
名 称
型号规
格
数量
单价
金额
使用部门或使用
人
备注
15.公司各类信纸、信封、业务表格等的印刷。
各部门须提出报
告和样张,由分管领导审批后,综合管理部统一安排印刷,印刷的
用量应控制在一年内。
办公设备、低值易耗品卡片
填报单位:
审批人:
制表人:
五、考勤管理制度
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为了规范公司考勤管理,严肃工作纪律,有效提升员工的敬业
精神,结合我公司实际情况,特制定本规定。
适用范围
本制度适用于本公司所有员工
管理规定
工作时间:
周一至周日(暂定)
上午:
08:
00——11:
30
下午:
14:
00——17:
00
1、公司实行上下班指纹录入打卡制度。
全体员工都必须自觉遵守
工作时间。
打卡次数:
打卡时间为上班一次,下午下班一次。
打卡时间:
打卡时间为上班到岗时间和下班离岗时间。
2、因公外出不能打卡:
因公外出不能打卡应填写(考勤不签单及
外出申请单)注明:
外出日期,事由,起止时间。
因公外出提前填
写,不能事前填写的,归岗后立即补填。
停电原因不能指纹打卡的,
手工填写考勤。
3、在规定上下班时间内,上班延后、下班提前打卡者,视为
迟到、早退。
4、迟到、早退,每月按公司规章制度处理。
5、未完成请假手续擅自不上班者,伪造出勤记录者,按旷工处理,
处理办法按照公司规章制度处理。
6、当天迟到不打卡,事后考勤按旷工处理。
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7、工作时间以及午休时间全员(包含各部门领导及总经理)
不允许饮酒,以免影响当天工作,如发现无故饮酒酌情进行罚款处
理。
六、食堂、宿舍、安保、卫生管理制度
(一)安全保卫制度
1.公司成立安全保卫领导小组,负责本部的安全保卫工作。
2.安全保卫工作以防范为主,实行部室负责制。
各部室要
“管好自己的人,看好自己的门,办好自己的事”,保证不发生安全
事故。
3.加强重点防范工作。
车库、计财部、微机房为重点保护
部位。
重点部位必须加装监控系统,定期检查,专人负责,节假日
应安排专人值班。
现金、有价证券、票证必须按规定提取。
机密文
件、资料要近规定存放和存档。
4.未经同意不得随意改移通讯、办公、生产、生活等专用设施
器材。
5.工作人员离开工作地点应切断火源、电源,关窗插梢,
关门落梢,不留任何安全隐患。
6.不准在生产办公区内挑衅、滋事斗殴、无理取闹
(二)卫生制度
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7.环境卫生由综合办公室负责,办公区域由办公室指定保洁员
负责,住宿区域由各宿舍室长指派住宿人员轮流值班。
8.公司环境卫生是公司思想工作作风的有形体现,为了树立良
好的形象,须抓好公司环境卫生管理。
9.各部室内外由各部室自行清扫,支持每天一小扫,
一周一大扫,每天上班前十分钟、周五下午下班前十五分钟清扫室
内外卫生(含门窗),做到窗内外明净。
10.不准在办公室内外乱丢烟蒂、纸屑、果壳,不准随地吐痰。
11.办公室内摆设有序,办公桌上文件资料摆放整齐。
12.住宿区域物品排列整齐有序,被褥叠放整齐、干净;门窗、
地面干净明亮,墙壁、衣柜、门窗无随意张贴钉挂物品,乱拉电线。
13.为确保制度实施,由综合办公室每月组织检查
一次,搞得好的年终予以精神物质奖励。
(三) 宿舍管理
14.公司宿舍管理原则由住宿人员室长进行管理,综合办公室每
月不定期抽检。
15.员工在入住职工宿舍期间,要服从安排,不得擅自变动房间
和床位;不得随意将公共财务带出宿舍;未经同意,不得擅自留宿
他人。
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16.室内严禁使用或存放危险品和违禁物品,不准在公共部位堆
放个人物品,不得在宿舍墙上乱钉、乱挂、乱画或者乱接电源。
17.爱护公共环境卫生,节约用水用电,做到人走灯灭、入睡关
灯,随手关闭水龙头。
18.严禁使用天燃气进行烧水或进行食物烹调,违禁使用天燃气
造成后果,由使用者负全部责任。
(四)员工食堂管理办法
19.员工食堂由综合办公室归口管理,负责食物烹制、卫生及每
月账目公开。
20.食堂厨房应设置固定的洗菜区,主食加工区,清洗消毒区,
灶房和物资储备区。
21.厨房应配备抽油烟机,物资储备应配备冰柜、冰箱,清洗消
毒区应配备消毒柜,保洁柜。
22.各类炊具应分类保管,必须密封。
生、熟食品要分别加工,
分类保管,不能混串。
23.各种消毒用具及消毒水,要单独保管,不能放在厨房内,使
用要严格领用手续。
要保证使用安全、卫生,并定期组织食堂员工
检查身体,凭健康证上岗。
(五)食堂工作人员管理
24.遵
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- 关 键 词:
- 办公室 管理办法