贵州轮胎公司采购流程示例.ppt
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贵州轮胎公司采购流程示例.ppt
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仓库仓库统一各类采购业务,集中由统一各类采购业务,集中由采购部管理,需求和采购职采购部管理,需求和采购职责分工,防止舞弊;责分工,防止舞弊;生产部生产部采购需求单采购订单采购计划供应商数据采购进度控制报告制定采购计划询价议价协议合同安排送货时间评估供应商12在系统内建立采购订单文件。
在系统内建立采购订单文件。
与有关部门界面共享,采购与有关部门界面共享,采购员可以随时对采购进度进行员可以随时对采购进度进行跟踪;集成系统内储存有供跟踪;集成系统内储存有供应商资料及供应商评估报告,应商资料及供应商评估报告,便于对供应商的管理;便于对供应商的管理;3所有的采购都遵循统一的流所有的采购都遵循统一的流程、步骤和订单,并统一由程、步骤和订单,并统一由采购部负责采购,集中管理,采购部负责采购,集中管理,利于对采购业务的监督;利于对采购业务的监督;1234供应商供应商采购流程优化采购流程优化已审批采购需求单各部门各部门原材料、燃料需求固定资产需求设备材料需求模具、煤需求采购订单收货发货采购部统一管理各类采购,采购部统一管理各类采购,具有一定的专业水平。
具有一定的专业水平。
4现状分析及优化方案采购部ERP采购在提货前,仓库根据系统在提货前,仓库根据系统内的到货时间计划随时了内的到货时间计划随时了解到货计划,包括种类、解到货计划,包括种类、数量和时间,有利于主动数量和时间,有利于主动的执行收货工作。
的执行收货工作。
原材料提货由物流部(运原材料提货由物流部(运输和仓储)负责,做到明输和仓储)负责,做到明确的专业分工,培养专业确的专业分工,培养专业人才;人才;在系统内查询到货时间11到货时间计划供应商数据采购进度控制报告供应商绩效评估报告收货流程优化收货流程优化现状分析及优化方案采购部仓库ERP火车站提货和供应商联络,安排送货时间将到货时间输入系统采购供应商22一次性输入,系统自动进行采一次性输入,系统自动进行采购订单、收料单和发票三方核购订单、收料单和发票三方核对,自动入帐并及时更新相关对,自动入帐并及时更新相关报表,提高工作效率和入帐准报表,提高工作效率和入帐准确性。
确性。
供应商直接将发票交给财务部,供应商直接将发票交给财务部,专业分工,统一管理,减少舞专业分工,统一管理,减少舞弊的机会;弊的机会;1313应付帐款控制报告现金需求报告采购进度控制报告将发票金额输入系统,系统自动核对采购订单和收料单并记帐暂估应付应付帐款记应付帐款流程优化记应付帐款流程优化现状分析及优化方案发票供应商财务部ERP采购在系统内部存储发料单和发票,在系统内部存储发料单和发票,减少单据的传送,及时反映存减少单据的传送,及时反映存货和应付帐款;货和应付帐款;22查阅应付帐款控制报告及当日应付帐款文件,审批付款系统提供应付帐款控制报告和系统提供应付帐款控制报告和现金需求报告,便于财务部从现金需求报告,便于财务部从总体上把握资金需求情况,同总体上把握资金需求情况,同时在资金许可的情况下按重要时在资金许可的情况下按重要性对付款进行排序;性对付款进行排序;系统自动提示付款日期,系统系统自动提示付款日期,系统内审批与传送文件,提高单据内审批与传送文件,提高单据处理效率,保证到期付款;处理效率,保证到期付款;采购员在系统内可了解每笔采采购员在系统内可了解每笔采购的付款性质,有利于控制采购的付款性质,有利于控制采购进度情况,主动维护与供应购进度情况,主动维护与供应商良好的关系。
商良好的关系。
1212应付帐款控制报告现金需求报告当日应付帐款文件采购订单主文件采购进度控制报告在付款日期临近时系统自动提示财务人员付款33付款流程优化付款流程优化现状分析及优化方案财务部在系统内核对采购订单、发票和收料单财务部综合财务经理财务部出纳ERP到银行付款并记录入帐应付帐款银行存款采购仓库供应商评定报告采购订单状况采购进度控制报告检验报告打印检验不合格通知单并通知供应商前来复检退货后系统自动更新供应商评定报告2红字发票直接给财务部,红字发票直接给财务部,每笔退货都要求开列红字每笔退货都要求开列红字发票,保证入帐管理的清发票,保证入帐管理的清晰性;晰性;1系统内查看检验结果,自系统内查看检验结果,自动核对红字发票及仓库记动核对红字发票及仓库记录,减少单据传送,便于录,减少单据传送,便于对采购进度及供应商的管对采购进度及供应商的管理。
理。
2供应商采购退货流程优化采购退货流程优化第一次检验不合格通知单在系统内查阅检验结果并安排退货,记录入帐存货帐现状分析及优化方案采购部ERP质质检检进行质检并在系统中输入检验结果复检财务部收到红字发票,输入系统,系统自动记录入帐应付帐12退货红字发票采购通知结果仓库供应商评定报告采购订单状况采购进度控制报告检验报告打印检验不合格通知单并通知供应商前来复检退货后系统自动更新供应商评定报告2红字发票直接给财务部,红字发票直接给财务部,每笔退货都要求开列红字每笔退货都要求开列红字发票,保证入帐管理的清发票,保证入帐管理的清晰性;晰性;1系统内查看检验结果,自系统内查看检验结果,自动核对红字发票及仓库记动核对红字发票及仓库记录,减少单据传送,便于录,减少单据传送,便于对采购进度及供应商的管对采购进度及供应商的管理。
理。
2供应商采购退货流程优化采购退货流程优化第一次检验不合格通知单在系统内查阅检验结果并安排退货,记录入帐存货帐现状分析及优化方案采购部ERP质质检检进行质检并在系统中输入检验结果复检财务部收到红字发票,输入系统,系统自动记录入帐应付帐12退货红字发票采购通知结果现状分析及优化存货管理及成本核算流程存货管理及成本核算流程现状现状优化优化入库流程原材料入库流程混胶入库流程产成品出库流程原材料、混胶领用出库流程原材料、混胶销售出库流程内胎、产成品销售出库流程产成品仓库间调拨入库流程原材料入库流程混胶、产成品出库流程原材料、混胶领用出库流程产成品仓库间调拨出库流程本地仓与外地仓帐务调拨存货管理及成本核算流程概览出库流程原材料、混胶、内胎、产成品销售成本核算流程成本核算流程存货供销公司同时负责销售、采购、供销公司同时负责销售、采购、收货和入库和出库等业务,职收货和入库和出库等业务,职责分工不明确,易产生舞弊且责分工不明确,易产生舞弊且无法进行专业化管理;无法进行专业化管理;入库流程(原材料)入库流程(原材料)现状现状23核对物资运输单与实收数记录入帐原材料存货发出原材料入库通知单月末与物资供应处、财务部对帐记录入帐原材料存货向原材料管理系统输入数据月末与仓库、财务部对帐记原材料明细帐物资采购/存货暂估应付/应付帐款品种,数量,价格月末录入总帐存货应付帐款月末与仓库、物资供应处对帐现状分析及优化方案供销公司供销公司物资供应处物资供应处1财务部4原材料收付存月报表物资运输单仓库原材料台帐财务帐现有的存货管理系统只能做月现有的存货管理系统只能做月末编制原材料收付存月报表。
末编制原材料收付存月报表。
无法在月中取得准确的存货报无法在月中取得准确的存货报表;表;缺乏采购订单系统,仓库收料缺乏采购订单系统,仓库收料时不能进行核对,(是否我所时不能进行核对,(是否我所需的货,是否按时,数量是否需的货,是否按时,数量是否正确),影响采购计划的有效正确),影响采购计划的有效实施;实施;存货管理与帐务处理不能信息存货管理与帐务处理不能信息共享,需多次手工输入,月末共享,需多次手工输入,月末三盘帐需互相核对。
三盘帐需互相核对。
234存货手工对帐收付存月报表1原材料仓库原材料入库通知单仓储部在收料时可即时核对仓储部在收料时可即时核对系统与采购订单或附有订单系统与采购订单或附有订单号之供应商送货单,及时通号之供应商送货单,及时通知采购部实物订单差异,采知采购部实物订单差异,采购部及时按订单批次联络供购部及时按订单批次联络供应商;应商;入库流程(原材料)入库流程(原材料)优化优化核对实物与订单记录收货交易名称,数量订单号系统自动记录明细帐物资采购暂估应付ERP现状分析及优化方案采购部原材料仓库原材料采购订单回联或附有订单号的供应商送货单财务部分析系统订单数据,负责采购进度控制报告;出现订单实物差异,联络供应商进行补货或退货;核对凭证,监督分析存货系统明细帐负责存货发票录入系统自动录帐存货材料差异应付帐款检查明细帐并录入总帐存货应付帐款库存日报表采购进度控制报告只需由仓储部输入入库数据,只需由仓储部输入入库数据,系统自动记暂估入库分录,系统自动记暂估入库分录,大大减少手工输入,减低出大大减少手工输入,减低出错可能;系统对帐,减少单错可能;系统对帐,减少单据传递及月末对帐所花费的据传递及月末对帐所花费的人力物力。
人力物力。
系统自动汇总、提供原材料系统自动汇总、提供原材料库存日报表,各部门可随时库存日报表,各部门可随时在系统中了解库存情况,提在系统中了解库存情况,提高管理效率;高管理效率;物料部(仓储和运输)负责物料部(仓储和运输)负责存货入库,采购部负责与供存货入库,采购部负责与供应商协调价格和签订供货合应商协调价格和签订供货合同,协调供货进度,减少舞同,协调供货进度,减少舞弊机会;弊机会;存货123412341财务部设定计划成本,可随财务部设定计划成本,可随时从系统中提取有用数据进时从系统中提取有用数据进行各类成本核算,使每日核行各类成本核算,使每日核算各类成本成为可能;算各类成本成为可能;整个流程中使用统一的物料整个流程中使用统一的物料调拨单,实现规范化管理,调拨单,实现规范化管理,减低出错的可能;减低出错的可能;混胶在制品由仓储部统一管混胶在制品由仓储部统一管理并录入系统,将仓库位置理并录入系统,将仓库位置与生产车间分离;与生产车间分离;入库流程(混胶、产成品)入库流程(混胶、产成品)优化优化质检组进行对混胶质检并决定是否重炼在物料调拨单上填写质检结果负责接货业务输入规格,数量负责实物入库如为混胶则需称重系统自动记明细帐产成品生产成本ERP现状分析及优化方案生产部仓库物料调拨单财务部核对凭证,监督明细帐录入财务总帐产成品存货进行实时成本核算库存日报表物料调拨单1234231存货一次性输入数据,多方共一次性输入数据,多方共享,无需多头对帐,提高享,无需多头对帐,提高工作效率。
工作效率。
4运行运行“主生产计划主生产计划”,系统,系统计算领料数量计算领料数量,自动分配,自动分配时间,大大提高发料精确度;时间,大大提高发料精确度;严格分割库区与厂区。
由仓严格分割库区与厂区。
由仓储部统一负责仓库管理,严储部统一负责仓库管理,严格执行出入库手续;格执行出入库手续;采用多类周期报告,充分使采用多类周期报告,充分使各部门了解物料稀缺情况和各部门了解物料稀缺情况和生产计划情况及产成品整体生产计划情况及产成品整体配方的变化。
配方的变化。
出库流程(原材料、混胶领用)优化出库流程(原材料、混胶领用)优化物料稀缺通知表产成品整体配方(BOM)主生产计划表库存日报表向系统发出主生产计划主生产计划包括型号和出货时间按物资调拨单备货并出货名称数量时间系统自动更新明细帐存货生产成本核对凭证,监督存货系统明细帐记录总帐存货生产成本现状分析及优化方案仓库财务部生产部生产部生产计划处生产计划处生产部生产部物料需求处物料需求处生产车间负责日常BOM之调整系统根据BOM计算出所需物料并生成清单负责具体审批主生产计划物料汇总物料稀缺通知物资调拨单领货按主生产计划生产实时了解库存情况由仓储部一方输入数据,由仓储部一方输入数据,无需复杂的单据传递与对无需复杂的单据传递与对帐,各部门可即时了解库帐,各部门可即时了解库存情况,当物料稀缺时,存情况,当物料稀缺时,系统自动生成物料稀缺通系统自动生成物料稀缺通知,并送抵生产部;知,并送抵生产部;12341234存货物资调拨单ERPBOM产成品管理统一由仓储部负产成品管理统一由仓储部负责,并一次性向系统输入实责,并一次性向系统输入实发数量,系统自动与财务数发数量,系统自动与财务数据核对,在必要时自动更新据核对,在必要时自动更新财务部所记的分录;财务部所记的分录;销售财务记录统一由财
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